Verwahrungen

Notare sind zuständig, Geld, Wertpapiere und Kostbarkeiten zur Aufbewahrung oder Ablieferung an Dritte zu übernehmen (§ 23 BNotO). Das Verwahrungsverzeichnis unterscheidet auf der Karteikarte Verwahrungen hinsichtlich dieser Verwahrungsgegenstände zwischen drei Verwahrungsarten

Geldverwahrung hinzufügen

Unter die Geldverwahrung fällt die Verwahrung von Geld auf einem Notaranderkonto (§ 58 BeurkG). Zu Notaranderkonten sind die in § 28 NotAktVV genannten Angaben in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen.

Kontotyp

Im Verwahrungsverzeichnis ist zu wählen zwischen Giroander- und Festgeldanderkonto (§ 28 Abs. 1 Nr. 4 NotAktVV).

Kreditinstitut

Gemäß § 28 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV ist das Kreditinstitut mit Sitz und BIC zum Notaranderkonto einzutragen.

In der Auswahlliste zum Kreditinstitut stehen ausschließlich die zuvor von Ihnen erfassten Kreditinstitute zur Verfügung. Nähere Informationen zur Anlage eines notaranderkontoführenden Kreditinstituts finden Sie im Artikel Kreditinstitut anlegen.

IBAN

Die IBAN des jeweiligen Notaranderkontos ist zur Verwahrungsmasse einzutragen (§ 28 Abs. 1 Nr. 2 NotAktVV).

Seit Juli 2023 ist es möglich, die IBAN eines notanderkontoführenden Kreditinstitutes im Verwahrungsverzeichnis wiederzuverwenden. Voraussetzung ist, dass sich die Verwahrungsmasse, in dem die IBAN bereits verwendet wurde, im Status Geschlossen befindet.

Auf der Karteikarte Verwahrungen haben Sie zwei Möglichkeiten, die IBAN zu erfassen.

IBAN aus dem Kontenvorrat hinzufügen

Zu einem im Verwahrungsverzeichnis angelegten Kreditinstitut können Sie auch einen Kontenvorrat erfassen. Dies ermöglicht, vom Kreditinstitut vorab zur Verfügung gestellte und für das Notarbüro reservierte IBANs in das Verwahrungsverzeichnis zu übertragen. Die im Kontenvorrat hinterlegten IBANs können sodann beim Anlegen einer Verwahrungsmasse mit Geldverwahrung auf der Karteikarte Verwahrungen ausgewählt werden.

IBAN direkt hinzufügen

Sofern Sie ohne Kontenvorrat arbeiten, können Sie die IBAN des Notaranderkontos auch einzeln beim Erfassen der Verwahrung hinzufügen. Mit Betätigen der Schaltfläche IBAN hinzufügen, wandelt sich das Auswahlfeld in ein Textfeld und Sie können die IBAN direkt einfügen.

Die Anwendung prüft die eingegebene IBAN auf Gültigkeit. Eine weitergehende Prüfung, bspw. ob die angegebene IBAN zum zuvor erfassten Kreditinstitut gehört, erfolgt nicht.

Währung

Verwahrungs- und Massenbuch waren in EUR zu führen. In der Regel werden Sie auch Ihre Notaranderkonten in EUR führen. Allerdings kann es auch vorkommen, dass Notaranderkonten in anderen Währungen als EUR geführt werden müssen. Dies führte in der Vergangenheit dazu, dass jegliche Einnahmen und Ausgaben unter Berücksichtigung der aktuellen Umrechnungskurse zunächst in EUR umzurechnen und sodann in das Verwahrungs- und Massenbuch einzutragen waren. Kursschwankungen führten häufig zu Differenzen bei Ein- und Auszahlungen.

Im Verwahrungsverzeichnis können Sie nun Notaranderkonten in verschiedenen Währungen erfassen. Für Auswertungen, bspw. die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte oder den Export über die Eintragungen , werden die Salden der Verwahrungsmassen mit verschiedenen Währungen gesondert berechnet.

In der Regel werden Sie Ihre Notaranderkonten in EUR führen. Daher ist EUR für jede neue Verwahrung vorausgewählt. Andere Währungen stehen Ihnen in der Auswahlliste zur Verfügung.

Beachten Sie, dass die Währung einer Verwahrung in einer bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse nicht mehr geändert werden kann.

Saldo

Auf der Karteikarte Verwahrungen wird der aktuell zur Verwahrung eingetragene Saldo ausgewiesen.

Sachverwahrung hinzufügen

Unter die Sachverwahrung fallen Wertpapiere und Kostbarkeiten (§ 23 BNotO). Schecks oder Sparbücher sind als Sachverwahrung zu erfassen, soweit sie zur Aufbewahrung verwahrt werden. Werden sie zur Einlösung übergeben, so fallen Sie unter die Zahlungsmittelverwahrung und sind als solche zu erfassen.

Beschreibung

Wertpapiere sind mit den in § 26 Abs. 1 NotAktVV aufgeführten Angaben in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen. Es empfiehlt sich diese Angaben auf der Karteikarte Verwahrungen zur Beschreibung zu erfassen. Der Nennbetrag wird sodann beim Hinzufügen der Buchung auf der Karteikarte Buchungen vermerkt.

Für Kostbarkeiten ist gemäß § 26 Abs. 2 NotAktVV eine aussagekräftige Bezeichnung zu erfassen. Es empfiehlt sich auch diese zur Beschreibung auf der Karteikarte Verwahrungen einzutragen. Den Schätzwert geben Sie sodann beim Hinzufügen der Buchung auf der Karteikarte Buchungen an.

Währung

Für den Fall, dass ein Verwahrungsgegenstand in einer anderen Währung als EUR zu erfassen ist, stehen Ihnen in der Auswahlliste die gängigen Währungen zur Verfügung.

Beachten Sie, dass die Währung einer Verwahrung in einer in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse nicht mehr geändert werden kann.

Saldo

Auf der Karteikarte Verwahrungen wird der aktuell für die Verwahrung eingetragene Saldo ausgewiesen.

Zahlungsmittelverwahrung hinzufügen

Schecks und Sparbücher, die im Rahmen eines Verwahrungsgeschäfts zum Zwecke der Einlösung, also als Zahlungsmittel, übergeben werden, sind mit den in § 27 NotAktVV genannten Angaben in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen.

Zahlungsmitteltyp

Zunächst ist anzugeben, ob es sich bei dem Zahlungsmittel um einen Scheck oder ein Sparbuch handelt.

Kreditinstitut und Nummer

Zum Scheck oder Sparbuch sind das Kreditinstitut und die Nummer das Zahlungsmittels einzutragen.

Beschreibung

Sind weitere Angaben erforderlich, können Sie diese im Feld Beschreibung erfassen.

Währung

Sofern Ihnen ein Scheck oder Sparbuch in einer anderen Währung als EUR übergeben wird, können Sie diese andere Währung aus der Liste auswählen.

Beachten Sie, dass die Währung einer Verwahrung in einer in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse nicht mehr geändert werden kann.

Saldo

Auf der Karteikarte Verwahrungen wird der aktuell zur Verwahrung eingetragene Saldo ausgewiesen.

Bearbeiten einer Verwahrung

Die Daten einer Verwahrung können bearbeitet werden. Wie bei jeder Bearbeitung einer Verwahrungsmasse ist auch hinsichtlich der Bearbeitung der Verwahrungen zu unterscheiden, ob die Verwahrungsmasse bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen ist.

Befindet sich die Verwahrungsmasse noch im Status In Vorbereitung kann ohne dokumentierenden Korrekturvermerk bearbeitet werden. Erfolgt die Bearbeitung der Verwahrung in einer bereits in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse, wird diese in einem von der Notarin oder dem Notar zu bestätigenden Korrekturvermerk dokumentiert (§ 30 NotAktVV). Auf den Korrekturvermerk sowie dessen Bestätigung gehen wir in den Kapiteln Verwahrungsmasse bearbeiten und Korrekturvermerk bestätigen ausführlich ein.

Beachten Sie, dass die Währung einer Verwahrung in einer in das Verwahrungsverzeichnis eingetragenen Verwahrungsmasse nicht mehr geändert werden kann.

Löschen eines Verwahrung

Eine Verwahrung kann gelöscht werden, solange die Verwahrungsmasse noch nicht in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen und noch keine Buchung zur Verwahrung vorgenommen wurde. Das Löschen stellt eine Bearbeitung der Verwahrungsmasse dar, so dass auf die Ausführungen im vorhergehenden Abschnitt verwiesen wird.

Um eine Verwahrung zu löschen, klappen Sie den Eintrag durch Klick auf den Pfeil in der Überschriftenzeile auf.

Am rechten Rand der Überschriftenzeile erscheint ein Papierkorbsymbol, über das Sie die Löschung herbeiführen können.

In einem Dialog fragt die Anwendung vorsorglich noch einmal, ob Sie löschen möchten. Mit Klick auf OK bestätigen Sie die gewünschte Löschung.

Verwendung der Verwahrungen

Verwahrungen in der Übersicht des Verwahrungsverzeichnisses

In der Übersicht Verwahrungsverzeichnis wird die Verwahrungsart als Spalte ausgegeben. Weiterhin kann in der Erweiterten Suche nach Verwahrungsart gesucht werden. Zudem werden sie in den Details einer Verwahrungsmasse in der Übersicht Urkundenverzeichnis angezeigt.

Verwahrungen im Gesamtüberblick, Kurzversion und Datenblatt einer Verwahrungsmasse

Im Gesamtüberblick sowie in der als PDF exportierbaren Kurzversionund dem Datenblatt einer Verwahrungsmasse werden im Abschnitt Verwahrungen die von Ihnen erfassten Angaben zu den Verwahrungen wiedergegeben.

Verwahrungen im Jahresabschluss

Die Übersicht über Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot) ist untergliedert in die jeweiligen Verwahrungsarten. Im Rahmen der Durchführung des Jahresabschlusses kann eine Übersicht der Notaranderkonten generiert werden.