Auf der Karteikarte Buchungen sind die zu einem Verwahrungsgeschäft im Verwahrungsverzeichnis einzutragenden Einnahmen und Ausgaben (§§ 22 Nr. 5, 25 NotAktVV) zu erfassen. Jede Einnahme oder Ausgabe ist unverzüglich in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen (§ 25 Abs. 2 NotAktVV).

Zur Buchung ist anzugeben, ob es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt.

Zu jeder Einnahme oder Ausgabe sind einzutragen (§ 25 Abs. 2 und 3 NotAktVV):

• die auftraggebende bzw. empfangende Person (Beteiligte des Verwahrungsverhältnisses) und
• ggf. unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte Dritte,
• die Buchungsnummer,
• das Eintragungsdatum,
• das Wertstellungsdatum bzw. Einnahme-/Ausgabedatum,
• der Buchungsbetrag.

Weiterhin können erfasst werden

• ein Verwendungszweck bzw. eine Beschreibung,
• eine Bemerkung zur Buchung.

In der Regel wird die Verwahrungsmasse nur eine Verwahrung enthalten. Diese wird in der Zeile Verwahrung wiedergegeben. Sollten die Verwahrungsmasse ausnahmsweise einmal mehr als nur eine Verwahrung enthalten, so ist zunächst auszuwählen, zu welcher Verwahrung die Buchung vorgenommen werden soll.

Im nächsten Schritt ist festzulegen, ob es sich um eine Einnahme, Ausgabe oder Umbuchung handelt.

Als Hinterleger/in bzw. Empfänger/in sind die

auftraggebenden/empfangenden Personen sowie unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte Dritte

zu erfassen (§ 25 Abs. 3 NotAktVV).

Bei den auftraggebenden/empfangenden Personen handelt es sich um die Beteiligten des Verwahrungsgeschäfts, die auch bereits als Beteiligte auf der Karteikarte Beteiligte erfasst wurden.

Unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte Dritte sind Personen, die die Einzahlung für die auftraggebende Person vornehmen bzw. die Auszahlung für die empfangende Person entgegennehmen. Dies können beispielsweise ein kaufpreisfinanzierendes Kreditinstitut oder eine abzulösende Gläubigerin sein.

Sind an einem Verwahrungsgeschäft neben den auftraggebende/empfangenden Personen (Beteiligte) auch dritte Personen unmittelbar beteiligt, so sind beide zur jeweiligen Buchung als Hinterleger/in / Empfänger/in zu erfassen.

Unmittelbar an einem Verwahrungsgeschäft beteiligte, dritte Personen sind jedoch nicht als Beteiligte (Karteikarte Beteiligte) zur Verwahrungsmasse, sondern ausschließlich zur betreffenden Buchung einzutragen.

Dritte Personen sollen ebenfalls mit den Angaben für Beteiligte nach § 12 Abs. 2 NotAktVV zur Buchung erfasst werden (§ 25 Abs. 3 S. 3 NotAktVV).

Annika Müller und Peter Müller aus Potsdam erwerben ein Grundstück und finanzieren den Kaufpreis über die XYZ Bank in Berlin. Die XYZ Bank nimmt für die Erwerber die Einzahlung des Kaufpreises auf das Notaranderkonto vor.

Als Hinterleger sind zur Buchung zum einen Annika Müller sowie Peter Müller aus Potsdam (auftraggebende Personen = Beteiligte des Verwahrungsgeschäfts) in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen. Ferner ist zu dieser Buchung die XYZ Bank in Berlin (unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte, dritte Person) als Hinterlegerin zu erfassen.

Paul Johannsen in Hamburg verkauft sein Wohneigentum. Der Kaufpreis beträgt 100.000,00 EUR. Im Rahmen der Abwicklung des Verwahrungsgeschäfts soll auch die zum Wohneigentum im Grundbuch zugunsten der Julia Petersen in Köln eingetragene Grundschuld (valutiert mit 70.000,00 EUR) abgelöst und gelöscht werden. Der Ablösebetrag i.H.v. 70.000,00 EUR wird vom Notaranderkonto direkt an Julia Petersen, der Restkaufpreis i.H.v. 30.000,00 EUR an Paul Johannsen gezahlt.

Es sind zwei Buchungen zu erfassen. Zur Buchung in Höhe von 70.000,00 EUR sind Paul Johannsen in Hamburg (auftraggebende/empfangende Personen = Beteiligte des Verwahrungsgeschäfts) und Julia Petersen in Köln (unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte, dritte Person) als Empfänger zu erfassen. Zur Buchung über 30.000,00 EUR ist nur Paul Johannsen in Hamburg (auftraggebende/empfangende Person) einzutragen.

Mit Eintragung einer Buchung, erhält diese eine systemseitig vergebene Buchungsnummer. Die Buchungsnummern werden ausschließlich je Verwahrungsmasse fortlaufend vergeben (§ 23 Abs. 2 NotAktVV). Eine übergreifende Buchungsnummer ist im Verwahrungsverzeichnis nicht vorgesehen (anders als im Verwahrungsbuch). Die Buchungsnummer setzt sich zusammen aus der Massenummer und der in der Verwahrungsmasse vergebenen fortlaufenden Nummer. Für die erste Buchung in der Verwahrungsmasse 2022/1 lautet die Buchungsnummer 2022/1-1. Buchungsnummern können nicht bearbeitet werden.

Nach Eintragung der Buchung ist die Buchungsnummer auf dem jeweiligen Beleg der Einnahme oder Ausgabe zu vermerken (§ 41 Abs. 4 NotAktVV).

Ein Verwahrungsgeschäft ist in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen, sobald der Notarin oder dem Notar Werte zugeflossen sind (§ 21 S. 1 NotAktVV). Einnahmen und Ausgaben sind zudem unverzüglich einzutragen (§ 25 Abs. 2 S. 1 NotAktVV).

Das Eintragungsdatum (Datum, an dem die Eintragung der Buchung erfolgt ist) wird mit Eintragung in das Verzeichnis systemseitig zur Buchung ergänzt und kann nicht geändert werden.

Das Datum des Eingangs des jeweiligen Kontoauszuges im Notarbüro ist für die Eintragung der Buchung in das Verwahrungsverzeichnis nicht relevant.

Neben dem systemseitig vergebenen Eintragungsdatum sind zu den Buchungen der Tag der Wertstellung (Geldverwahrungen) bzw. der Tag der Einnahme bzw. Ausgabe (Sach- und Zahlungsmittelverwahrungen) zu erfassen.

Für Verwahrungen von Geld auf Notaranderkonten ist die Eintragung unter dem aus dem Kontoauszug ersichtlichen Wertstellungsdatum nun bundeseinheitlich geregelt (§ 25 Abs. 2 S. 4 NotAktVV).

Das Datum des Eingangs des jeweiligen Kontoauszuges im Notarbüro ist für die Eintragung der Buchung in das Verwahrungsverzeichnis nicht relevant.

Der Buchungsbetrag ist der jeweilige Betrag der Ein- bzw. Auszahlung (Geldverwahrungen) sowie der Nenn- oder Schätzwert (Sach- und Zahlungsmittelverwahrungen).

Für Ein- oder Auszahlungen (Geldverwahrungen) kann der aus dem Kontoauszug ersichtliche Verwendungszweck zur Buchung erfasst werden. Dementsprechend kann auch mit entgegengenommenen oder ausgegebenen Schecks (Zahlungsmittelverwahrungen) verfahren werden. Für die Verwahrung von Wertpapieren oder Kostenbarkeiten (Sachverwahrungen) kann analog eine Beschreibung zur Buchung angegeben werden.

Sofern weitere Angaben zu einer Buchung rechtsverbindlich im Verwahrungsverzeichnis erfasst werden sollen, so können diese als Bemerkung aufgenommen werden. Dabei kann es sich beispielsweise auch im Falle einer „verspäteten“ Eintragung der Buchung um den Grund der Verspätung handeln.

Die Daten einer Buchung (ausgenommen Buchungsnummer und Eintragungsdatum) können jederzeit bearbeitet werden. Wie bei jeder Bearbeitung ist auch hinsichtlich der Bearbeitung von Buchungen zu unterscheiden, ob diese bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen ist.

Befindet sich die Verwahrungsmasse noch im Status In Vorbereitung oder ist die betroffene Buchung noch nicht in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen, kann ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden.

Erfolgt die Bearbeitung der Buchung für eine bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragene Buchung, wird diese in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 30 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in der Kapiteln Verwahrungsmasse bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen oder zurückweisen ausführlich ein. Bereits eingetragene Buchungen können nur über die Schaltflächen Buchung korrigieren oder Buchung stornieren bearbeitet werden.

Im Gesamtüberblick sowie in den Exporten (Kurzversion und Datenblatt) einer Verwahrungsmasse werden Buchungen in dem dafür vorgesehenen Abschnitt angezeigt.

Buchungen können auch übergreifend in der Buchungsübersicht eingesehen werden.