• Klicken Sie in der Navigationsleiste unter Urkundenverzeichnis auf Jahresabschluss.
• Wählen Sie aus, ob Sie den Jahresexport für Ihre eigene oder eine verwahrte Amtstätigkeit erstellen wollen. Soll der Export über die Eintragungen zu einer verwahrten Amtstätigkeit vorgenommen werden, geben Sie zusätzlich den jeweiligen Namen im vorgesehenen Suchfeld ein und wählen Sie die Amtstätigkeit aus der Ergebnisliste aus.
• Erfassen Sie den zu berichtenden Zeitraum. Der Vorjahreszeitraum ist voreingestellt.

• Wählen Sie die Checkboxen Jahresexport-Urkundenverzeichnis und zzgl. Änderungen aus und betätigen Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Erstellen.

Es öffnet sich der Reiter Jahresexport – Urkundenverzeichnis. 
Hier werden die im gewählten Zeitraum erfolgten Eintragungen in das Urkundenverzeichnis tabellarisch dargestellt. 

Um den Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis zu archivieren, haben Sie die Möglichkeit, den Jahresexport über Ablegen & Signieren (1.) zu signieren und unmittelbar zu archivieren. Alternativ können Sie den Export über die Funktion Ablegen (2.) oder Ablegen & Schließen (3.) zunächst ablegen und diesen zu einem späteren Zeitpunkt signieren und archivieren.

Hinweis: 
Für jeden Berichtszeitraum kann nur ein Jahresexport archiviert werden. 

Sollten Sie bereits einen Jahresexport für denselben Berichtszeitraum erstellt und in der Übersicht Berichte abgelegt haben, erscheint beim Versuch der Ablage eine Fehlermeldung. 
Um den erstellten Jahresexport abzulegen und zu archivieren, löschen Sie zunächst den alten Bericht in der Übersicht Berichte.
 

• Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Ablegen & Signieren, um den erstellen Jahresexport unmittelbar zu signieren und zu archivieren.

   

• Es öffnet sich die Signaturmappe. Hier wird Ihnen eine Vorschau des Dokuments angezeigt.
• Klicken Sie auf Signieren und bestätigen Sie mit Ok.
• Folgen Sie den Anweisungen der Anwendung und geben Sie am Kartenlesegerät die PIN Ihrer N-Karte ein.
• Klicken Sie auf Dialog schließen.

• Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Ablegen, um den Jahresexport zunächst nur abzulegen.

• Um den abgelegten Export zu signieren und zu archivieren, klicken Sie unter Urkundenverzeichnis auf Übersicht Berichte. 
  Hier finden Sie eine Übersicht mit allen abgelegten Jahresexporten.

• Wählen Sie den zu signierenden Export über die Checkbox aus und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Signieren. 

• Es öffnet sich die Signaturmappe. Hier wird Ihnen eine Vorschau des Dokuments angezeigt.
• Klicken Sie nun auf Signieren und bestätigen Sie mit Ok.
• Folgen Sie den Anweisungen der Anwendung und geben Sie am Kartenlesegerät die PIN Ihrer N-Karte ein.
• Klicken Sie auf Dialog schließen.

• Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Ablegen & Schließen, um den erstellten Jahresexport abzulegen und den Reiter Jahresexport - Urkundenverzeichnis zu schließen.

Nach dem Anbringen der Signatur erfolgt die Archivierung des Jahresexports automatisch. Während der Archivierung befindet sich der Jahresexport im Status Zur Archivierung vorgemerkt.

Nach erfolgreicher Archivierung wird der Status des Jahresexports in der Übersicht Berichte mit Archiviert ausgewiesen.

Ist die Archivierung fehlgeschlagen, können Sie die Archivierung über das Icon “Wiederholungspfeil” erneut anstoßen.