Überführung vor dem 1.1.2022 entgegengenommener Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis
Mit Beginn des Jahres 2023 können erstmals alle vor dem 1. Januar 2022 entgegengenommenen Verwahrungsmassen freiwillig vom Verwahrungs- und Massenbuch in das Verwahrungsverzeichnis überführt und damit eine parallele Buchführung beendet werden. Dabei sind gemäß § 75 Abs. 3 Satz 4 und Satz 5 BeurkG für die zu überführenden Verwahrungsmassen sowohl alle nach der NotAktVV erforderlichen Angaben zu machen sowie sämtliche im Verwahrungs- und Massenbuch vorgenommenen Eintragungen zu übernehmen. Um diese Vorgabe erfüllen zu können, wird zum Jahreswechsel 2022/2023 (spätestens ab Anfang Januar) im Verwahrungsverzeichnis die bereits aus dem Urkundenverzeichnis bekannte Karteikarte Bemerkungen eingeführt. Die Überführung kann grundsätzlich mittels Import aus einer Notarsoftware oder durch manuelle Anlage erfolgen. Nachfolgend erläutern wir Ihnen den rechtlichen Hintergrund und geben Empfehlungen für die Durchführung der Überführung.
Rechtlicher Hintergrund
Für Verwahrungsmassen, die vor dem 1. Januar 2022 entgegengenommen wurden, sind Verwahrungs- und Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch und Anderkontenliste nach den vor dem 1.1.2022 geltenden Vorschriften fortzuführen (§ 75 Abs. 3 Satz 1 und 2 BeurkG).
Gemäß § 75 Abs. 3 Satz 3 BeurkG können freiwillig zum Schluss eines Kalenderjahres die vor dem 1.1.2022 entgegengenommenen Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis überführt werden, um sodann die Bücher- und Verzeichnisführung nach den vormals geltenden Vorschriften abschließen und die Dokumentation der Verwahrungsgeschäfte insgesamt im Verwahrungsverzeichnis fortführen zu können. Frühestens ist eine Überführung der "alten" Verwahrungsmassen zum Jahreswechsel 2022/2023 möglich, da § 75 Abs. 3 Satz 3 BeurkG erst am 1.1.2022 in Kraft getreten ist.1
Danach ist zunächst zu beachten, dass die Überführung trotz des insoweit etwas irreführenden Wortlauts von § 75 Abs. 3 Satz 3 BeurkG („zum Schluss eines Kalenderjahres“) erst mit Beginn des neuen Kalenderjahres durchgeführt werden kann. Die Formulierung soll eine übersichtliche Verzeichnisführung sicherstellen und deshalb gewährleisten, dass die Buchführung für das laufende Kalenderjahr zunächst ordnungsgemäß abgeschlossen wird. Der Abschluss ist zum Schluss eines Kalenderjahres durchzuführen (§ 11 Abs. 5 und § 12 Abs. 4 DONot-2021) und kann deshalb erst durchgeführt werden, wenn das Kalenderjahr abgelaufen ist.
Des Weiteren dürfen nicht nur einzelne Altmassen überführt werden. Entscheiden Sie sich für eine Überführung, sind alle noch nach alter Bücher- und Verzeichnisführung fortgeführten Massen in das Verwahrungsverzeichnis zu übertragen.
Zudem sind für die zu überführenden Verwahrungsmassen die nach der NotAktVV erforderlichen Angaben in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen sowie sämtliche im Verwahrungs- und Massenbuch vorgenommenen Eintragungen zu übernehmen (§ 75 Abs. 3 Satz 4 und Satz 5 BeurkG). Die bloße Übertragung der Salden aus dem Verwahrungs- und Massenbuch ist nicht ausreichend, weil dies die Prüfung der amtspflichtgemäßen Führung der Verwahrungsmassen durch die Aufsichtsbehörde erschweren würde. Um diese Vorgabe erfüllen zu können, wird zum Jahreswechsel 2022/2023 (spätestens ab Anfang Januar) im Verwahrungsverzeichnis die bereits aus dem Urkundenverzeichnis bekannte Karteikarte Bemerkungen eingeführt.
Bei der Überführung von Altmassen in das Verwahrungsverzeichnis fällt für jede Verwahrungsmasse einmalig die Gebühr nach § 2 Abs. 3 UA-GebS in Höhe von 32,00 Euro an, die die Notarin oder der Notar trägt.
Nachstehend ist dargestellt, wie eine Überführung der vor dem 1.1.2022 entgegengenommenen Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis erfolgen kann.
1Weitere Erläuterungen zur Überführung von Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis können der Begründung des Regierungsentwurfs des Gesetzes zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften, S. 257 entnommen werden.
Empfehlungen zur Überführung der Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis
Zur besseren Unterscheidbarkeit sind nachfolgend die Vorschriften der bis zum 31.12.2021 geltenden Fassung der Dienstordnung mit "DONot-2021" gekennzeichnet.
Es empfiehlt sich, zunächst das Kalenderjahr abzuschließen und den Jahresabschluss für das Verwahrungs- und Massenbuch einerseits sowie für das Verwahrungsverzeichnis andererseits durchzuführen. Sie können dabei wie nachstehend beschrieben vorgehen:
1. Jahresabschluss Verwahrungs- und Massenbuch nach DONot-2021
1.1 Abschluss Verwahrungs- und Massenbuch (§ 11 Abs. 5, § 12 Abs. 4 DONot-2021)
Erfassen Sie alle für das abzuschließende Kalenderjahr relevanten Buchungen für die im Verwahrungs- und Massenbuch fortgeführten Verwahrungsmassen.
Nehmen Sie den Jahresabschluss des Verwahrungs- und Massenbuches gemäß § 11 Abs. 5, § 12 Abs. 4 DONot-2021 vor.
1.2 Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 25 Abs. 5 DONot-2021)
Erstellen Sie, wie bisher gewohnt, die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 25 Abs. 5 DONot-2021.
2. Jahresabschluss Verwahrungsverzeichnis nach DONot und NotAktVV
2.1 Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 9 DONot)
Erfassen Sie alle für das abzuschließende Kalenderjahr relevanten Buchungen für die bereits im Verwahrungsverzeichnis geführten Verwahrungsmassen.
Erstellen Sie die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte gemäß § 9 DONot. Gehen Sie dabei vor wie im Kapitel Jahresabschluss durchführen beschrieben.
2.2 Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 29 NotAktVV)
Erstellen Sie den Jahresexport gemäß § 29 NotAktVV.
Auch für die Erstellung des Jahresexports finden Sie im Kapitel Jahresabschluss durchführen ausführliche Informationen.
Senden Sie beide Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte (nach § 25 DONot-2021 und nach § 9 DONot) an die Präsidentin/den Präsidenten Ihres Landgerichtsbezirks. Bitte beachten Sie die jeweils geltenden Einreichungsfristen.
3. Überführung "alter" Massen in das Verwahrungsverzeichnis
3.1 Vorbereitungen im Verwahrungsverzeichnis für Notaranderkonten
Anlage Kreditinstitut(e) im Verwahrungsverzeichnis (sofern erforderlich)
Sofern Sie Massen manuell, also nicht über einen Notarsoftwareimport, überführen, und diese Verwahrungsgeschäfte bei einem Kreditinstitut geführt werden, das noch nicht im Verwahrungsverzeichnis angelegt ist, so ist zunächst dessen Anlage im Verwahrungsverzeichnis vorzunehmen. Gehen Sie dabei vor wie im Kapitel Kreditinstitut neu anlegen beschrieben.
3.2 Verwahrungsmassen im Verwahrungsverzeichnis anlegen
Nach Abschluss des Kalenderjahres (siehe 1. und 2.) sind die Altmassen im Verwahrungsverzeichnis (neu) anzulegen, um sie ab diesem Zeitpunkt dort unter einer neuen Massenummer fortzuführen.
Bei (Neu-)Anlage der Verwahrungsmassen sind einerseits die nach der NotAktVV vorgesehenen Angaben in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen. Andererseits sind die im Verwahrungs- und Massenbuch vorgenommenen Eintragungen zu übernehmen. Nutzen Sie dafür zum einen die für die strukturierte Datenerfassung vorgegebenen konkreten Datenfelder des XNP-Moduls VVZ. Sofern das Modul keine strukturierte Eingabemöglichkeit für (Alt-)Angaben vorsieht, so z.B. für die alte Massenummer, empfehlen wir, diese Informationen durch das Hinzufügen einer Bemerkung auf der Karteikarte Bemerkungen in das Verwahrungsverzeichnis zu übernehmen.
Die Übertragung kann mittels Import aus einer Notarsoftware (3.2.1) oder durch manuelle Anlage (3.2.2.) erfolgen.
3.2.1 Import aus der Notarsoftware
Sofern Sie die "alten" Verwahrungsmassen bereits in einer Notarsoftware geführt haben und Ihre Software den Import in das Verwahrungsverzeichnis unterstützt, können Sie die Massen per Import im Verwahrungsverzeichnis anlegen. Detaillierte Informationen zum Import von Verwahrungsmassen finden Sie im Kapitel Verwahrungsmasse importieren.
Bitte beachten Sie für einen erfolgreichen Import der Altmassen die Hinweise in Abschnitt 3.3.
3.2.2 Manuelle Anlage
Legen Sie die Altmassen im Verwahrungsverzeichnis an, wie im Kapitel Verwahrungsmasse neu anlegen beschrieben.
Bitte beachten Sie bei der manuellen Übertragung der Massen die Hinweise in Abschnitt 3.3.
3.3 Hinweise zur Überführung von Verwahrungsmassen in das Verwahrungsverzeichnis
Für den Import "alter" Massen aus der Notarsoftware ist folgendes zu beachten:
- Die Importdatei muss dem aktuell unterstützten Importschema entsprechen.
- Die importierten Verwahrungsmassen werden im VVZ zunächst im Status In Vorbereitung angelegt und sind manuell einzutragen.
- Die "alte" Massenummer kann nicht in das VVZ übertragen werden. Sofern die Massenummer in der Importdatei enthalten ist, wird sie beim Import entfernt. Die Verwahrungsmasse wird im VVZ unter einer neuen systemseitig vergebenen Massenummer fortgeführt.
- Der Import einer UR-Nr. ist mit dem unterstützten Importschema nicht möglich. Bitte entfernen Sie die UR-Nr. vor dem Import.
- Der Import von Storno- und Umbuchungen ist mit dem unterstützten Importschema nicht möglich. Verwahrungsmassen, die Storno- oder Umbuchungen enthalten, müssen manuell im Verwahrungsverzeichnis angelegt werden.
Nachfolgend sind die im Verwahrungsverzeichnis einzutragenden Angaben (Spalte 1) den jeweiligen im Verwahrungs- und Massenbuch enthaltenen Angaben (Spalte 2) gegenübergestellt. Der Spalte 3 können Sie Empfehlungen für die Überführung entnehmen. Die Übersicht beschränkt sich dabei auf den Regelfall der Geldverwahrung. Für Sachverwahrungen (Wertpapiere und Kostbarkeiten) und Zahlungsmittelverwahrungen können die Informationen sinngemäß herangezogen werden.
Angaben zu Notaranderkonten
Grunddaten
Beteiligte
Verwahrungen
Buchungen
Sonstige Angaben
Nachträgliche (handschriftliche) Änderungen/Ergänzungen im Verwahrungs- und Massenbuch
Sind im Verwahrungs- und Massenbuch nachträglich und bei EDV-gestützter Führung nach erfolgtem Ausdruck handschriftliche Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden, so können diese bei der Überführung in das Verwahrungsverzeichnis berichtigt übertragen werden. Zur Verwahrungsmasse im Verwahrungsverzeichnis ist auf der Karteikarte Bemerkungen zu vermerken, dass bei Überführung der Verwahrungsmasse in das Verwahrungsverzeichnis sogleich die richtige Eintragung vorgenommen wurde.
Alternativ können die Eintragungen wie ursprünglich vorgenommen in das Verwahrungsverzeichnis überführt und anschließend über eine Berichtigung im VVZ korrigiert werden. In diesem Fall wird mit Berichtigung der Angaben ein bestätigungspflichtiger Korrekturvermerk erzeugt, in dem der Grund der Korrektur aufgeführt werden kann.
Umgang mit Umbuchungen
Nach den Vorschriften der DONot-2021 war die Erfassung von Umbuchungen im Verwahrungs- und Massenbuch, wie sie das Verwahrungsverzeichnis kennt, nicht vorgesehen (§ 10 Abs. 2 HS 2 DONot-2021). Wird zu einem Verwahrungsgeschäft bspw. ein Giro- und ein weiteres Festgeldanderkonto geführt, so sind im Verwahrungsverzeichnis zwei Geldverwahrungen anzulegen und die vorgenommenen Umbuchungen einzutragen. Gehen Sie dabei vor wie im Kapitel Umbuchung hinzufügen beschrieben.
Bitte beachten Sie, dass diese Verwahrungsmassen manuell im Verwahrungsverzeichnis zu erfassen sind und ein Import nicht möglich ist.
Umgang mit Stornobuchungen
War es erforderlich, eine Buchung zu stornieren, so kann bei der Überführung der Verwahrungsmasse die Stornobuchung in das Verwahrungsverzeichnis übernommen werden, um die Buchungen der Altmasse identisch wiederzugeben. In diesem Fall wird mit Eintragung der Stornobuchung ein bestätigungspflichtiger Korrekturvermerk zur Verwahrungsmasse erzeugt, in dem der einstige Grund der Stornierung vermerkt werden kann.
Alternativ kann der einstige Buchungsfehler im Rahmen der Überführung korrigiert werden, wobei in diesem Fall zur Buchung selbst und/oder auf der Karteikarte Bemerkungen zu vermerken ist, dass im Rahmen der Überführung in das Verwahrungsverzeichnis sogleich die richtige Eintragung vorgenommen wurde.
Bitte beachten Sie, dass für Verwahrungsmassen, die Stornobuchungen enthalten, ein Import aus der Notarsoftware nicht möglich ist. Sie sind manuell im Verwahrungsverzeichnis anzulegen.
4. Fortführung aller Verwahrungsmassen im Verwahrungsverzeichnis
Bitte prüfen Sie die Richtigkeit der überführten Angaben und tragen Sie die neu angelegten Verwahrungsmassen sodann in das Verwahrungsverzeichnis ein. Mit ihrer Eintragung erhalten sie eine neue Massenummer. Führen Sie die überführten Verwahrungsmassen fortan im Verwahrungsverzeichnis nach den Vorschriften der NotAktVV fort.
Sie können im Massenbuch zu den Massen vermerken, unter welcher neuen Massenummer die Masse im Verwahrungsverzeichnis fortgeführt wird. Die Führung der alten Bücher und Verzeichnisse ist damit abgeschlossen. Bewahren Sie das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch sowie die Anderkontenliste gemäß § 5 Abs. 4 DONot-2021 für 30 Jahre auf und übergeben Sie diese bei Beendigung Ihrer Amtstätigkeit an Ihre Amtsnachfolgerin oder Ihren Amtsnachfolger.