Beteiligte

Die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses sind in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen (§ 22 Nr. 3 NotAktVV). Die einzutragenden Angaben ergeben sich aus §§ 24, 12 Abs. 2 und 3 NotAktVV und sind auf der Karteikarte Beteiligte zu erfassen.

Pflichtangaben zu Beteiligten

Handelt es sich bei der/dem Beteiligten um eine natürliche Person (Personentyp natürliche Person), so ist für diese gemäß § 12 Abs. 2 NotAktVV immer zu erfassen:

  • Vorname/n,
  • Familienname,
  • Geburtsname, wenn dieser vom Familiennamen abweicht,
  • Geburtsdatum und
  • Wohnort bzw. Dienst- oder Geschäftsort.

Ist die/der Beteiligte keine natürliche Person (Personentyp Organisation), sind stattdessen immer anzugeben:

  • Name (Bezeichnung),
  • Sitz.

Die nach der NotAktVV zwingend aufzunehmenden Beteiligtendaten sind auf der Karteikarte Beteiligte mit einem * gekennzeichnet.

Sonstige Angaben zu Beteiligten

Weitere Daten können zu den Beteiligten erfasst werden, sofern sie zur Unterscheidung erforderlich sind. Hierzu zählen

  • Titel, Namensvorsatz oder -zusatz,
  • Anschrift,
  • steuerliches Merkmal,
  • Bankverbindung.

Erfassen der Beteiligten

Beteiligte können im Verwahrungsverzeichnis neu erfasst oder, sofern sie bereits in einer anderen Verwahrungsmasse verwendet werden, nachgenutzt werden.

Mit Betätigen der Schaltfläche Beteiligte hinzufügen öffnet sich eine leere Eingabemaske.

Personentypen

Das Verwahrungsverzeichnis unterscheidet zwei Personentypen:

  • natürliche Person,
  • Organisation.

Je nach Auswahl des Personentyps passt sich die Eingabemaske mit den für diesen Personentyp relevanten Daten auf der Karteikarte Beteiligte an.

Name/Bezeichnung

Das Feld Name (bei natürlichen Personen) bzw. Bezeichnung (bei Organisationen) ist ein Suchfeld. Die Suche startet ab der Eingabe von drei Zeichen und erfolgt jeweils getrennt für die zwei Personentypen. Möchten Sie bspw. nach einer Organisation suchen, so müssen Sie zunächst den Personentyp Organisation auswählen.

Bereits im Verwahrungsverzeichnis erfasste Beteiligte können Sie durch Eingabe des Familien-, Vor- oder Geburtsnamens sowie des Geburtsdatums bzw. der Bezeichnung und des Registerzeichens suchen.

Sind im Verwahrungsverzeichnis bereits Personen mit entsprechenden Angaben erfasst, werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Ähnliche Einträge werden nach Aktualität absteigend sowie alphabetisch nach Namen bzw. Bezeichnung sortiert dargestellt.

Wählen Sie eine bereits erfasste Person aus oder fahren Sie mit der Erfassung einer neuen Person fort.

Erfassen Sie alle relevanten Daten zur Person.

Nach Erfassung oder Auswahl eines/einer Beteiligten aktualisiert sich die Überschriftenzeile der/des Beteiligten und zeigt Namen und Vornamen bzw. Bezeichnung an.

Steuermerkmal

Für natürliche Personen stehen Wirtschaft-Identifikationsnummer oder Identifikationsnummer zur Auswahl. Für Organisationen können Sie zwischen Wirtschafts-Identifikationsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wählen. Die Nummer selbst erfassen Sie im dafür vorgesehenen Feld hinter der Auswahlliste für den Steuertyp.

Bankverbindung

In den Feldern IBAN, BIC und Kreditinstitut können Sie bei Bedarf die Bankverbindung des jeweiligen Beteiligten erfassen. Beachten Sie, dass aktuell keine Validierung der Angaben, bspw. auf Gültigkeit der IBAN, stattfindet.

Rollenvergabe

Ein/e Beteiligte/r kann mit der Rolle Hinterleger/in oder Empfänger/in versehen werden. Möchten Sie keine Rollenzuordnung vornehmen, so bleibt es bei der Vorauswahl keine.

Die Rollenvergabe bewirkt aktuell Folgendes:

Beim Erfassen einer Buchung auf der Karteikarte Buchungen werden bei Auswahl des Buchungstyps Einzahlung Beteiligte mit der Rolle Hinterleger/in und bei Auswahl des Buchungstyps Auszahlung Beteiligte mit der Rolle Empfänger/in in der Auswahlliste entsprechend zuerst vorgeschlagen.

Bearbeiten eines Beteiligten

Die Beteiligtendaten können jederzeit bearbeitet werden. Wie bei jeder Bearbeitung einer Verwahrungsmasse ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Beteiligtendaten zu unterscheiden, ob die Verwahrungsmasse bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen ist.

Befindet sich die Verwahrungsmasse noch im Status In Vorbereitung kann ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung eines/einer Beteiligten in einer bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse, wird diese in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 30 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in den Kapiteln Verwahrungsmasse bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich ein.

Löschen eines Beteiligten

Beteiligte können jederzeit aus einer Verwahrungsmasse gelöscht werden. Die Löschung stellt eine Bearbeitung der Verwahrungsmasse dar. Auf die Ausführungen zur Bearbeitung wird auf den vorhergehenden Abschnitt verwiesen.

Um eine/n Beteiligten zu löschen, klappen Sie den Beteiligteneintrag durch Klick auf den Pfeil in der Überschriftenzeile auf.

Am rechten Rand der Überschriftenzeile erscheint ein Papierkorbsymbol über das Sie die Löschung herbeiführen können.

In einem Dialog fragt die Anwendung vorsorglich noch einmal, ob Sie löschen möchten. Mit Klick auf OK bestätigen Sie die gewünschte Löschung.

Verwendung der Beteiligten

Beteiligte in der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses

In der Übersicht Verwahrungsverzeichnis werden die Beteiligten als Spalte ausgegeben. Weiterhin kann in der Erweiterten Suche nach Beteiligten gesucht werden. Zudem werden sie in den Details einer Verwahrungsmasse in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.

Beteiligte im Gesamtüberblick, Kurzversion und Datenblatt einer Verwahrungsmasse

Im Gesamtüberblick sowie in der als PDF exportierbaren Kurzversionund dem Datenblatt einer Verwahrungsmasse werden im Abschnitt Beteiligte die von Ihnen erfassten Beteiligtenangaben wiedergegeben.

Beteiligte und Hinterleger/in / Empfänger/in

Die zu einer Verwahrungsmasse erfassten Beteiligten können auf der Karteikarte Buchungen als Hinterleger/in oder Empfänger/in einer Einnahme bzw. Ausgabe nachgenutzt werden.

Beteiligte im Jahresabschluss

Beteiligte können im Rahmen des Jahresabschlusses in der Übersicht der Beteiligten dargestellt werden.

Beteiligte im Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis

Eine Nachnutzung der Beteiligten eines Urkundenverzeichniseintrags auch im Verwahrungsverzeichnis ist derzeit noch nicht möglich.