In der Regel erfolgt eine Übergabe des Urkundenverzeichnisses samt archivierter Dokumente sowie des Verwahrungsverzeichnisses wie im Artikel Amtsübergabe (Übergabe zur Verwahrung) beschrieben. Im Rahmen dieser Übergabe wird dem Amtsnachfolger auch die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv des Amtsvorgängers eingeräumt (§ 58 Abs. 1 NotAktVV).

Es kann jedoch vorkommen, dass eine Übergabe und damit eine Überleitung der Zugangsberechtigung durch den Amtsvorgänger nicht (mehr) vorgenommen werden kann. Für diese Fälle sieht § 58 Abs. 5 NotAktVV vor, dass stattdessen die zuständige Notarkammer die technische Zugangsberechtigung einräumen kann.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Notarkammern finden daher in der Onlinehilfe des Urkundenverzeichnisses den Artikel Übergabe unter Einräumung und Überleitung der Zugangsberechtigung durch die Notarkammer (§ 58 Abs. 5 NotAktVV). Dieser soll wichtige Hinweise für die diese Art der Amtsübergaben geben und kann auch für die Übergabe des Verwahrungsverzeichnisses herangezogen werden.