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Wir haben Ihre Fragen aus den Webinaren aufgearbeitet und in unserer Onlinehilfe beantwortet: Fragen und Antworten aus den Webinaren zum Jahresabschluss 2025/2026

Eine umfangreiche Übersicht zum Thema Jahresabschlus können Sie in unserer Checkliste zum Jahresabschluss nachlesen. 

In unserer Onlinehilfe finden Sie außerdem weitere Informationen zum Jahresabschluss im UVZ sowie im VVZ. Den Artikel zu der neuen Funktion Jahresexport UVZ archivieren finden Sie unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz-und-elektronische-urkundensammlung-euvz/jahresexport-archivieren.html?brly_source=branchly&brly_medium=navigator. 

Auf unserer Homepage stehen Ihnen zudem zwei Erklärfilme zum Thema Jahresabschluss zur Verfügung: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/erklaerfilme#c7855

UnsereCheckliste zum Jahresabschluss steht Ihnen unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten zur Verfügung. Darin finden Sie wichtige Informationen zu den Handlungen, die nach einem Wechsel des Kalenderjahres nach der DONot und der NotAktVV durchzuführen sind.

Auf der Homepage des Elektronischen Urkundenarchivs finden Sie unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/erklaerfilme zahlreiche Erklärfilme, die Sie bei der Arbeit mit unseren Modulen unterstützen. 

Um aus der XNP-Anwendung zu unserer Onlinehilfe zu gelangen, klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol oben rechts. Kontext- und anlassbezogene Hilfe erhalten Sie weiterhin in den einzelnen Modulen über den Klick der dortigen Fragezeichensymbole in den jeweiligen Bereichen.

Nach Abschluss eines jeden Jahres sind Berichte über die im vergangenen Kalenderjahr erfolgten Urkundsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis sowie über die erfolgten Verwahrungsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis zu erstellen.

Dabei handelt es sich um folgende Exporte und Übersichten:

Im Urkundenverzeichnis (UVZ):

• Übersicht über Urkundsgeschäfte, § 7 DONot
• Export der Eintragungen in das Urkundenverzeichnis zzgl. Änderungen, § 19 NotAktVV
• ggf. Übersicht über Beteiligte des Kalenderjahres, § 17 Abs. 3 DONot
• ggf. Übersicht notariell verwahrter Erbverträge, § 8 S. 1 DONot

Im Verwahrungsverzeichnis (VVZ):

• Übersicht über Verwahrungsgeschäfte bzw. Fehlanzeige, § 9 DONot
• Export der Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis zzgl. Änderungen, § 29 NotAktVV
• ggf. Übersicht über Beteiligte des Kalenderjahres, § 17 Abs. 3 DONot
• ggf. Übersicht über Notaranderkonten

Weiterführende Informationen zu den Exporten und Berichten finden Sie in unserer Checkliste zum Jahresabschluss unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot) sindbis zum 31. Januar des Folgejahres unterzeichnet an die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts sowie der zuständigen Notarkammer zu übersenden. 

Der Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis (zzgl. Änderungen) (§ 19 NotAktVV) sowie der Export über die Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis (zzgl. Änderungen) (§ 29 NotAktVV) sind ebenfalls zu signieren und bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern (§§ 19 Abs. 1 S. 2, 19 Abs. 2 S. 1 sowie §§ 29 Abs. 1 S. 2, 29 Abs. 2 i. V. m. § 19 Abs. 2 S. 1). 

Das Beteiligtenverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis müssen nicht signiert werden.

Der Jahresabschluss ist nach Abschluss des Kalenderjahres durchzuführen, da die Exporte und Übersichten die vollständigen Daten des gesamten Berichtszeitraums enthalten müssen.
 

Nach Bedarf ist es jederzeit möglich, die unter Jahresabschluss erstellbaren Berichte für einen beliebigen anderen Zeitraum zu erzeugen. 

Nein, das ist nicht möglich. Sobald Ihre Amtstätigkeit als Notarin endet, wird das Fernsignaturzertifikat zeitnah gesperrt, da dieses an den Zeitraum Ihrer Amtstätigkeit gebunden ist.

Verwahren Sie die Akten und Verzeichnisse für einen Notar a. D., ist der Jahresabschluss für diese verwahrte Amtstätigkeit in XNP in den Modulen Urkundenverzeichnis (UVZ) und Verwahrungsverzeichnis (VVZ) wie folgt durchführen:

1. Öffnen Sie in der Navigationsleiste den Menüpunkt Jahresabschluss.
2. Im sich öffnenden Reiter geben Sie an, dass Sie den Jahresabschluss für eine verwahrte Amtstätigkeit erstellen.
3. Geben Sie im vorgesehenen Suchfeld den Namen des betreffenden Notars a. D. ein und wählen die entsprechende Amtstätigkeit aus der Ergebnisliste aus.
4. Anschließend können Sie die gewünschten Berichte durch Anhaken der jeweiligen Checkboxen auswählen und exportieren.

Nein. 

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot) sind auszudrucken und unterzeichnet bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts sowie der zuständigen Notarkammer bzw. nur der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts zu übersenden. 

Der Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis (zzgl. Änderungen) (§ 19 NotAktVV) sowie der Export über die Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis (zzgl. Änderungen) (§ 29 NotAktVV) sind ebenfalls zu signieren und bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern (§§ 19 Abs. 1 S. 2, 19 Abs. 2 S. 1 sowie §§ 29 Abs. 1 S. 2, 29 Abs. 2 i. V. m. § 19 Abs. 2 S. 1). 
Der Jahresexport (zzgl. Änderungen) für das UVZ ist seit Januar 2026 im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichern. Dieser Vorgang ist beschrieben in unserer Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz-und-elektronische-urkundensammlung-euvz/jahresexport-archivieren.html. 
Der Jahresexport (zzgl. Änderungen) für das VVZ ist weiterhin lokal zu speichern. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in unserer Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/verwahrungsverzeichnis-vvz/weitere-funktionen/jahresabschluss/jahresabschluss-durchfuehren.html.
Eine Pflicht, diese Exporte auszudrucken, besteht nicht.

Bei etwaigen Unklarheiten oder Unsicherheiten können Sie gerne auf unsere Checkliste zum Jahresabschluss zurückgreifen, die Ihnen unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten zur Verfügung steht. Darin finden Sie eine detaillierte Aufzählung der durchzuführenden Schritte.

Sie können den Dateinamen sämtlicher Jahresabschlussberichte nach dem Export ändern.

Lediglich der Dateiname des Exports der Eintragungen im Urkundenverzeichnis (zzgl. Änderungen) kann bei der Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv unter Übersicht Berichte nicht geändert werden.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte bzw. Fehlanzeige (§ 9 DONot) sind bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts und die zuständige Notarkammer zu übermitteln.

Der Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis (§ 19 NotAktVV) sowie der Export über die Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis (§ 29 NotAktVV) sind nach Abschluss des Kalenderjahres zeitnah zu erstellen, zu signieren und zu speichern. Wir empfehlen Ihnen, dies noch im Monat Januar zu tun.

Nach Übernahme der Verwahrzuständigkeit muss die verwahrende Amtstätigkeit den Jahresabschluss für die eigene sowie für die verwahrte Amtstätigkeit vornehmen. Dies ist auch dann erforderlich, wenn der Amtsinhaber unterjährig gewechselt hat, sodass kein zusätzlicher Export durch den früheren Amtsinhaber nach dem Erlöschen seines Amts erforderlich ist.

Im Urkundenverzeichnis erstellt die Notarin oder der Notar zunächst die erforderlichen Jahresabschlussberichte für die eigene Amtstätigkeit unter Auswahl der Checkbox zzgl. Änderungen. Anschließend wählt sie oder er bei der Durchführung des Jahresabschlusses die Option Verwahrte AT aus und erstellt die Jahresabschlussberichte wie für die eigene Amtstätigkeit.

Anders als im Urkundenverzeichnis wird der Jahresabschluss im Verwahrungsverzeichnis automatisch für die eigenen sowie sämtliche übernommenen Verwahrungsgeschäfte erstellt. Hierfür muss nichts weiter veranlasst werden.

Wenn das Amt des Notars A endet und die Verwahrungs- oder Urkundsgeschäfte an Notar B übergehen, ist wie folgt vorzugehen:

Nach Übernahme der Verwahrzuständigkeit muss Notar B den Jahresabschluss für die eigene sowie für die verwahrte Amtstätigkeit vornehmen. Dies ist auch dann erforderlich, wenn der Amtsinhaber unterjährig gewechselt hat, sodass kein zusätzlicher Export durch den früheren Amtsinhaber nach dem Erlöschen seines Amts erforderlich ist.

Im Urkundenverzeichnis erstellt B zunächst die erforderlichen Jahresabschlussberichte für die eigene Amtstätigkeit. Anschließend wählt B bei der Durchführung des Jahresabschlusses die Option Verwahrte AT aus und erstellen die Jahresabschlussberichte wie für Ihre eigene Amtstätigkeit.

Anders als im Urkundenverzeichnis wird der Jahresabschluss im Verwahrungsverzeichnis automatisch für die eigenen sowie sämtliche übernommenen Verwahrungsgeschäfte erstellt. Notar B muss hierfür nichts weiter veranlassen.

Wir empfehlen, dass der am 31.12. aus dem Amt scheidende Notar am letzten Tag seiner Amtstätigkeit sämtliche Jahresabschlussberichte erstellt und im Anschluss die Amtsübergabe durchführt. 

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass das Signieren von Dokumenten - wie den Jahresexporten nach §§ 19, 29 NotAktVV - nur bis zum 31.12. möglich ist.  Gleichzeitig mit dem Amtsende erlöscht auch das Fernsignaturzertifikat.

Die Jahresabschlussberichte können von den Notarinnen und Notaren selbst oder von dafür berechtigten Mitarbeitenden erstellt werden. 

Eine Einschränkung besteht lediglich dann, wenn im gewählten Berichtszeitraum UVZ-Einträge als streng vertraulich markiert wurden. In diesem Fall kann der Jahresabschluss nur von Nutzern durchgeführt werden, die zusätzlich das Recht haben, streng vertraulich gekennzeichnete UVZ-Einträge einzusehen.

Bitte beachten Sie, dass die erforderliche Signatur der Berichte nur durch die Amtstätigkeiten selbst erfolgen kann.

Weiterführende Informationen zu der Archivierung der UVZ-Jahresexporte im Elektronischen Urkundenarchiv finden Sie in unserem neuen Onlinehilfe-Artikel unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz-und-elektronische-urkundensammlung-euvz/jahresexport-archivieren.html. 

Das Vorgehen wird auch in einem Erklärvideo demonstriert, welches unter https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/erklaerfilme#c7856 abrufbar ist.

Mit dem Livegang der neuen Funktion haben wir außerdem unsere Checkliste zum Jahresabschluss (https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/checklisten) sowie unsere bestehenden Onlinehilfe-Artikel zum Thema Jahresabschluss überarbeitet.

Seit dem 07. Januar 2026 kann der Export der Eintragungen im Urkundenverzeichnis unter Übersicht Berichte signiert und archiviert werden. Die Speicherung des Jahresexports nach § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV hat verpflichtend im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, da die Bundesnotarkammer diese Möglichkeit nun vorsieht.

Der Jahresexport zzgl. Änderungen ist zeitnah nach Abschluss jedes Kalenderjahres (§ 19 Abs. 1 S. 1 NotAktVV) zu erstellen und im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichern.

Künftig wird es möglich sein, die Exporte aus den Vorjahren (2022, 2023 und 2024) nachträglich zu importieren und im Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren. Die vor dem 7. Januar 2026 erstellten Jahresexporte für das Jahr 2025 können dann ebenfalls auf diesem Weg importiert werden. Sobald diese Funktion zur Verfügung steht, hat die Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Wir werden zu gegebener Zeit selbstverständlich dazu informieren.

Derzeit können die für die Jahre 2022-2024 erstellen Jahresexporte noch nicht im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert werden. 

In den nächsten Monaten wird es möglich sein, die Exporte aus vergangenen Jahre zu importieren und zu archivieren. Hierzu werden wir zu gegebener Zeit gesondert informieren.

Sollten Sie den Jahresexport für das Kalenderjahr 2025 bereits vor dem 7. Januar 2026 erstellt haben, ist dieser zunächst wie bisher zu signieren und lokal zu speichern. 

In den nächsten Monaten wird es möglich sein, die Exporte aus den Vorjahren zu importieren und im Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren. Sobald diese Importfunktion zur Verfügung steht, hat die Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Hierzu werden wir zu gegebener Zeit gesondert informieren.

Ja. Die Speicherung der Jahresexporte hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Bundesnotarkammer eine besondere Funktion dafür vorsieht, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Sobald die Importfunktion zur Verfügung steht, sind die für die Jahre 2022-2024 erstellen Jahresexporte zu importieren und im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichern. Über die einzelnen Schritte werden wir Sie gesondert informieren, sobald die Importfunktion zur Verfügung steht.

Seit Januar 2026  muss der Jahresexport der Eintragungen im Urkundenverzeichnis (zzgl. Änderungen) signiert und im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert werden, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Der Jahresexport muss nicht mehr im Dokumentenmodul signiert und lokal gespeichert werden. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Onlinehilfe-Artikel Jahresexport archivieren.

Die Speicherung des Exports der Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis (zzgl. Änderungen) hat ebenfalls im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, sofern die Bundesnotarkammer eine besondere Funktion dafür vorsieht, § 29 Abs. 2 i. V. m. § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Derzeit existiert eine solche Funktionalität im Elektronischen Urkundenarchiv nicht. Der Jahresexport VVZ ist daher weiterhin zu signieren und anschließend lokal zu speichern und aufzubewahren. Informationen zu dem Vorgehen finden Sie in unserer Onlinehilfe zu den Exporten und Übersichten zum Jahresabschluss im VVZ. Wo genau Sie den Jahresexport lokal speichern, liegt im Ermessen Ihrer Notarin bzw. Ihres Notars unter Berücksichtigung der eigenen Büroorganisation. Achten Sie darauf, dass eine sichere Speicherung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen gewährleistet ist.
Die Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv wird voraussichtlich zum Jahreswechsel 2026/2027 zur Verfügung stehen. Wir werden Sie zu gegebener Zeit gesondert informieren.

Nein. Der Jahresexport über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis ist im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichern (§ 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV). Die Speicherung einer Papierfassung ist nicht notwendig.

Ab sofort kann der Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis direkt im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert werden (§ 19 Abs. 2 NotAktVV). Dies gilt sowohl für den Jahresexport für Ihre eigene, als auch für verwahrte Amtstätigkeiten. Das Vorgehen ist in unserer Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz-und-elektronische-urkundensammlung-euvz/jahresexport-archivieren.html beschrieben.

In der Übersicht Berichte können Sie anhand der Spalte Amtstätigkeit nachvollziehen, welche Jahresexporte für Ihre eigene und welche für verwahrte Amtstätigkeiten abgelegt wurden.

Der Jahresexport UVZ muss erstellt, signiert und seit dem 07. Januar 2026 im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert werden, § 19 Abs. 2 NotAktVV.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte ist nach § 7 Abs. 1 i. V. m. § 16 DONot ist weiterhin der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts sowie der Notarkammer bis zum 31. Januar zu übermitteln. Die Übersendung erfolgt in Schriftform. Im Einvernehmen mit der Aufsichtsbehörde ist die Übersendung in elektronischer Form zulässig (§ 16 Abs. 3 DONot). 

Um die geänderten Eintragungen zu exportieren, aktivieren Sie beim Erstellen des Jahresexports die Checkbox zzgl. Änderungen. Dann enthält der generierte Export neben den Eintragungen im ausgewählten Zeitraum sämtliche Änderungen, Ergänzungen oder Löschungen, die in dem Zeitraum vorgenommen wurden. Entscheidend ist hier der Zeitpunkt der Änderung – unabhängig davon, aus welchem Jahr die ursprünglichen Einträge stammen. 

Der Jahresexport zzgl. Änderungen im Urkundenverzeichnis (UVZ) enthält alle Änderungen, die im angegebenen Berichtszeitraum vorgenommen wurden – unabhängig davon, aus welchem Jahr die geänderten Einträge ursprünglich stammen. Entscheidend für die Aufnahme in den Export ist also der Zeitpunkt der Änderung, nicht das Jahr des ursprünglichen Eintrags.

Das bedeutet: Wenn Sie im Jahr 2025 Änderungen an UVZ‑Einträgen aus früheren Jahren vorgenommen haben, werden diese ebenfalls im Jahresexport zzgl. Änderungen für das Kalenderjahr 2025 aufgeführt und sortiert angezeigt.

Für jeden Berichtszeitraum kann für jede Amtstätigkeit nur ein Jahresexport in der Übersicht Berichte abgelegt werden. Um einen neuen Jahresexport zzgl. Änderungen für denselben Berichtszeitraum ablegen zu können, ist der zuvor erstellte Bericht zu löschen.

Ja, unter Übersicht Berichte archivierte Jahresexporte können gelöscht werden.

Bitte beachten Sie, dass die Löschung unmittelbar durchgeführt wird. Gelöschte Jahresexporte können nicht wiederhergestellt werden.

In den XNP-Modulen UVZ und VVZ können Sie die für den Jahresabschluss zu erstellenden Übersichten und Exporte in wenigen Schritten problemlos erzeugen. Der Jahresabschluss muss allerdings nicht zwingend in XNP durchgeführt werden. Sie können den Jahresabschluss selbstverständlich auch weiterhin in Ihrer Notarsoftware oder auf einem anderen, für Sie bewährten, Weg durchführen, solange die Vorgaben der DONot und der NotAktVV beachtet werden.

Der Export über die Eintragungen im Urkundenverzeichnis ist allerdings in XNP unter Übersicht Berichte zu archivieren, sobald die Importfunktion zur Verfügung steht, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. 

Für die Erstellung der Jahresabschlussberichte ist es erforderlich, dass alle UVZ-Einträge der im zu berichtenden Kalenderjahr vorgenommenen Urkundsgeschäfte den Status Eingetragen, Zu Bestätigen, Zu Signieren oder Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen) haben. UVZ-Nr. mit dem Status Zu Bestätigen werden also bei der Erstellung der Jahresabschlussberichte berücksichtigt.

Ja, die UVZ-Nummern werden grundsätzlich automatisch fortlaufend vergeben. Dennoch kann es vorkommen, dass einzelne UVZ-Nummern beim Import aus der Notarsoftware abgelehnt werden, wenn nicht alle Voraussetzungen erfüllt sind. Auch kann es vorkommen, dass bereits beim Export aus der Notarsoftware UVZ-Nummern nicht lückenlos exportiert wurden.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte ist der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts und der zuständigen Notarkammer zu übermitteln (§§ 7, 16 DONot). Die Übersendung erfolgt in Schriftform. Im Einvernehmen mit der Aufsichtsbehörde ist die Übersendung in elektronischer Form zulässig (§ 16 Abs. 3 DONot). Frist zur Einreichung ist der 31. Januar des Folgejahres.

Darüber hinaus ist auch die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte bis zum 31. Januar unterzeichnet an die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts zu übersenden (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 DONot). Eine Übersendung der Übersicht über Verwahrungsgeschäfte an die zuständige Notarkammer ist nicht zwingend erforderlich, kann jedoch auf Wunsch der Notarkammer erfolgen. 

Die Übermittlung der Übersicht über die Urkundsgeschäfte (§ 7 DONot) sowie der Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte bzw. Fehlanzeige (§ 9 DONot) bedarf der Schriftform, § 16 Abs. 3 S. 1 DONot. Im Einvernehmen mit der Aufsichtsbehörde ist die Übersendung in elektronische Form zulässig, § 16 Abs. 3 S. 2 DONot.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte ist nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres bis zum 31. Januar des Folgejahres der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts sowie der Notarkammer zu übermitteln, §§ 7 Abs. 1, 16 Abs. 1 Nr. 1 DONot.

Die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte ist nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres bis zum 31. Januar des Folgejahres der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts zu übermitteln, §§ 9 Abs. 1, 16 Abs. 1 Nr. 2 DONot.

Die Übersichten über verwahrte Erbverträge und Beteiligte, die im Rahmen des Jahresabschlusses erstellt werden, dienen ausschließlich der Auswertung und Dokumentation – nicht der dauerhaften Archivierung. Sie werden als PDF-Dateien exportiert und können lokal gespeichert werden.

Nein, ein elektronischer Versand unmittelbar aus dem UVZ erfolgt nicht. Bitte beachten Sie, dass die Übersicht über Urkundsgeschäfte gemäß § 7 DONot nicht Teil der dauerhaften Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv gemäß § 19 Abs. 2 Satz 2 NotAktVV ist. Die Möglichkeit der dauerhaften Speicherung ist ausschließlich für den Jahresexport sowie den Jahresexport zzgl. Änderungen vorgesehen. Dieser muss nicht verschickt werden.

Nur die Übersicht über Urkundsgeschäfte und die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte müssen an die Präsidentin oder den Präsidenten des Landgerichts und ggf. die zuständige Notarkammer übermittelt werden. 

UVZ-Einträge, welche mit der Checkbox UVZ-Nr. nicht vergeben gekennzeichnet wurden, werden beim Jahresabschluss in der Übersicht über die Urkundsgeschäfte nicht berücksichtigt. 

Ja, Sie dürfen auch nach dem 01.01.2026 noch eine Abgeschlossenheitsbescheinigung als Anlage zu einer Urkunde im Urkundenverzeichnis aufnehmen. UVZ-Einträge können auch im Folgejahr nacherfasst oder ergänzt werden. Dabei ist es möglich, die vorgeschlagene UVZ-Nummer (z. B. 1/2026) zu überschreiben, um einen Eintrag dem vorhergehenden Jahr zuzuordnen. Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich.

Das bedeutet: Wenn die Urkunde ursprünglich aus dem Jahr 2025 stammt, können Sie die Bescheinigung im Jahr 2026 noch hinzufügen, indem Sie den entsprechenden UVZ-Eintrag bearbeiten oder nacherfassen.

Für den Jahresabschluss müssen alle Urkundsgeschäfte des betreffenden Kalenderjahres im UVZ erfasst sein. Die UVZ-Einträge dürfen nur nicht den Status In Vorbereitung aufweisen; alle weiteren Status wie Eingetragen, Zu Bestätigen, Zu Signieren oder Eingetragen (mit Fehlerkennzeichen) hindern die Erstellung der Jahresabschlussberichte nicht. 

Für die Durchführung des Jahresabschlusses im UVZ ist es nicht erforderlich, dass das Hauptdokument in die elektronische Urkundensammlung hochgeladen ist. Die fehlende Erfassung von Ausfertigungserteilungen hat keine Auswirkungen auf die Erstellung der Jahresabschlussberichte. Entscheidend ist, dass der UVZ-Eintrag einen zulässigen Status aufweist.

Vermerke (Änderungen, Ergänzungen, Löschungen) zu einem UVZ-Eintrag werden im Jahresexport zum UVZ in der Spalte Vermerke ausgewiesen, soweit sie erfasst und bestätigt sind. Ein fehlender Vermerk blockiert den Jahresabschluss nur dann, wenn der zugrunde liegende UVZ-Eintrag dadurch im Status In Vorbereitung verbleibt. 

Der Jahresexport zzgl. Änderungen kann nur gemeinsam mit dem Jahresexport für das UVZ (durch Anklicken der Checkbox zzgl. Änderungen) durchgeführt werden. Die Änderungen werden mit der neuen Funktion Ablegen innerhalb eines Berichts gespeichert. Da die Änderungen für jedes Kalenderjahr mit einer neuen Seite beginnen, kann der Bericht durch Angaben der Seitenbereiche auch so gedruckt werden, dass nur die Änderungen ausgegeben werden.

Nein, Fehler in der Signaturmappe verhindern die Erstellung der Jahresabschlussberichte nicht.

Im Urkundenverzeichnis (UVZ) gibt es in der Erweiterten Suche einen Filter für Fehlgeschlagene Signaturen. Hiermit kann gezielt nach UVZ-Einträgen mit ungültigen Signaturen gesucht werden. 
In der UVZ-Übersicht können Sie sich Signaturfehler anzeigen lassen, indem Sie rechts oberhalb der Übersicht das kleine Zahlenradsymbol betätigen und die Checkbox für Signaturfehler auswählen. In dieser Spalte werden Ihnen alle Einträge angezeigt, die Dokumente mit ungültiger oder fehlgeschlagener Signatur enthalten.

Das Beteiligtenverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis müssen nicht signiert werden.

Für die Durchführung des Jahresabschlusses ist es nicht erforderlich, dass alle Urkunden oder Dokumente bereits hochgeladen und archiviert sind. Der Jahresabschluss kann unabhängig vom Status der UVZ-Einträge vorgenommen werden. Ausgenommen sind lediglich Einträge, die sich im Status In Vorbereitungbefinden, da diese die Erstellung des Jahresabschlusses weiterhin verhindern.

Im Urkundenverzeichnis dürfen keine UVZ-Nummern mit zusätzlichen Buchstaben oder Unternummern (z. B. „123a/2025“) vergeben werden. Diese Kennzeichnung ist ausdrücklich untersagt.

Wenn eine UVZ-Nummer versehentlich doppelt vergeben wurde, muss für das betroffene Urkundsgeschäft die nächste freie fortlaufende UVZ-Nummer verwendet und der Eintrag entsprechend korrigiert werden. Dies ist in § 8 Abs. 2 Satz 2 NotAktVV geregelt.

Das System selbst schlägt automatisch die nächste freie UVZ-Nummer vor und verhindert eine doppelte Vergabe. Der UVZ-Eintrag kann über die Benutzeroberfläche angepasst werden – eine Löschung im Status Eingetragen ist nicht möglich, da sie die fortlaufende Nummerierung beeinträchtigen würde.

Im Urkundenverzeichnis können Sie in der Erweiterten Suche nach UVZ-Einträgen aus einem bestimmten Zeitraum suchen, indem Sie unter Datum des Amtsgeschäfts das gewünschten Start- und Enddatum eingeben. Möchten Sie sich die Einträge ab einem bestimmten Zeitpunkt bis heute anzeigen lassen, können Sie im Filter nur das Datum des Amtsgeschäft von befüllen. 

Wollen Sie nur Einträge des aktuellen Kalenderjahres sehen, geben sie unter Datum des Amtsgeschäft von den 01.01.2026 an und lassen Sie das Feld Datum des Amtsgeschäft bisfrei.

Diese Suche können Sie bei Bedarf speichern und als Standard-Suche festlegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Onlinehilfe https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/urkundenverzeichnis-uvz/uvz-eintrag-suchen unter Eigene Suchfilter anlegen. 

Stellen Sie dafür in der Erweiterten Suche die gewünschten Suchparameter zusammen. Geben Sie anschließend in dem Freitextfeld Neue Suche speichern links unten einen aussagekräftigen Namen für den Suchfilter ein und betätigen Sie Speichern.

Diesen Suchfilter können Sie als Standardfilter festlegen, indem Sie die Checkbox Als Standard-Suche festlegen anhaken.

Sonstige Dokumente meint Unterlagen, die in der Urkundensammlung mit bei der Urschrift aufbewahrt werden. Weiterführende Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/elektronische-urkundensammlung-eusl/sonstige-dokumente.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte nach § 7 DONot stellt auf die bei Neuanlage eines UVZ-Eintrags gewählte Urkundenart ab. Wenn ein UVZ-Eintrag mit UVZ-Nr. nicht vergeben gekennzeichnet wird, ist unter dieser Nummer keine Beurkundung oder Beschluss erfolgt, die bzw. der in der Übersicht über Urkundsgeschäfte ausgewiesen wird.

Im dem Export über die Eintragungen in das Urkundenverzeichnis nach § 19 NotAktVV werden sämtliche Eintragungen in das UVZ abgebildet. Einträge mit nicht vergebener UVZ-Nummer sind entsprechend ausgewiesen.

Die Übersicht über Urkundsgeschäfte nach § 7 DONot stellt auf die bei Neuanlage eines UVZ-Eintrags gewählte Urkundenart ab. Wenn ein UVZ-Eintrag mit UVZ-Nr. nicht vergeben gekennzeichnet wird, ist unter dieser Nummer keine Beurkundung oder Beschluss erfolgt, die bzw. der in der Übersicht über Urkundsgeschäfte ausgewiesen wird.

Wenn Sie unter Urkundenverzeichnis auf Jahresabschluss klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine Übersicht über Beteiligte zu erstellen. 

Im Rahmen der Geschäftsprüfung kann es gem. § 17 Abs. 3 DONot erforderlich sein, der Aufsichtsbehörde auf deren Anforderung eine Jahresübersicht über die im Urkundsverzeichnis erfassten Beteiligten vorzulegen. Daher empfiehlt es sich, diese gemeinsam mit den Jahresexporten zu generieren und sicher aufzubewahren.

Ja, die UVZ-Nummern bleiben auch dann erhalten, wenn diese erst im Folgejahr in das UVZ importiert werden. Beim Import werden die UVZ-Nummern übernommen, die aus der Notarsoftware exportiert wurde.

Nach Abschluss eines jeden Jahres sind Berichte über die im vergangenen Kalenderjahr erfolgten Verwahrungsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis zu erstellen. 

Dabei handelt es sich insbesondere um die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot) sowie den Export über die Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis (§ 29 NotAktVV).

Die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot berichtet den Stand der Verwahrungsgeschäfte zum Ende des gewählten Berichtszeitraums. Berücksichtigt werden alle Buchungen mit Wertstellungsdatum im Berichtszeitraum. Verwahrungsmassen, deren Status Geschlossen ist, werden nicht berichtet.

Die Berichte zum Jahresabschluss im VVZ erstellen eine Übersicht über den Stand der eigenen Verwahrungsgeschäfte sowie der Verwahrungsgeschäfte der verwahrten Amtstätigkeit. Die Übersicht unterteilt nach der jeweiligen Amtstätigkeit.

Im Gegensatz zum UVZ bietet das VVZ keine Option, die Berichte zum Jahresabschluss für die übernommenen Verwahrungsgeschäfte gesondert zu erstellen.

Das Datum des Eingangs des Kontoauszugs im Notarbüro ist für die Eintragung der Buchung in das Verwahrungsverzeichnis (VVZ) nicht relevant. Entscheidend ist vielmehr der Zeitpunkt, zu dem die Notarin oder der Notar Kenntnis vom Wertzufluss erlangt hat – etwa durch den Zugang des Kontoauszugs oder eine gleichwertige Information.

Die Eintragung muss gemäß § 25 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, nach Kenntniserlangung erfolgen. Wenn der Kontoauszug erst im neuen Jahr eingeht, kann die Buchung  auch im neuen Jahr erfolgen. Hier ist die (subjektive) Kenntnis über den Zahlungseingang entscheidend. Weitere Informationen sind unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/verwahrungsverzeichnis-vvz/verwahrungsmasse-auf-einen-blick/verwahrungsmasse-neu-anlegen-und-speichern/buchungen.html veröffentlicht.

Hier ist zwischen der Erstellung der Übersicht über Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot und dem Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV zu unterscheiden:

Die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot berichtet den Stand der Verwahrungsgeschäfte zum Ende des gewählten Berichtszeitraums. Berücksichtigt werden alle Buchungen mit Wertstellungsdatum im Berichtszeitraum. Auf das Eintragungsdatum der Buchung kommt es für diesen Bericht nicht an. Es ist somit unerheblich, ob die Buchung noch im Berichtszeitraum oder erst danach in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde. 

Der Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV hingegen stellt eine Übersicht über die tatsächlichen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis im gewählten Berichtszeitraum dar. Berücksichtigt werden alle Buchungen, die ein Eintragungsdatum im Berichtszeitraum haben. So wird eine Buchung, die nach Ende des gewählten Berichtszeitraums in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde auch dann nicht in diesem Bericht berücksichtigt, wenn sie ein Wertstellungsdatum innerhalb des gewählten Berichtszeitraums hat.

Eine Abweichung zwischen der Übersicht über Verwahrungsgeschäfte und dem Jahresexport ist folglich möglich.

Im Verwahrungsverzeichnis (VVZ) werden alle relevanten Buchungen und Verwahrvorgänge dokumentiert. Davon unabhängig kann es jedoch eine Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kontoauszügen geben, die sich aus anderen Rechtsvorschriften ergibt. Aus diesem Grund kann Ihre Frage hier nicht abschließend beantwortet werden.

Hier ist zwischen der Erstellung der Übersicht über Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot und dem Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV zu unterscheiden:

Die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot berichtet den Stand der Verwahrungsgeschäfte zum Ende des gewählten Berichtszeitraums. Berücksichtigt werden alle Buchungen mit Wertstellungsdatum im Berichtszeitraum. Auf das Eintragungsdatum der Buchung kommt es für diesen Bericht nicht an. Es ist somit unerheblich, ob die Buchung noch im Berichtszeitraum oder erst danach in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde. 

Der Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV hingegen stellt eine Übersicht über die tatsächlichen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis im gewählten Berichtszeitraum dar. Berücksichtigt werden alle Buchungen, die ein Eintragungsdatum im Berichtszeitraum haben. So wird eine Buchung, die nach Ende des gewählten Berichtszeitraums in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde auch dann nicht in diesem Bericht berücksichtigt, wenn sie ein Wertstellungsdatum innerhalb des gewählten Berichtszeitraums hat.

Eine Abweichung zwischen der Übersicht über Verwahrungsgeschäfte und dem Jahresexport ist folglich möglich.

Der Export der Eintragungen in das Verwahrungverzeichnis ist zeitnah nach dem Abschluss eines Kalenderjahres zu erstellen, mit der qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und für einen Zeitraum von 30 Jahren aufzubewahren (§ 29 Abs. 2, § 19 Abs. 2 i.V.m. § 50 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV). Ein Beglaubigungsvermerk ist nicht erforderlich. Die Signatur kann über das XNP-Modul Dokumente erfolgen.

Die Speicherung des Jahresexports hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, sofern die Bundesnotarkammer eine besondere Funktion dafür vorsieht, § 29 Abs. 2, § 19 Abs. 2 S. 2 NotAktVV. Derzeit existiert eine solche Funktionalität im Elektronischen Urkundenarchiv nicht. Die Datei ist daher lokal zu speichern und aufzubewahren. Die Speicherung im Elektronischen Urkundenarchiv wird voraussichtlich zum Jahreswechsel 2026/2027 zur Verfügung stehen. Wir werden Sie zu gegebener Zeit gesondert informieren.

Sind am Jahresschluss keine Wertgegenstände in Verwahrung, so erstattet die Notarin oder der Notar Fehlanzeige, § 9 Abs. 4 DONot.

Wenn Sie im Verwahrungsverzeichnis unter Jahresabschluss die Übersicht über Urkundsgeschäfte erstellen und im angegebenen Berichtszeitraum keine Verwahrungsgeschäfte erfasst haben, erfolgt eine Fehlanzeige.

Genauere Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/elektronisches-urkundenarchiv/verwahrungsverzeichnis-vvz/weitere-funktionen/jahresabschluss/jahresabschluss-durchfuehren.html im Abschnitt Jahresabschlussdokumente erstellen - Übersicht über Verwahrungsgeschäfte.