Neue Verwahrungsmasse anlegen und eintragen in fünf Schritten
In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Schritte zur Neuanlage und Ersteintragung einer Verwahrungsmasse. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Themen finden Sie auch in den jeweils verlinkten Kapiteln.
Speichern oder Eintragen
Beim Anlegen einer Verwahrungsmasse ist zwischen zwei wesentlichen Aktionen zu unterscheiden: Speichern und Eintragen.
Eine neue Verwahrungsmasse eintragen bedeutet, ihre Daten rechtsverbindlich zum Inhalt des Verwahrungsverzeichnisses zu machen (Status der Verwahrungsmasse -> Eingetragen).
Davon zu unterscheiden ist die bloße Speicherung der Daten. Was gespeichert ist, ist noch nicht rechtsverbindlich in das Verzeichnis eingetragen, sondern dient lediglich der Vorbereitung einer Eintragung (Status der Verwahrungsmasse -> In Vorbereitung).
Anlage einer neuen Verwahrungsmasse
Die zu einem Verwahrungsgeschäft in das Verwahrungsverzeichnis einzutragenden Angaben ergeben sich aus der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), insbesondere den §§ 21 ff. NotAktVV.
Bitte beachten Sie, dass vor der Neuanlage einer Verwahrungsmasse mit Geldverwahrung einmalig das notaranderkontoführende Kreditinstitut im Verwahrungsverzeichnis angelegt werden muss. Nähere Informationen zur Anlage eines Kreditinstitutes finden Sie im Artikel Kreditinstitut anlegen.
Die Anlage einer neuen Verwahrungsmasse beginnen Sie über die Aktion Neu in der Aktionsleiste der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses oder eines Gesamtüberblicks.
Der Bearbeitungsmodus für die Anlage einer neuen Verwahrungsmasse öffnet sich in einem neuen Reiter im Karteikartenstil, bestehend aus den Karteikarten
Pflichtfelder sind mit einem * an den Eingabefeldern gekennzeichnet.
Zu einer Verwahrungsmasse sind zunächst Massenummer, soweit die Verwahrung im Zusammenhang mit einem im Urkundenverzeichnis erfassten Urkundsgeschäft steht, die Urkundenverzeichnisnummer und das Datum der Annahme des Verwahrungsantrags einzutragen (§ 22 Nr. 1, 2 und 4 NotAktVV).
Massenummer und Aktenzeichen
Die Massenummer wird bei Eintragung der Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis automatisch vergeben und ist nicht bearbeitbar.
Erfassen Sie Ihr Aktenzeichen.
UVZ-Nr.
Tragen Sie die UVZ-Nr. des zugrundeliegenden Urkundsgeschäfts ein. Ist die Urkunde bereits im Urkundenverzeichnis erfasst, so wird Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Wählen Sie eine UVZ-Nr. aus der Liste.
Der im Urkundenverzeichnis erfasste UVZ-Eintrag und die Verwahrungsmasse werden auf diese Weise miteinander verbunden.
Über den dargestellten Link können Sie den UVZ-Eintrag öffnen. Ebenso ist es möglich, aus dem UVZ-Eintrag heraus, die Verwahrungsmasse anzusehen.
Ist das Urkundsgeschäft noch nicht im Urkundenverzeichnis erfasst, können Sie UVZ-Nr. dennoch zur Verwahrungsmasse eintragen. Verwahrungsmasse und Urkundsgeschäft werden sodann mit späterer Erfassung des UVZ-Eintrags automatisch verbunden.
Bezeichnung
Erfassen Sie eine kurze aussagekräftige Bezeichnung des Verwahrungsgeschäfts. Für das bloße Speichern einer Verwahrungsmasse ist die Bezeichnung zwingend zu erfassen. Dies hat organisatorische Gründe und hilft Ihnen beim Auffinden der Verwahrungsmasse im Verwahrungsverzeichnis. Alle anderen Angaben sind für den Status In Vorbereitung nicht verpflichtend und werden erst mit Eintragung der Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis relevant.
Speichern Sie Ihre Eingaben ggf. über die Aktion Speichern in der Aktionsleiste. Die Verwahrungsmasse erhält den Status In Vorbereitung. In diesem Status können Sie Ihre Eingaben jederzeit über die Aktion Speichern oder Speichern & Schließen zwischenspeichern, um bspw. die Anlage der Verwahrungsmasse zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Der Titel der Verwahrungsmasse aktualisiert sich und beinhaltet nun die Bezeichnung.
Setzen Sie die Neuanlage der Verwahrungsmasse auf der Karteikarte Beteiligte fort.
Zu einer Verwahrungsmasse sind die Beteiligten des Verwahrungsverhältnisses zu erfassen (§§ 22 Nr. 3, 24 NotAktVV).
Beteiligte können neu erfasst oder, sofern sie bereits in einer anderen Verwahrungsmasse verwendet werden, nachgenutzt werden.
Wechseln Sie auf die Karteikarte Beteiligte.
Betätigen Sie die Schaltfläche Beteiligte hinzufügen.
Eine leere Eingabemaske zur Beteiligtenerfassung öffnet sich.
Personentyp
Wählen Sie den Personentyp natürliche Person oder Organisation. Die Eingabemaske passt sich dem jeweils gewählten Personentyp an.
Beteiligtensuche
Geben Sie den Namen (bei natürlichen Personen) bzw. die Bezeichnung (bei Organisationen) in das Suchfeld ein. Sind im Verwahrungsverzeichnis bereits Personen mit entsprechendem Namen oder Organisationen mit entsprechender Bezeichnung erfasst, so werden Ihnen diese in einer Auswahlliste vorgeschlagen. Bereits im Verwahrungsverzeichnis erfasste Beteiligte können Sie im Suchfeld (Name bzw. Bezeichnung) durch Eingabe des Nachnamens, Vornamens, Geburtsnamens oder Geburtsdatums bzw. Bezeichnung oder Registerzeichen suchen.
Wählen Sie eine bereits erfasste Person aus oder fahren Sie mit der Erfassung einer neuen Person fort.
Beteiligtenangaben
Erfassen Sie alle relevanten Daten zur Person. Die mindestens nach der NotAktVV einzutragenden Daten sind jeweils mit * markiert. Alle anderen Datenfelder sind nicht verpflichtend.
Sie können den Beteiligten die Rollen Hinterleger oder Empfänger zuweisen. Die einer Verwahrungsmasse hinzugefügten Beteiligten stehen Ihnen für die spätere Erfassung der Buchungen als Hinterleger oder Empfänger automatisch zur Verfügung.
Wiederholen Sie die Schritte ggf. für die Erfassung weiterer Beteiligter.
Speichern Sie Ihre Eingaben ggf. über die Aktion Speichern in der Aktionsleiste und setzen Sie die Neuanlage der Verwahrungsmasse auf der Karteikarte Verwahrungen fort.
Beteiligte, die bereits zum zugrundeliegenden Urkundsgeschäft in das Urkundenverzeichnis eingetragen wurden, stehen derzeit noch nicht zur Weiterverwendung im Verwahrungsverzeichnis zur Verfügung.
Zu einer eingetragenen Verwahrungsmasse erfasste Beteiligte werden in der Übersicht der Beteiligten aufgeführt.
In diesem Artikel beschränken wir uns auf den gängigen Fall einer Verwahrungsmasse mit Geldverwahrung auf einem Notaranderkonto (§ 28 NotAktVV). Im Artikel Verwahrungen finden Sie nähere Informationen zu den Verwahrungsarten Sachverwahrung (§ 26 NotAktVV) und Zahlungsmittelverwahrung (§ 27 NotAktVV).
Wechseln Sie auf die Karteikarte Verwahrungen.
Betätigen Sie die Schaltfläche Geldverwahrung hinzufügen.
Kreditinstitut
Wählen Sie das notaranderkontoführende Kreditinstitut aus, bei dem das Anderkonto des Verwahrungsgeschäfts geführt wird.
Beachten Sie, dass die Auswahl des Kreditinstitutes nur möglich ist, wenn es zuvor im Verwahrungsverzeichnis erfasst wurde. Nähere Informationen zur Anlage eines Kreditinstitutes finden Sie im Artikel Kreditinstitut neu anlegen. Haben Sie die Anlage der Verwahrungsmasse bereits vor Erfassung des Kreditinstitutes begonnen, so beenden Sie die Neuanlage der Verwahrungsmasse durch Betätigen der Aktion Speichern & Schließen. Legen Sie sodann zunächst das notaranderkontoführende Kreditinstitut in Ihrem Verwahrungsverzeichnis an. Die Neuanlage der Verwahrungsmasse setzen Sie anschließend aus der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses über die Aktion Bearbeiten fort.
IBAN
Erfassen Sie die IBAN.
Haben Sie diese zuvor im Kontenvorrat des Kreditinstitutes hinterlegt, so öffnen Sie die Auswahlliste im Feld IBAN und wählen Sie die betreffende IBAN aus.
Nutzen Sie den Kontenvorrat für Kreditinstitute nicht, so können Sie die IBAN direkt hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche IBAN hinzufügen betätigen und die IBAN in das Textfeld eingeben.
Währung
Die Währung EUR ist voreingestellt. Handelt es sich um ein Notaranderkonto, das nicht in EUR geführt wird (Fremdwährung), so ändern Sie die Währung durch Auswahl aus der Liste.
Speichern Sie Ihre Eingaben ggf. über die Aktion Speichern in der Aktionsleiste.
Setzen Sie die Neuanlage der Verwahrungsmasse auf der Karteikarte Buchungen fort.
In diesem Artikel beschreiben wir das Hinzufügen einer Buchung zur gängigen Verwahrung von Geld auf einem Notaranderkonto (Geldverwahrung). Das Hinzufügen von Buchungen zu einer Sachverwahrung oder einer Zahlungsmittelverwahrung unterscheidet sich jedoch nicht wesentlich.
Zu einer Verwahrungsmasse sind alle Einnahmen und Ausgaben (Buchungen) zu erfassen. Zu diesen Buchungen sind Buchungsnummer, Wertstellungsdatum, auftraggebende bzw. empfangende Person und ggf. unmittelbar am Verwahrungsgeschäft beteiligte Dritte in das Verzeichnis einzutragen (§ 25 Abs. 2 und 3 NotAktVV).
Wechseln Sie auf die Karteikarte Buchungen. Beachten Sie, dass eine Buchung nur dann hinzugefügt werden kann, wenn zuvor mindestens eine Verwahrung (Schritt 3) erfasst wurde.
Betätigen Sie die Schaltfläche Buchung hinzufügen.
Eine neue Erfassungsmaske zum Hinzufügen einer Buchung öffnet sich. Jede Buchung wird in einem neuen Bereich erfasst. Im Titel dieses Bereichs finden sich zunächst noch keine Angaben. Diese füllen sich mit Erfassen der zur Buchung erforderlichen Angaben.
Verwahrung
Ist der Verwahrungsmasse nur eine Verwahrung hinzufügt (Regelfall), wird Ihnen diese im Feld Verwahrung dirket angeboten. In dem seltenen Fall, dass der Verwahrungsmasse mehrere Verwahrungen hinzugefügt wurden, wählen Sie die Verwahrung aus, auf die Sie die Buchung vornehmen möchten.
Buchungstyp
Treffen Sie eine Auswahl zum Buchungstyp. Bei der Neuanlage einer Verwahrungsmasse wird es sich bei der ersten Buchung i.d.R. um eine Einnahme handeln. Nähere Informationen zum Buchungstyp Umbuchung/Zahlungsmitteleinlösung finden Sie im Kapitel Umbuchung hinzufügen.
Hinterleger/in / Empfänger/in
Erfassen Sie den/die Hinterleger/in bzw. Empfänger/in.
Wählen Sie als Hinterleger/in / Empfänger/in die auftraggebende Person (§ 25 Abs. 3 S. 1 NotAktVV) aus der Liste der zuvor auf der Karteikarte Beteiligte erfassten Beteiligten aus.
Sind der Buchung weitere Hinterleger/innen hinzuzufügen, so betätigen Sie die Schaltfläche Hinterleger/in / Empfänger/in hinzufügen.
Es wird ein Feld weitere/r Hinterleger/in / Empfänger/in eingeblendet.
Wiederholen Sie bei Bedarf den Schritt zum Hinzufügen eines Beteiligten der Verwahrungsmasse.
Hat ein nur unmittelbar beteiligter Dritter, also kein direkter Beteiligter des Verwahrungsverhältnisses, sondern z.B. ein kaufpreisfinanzierendes Kreditinstitut, die Einzahlung vorgenommen, ist auch dieser zur Buchung anzugeben (§ 25 Abs. 3 S. 2 NotAktVV). Betätigen Sie in diesem Fall die Schaltfläche Freie Bezeichnung. Das Auswahlfeld wandelt sich in ein Textfeld und Sie können den beteiligten Dritten frei erfassen.
Gemäß § 25 Abs. 3 S. 2 NotAktVV sollen auch die Dritten mit den § 12 NotAktVV aufgeführten Angaben erfasst werden. Die freie Erfassung ermöglicht Ihnen jedoch eine hinreichend aussagekräftige Angabe, sollten Ihnen nicht alle nach § 12 NotAktVV geforderten Daten bekannt sein.
Buchungsnummer
Die Buchungsnummer wird systemseitig beim Eintragen der Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis vergeben und kann nicht bearbeitet werden.
Die Buchungsnummern werden für jede Verwahrungsmasse gesondert und in fortlaufender Reihenfolge vergeben (§ 23 Abs. 2 NotAktVV). Eine verwahrungsmasseübergreifende Vergabe der Buchungsnummern, wie noch aus dem Verwahrungsbuch bekannt, erfolgt nicht mehr.
Eintragungsdatum
Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis sind vorzunehmen, sobald der Notarin oder dem Notar Werte zugeflossen sind (§ 21 S. 1 NotAktVV). Das Eintragungsdatum wird ebenfalls mit Eintragung der Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis vom System erfasst und kann nicht bearbeitet werden.
Wertstellungsdatum
Erfassen Sie das sich aus dem Kontoauszug ergebende Wertstellungsdatum der Buchung. Das Datum des Eingangs des Kontoauszuges ist nicht mehr relevant.
Buchungsbetrag
Tragen Sie den Betrag der Buchung ein. Der im Kopf der Verwahrungsmasse dargestellte Saldo vorbereitet aktualisiert sich.
Verwendungszweck und Bemerkung
Die erfassten Angaben finden sich im Titel der Buchung wieder. Lediglich Buchungsnummer und Eintragungsdatum sind noch nicht vergeben. Dies erfolgt mit anschließender Eintragung der Verwahrungsmasse.
Neuanlage der Verwahrungsmasse beenden
Die Neuanlage der Verwahrungsmasse können Sie wie folgt abschließen:
- Speichern Sie Ihre Eingaben über die Aktion Speichern in der Aktionsleiste. Der Bearbeitungsdialog bleibt geöffnet, die Daten der Verwahrungsmasse sind zwischengespeichert und die Verwahrungsmasse erhält den Status In Vorbereitung. Eine im Status In Vorbereitung angelegte Verwahrungsmasse kann jederzeit weiterbearbeitet werden.
- Speichern Sie Ihre Eingaben über die Aktion Speichern & Schließen in der Aktionsleiste. Der Bearbeitungsdialog schließt sich, die Daten der Verwahrungsmasse sind zwischengespeichert. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Bearbeitung der Verwahrungsmasse fortsetzen oder sie in das Verwahrungsverzeichnis eintragen. Die Verwahrungsmasse erhält den Status In Vorbereitung.
- Tragen Sie die neu angelegte Verwahrungsmasse rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis ein (Schritt 5).
- Schließlich können Sie die Neuanlage auch verwerfen. Wählen Sie die Aktion Schließen in der Aktionsleiste und bestätigen Sie dies im anschließend angezeigten Hinweis auf ungespeicherte Änderungen.
Nachdem alle für die Eintragung einer Verwahrungsmasse notwendigen Daten befüllt sind, können Sie die Neuanlage durch rechtsverbindliche Eintragung in das Verwahrungsverzeichnis abschließen. Die Eintragung in das Verwahrungsverzeichnis kann von der Notarin oder dem Notar sowie von Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden.
Prüfen Sie ggf. noch einmal die zuvor auf den Karteikarten Grunddaten, Beteiligte, Verwahrungen und Buchungen erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Überprüfen Sie ggf. auch den auf der Karteikarte Buchungen ermittelten Saldo vorbereitet. Dieser sollte dem Saldo der Verwahrungsmasse nach ihrer Eintragung entsprechen.
Tragen Sie die Verwahrungsmasse mit den Aktionen Eintragen oder Eintragen & Schließen in der Aktionsleiste rechtsverbindlich in das Verwahrungsverzeichnis ein.
Wird das angegebene Aktenzeichen oder die hinzugefügte UVZ-Nr. bereits in einer anderen Verwahrungsmasse verwendet, weist die Anwendung bei der Ersteintragung darauf hin. Überprüfen Sie die Richtigkeit. Über die Schaltfläche Abbrechen können Sie den Eintragungsvorgang abbrechen. Mit OK können Sie mit der Eintragung fortfahren.
Der Status der Verwahrungsmasse aktualisiert sich von In Vorbereitung auf Eingetragen.
Der Saldo der Verwahrungsmasse aktualisiert sich.
Die nächste freie Massenummer wird vergeben.
Die Buchung erhält eine laufende Nummer.
Das Eintragungsdatum der Buchung wird erfasst.
Buchungen sind verwahrungsmasseübergreifend auch in der Übersicht der Buchungen einsehbar.
Bei fehlenden Pflichtangaben schlägt die Eintragung der Verwahrungsmasse fehl. Fehlende Pflichtangaben werden mit einem Ausrufezeichen an der betreffenden Karteikarte sowie dem betreffenden Datenfeld gekennzeichnet.
Ergänzen Sie in diesem Fall die fehlende Angabe und wiederholen Sie die Eintragung.
