15.12.2021
Inhalte
Verwahrungsverzeichnis (VVZ)

Verwahrungsmasse eintragen

Verwahrungsmassen sind in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen, sobald der Notarin oder dem Notar Werte zugeflossen sind (§ 21 S. 1 NotAktVV).

Einzutragen sind (§ 22 NotAktVV):

  • die Massenummer,
  • die Urkundenverzeichnisnummer, sofern die Verwahrung im Zusammenhang mit einem Urkundsgeschäft steht, andernfalls ein anderes eindeutiges Zeichen, z.B. das Aktenzeichen der Nebenakte,
  • die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses,
  • das Datum der Annahme der Verwahrungsanweisung,
  • die Einnahmen und Ausgaben (Buchungen),
  • der Abschluss eines Verwahrungsgeschäfts.

Das Verwahrungsverzeichnis unterstützt Sie dabei, alle eintragungsrelevanten Angaben zu einer Verwahrungsmasse zu erfassen. Zum einen sind in den Erfassungsmasken alle zwingend erforderlichen Daten mit einem * markiert. Zum anderen führt Sie die Anwendung durch die Anordnung der Karteikarten durch den Anlageprozess hindurch. Wir empfehlen daher, die Daten in der Reihenfolge der angeordneten Karteikarten zu erfassen.

Beim Eintragen einer Verwahrungsmasse werden die Daten rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis geschrieben (§§ 22 ff. NotAktVV).

Speichern oder Eintragen?

Beim Anlegen einer Verwahrungsmasse ist zwischen zwei wesentlichen Aktionen zu unterscheiden: Speichern und Eintragen.

Eine neue Verwahrungsmasse eintragen bedeutet, ihre Daten rechtsverbindlich zum Inhalt des Verwahrungsverzeichnisses zu machen (Status der Verwahrungsmasse -> Eingetragen).

Davon zu unterscheiden ist die bloße Speicherung der Daten. Was gespeichert ist, ist noch nicht rechtsverbindlich in das Verzeichnis eingetragen, sondern dient lediglich der Vorbereitung einer Eintragung (Status der Verwahrungsmasse -> In Vorbereitung).

Nach der Eintragung können Änderungen an einer Verwahrungsmasse weiterhin vorgenommen werden. Änderungen an den eingetragenen Daten sind erneut einzutragen und werden systemseitig in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 30 NotAktVV).

Im Verwahrungsverzeichnis werden Änderungen an einer bereits eingetragenen Verwahrungsmasse sofort rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen (Unterschied zum Urkundenverzeichnis!).

Nähere Informationen zur Änderung einer eingetragenen Verwahrungsmasse finden Sie in den Kapiteln Verwahrungsmasse bearbeiten sowie Korrekturvermerk bestätigen oder zurückweisen. Das reine Hinzufügen neuer Buchungen erfordert keine Bestätigung durch die Notarin oder den Notar.

Die Eintragung einer Verwahrungsmasse kann von der Notarin oder dem Notar sowie Mitarbeitenden des Notarbüros mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden.

Nach Anlage einer Verwahrungsmasse kann diese erstmalig in das Verzeichnis eingetragen werden, wenn alle mit * gekennzeichneten Pflichtfelder befüllt und mindestens ein Beteiligter, eine Verwahrung und eine Buchung hinzugefügt worden sind.

Eine eingetragene Verwahrungsmasse kann vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (§ 50 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV) nicht gelöscht werden.

Die Eintragung ist direkt aus dem Bearbeitungsmodus oder aus dem Gesamtüberblick möglich und für Verwahrungsmassen im Status In Vorbereitung auch aus der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses.

Ersteintragung nach Neuanlage einer Verwahrungsmasse (Status In Vorbereitung) aus dem Bearbeitungsmodus

Legen Sie eine neue Verwahrungsmasse an.

Prüfen Sie ggf. noch einmal die erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Tragen Sie die Verwahrungsmasse über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Verwahrungsverzeichnis ein.

Der Status der Verwahrungsmasse aktualisiert sich auf Eingetragen.

Die nächste freie Massenummer wird vergeben.

Die Buchungen erhalten laufende Nummern.

Das Eintragungsdatum der Buchungen wird erfasst.

Der eingetragene Saldo aktualisiert sich.

Bei fehlenden Pflichtangaben schlägt die Eintragung der Verwahrungsmasse fehl. Fehlende Pflichtangaben werden mit einem Ausrufezeichen an der betreffenden Karteikarte sowie dem betreffenden Datenfeld gekennzeichnet.
Ergänzen Sie in diesem Fall die fehlende Angabe und wiederholen Sie die Eintragung.

Wird das angegebene Aktenzeichen oder die hinzugefügte UVZ-Nr. bereits in einer anderen Verwahrungsmasse verwendet, weist die Anwendung bei der Ersteintragung darauf hin. Überprüfen Sie die Richtigkeit. Über die Schaltfläche Abbrechen können Sie den Eintragungsvorgang abbrechen. Mit OK können Sie mit der Eintragung fortfahren.

Wiederholtes Eintragen nach Hinzufügen einer Buchung

Fügen Sie zu einer eingetragenen Verwahrungsmasse eine oder mehrere Buchung/en hinzu.

Prüfen Sie ggf. die erfassten Buchungsdaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Tragen Sie die Verwahrungsmasse über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Verwahrungsverzeichnis ein.

Die Buchung wird rechtsverbindlich in das Verzeichnis eingetragen, ohne dass ein zu bestätigender Korrekturvermerk erstellt wird.

Die Buchung erhält eine laufende Nummer.

Das Eintragungsdatum der Buchungen wird gesetzt.

Der Saldo der Verwahrungsmasse aktualisiert sich.

Wiederholtes Eintragen nach Bearbeitung einer bereits eingetragenen Verwahrungsmasse

Bearbeiten Sie eine bereits eingetragene Verwahrungsmasse.

Prüfen Sie ggf. noch einmal die erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

Tragen Sie die Änderung über die Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in das Verwahrungsverzeichnis ein.

Ein Dialog zum Erfassen des Änderungsgrundes öffnet sich. Fahren Sie fort, wie im Kapitel Verwahrungsmasse bearbeiten beschrieben.

Ersteintragung nach Neuanlage einer Verwahrungsmasse aus der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses (nur im Status In Vorbereitung)

Wählen Sie die gewünschte Verwahrungsmasse im Status In Vorbereitung über die Checkbox aus. Sie können auch mehrere Verwahrungsmassen (maximal 25) auswählen und in das Vewahrungsverzeichnis eintragen.

Betätigen Sie die Aktion Eintragen in der Aktionsleiste.

Der Status der Verwahrungsmasse/n aktualisiert sich auf Eingetragen.

Die Massenummern werden fortlaufend vergeben.