Dauerhafte Übergabe zur Verwahrung (§§ 51, 58 BNotO)
Erlischt das Amt einer Notarin oder eines Notars oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so sind die Akten, Verzeichnisse und Urkunden gemäß § 51 BNotO zur weiteren Verwahrung an die Notarkammer oder eine von der Justizverwaltung benannte Amtstätigkeit zu übergeben. Die systemseitige Amtsübergabe ist auch bei der Amtssitzverlegung innerhalb desselben Amtsgerichtsbezirks aus technischen Gründen notwendig.
In den Fällen bei denen Sie lediglich einen Teil, also bspw. von Ihnen verwahrte UVZ-Einträge (beendete Aktenverwahrung), an eine Notarstelle oder Notarkammer weitergeben müssen, nutzen Sie bitte die temporäre Übergabe (§ 45 BNotO).
Nach dem gesetzlichen Regelfall des § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO geht die Verwahrzuständigkeit auf die zuständige Notarkammer über. Die Justizverwaltung kann die Zuständigkeit jedoch gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO auch einer anderen Notarkammer oder insbesondere einer anderen Notarin oder einem anderen Notar übertragen. In diesem Fall erfolgt die Information an die übergebende Notarin oder den übergebenden Notar durch die entsprechende Verfügung der Justizverwaltung. Bleibt es bei der Regelverwahrzuständigkeit gemäß § 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, muss eine solche Verfügung nicht ergehen. In diesem Fall informiert Sie in der Regel Ihre Notarkammer über die anstehende Übergabe.
Falls Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit kurz vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit nicht vorliegt, kontaktieren Sie bitte die Justizverwaltung bzw. Ihre Notarkammer.
Vorstehendes gilt gleichermaßen, wenn die zukünftige Verwahrzuständigkeit im Falle der Fortführung der Amtsgeschäfte durch eine Notariatsverwalterin oder einen Notariatsverwalter gemäß § 58 BNotO übergeht.
Im Rahmen der Übergabe an die nachfolgende/n Verwahrstelle/n sind neben den Akten und Urkunden auch die Eintragungen in das Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis zu übergeben.
In dieser Checkliste für die Amtsübergabe finden Sie die wichtigsten Informationen zur Übergabe der elektronischen Verzeichnisse. Empfehlenswert ist auch der Erklärfilm zur Amtsübergabe.
Vorbereitungen
Rechtzeitig vor Ende der Amtstätigkeit
Beginnen Sie mit den Vorbereitungen vier Wochen vor dem Ende Ihrer Amtstätigkeit:
- Prüfen Sie, ob Ihnen die Verfügung der Justizverwaltung bzw. die Mitteilung der Notarkammer über den Übergang der Verwahrzuständigkeit vorliegt.
- Prüfen Sie, ob die Notarkammer die nachfolgende(n) Verwahrstelle(n) gemäß der Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer in das Notarverzeichnis eingetragen hat.
Fragen Sie ggf. bei Ihrer Notarkammer nach und/oder prüfen Sie die Eintragung in der Anwendung selbst.
Prüfen Sie vor der Durchführung einer Amtsübergabe mithilfe der Kartenverwaltung, ob das Organisationszertifikat auf Ihrer N-Karte vorhanden ist. Hier finden Sie eine kurze Anleitung (siehe I.1. Initialisieren der N-Karten).
Nehmen Sie Kontakt zu der/n künftigen Verwahrstelle/n auf und erkundigen Sie sich, ob dort die Initialisierung der N-Karten für die neue Amtstätigkeit bereits erfolgt ist. Sollte dies noch nicht erfolgt sein, weisen Sie darauf hin, dass dies umgehend nachgeholt werden muss. Lassen Sie sich die erfolgreiche Durchführung bestätigen. Falls eine Amtsübergabe ohne die vorherige Initialisierung der N-Karten auf der empfangenden Seite durchgeführt wird, besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen und nicht wiederhergestellt werden können. Eine ordnungsgemäße Amtsübergabe ist dann nicht erfolgt.
Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung (die Startseite bleibt geöffnet).
Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe aus.
Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.
Bestätigen Sie mit OK.
Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.
Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.
Überprüfen Sie, ob die Eintragung/en der künftigen Verwahrstellen mit der Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. der MItteilung der Notarkammer übereinstimmt.
Nehmen Sie keine Zuordnung vor! Beenden Sie die Prüfung, indem Sie in der Aktionsleiste auf Schließen klicken.
Hinweis Fehler
Es besteht derzeit die Möglichkeit, wenn durch die Notarkammer kein/e Amtsnachfolger/in eingetragen ist, dass als nachfolgende Verwahrstelle die eigene Amtstätigkeit angezeigt und zur Übergabe der UVZ-Einträge vorgeschlagen wird. Sollten Sie bei einer Übergabe der UVZ-Einträge Ihre eigene Amtstätigkeit als nachfolgende Verwahrstelle sehen, prüfen Sie in Rücksprache mit Ihrer Notarkammer, ob die Verwahrstellen korrekt eingetragen sind. Ist dies der Fall wenden Sie sich gern an unseren Support.
Überprüfen Sie die Eintragung der Verwahrzuständigkeiten frühzeitig. Sollte die Eintragung der künftigen Verwahrstellen nicht oder nicht richtig erfolgt sein, kann eine rechtzeitige Korrektur durch die Notarkammer am letzten Tag der Amtstätigkeit nicht zweifelsfrei gewährleistet werden.
Spätestens am letzten Tag der Amtstätigkeit
Die Übergabe der Urkundenverzeichniseinträge muss spätestens am letzten Tag Ihrer Amtstätigkeit erfolgen.
- Schließen Sie – soweit Ihnen möglich – alle Ihrerseits zu veranlassenden Eintragungen in das Urkundenverzeichnis ab.
Übergabe beginnen
Schließen Sie alle geöffneten Reiter der Anwendung. Die Startseite bleibt geöffnet.
Wählen Sie in der Navigationsleiste zum Urkundenverzeichnis den Untermenüpunkt Amtsübergabe aus.
Ein Dialog zur Auswahl der Übergabeart öffnet sich. Die Verwahrungsübergabe nach § 51, § 58 BNotO ist vorausgewählt.
Bestätigen Sie mit OK.
Sind weitere Reiter des Urkundenverzeichnisses geöffnet, werden SIe von der Anwendung darüber informiert.
Betätigen Sie die Schaltfläche Alle schließen, damit alle geöffneten UVZ-Reiter geschlossen werden können.
Der Amtsübergabedialog öffnet sich in einem neuen Reiter.
Die künftige/n Verwahrstelle/n werden angezeigt.
Sollte/n keine künftige/n Verwahrstelle/n angezeigt werden oder die Verwahrstelle/n nicht mit der Ihnen vorliegenden Verfügung der Justizverwaltung bzw. der Mitteilung der Notarkammer übereinstimmen, brechen Sie die Amtsübergabe über die Aktion Schließen ab und wenden sich zwecks Klärung zunächst an Ihre Notarkammer.
Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge
Für die Zuordnung der Urkundenverzeichniseinträge ist zu unterscheiden, ob eine oder mehrere künftige Verwahrstellen vorgesehen sind.
Ist lediglich eine künftige Verwahrstelle vorgesehen, ist eine Zuordnung der UVZ-Einträge entbehrlich, da der Gesamtbestand als Ganzes übergeben wird. In diesem Fall ist keine besondere Zuordnungsreihenfolge zu beachten.
Fahren Sie - wie im Abschnitt Übergabe durchführen beschrieben - fort.
Ist der Bestand auf mehrere Verwahrstellen aufzuteilen, so ist die Reihenfolge der Zuordnung der Einträge von zentraler Bedeutung. Nehmen Sie die Zuordnungen nacheinander und unbedingt in der nachfolgend beschriebenen Reihenfolge vor:
- Einzelne UVZ-Einträge, bspw. 7/2023, 45/2024 und 649/2024
- Spezifische Gruppen von UVZ-Einträgen, bspw. alle UVZ-Einträge mit dem Geschäftsgegenstand Erbvertrag oder aber bestimmte Jahrgänge 2022 bis 2024 und 2027
Mit jeder getroffenen Zuordnung verringert sich die Auswahl der verbleibenden UVZ-Einträge. Die Reihenfolge der Zuordnung ist daher von entscheidender Bedeutung.
Soll ein bestimmter UVZ-Eintrag, wie z. B. 7/2023, an eine Verwahrstelle, der Jahrgang 2023 jedoch an eine andere Verwahrstelle übergeben werden, kann der einzelne Eintrag nicht mehr korrekt zugeordnet werden, wenn zuvor der gesamte Jahrgang der anderen Verwahrstelle zugeordnet worden ist.
BEISPIEL
Die Amtstätigkeit AT endet. Der Bestand ist an zwei künftige Verwahrstellen V1 und V2 zu übergeben. Die Verfügung der Justizverwaltung sieht vor:
Die Vorgänge der AT der Jahrgänge 2022 bis 2024 sind vorbehaltlich der an Verwahrstelle V2 zu übergebenden Vorgänge, an Verwahrstelle V1 zu übergeben. Die Vorgänge zu den UVZ-Nrn. 753/2022, 948/2023 und 45/2024 sowie alle UVZ-Einträge zu notariell verwahrten Erbverträgen sind an die Verwahrstelle V2 zu übergeben.
1. Zuordnung einzelner Einträge
Beginnen Sie mit der Zuordnung der einzelnen Einträge und ordnen Sie zunächst der Verwahrstelle V2 die UVZ-Einträge 753/2022, 948/2023 und 45/2024 zu.
2. Zuordnung spezifischer Gruppen von UVZ-Einträgen
Fahren Sie mit der Zuordnung der UVZ-Einträge zu verwahrten Erbverträgen fort und ordnen Sie diese ebenfalls V2 zu.
Schließlich ordnen Sie die Jahrgänge 2022 bis 2024 der Verwahrstelle V1 zu.
Fahren Sie mit der Zuordnung der UVZ-Einträge wie folgt fort:
Der Reiter zur Übergabe der Verwahrung ist geöffnet.
Die künftigen Verwahrstellen werden in gesonderten Abschnitten dargestellt. Gegebenenfalls hat die Notarkammer bei der Eintragung der Verwahrstellen in das Notarverzeichnis eine Vorgabe für die Übergabe vermerkt.
Insofern die Notarkammer die notwendigen Eintragungen im Notarverzeichnis gemacht hat, können bei der Vorgabe ebenfalls die eigenen und zu übergebenden Verwahrungen sowie dessen Verwahrzeitraum angezeigt sein.
Oberhalb des Dialogs wird Ihnen die Gesamtzahl der zuzuordnenden Einträge angezeigt.
Betätigen Sie für eine der angegebenen Verwahrstellen die Schaltfläche Einträge zuordnen.
In einem neuen Fenster öffnet sich die Übersicht Ihrer Urkundenverzeichniseinträge.
Für die Zusammenstellung der zu übergebenden Einträge stehen Ihnen die aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses bekannten Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
AMTSTÄTIGKEIT
Für den Fall, dass Sie bereits UVZ-Einträge einer anderen Amtstätigkeit verwahren und Sie für die Zuordnung der Einträge unterscheiden müssen, können Sie oberhalb der Übersicht zwischen aktuelle (Ihre) Amtstätigkeit, alle Amtstätigkeiten und verwahrte Amtstätigkeit auswählen.
Sie können sich die UVZ-Einträge der verwahrten Amtstätigkeiten anzeigen lassen, indem Sie auf verwahrte Amtstätigkeit klicken und in das Suchfeld den Namen der Amtstätigkeit eingeben. Aus der Ergebnisliste können SIe eine Auswahl treffen.
SCHNELLSUCHE
Oberhalb der Liste steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. Sie bietet sich für die Zuordnung einzelner UVZ-Einträge an.
ERWEITERTE SUCHE
Über die Schaltfläche Erweiterte Suche erreichen Sie die weiteren Suchfilter der Übersicht. Diese bietet sich für die Zusammenstellung spezifischer Gruppen, bspw. alle UVZ-Einträge mit verwahrten Erbverträgen oder alle Einträge eines oder mehrerer Jahrgänge, an.
Ordnen Sie, unter Berücksichtigung der oben erläuterten Reihenfolge, die zu übergebenden UVZ-Einträge nacheinander der Verwahrstelle zu.
Sind einzelne Einträge zu übergeben, wählen Sie diese einzelnen Einträge aus und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Zuordnen.
Das Übersichtsfenster schließt sich.
Für die jeweilige Verwahrstelle wird vermerkt, welche Einträge zugeordnet wurden. Die Zähler oberhalb des Dialogs sowie im Titel der Verwahrstelle werden aktualisiert.
Sind dieser Verwahrstelle weitere Vorgänge zuzuordnen, betätigen Sie die Schaltfläche Einträge zuordnen erneut.
Die Liste der Urkundenverzeichniseinträge öffnet sich wieder.
Möchten Sie die UVZ-Einträge eines Jahrgangs zuordnen, öffnen Sie die Erweiterte Suche und setzen SIe einen entsprechenden Filter. Betätigen Sie die Schaltfläche Suchen.
Die Liste der UVZ-Einträge wird entsprechend eingeschränkt. Wählen Sie alle Einträge durch Anhaken der Checkbox aus und betätigen Sie Zuordnen.
Das Übersichtsfenster schließt sich. Die weitere Zuordnung wurde für die Verwahrstelle vermerkt.
Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf für die weiteren Zuordnungen von Einträgen.
Mit jeder Zuordnung wird die Anzahl der verbleibenden Urkundenverzeichniseinträge weiter eingeschränkt. Haben Sie alle Urkundenverzeichniseinträge verteilt, können Sie Ihre Auswahl überprüfen. Der Zähler oberhalb der Verwahrstellen zeigt Ihnen an, ob alle Einträge bei der Zuordnung berücksichtigt wurden.
Anhand der Titelzeile der einzelnen Verwahrstellen können SIe überprüfen, welche Anzahl von Einträgen den einzelnen Verwahrstellen zugeordnet worden sind.
Mit der Zuordnung aller UVZ-Einträge wird die Aktion Durchführen in der Aktionsleiste aktiv.
Übergabe durchführen
Betätigen Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Durchführen.
Falls miteinander verbundene Einträge an unterschiedliche Verwahrstellen übergeben werden, ist die Übergabe nicht durchführbar. Die Verbindung der Einträge muss vorher gelöst werden. Prüfen Sie, ob eine Auflösung der Verbindung sinnvoll und gewollt ist. Kontaktieren Sie im Zweifel die zuständige Notarkammer.
Müssen mehrere Verbindungen gelöst werden, bietet es sich an, die Übersicht über die Verbindungen zu exportieren, um sie im Anschluss nacheinander zu lösen. Gehen Sie dabei wie im Kapitel Verbindungen beschrieben vor. Beginnen Sie anschließend die Amtsübergabe erneut.
Die ausgewählten UVZ-Einträge werden aus Ihrem Urkundenverzeichnis in das Urkundenverzeichnis der nachfolgenden Verwahrstelle/n übertragen. Die Einträge können nicht zurückgeholt und die laufende Übergabe nicht abgebrochen werden.
Möchten Sie die Übergabe durchführen, bestätigen Sie mit OK.
Anschließend öffnet sich der KeyManagerClient in diesem werden Sie aufgefordert die Sessionerstellung zu beginnen. Nutzen Sie die Schaltfläche Sessionerstellung beginnen. Es erfolgt eine PIN-Abfrage.
Es muss die N-Karte im Kartenlesegerät eingesteckt sein.
War die PIN-Abfrage erfolgreich, erhalten Sie den Modalen Dialog, dass die Sessionanmeldung erfolgreich war. Betätigen Sie die Schaltfläche Vorgang abschließen.
Befinden sich im Urkundenverzeichnis nicht archivierte Dokumente werden Sie über den Modalen Dialog darauf hingewiesen und können über die Schaltfläche Abbrechen die Übergabe abbrechen. Insofern Sie mit OK bestätigen wird die Übergabe fortgesetzt und die nicht archivierten Dokumente von den jeweilig aufgelisteten UVZ-EInträgen während der laufenden Übergabe entfernt.
Insofern nicht archivierte Dokumente bei einer Übergabe übergeben werden, werden diese Dokumente von den jeweiligen UVZ-Einträgen entfernt und nicht mit übergeben.
Es öffnet sich der modale Dialog der Umschlüsselung. Hier wird Ihnen der Fortschritt der Amtsübergabe, insbesondere bei der Umschlüsselung der Dokumente, angezeigt.
Wenn es zu Fehlern bei der Umschlüsselung der Dokumente gekommen ist, öffnet sich das Fenster Übergabefehler, in dem Ihnen die Fehler angezeigt werden. Stoßen Sie den Umschlüsselungsprozess ein weiteres Mal an, indem Sie auf Ok klicken.
Ihre Urkundenverzeichniseinträge werden in das Urkundenverzeichnis der zukünftigen Verwahrstelle übertragen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nach dem Abschluss der Übergabe haben Sie die Möglichkeit, ein Übergabeprotokoll zu generieren. Wir empfehlen, dieses Protokoll lokal zu speichern und im Rahmen der Übergabe elektronischer Dateien an die künftige Verwahrstelle zu übergeben.
Die Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses enthält keine Urkundenverzeichniseinträge mehr. Die Übergabe ist abgeschlossen.
Im Protokoll der Urkundenverzeichniseinträge wird die erfolgte Übergabe dokumentiert.
