Verwahrungsmassen sind in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen, sobald der Notarin oder dem Notar Werte zugeflossen sind (§ 21 S. 1 NotAktVV).

Einzutragen sind (§ 22 NotAktVV):

• die Massenummer,
• die Urkundenverzeichnisnummer, sofern die Verwahrung im Zusammenhang mit einem Urkundsgeschäft steht, andernfalls ein anderes eindeutiges Zeichen, z.B. das Aktenzeichen der Nebenakte,
• die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses,
• das Datum der Annahme der Verwahrungsanweisung,
• die Einnahmen und Ausgaben (Buchungen),
• der Abschluss eines Verwahrungsgeschäfts.

Das Verwahrungsverzeichnis unterstützt Sie dabei, alle eintragungsrelevanten Angaben zu einer Verwahrungsmasse zu erfassen. Zum einen sind in den Erfassungsmasken alle zwingend erforderlichen Daten mit einem * markiert. Zum anderen führt Sie die Anwendung durch die Anordnung der Karteikarten durch den Anlageprozess hindurch. Wir empfehlen daher, die Daten in der Reihenfolge der angeordneten Karteikarten zu erfassen.

Beim Eintragen einer Verwahrungsmasse werden die Daten rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis geschrieben (§§ 22 ff. NotAktVV).

Beim Anlegen einer Verwahrungsmasse ist zwischen zwei wesentlichen Aktionen zu unterscheiden: Speichern und Eintragen.

Nach der Eintragung können Änderungen an einer Verwahrungsmasse weiterhin vorgenommen werden. Änderungen an den eingetragenen Daten sind erneut einzutragen und werden systemseitig in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 30 NotAktVV).

Im Verwahrungsverzeichnis werden Änderungen an einer bereits eingetragenen Verwahrungsmasse sofort rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen (Unterschied zum Urkundenverzeichnis!).

Nähere Informationen zur Änderung einer eingetragenen Verwahrungsmasse finden Sie in den Kapiteln Verwahrungsmasse bearbeiten sowie Korrekturvermerk bestätigen oder zurückweisen. Das reine Hinzufügen neuer Buchungen erfordert keine Bestätigung durch die Notarin oder den Notar.

Die Eintragung einer Verwahrungsmasse kann von der Notarin oder dem Notar sowie Mitarbeitenden des Notarbüros mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden.

Nach Anlage einer Verwahrungsmasse kann diese erstmalig in das Verzeichnis eingetragen werden, wenn alle mit * gekennzeichneten Pflichtfelder befüllt und mindestens ein Beteiligter, eine Verwahrung und eine Buchung hinzugefügt worden sind.

Eine eingetragene Verwahrungsmasse kann vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (§ 50 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV) nicht gelöscht werden.

Die Eintragung ist direkt aus dem Bearbeitungsmodus oder aus dem Gesamtüberblick möglich und für Verwahrungsmassen im Status In Vorbereitung auch aus der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses.

Bearbeiten Sie eine bereits eingetragene Verwahrungsmasse.

Prüfen Sie ggf. noch einmal die erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Tragen Sie die Änderung über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Verwahrungsverzeichnis ein.

Ein Dialog zum Erfassen des Änderungsgrundes öffnet sich. Fahren Sie fort, wie im Kapitel Verwahrungsmasse bearbeiten beschrieben.