Der Beteiligtenbegriff im Sinne des Verwahrungsverzeichnisses ist nach Ansicht der Geschäftsstelle der Bundesnotarkammer materiell zu verstehen. In Vertretungsfällen ist nur die/der Vertretene zu erfassen. Eine im eigenen Namen handelnde Partei kraft Amtes ist dagegen selbst Beteiligte.

§ 24 NotAktVV, die Vorschrift zu den Beteiligten des Verwahrungsverzeichnisses, definiert den Beteiligten selbst nicht und verweist nur auf § 12 Abs. 2 und 3 NotAktVV, also auf die Vorschriften über die zu einem Beteiligten aufzunehmenden Angaben. Auf § 12 Abs. 1 NotAktVV, der den formell Beteiligten, also den Vertreter, als Beteiligten i.S.d. Urkundenverzeichnisses definiert, wird gerade nicht verwiesen. In der DONot a.F. wurde im Zusammenhang mit Verwahrungen noch nicht von Beteiligten, sondern von „Auftraggeber“ und „Empfänger“ gesprochen. Insbesondere der Begriff „Empfänger“ dürfte den Vertretenen kennzeichnen und nicht den Vertreter. In der Kommentierung heißt es hierzu, die Begriffe seien etwas „schief“ an der zivilrechtlichen Geschäftsbesorgung orientiert (Hertel in: Frenz/Miermeister, 5. Aufl. 2020, § 11 DONot Rn. 11). Auch diese Orientierung an den (materiellen) Vertragspartnern eines Geschäftsbesorgungsvertrags dürfte für ein materielles Verständnis des Beteiligtenbegriffs sprechen.

Nach § 25 Abs. 3 Satz 2 NotAktVV soll eine an einer Einnahme oder einer Ausgabe unmittelbar beteiligte dritte Person bei einer Buchung mit erfasst werden. Die Regelung ist als Soll-Vorschrift formuliert, da der Notar im bargeldlosen Zahlungsverkehr allein anhand von Kontoauszügen und Umsatzübersichten einen Geburtsnamen, das Geburtsdatum und den Wohnort eines von den Beteiligten abweichenden Auftraggebers oder Empfängers unmöglich erkennen kann (Weingärtner, § 25 NotAktVV Rn. 6). Daraus lässt sich schlussfolgern, dass ein Betreuer oder ein sonstiger Vertreter, der selbst nicht Beteiligter des Verwahrungsverhältnisses ist, immer dann bei einer Buchung aufzunehmen ist, wenn aus den genannten Belegen ersichtlich ist, dass er nicht nur im Rahmen des Vertragsschlusses, sondern auch bei der Ein- oder Auszahlung beteiligt war, z.B. weil das Geld von oder an ein auf ihn lautendes Konto überwiesen wird.

Nach welchen Vorschriften müssen Verwahrungsmassen dokumentiert werden, für die die Beurkundung des zugehörigen Urkundsgeschäfts bzw. die Annahme des Verwahrungsantrags noch vor dem 1. Januar 2022 erfolgte, der erste Zahlungseingang auf dem Notaranderkonto allerdings danach?

Für die Abgrenzung, ob für Verwahrungsmassen noch die Bücher und Verzeichnisses nach den alten Vorschriften geführt werden müssen (§ 10 DONot a.F.) oder das Verwahrungsverzeichnis nach § 59a BeurkG, kommt es gemäß § 76 Abs. 3 Satz 1 BeurkG darauf an, ob die Masse bereits vor oder erst ab dem 1. Januar 2022 „entgegengenommen“ wurde. Die Entgegennahme i.S.v. § 76 Abs. 3 BeurkG liegt dabei im Zeitpunkt des ersten Zuflusses von Werten bei der Notarin bzw. dem Notar und nicht bereits im Zeitpunkt des Urkundsgeschäfts oder der Annahme des Verwahrungsantrags. Durch diese Auslegung wird die „Entgegennahme“ mit dem Ereignis gleichgesetzt, mit dessen Eintritt die Notarin bzw. der Notar verpflichtet ist, die Verwahrungsmasse in das Verwahrungs- und Massenbuch bzw. in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen. Denn der Sinn und Zweck von § 76 Abs. 3 Satz 1 BeurkG liegt darin, bei der Führung der Bücher und Verzeichnisse eine Kontinuität zu wahren. Wenn die Verwahrungsmasse einmal im Verwahrungs- und Massenbuch einzutragen war, soll die Dokumentation auch in diesen Büchern fortgeführt werden. § 10 Abs. 1 DONot a.F. nannte den Zeitpunkt der Entstehung der Eintragungspflicht noch nicht ausdrücklich, dieser wird aber nunmehr durch § 21 Satz 1 a.E. NotAktVV klargestellt (BR-Drs. 420/20 (neu), S. 46). Der maßgebliche Zeitpunkt des Zuflusses von Werten ist dabei nicht objektiv, sondern subjektiv danach zu beurteilen, wann die Notarin bzw. der Notar von dem Wertzufluss Kenntnis erlangt hat. § 10 Abs. 3 DONot a.F. stellte im Hinblick auf den bargeldlosen Zahlungsverkehr noch auf den Tag des Eingangs des entsprechenden Kontoauszugs ab. § 25 Abs. 2 Satz 1 NotAktVV verallgemeinert diesen Gedanken und ordnet die „unverzügliche“ Eintragung an, also eine solche ohne schuldhaftes Zögern, was voraussetzt, dass die Notarin oder der Notar Kenntnis von der Einnahme erlangt hat, beispielsweise durch den Zugang des Kontoauszugs oder eine äquivalente elektronische Mitteilung (BR-Drs. 420/20 (neu), S. 47). Erlangt die Notarin bzw. der Notar also erst nach dem Ablauf des 31.12.2021 von dem ersten Geldeingang auf dem Notaranderkonto Kenntnis, so ist die Verwahrungsmasse im Verwahrungsverzeichnis zu führen und nicht mehr im Verwahrungs- und Massenbuch.

Für Verwahrungsmassen, die vor dem 1.1.2022 entgegengenommen wurden, sind Verwahrungs- und Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch und Anderkontenliste nach den vor dem 1.1.2022 geltenden Bestimmungen fortzuführen (§ 76 Abs. 3 BeurkG-2022).

Mit Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften ist § 76 Abs. 3 BeurkG-2022 dahingehend ergänzt worden, dass vor dem 1.1.2022 entgegengenommene Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis übernommen und die Führung der Bücher und Verzeichnisse nach den heutigen Bestimmungen abgeschlossen werden kann (Artikel 11, Ziffer 3 Gesetz zur Modernisierung des Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften). Eine Überführung bestehender Verwahrungsmassen ist danach jeweils zum Schluss eines Kalenderjahres möglich. Da § 76 BeurkG-2022 am 1.1.2022 in Kraft getreten ist, ist eine Übernahme bestehender Verwahrungsmassen frühestens zum 31.12.2022/1.1.2023 möglich.

Für über das Jahr 2021 hinaus laufende Verwahrungsmassen ist somit die Führung der Bücher und Verzeichnisse nach den bis zum 31.12.2021 geltenden Bestimmungen mindestens für das Kalenderjahr 2022 erforderlich.

Der Jahresabschluss für vor dem 1.1.2022 entgegengenommene Verwahrungsmassen wird nach den bis zum 31.12.2021 geltenden Bestimmungen durchgeführt. Die parallele Führung erfordert somit zwei getrennte Jahresabschlüsse.

Macht die Notarin oder der Notar von der Möglichkeit Gebrauch (§ 76 Abs. 3 BeurkG-2022, frühestens ab 1.1.2023), bestehende Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis zu überführen, müssen alle betroffenen Massen überführt werden und ihre weitere Führung erfolgt ab diesem Zeitpunkt ausschließlich im Verwahrungsverzeichnis und damit nach den ab 1.1.2022 geltenden Vorschriften. In der Folge sind Verwahrungs- und Massenbuch nicht mehr aktiv zu führen. Es gibt dann nur noch einen Jahresabschluss.

Die gemäß § 17 DONot a.F. erforderliche Bescheinigung des Herstellers wird für die Software, mit deren Hilfe die vor dem 1.1.2022 angenommenen Verwahrungsmassen (fort-)geführt werden, mit endgültigem Abschluss des Verwahrungs- und Massenbuches hinfällig. Soweit aber nach § 76 BeurkG-2022 Verwahrungs- und Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch und Anderkontenliste, weitergeführt werden und dies durch Notarsoftware unterstützt wird, wird die Herstellerbescheinigung weiterhin erforderlich sein. Dies ergibt sich durch den Verweis in § 76 Abs. 3 BeurkG-2022 auf die zum 31.12.2021 geltenden Bestimmungen, zu denen auch § 17 DONot a.F. zählt.

Für Verwahrungsmassen, die ab dem 1.1.2022 im Verwahrungsverzeichnis geführt werden, wird eine Herstellerbescheinigung nicht mehr notwendig sein. Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis stellen systemseitig sicher, dass keine nachträglichen Änderungen ohne einen bestätigungspflichtigen Vermerk erfolgen können (§ 20 Abs.1 sowie § 30 Abs. 1 NotAktVV).

Eine neue Regelung zu Software-Herstellerbescheinungen enthält zudem § 11 DONot-2022.

Das einzurichtende Exportverzeichnis ist nicht im XNP-Datenordner anzulegen. Der XNP-Datenordner dient der Ablage von gemeinsamen Dokumenten, Vorgängen und beN-Nachrichten sowie dem beN-Postfachschlüssel und wird gleichsam von allen Nutzern im Notarbüro verwendet. Er soll nach Einrichtung nur in Ausnahmefällen geändert werden. Beim Export von Verwahrungsmassen aus der Notarsoftware ist unbedingt darauf zu achten, dass keine exportierte Datei unterhalb des zentralen XNP-Datenordners abgelegt wird, da die Verwaltung dieses Ordners und der darin befindlichen Unterverzeichnisse und Dateien in der Hoheit von XNP liegt. Insbesondere darf weder der XNP-Datenordner selbst, noch in diesem Ordner abgelegte Verzeichnisse und Dateien geleert bzw. gelöscht werden. Die Einhaltung dieser Regel ist unerlässlich, um eine fehlerfreie Funktionalität von XNP zu gewährleisten und um die von unterschiedlichen Modulen hier abgelegten Dateien vor einer unbeabsichtigten Löschung zu schützen. Weitere Hinweise zum Datenimport finden Sie im Artikel Verwahrungsmasse importieren (Datenimport aus Notarsoftware).

Eine doppelte Eingabe der Buchungen ist nicht notwendig.

Der Prozess ist wie folgt:

1. Anlage der Verwahrungsmasse in der Notarsoftware
2. Import der vorbereiteten Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis
3. Fortführung der Verwahrungsmasse im Verwahrungsverzeichnis
4. Export der aktuellen Daten der Verwahrungsmasse in die Notarsoftware.

Es ist keine Updatemöglichkeit für bereits importierte Verwahrungsmassen vorgesehen. Nach erstmaligem Import werden die Verwahrungsmassen im Verwahrungsverzeichnis fortgeführt. Über die für das Verwahrungsverzeichnis zur Verfügung gestellte Exportfunktion können die Daten jeweils mit ihrem aktuellen Stand immer wieder als JSON-Datei exportiert und in die Notarsoftware importiert werden, sofern der Notarsoftwarehersteller diese Importfunktionalität vorsieht. Damit ist ein Update der Verwahrungsmassen in der Notarsoftware möglich.