Exporte und Übersichten zum Jahresabschluss
Nach Abschluss eines jeden Jahres sind Berichte über die im vergangenen Kalenderjahr erfolgten Verwahrungsgeschäfte und in diesem Zusammenhang vorgenommenen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis zu erstellen.
Dabei handelt es sich insbesondere um die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot) sowie den Export über die Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis (§ 29 NotAktVV).
Schließlich kann es auf Anfordern der Aufsichtsbehörde erforderlich sein, dieser eine Jahresübersicht über Beteiligte im Verwahrungsverzeichnis vorzulegen (§ 17 Abs. 3 Nr. 2 DONot).
Angelehnt an die nach § 12 DONot-2021) zu führende Liste der Anderkonten kann bei Bedarf eine Übersicht der Notaranderkonten generiert werden.
Bei der Erstellung der einzelnen Berichte, auf die wir im Folgenden kurz eingehen, unterstützt Sie das Verwahrungsverzeichnis. Im Kapitel Jahresabschluss durchführen ist Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie die einzelnen Berichte erstellen können.
Übergangsvorschrift
Beachten Sie, dass das Nachstehende nur für ab dem 1.1.2022 im Verwahrungsverzeichnis zu führende Verwahrungsmassen gilt (§ 20 Abs. 1 DONot). Für Verwahrungsmassen, die bereits vor dem 1.1.2022 geführt wurden, gelten die bisherigen Vorschriften zur Führung der Bücher und Verzeichnisse weiter. Für diese Verwahrungsmassen sind mindestens für das Kalenderjahr 2022 die Abschlüsse weiterhin nach § 25 der DONot in der bis zum 31.12.2021 geltenden Fassung vorzunehmen. Mit Beginn des Jahres 2023 können erstmals alle vor dem 1. Januar 2022 entgegengenommenen Verwahrungsmassen freiwillig vom Verwahrungs- und Massenbuch in das Verwahrungsverzeichnis überführt und damit eine parallele Buchführung beendet werden. Informationen und Empfehlungen, wie diese Überführung durchgeführt werden kann, haben wir im Artikel Überführung vor dem 1.1.2022 entgegengenommener Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis zusammengestellt.
1. Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot
1.1 Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte nach Abschluss eines Kalenderjahres (§ 9 Abs. 1 bis 4 DONot)
Gemäß § 9 Abs. 1 DONot ist nach Abschluss eines Kalenderjahres eine Übersicht über den Stand der Verwahrungsgeschäfte zu erstellen. Diese Übersicht ist der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts zu übermitteln. Die Übersendung erfolgt in Schriftform. Im Einvernehmen mit der Aufsichtsbehörde ist die Übersendung in elektronischer Form zulässig (§ 16 Abs. 3 DONot).
Zu beachten ist, dass die Frist zur Einreichung der Übersicht auf den 31. Januar verkürzt wurde. Den Notarinnen und Notaren werden keine Vordrucke zum manuellen Befüllen mehr zugeleitet, da sie aus dem Verwahrungsverzeichnis generiert werden können, und die Übersicht ist nicht mehr in zwei Stücken einzureichen.
§ 9 DONot orientiert sich im Wesentlichen an § 25 DONot-2021. Eine Vereinfachung ist für die zu berichtenden Notaranderkonten zu nennen. Zukünftig ist für die Übersicht nicht mehr der Kenntnisstand der Notarin oder des Notars über den Stand der Konten am Jahresabschluss maßgeblich. Stattdessen ist nunmehr die tatsächliche Wertstellung zum Ende des Berichtszeitraums anzugeben.
Neben einigen redaktionellen Anpassungen sind ansonsten die zu berichtenden Verwahrungsarten angepasst worden. So sind neben der Geldverwahrung (Verwahrungen auf Anderkonten) die Sachverwahrungen (Wertpapiere und Kostbarkeiten) und Zahlungsmittelverwahrungen (Schecks und Sparbücher zur Einlösung auf einem Anderkonto) zu berichten.
Letztlich entfällt mit der Führung des Verwahrungsverzeichnisses der rechnerische Abschluss eines Kalenderjahres wie ihn § 11 Abs. 4 und 5 DONot-2021 vorsah. Ein Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ist daher nicht mehr zu berichten. Das neu zu verwendende Muster 2 entspricht, bis auf die zuvor genannten Anpassungen, dem bislang bekannten Muster 8 der DONot-2021..
Das Verwahrungsverzeichnis bietet in den Funktionalitäten zum Jahresabschluss die Möglichkeit, die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte nach dem Muster 2 der DONot zu generieren. Von Bedeutung dafür sind die im Verwahrungsverzeichnis erfassten Buchungen zu den einzelnen Verwahrungsmassen. Das jeweilige Wertstellungsdatum wird für die Ermittlung des Standes der einzelnen Verwahrungsgeschäfte herangezogen.
Die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot berichtet den Stand der Verwahrungsgeschäfte zum Ende des gewählten Berichtszeitraum. Berücksichtigt werden alle Buchungen mit Wertstellungsdatum im Berichtszeitraum. Auf das Eintragungsdatum der Buchung kommt es für diesen Bericht nicht an. Es ist somit unerheblich, ob die Buchung noch im Berichtszeitraum oder erst danach in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde.
Dies kann zu einer Abweichung gegenüber dem Stand der Eintragungen gemäß Jahresexport nach § 29 NotAktVV führen.
1.2 Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte nach Erlangung einer neuen Verwahrzuständigkeit (§ 9 Abs. 5 DONot)
Wie bisher in § 25 Abs. 5 DONot-2021 geregelt, ist auch im Falle des Erlöschens eines Amtes (§ 47 BNotO) eine Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte zu erstellen. Neu ist in diesem Zusammenhang, dass die Erstellung der Übersicht nunmehr von der Stelle vorzunehmen ist, die die Verwahrzuständigkeit für eine bereits bestehende Verwahrungsmasse neu erlangt hat (§ 9 Abs. 5 DONot). Praktisch bedeutet dies, dass im Falle des Erlöschens eines Amtes die Amtsnachfolgerin oder der Amtsnachfolger die Übersicht zu erstellen und bei der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen hat. Es ist keine separate Übersicht der neu erlangten Verwahrungsgeschäfte zu erstellen, sondern es kann eine Übersicht über alle zum Zeitpunkt der Erlangung der neuen Verwahrzuständigkeit bestehenden Verwahrungsgeschäfte eingereicht werden. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Erstellung der Übersicht ist die Wertstellung der Verwahrungsgeschäfte am Tag der Erlangung der neuen Verwahrzuständigkeit. Die Übersicht ist binnen vier Wochen ab Erlangung der neuen Verwahrzuständigkeit einzureichen.
Beispiel
Das Amt des Notars A erlischt am 31.3.2022. Die Landesjustizverwaltung verfügt, dass die zum 31.3.2022 bestehenden Verwahrungsgeschäfte durch die Notariatsverwalterin B fortzuführen sind. Bei Übergabe der Akten und Verzeichnisse werden diese Verwahrungsgeschäfte am 31.3.2022 von Notar A in die Verwahrzuständigkeit der Notariatsverwalterin B übergeben. Für die Übergabe der in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsgeschäfte bietet die Anwendung die Funktionalitäten der Amtsübergabe. Mit Übernahme der Verwahrzuständigkeit hat sich Notariatsverwalterin B einen Überblick über die übergebenen Verwahrungsmassen zu verschaffen und in diesem Zusammenhang eine Übersicht über den Stand der eigenen sowie der übernommenen Verwahrungsgeschäfte zum 31.3.2022 zu erstellen und diese binnen vier Wochen bei der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen.
2. Export/e der Eintragungen und Änderungen gemäß § 29 NotAktVV
2.1 Export der Eintragungen eines Kalenderjahres (§ 29 Abs. 1 NotAktVV)
Nach Abschluss eines jeden Kalenderjahres sind die in das Verwahrungsverzeichnis vorgenommenen Neueintragungen zeitnah in eine Datei zu exportieren (§ 29 Abs. 1 NotAktVV). Dies ermöglicht den jederzeitigen Zugriff auf die Eintragungen der zurückliegenden Jahrgänge und kann die Amtsprüfung erleichtern.
Der Export ist durch die Person herzustellen und zu signieren, die im maßgeblichen Zeitpunkt die für die Verwahrung zuständige Stelle ist.
Die Datei ist mit der qualifiziert elektronischen Signatur zu versehen (§ 29 Abs. 1 S. 2 NotAktVV) und wie die Eintragungen selbst für 30 Jahre aufzubewahren (§ 29 Abs. 2, § 19 Abs. 2 i.V.m. § 50 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV). Die Speicherung des Jahresexports hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, sofern die Urkundenarchivbehörde diese Funktionalität vorsieht. Zum jetzigen Zeitpunkt ist keine Funktionalität zur Speicherung des Jahresexports im Elektronischen Urkundenarchiv vorgesehen, so dass die Datei lokal zu speichern, aufzubewahren und zum Ende einer Amtstätigkeit an die Nachfolgerin oder den Nachfolger zu übergeben ist.
Das Verwahrungsverzeichnis berücksichtigt bei der Erstellung des Exports alle Verwahrungsmassen, die im zu berichtenden Zeitraum offen waren, also im Laufe des Berichtszeitraums mindestens einmal den Status Eingetragen hatten. Der Export besteht aus zwei Teilen. Im Übersichtsteil werden alle zu berichtenden Verwahrungsmassen tabellarisch aufgelistet. Die tabellarische Übersicht wird im zweiten Teil durch die jeweils beigefügten Kurzversionen der aufgeführten Verwahrungsmassen konkretisiert.
Der Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV stellt eine Übersicht über die tatsächlichen Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis im gewählten Berichtszeitraum dar. Berücksichtigt werden alle Buchungen, die ein Eintragungsdatum im Berichtszeitraum haben. So wird eine Buchung, die nach Ende des gewählten Berichtszeitraums in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurde auch dann nicht in diesem Bericht berücksichtigt, wenn sie ein Wertstellungsdatum innerhalb des gewählten Berichtszeitraums hat.
Dies kann zu einer Abweichung gegenüber der Übersicht der Verwahrungsgeschäfte nach § 9 DONot führen.
2.2 Export der Änderungen eines Kalenderjahres (§ 29 Abs. 2, § 19 Abs. 3 NotAktVV)
Werden nach Erstellung eines Jahresexports Änderungen an bereits exportierten Verwahrungsmassen vorgenommen, so sind diese geänderten Eintragungen erneut in eine Datei zu exportieren. Es genügt, wenn alle Änderungen nach Abschluss eines Kalenderjahres in dem die Änderung vorgenommen wurden exportiert werden.
Das Verwahrungsverzeichnis bietet hierfür abweichend zum Urkundenverzeichnis keinen gesonderten Export der Änderungen, sondern berichtet vorgenommene Änderungen automatisch bei der Erstellung des Jahresexports mit. Diese Änderungen lassen sich den jeweils dem Export beigefügten Kurzversionen der Verwahrungsmassen entnehmen und sind im Abschnitt Vermerke aufgeführt.
3. Übersicht über Beteiligte
Gemäß § 17 Abs. 3 DONot kann es im Rahmen der Geschäftsprüfung erforderlich sein, der Aufsichtsbehörde auf deren Anforderung eine Jahresübersicht über die im Verwahrungsverzeichnis erfassten Beteiligten vorzulegen.
Das Verwahrungsverzeichnis bietet im Rahmen des Jahresabschlusses die Möglichkeit, eine Übersicht über die Beteiligten zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren. Es empfiehlt sich, diese Übersicht im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss zu generieren und aufzubewahren. Die verpflichtende Führung eines gesonderten Namensverzeichnisses, wie § 13 DONot -2021 dies vorsah, ist mit der Führung des Verwahrungsverzeichnisses entfallen.
4. Übersicht über Notaranderkonten
Angelehnt an die gemäß § 12 DONot-2021 zu führende Liste der Anderkonten kann bei Bedarf im Rahmen des Jahresabschlusses oder für eine Geschäftsprüfung eine Übersicht der Notaranderkonten exportiert werden. Eine Liste der Anderkonten ist nicht mehr verpflichtend zu führen und aufzubewahren, da sich alle darin enthaltenen Informationen ohnehin aus der Führung des Verwahrungsverzeichnisses ergeben.
Das Verwahrungsverzeichnis ermöglicht dennoch im Rahmen des Jahresabschlusses, eine Übersicht über die Notaranderkonten zu erstellen und als PDF-Datei zu exportieren. Die Übersicht bietet lediglich eine Hilfestellung.
