Für jede Amtstätigkeit, zu der ein Enddatum („gültig bis“) eingegeben wurde, muss eine Verwahrstelle erfasst werden. In der dafür vorgesehenen Übersicht (Doppelkopfsymbol oben rechts: „Offene Verwahrungen“) wird für jeden Kammerbezirk die Liste der noch ungeregelten Verwahrungen angezeigt. Diese Übersicht sollte grundsätzlich leer sein.

Neue Darstellung: Aktenverwahrung
Der Inhalt der Karteikarte Aktenverwahrung ist in zwei Abschnitte unterteilt:

Oberer Abschnitt: Derzeit werden die Akten der gewählten Amtstätigkeit wie folgt verwahrt: (bzw. bei zukünftigem Gültigkeitsende: Nach dem <Datum> werden die Akten der gewählten Amtstätigkeit wie folgt verwahrt.). Hierunter können Sie die Verwahrstelle/n erfassen, die die Aktenverwahrung der beendeten Amtstätigkeit übernehmen wird/werden.

Unterer Abschnitt: Nachfolgend aufgeführte Aktenbestände wurden zur Verwahrung übertragen. Hierunter werden die Aktenbestände angezeigt, die die betroffene Amtsperson während der Amtstätigkeit verwahrt hat. Diese kann bearbeitet und aufgeteilt (Gespaltene Verwahrung) werden.

Aktive Amtstätigkeiten (offenes Ende): 
Es können keine Aktenverwahrungen erfasst werden, daher ist die Schaltfläche zum Hinzufügen deaktiviert.

Abgeschlossene Amtstätigkeiten (erfasstes Gültigkeitsende):
die Aktenverwahrungen können nunmehr erfasst werden und beginnen am Tag, der auf das Gültigkeitsende folgt. Bereits übernommene Aktenverwahrungen müssen der/den entsprechenden Verwahrstelle(n) ebenfalls weitergegeben werden. Das Gültigkeitsende kann auch in der Zukunft liegen und eine Aktenverwahrung kann schon vorbereitend erfasst werden. Wichtig ist also, dass ein Gültigkeitsende erfasst worden ist!

Verwahrstelle:
Eine Verwahrstelle kann nur eine aktive Amtstätigkeit oder eine Notarkammer (alt: ein Amtsgericht) sein.

• Öffnen Sie in der linken Menüleiste Amtstätigkeit Einsehen und bearbeiten. 

• Suchen Sie die betroffene Amtstätigkeit im angezeigten Suchfeld.

• Die Ergebnisse werden aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Amtstätigkeit aus.

• Wählen Sie nun in der oberen Leiste die Karteikarte Aktenverwahrung.
• Klicken Sie zur Erfassung einer neuen Verwahrstelle im oberen Teilbereich auf Hinzufügen.

• Es öffnet sich der Dialog Verwahrstelle der Akten der gewählten Amtstätigkeit festlegen.
• Um den Aktenbeginn und das Aktenende festzulegen, können Sie zum einen das Datum in das jeweilige Feld eingeben oder das Kalender-Symbol nutzen. Der Zeitraum ist grundsätzlich mit dem Amtstätigkeitszeitraum vorbefüllt und kann (bspw. für eine Gespaltene Verwahrung) überschrieben werden.

• Geben Sie bitte immer an, ob im zu übergebenden Aktenbestand Erbfolgerelevante Urkunden enthalten sind. 

Hinweise für Urkundensuche
Wichtig zu wissen ist, dass diese Hinweise bei der Funktionalität der Amtsübergabe im Urkunden- und Verwahrungsverezichnis sowie auf notar.de ausgegeben werden.
Möchten Sie jedoch Hinweise erfassen, die nur intern für die Notarkammer sichtbar sein soll, erfassen Sie diese bitte unter der Karteikarte Bemerkungen in den Verwahrhinweisen.

• Bitte geben Sie jetzt an, durch wen die Akten verwahrt werden sollen.
• Wählen Sie hierzu eine der angezeigten Karteikarten Amtstätigkeit oder Notarkammer (alt: Gericht) aus. In den jeweiligen Rubriken gibt es Suchfelder, in denen nach der Amtstätigkeit oder der Notarkammer (oder alt: dem Gericht) gesucht werden kann. 
• Optional kann die ausgewählte Verwahrstelle auch für alle Amtsvorgänger übernommen werden, indem Sie die entsprechende Box neben der Speichern-Schaltfläche durch Anklicken aktivieren.
• Speichern Sie schließlich den Vorgang ab.