Exporte und Übersichten zum Jahresabschluss
Nach Abschluss eines jeden Jahres sind Berichte über die im vergangenen Kalenderjahr erfolgten Urkundsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis zu erstellen.
Dabei handelt es sich insbesondere um die Übersicht über die Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie den Export über die Eintragungen in das Urkundenverzeichnis (§ 19 NotAktVV).
Weiterhin hat die Notarin oder der Notar jährlich die in notarieller Verwahrung befindlichen Erbverträge durchzusehen (§ 8 DONot).
Schließlich kann es auf Anfordern der Aufsichtsbehörde erforderlich sein, dieser eine Jahresübersicht über Beteiligte im Urkundenverzeichnis vorzulegen (§ 17 Abs. 2 DONot).
Bei der Erstellung der einzelnen Berichte, auf die wir im Folgenden kurz eingehen, unterstützt sie das Urkundenverzeichnis. Im Kapitel Jahresabschluss durchführen ist Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie die einzelnen Berichte erstellen können.
Übergangsvorschrift
Beachten Sie, dass das Nachstehende nur für ab dem 1.1.2022 in das Urkundenverzeichnis einzutragende Urkundsgeschäfte gilt (§ 20 Abs. 1 DONot). Für den Abschluss des Jahres 2021 gelten die bisherigen Vorschriften zur Führung der Bücher und Verzeichnisse. Für die noch in die Urkundenrolle eingetragenen Urkundsgeschäfte ist der Abschluss somit nach § 24 DONot-2001 vorzunehmen. Der für die Erbverträge geltende § 8 DONot ist erstmals am 1.1.2023 anzuwenden (§ 20 Abs. 2 DONot).
1. Übersicht über die Urkundsgeschäfte gemäß § 7 DONot
Gemäß § 7 Abs. 1 DONot ist nach Abschluss eines Kalenderjahres eine Übersicht über die Urkundsgeschäfte zu erstellen. Diese Übersicht ist der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts und der Notarkammer zu übermitteln (§§ 7, 16 DONot). Die Übersendung erfolgt in Schriftform. Im Einvernehmen mit der Aufsichtsbehörde ist die Übersendung in elektronischer Form zulässig (§ 16 Abs. 3 DONot).
Zu beachten ist, dass die Übersicht über die Urkundsgeschäfte nunmehr zusätzlich auch an die jeweilige Notarkammer zu übersenden ist und die Frist zur Einreichung auf den 31. Januar verkürzt wurde.
Die Jahresabschlüsse können auch weiterhin in Ihrer Notariatssoftware oder auf einem anderen, für Sie bewährten Weg durchgeführt werden, solange die Vorgaben der DONot und der NotAktVV dabei beachtet werden.
§ 7 DONot orientiert sich im Wesentlichen an § 24 DONot-2001. Neben redaktionellen Anpassungen sind zu berichtende Geschäftsgegenstände neu hinzugekommen. Dazu zählen bspw. der Antrag auf Erteilung eines Erbscheins oder eines Europäischen Nachlasszeugnisses.
Das neu zu verwendende Muster 1 entspricht, bis auf die Anpassung der Geschäftsgegenstände, nahezu vollständig dem bislang bekannten Muster 7 der DONot-2001.
Das Urkundenverzeichnis bietet in den Funktionalitäten zum Jahresabschluss die Möglichkeit, die Übersicht über Urkundsgeschäfte nach dem Muster der DONot zu generieren. Von Bedeutung dafür ist die im Urkundenverzeichnis bei Neuanlage eines UVZ-Eintrags zu wählende Urkundenart (hierüber können die Geschäfte i.S.v. § 7 Abs. 2 Nr. 3 bis 6 und Nr. 9 DONot ausgesteuert werden). Für die Anträge auf Erteilung eines Erbscheins oder eines Europäischen Nachlasszeugnisses und in getrennter Urkunde beurkundete Auflassungserklärungen wird der Geschäftsgegenstand des UVZ-Eintrags ausgewertet (§ 7 Abs. 2 Nr. 7 und Nr. 8 DONot). Hierfür muss einer der Geschäftsgegenstände „Antrag auf Erteilung eines Erbscheins (mit EV)“, „Antrag auf Erteilung eines Europäischen Nachlasszeugnisses (mit EV)“, „Auflassung“ oder „Messungsanerkennung und Auflassung“ ausgewählt worden sein. Wechsel- und Scheckproteste (§ 7 Abs. 2 Nr. 10 DONot) müssen per Hand gesondert hinzugefügt werden.
2. Export/e der Eintragungen und Änderungen gemäß § 19 NotAktVV
2.1 Export der Eintragungen eines Kalenderjahres (§ 19 Abs. 1 NotAktVV)
Nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres sind die in das Urkundenverzeichnis vorgenommenen Neueintragungen zeitnah in eine Datei zu exportieren (§ 19 Abs. 1 NotAktVV). Dies ermöglicht den jederzeitigen Zugriff auf die Eintragungen der zurückliegenden Jahrgänge und kann die Amtsprüfung erleichtern.
Der Export ist durch die Person herzustellen und zu signieren, die im maßgeblichen Zeitpunkt nach Ablauf eines Kalenderjahres die für die Verwahrung zuständige Stelle ist. Dies gilt vor allem auch für im zu berichtenden Kalenderjahr zur Verwahrung übernommene Eintragungen einer vorhergehenden Amtsinhaberin oder eines vorhergehenden Amtsinhabers.
Die Datei ist mit der qualifiziert elektronischen Signatur zu versehen (§ 19 Abs. 1 NotAktVV) und wie die Eintragungen selbst für 100 Jahre aufzubewahren (§ 19 Abs. 2 i.V.m. § 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV). Die Speicherung des Jahresexports hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, sofern die Urkundenarchivbehörde diese Funktionalität vorsieht. Zum jetzigen Zeitpunkt ist keine Funktionalität zur Speicherung des Jahresexports im Elektronischen Urkundenarchiv vorgesehen, so dass die Datei lokal zu speichern, aufzubewahren und zum Ende einer Amtstätigkeit an die Nachfolgerin oder den Nachfolger zu übergeben ist.
2.2 Export der Änderungen eines Kalenderjahres (§ 19 Abs. 3 NotAktVV)
Werden nach Erstellung eines Jahresexports Änderungen an bereits exportierten Einträgen vorgenommen, so sind diese geänderten Eintragungen erneut in eine Datei zu exportieren (§ 19 Abs. 3 NotAktVV). Es genügt, wenn alle vorgenommenen Änderungen (unabhängig davon, welchen Jahrgang sie betreffen) gesammelt nach Abschluss eines Kalenderjahres exportiert werden. Hinsichtlich Signatur, Aufbewahrung und Weitergabe zum Ende der Amtstätigkeit wird auf den zuvor beschriebenen Export verwiesen.
Auch die Exportdatei über die Änderungen ist zu signieren und zum Zwecke der Aufbewahrung lokal zu speichern.
Das Urkundenverzeichnis bietet die Funktionalität Jahresabschluss und unterstützt Sie bei der Erstellung dieser Exporte.
Um einen Export über die Änderungen zu erstellen aktivieren Sie neben der Checkbox Jahresexport – Urkundenverzeichnis zusätzlich die Checkbox zzgl. Änderungen. Neben dem Jahresexport wird eine weitere Exportdatei generiert.
In dieser werden sämtliche Änderungen aufgeführt, die im angegebenen Berichtszeitraum vorgenommen wurden, unabhängig davon, aus welchem Jahr die geänderten Einträge ursprünglich stammen.
Ausschlaggebend für die Aufnahme in den Export ist daher lediglich der Zeitpunkt der Änderungen.
Beispiel:
Im Laufe des Kalenderjahres 2022 erfassen Sie erstmals Eintragungen in das Elektronische Urkundenverzeichnis.
Nach Abschluss des Jahres 2022, also zu Beginn des Jahres 2023, erstellen Sie erstmals den Export über die in 2022 erfolgten Eintragungen nach § 19 Abs. 1 NotAktVV, signieren die Exportdatei und speichern Sie lokal zum Zwecke der Aufbewahrung.
Im Laufe des Kalenderjahres 2023 ist es ggf. erforderlich, Änderungen an den (bereits exportierten) Eintragungen des Jahres 2022 vorzunehmen.
Nach Abschluss des Jahres 2023, also zu Beginn des Jahres 2024, erstellen Sie neben dem Export über die in 2023 erfolgten Eintragungen nach § 19 Abs. 1 NotAktVV auch den Export über die in 2023 vorgenommenen Änderungen an den Einträgen des Jahres 2022 nach § 19 Abs. 3 NotAktVV.
Zu Beginn des Jahres 2024 kann es somit erstmals erforderlich sein, beide Exporte zu erstellen.
3. Übersicht über Erbverträge
Hinsichtlich der in notarieller Verwahrung befindlichen Erbverträge erstreckt sich das Verfahren nach § 351 FamFG auf die Notarin oder den Notar. Daher sind diese Erbverträge gemäß § 8 DONot jährlich bis zum 15. Februar durchzusehen, die Durchsicht und das Ergebnis in einem Vermerk zu dokumentieren. Ab dem 1.1.2022 in notarielle Verwahrung gelangte Erbverträge sind in das Urkundenverzeichnis einzutragen. Nähere Informationen finden Sie im Artikel Besonderheiten bei Verfügungen von Todes wegen.
Das Urkundenverzeichnis ermöglicht im Rahmen des Jahresabschlusses, eine Übersicht über die verwahrten Erbverträge zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren und bietet damit eine Hilfestellung zum Auffinden der in notarieller Verwahrung befindlichen Erbverträge.
4. Übersicht über Beteiligte
Gemäß § 17 Abs. 3 DONot kann es im Rahmen der Geschäftsprüfung erforderlich sein, der Aufsichtsbehörde auf deren Anforderung eine Jahresübersicht über die im Urkundenverzeichnis erfassten Beteiligten vorzulegen.
Das Urkundenverzeichnis bietet im Rahmen des Jahresabschlusses die Möglichkeit, eine Übersicht über die Beteiligten zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren. Es empfiehlt sich, diese Übersicht im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss zu generieren und aufzubewahren. Die Führung eines gesonderten Namensverzeichnisses, wie § 13 DONot-2001 dies vorsah, ist mit der Führung des Urkundenverzeichnisses entfallen.
