18.09.2023
Inhalte
Notarverzeichnis

Erfassen einer Person

Die im Notarverzeichnis zu erfassenden Personendaten sind diejenigen Angaben, die Ihnen aus dem Antrag auf Anlage eines Benutzerkontos vorliegen (oder ggf. aus der schriftlichen Bestellungsurkunde zur Notarin oder zum Notar, zur Notariatsverwalterin oder zum Notariatsverwalter, zur Notarvertreterin oder zum Notarvertreter der Landesjustizverwaltung).

Die Funktion zur Erfassung einer neuen Person finden Sie unter dem Menüpunkt Person mit Betätigung der Schaltfläche Erfassen.

Das Erfassen einer neuen Person gliedert sich in drei Schritte:

  1. Person suchen
  2. Personenerfassung abschließen
  3. Person erfassen

Person suchen

Um zu verhindern, dass ein und dieselbe Person im Notarverzeichnis mehrfach angelegt wird, muss zunächst geprüft werden, ob die neu anzulegende Person bereits im Notarverzeichnis erfasst wurde. Sie können mittels einer einfachen und einer erweiterten Suche kammerübergreifend suchen.

  • Bei der Einfachen Suche kann nach dem Nachnamen und/oder Vornamen kammerübergreifend gesucht werden. Wird bei der Suche das Feld unscharf mit ausgewählt, werden nicht nur exakte Treffer angezeigt, sondern auch ähnliche. Hierbei werden Abweichungen von Buchstaben und zusätzlich eingefügte Buchstaben berücksichtigt. Grundsätzlich werden nur ganze Worte und nicht Teile eines Wortes gesucht. Bei durch Bindestrich verbundenen Worten werden die Teile vor und nach dem Bindestrich als jeweilige Worte betrachtet und können demnach einzeln gefunden werden.
  • Zur Erweiterten Suche gelangen Sie über das Aktivieren der entsprechenden Schaltfläche.
  • Bei der erweiterten Suche kann zusätzlich zu Vorname(n) und Nachname nach Geburtsdatum, Notarkammer und der Personen-ID gesucht werden. Darüber hinaus kann auch immer eine Suche über alle Notarkammern erfolgen, welche bei der Suche nach Personen dringend zu empfehlen ist.
  • Betätigen Sie nach Eingabe der entsprechenden Suchkriterien die Schaltfläche Suchen.

Die vorgenannten Suchen können auch ohne Eingabe von Suchkriterien ausgeführt werden und liefern dann eine Übersicht aller Einträge.

Haben Sie die gesuchte Person gefunden, prüfen Sie zunächst, ob die Daten zu der Person korrekt sind. Ist dies der Fall, ist hier nichts weiter zu veranlassen. Sollten Sie die Personendaten jedoch anpassen müssen, ordnen Sie die Person Ihrer Notarkammer wie folgt zu:

  • Wählen Sie dazu die Person aus der Übersicht aus und betätigen Sie die Schaltfläche Weiter (ausgewählte Person).
  • Sie werden auf den nächsten Reiter Notarkammer zuordnen geleitet. Es öffnet sich ein Überblick über die Personendaten.
  • Hier ist das Datenfeld der Notarkammer verpflichtend zu befüllen.

Sollte die Person bereits Ihrer Notarkammer zugeordnet worden sein, werden Sie durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen. Hier ist sodann nichts weiter zu veranlassen und Sie können die Personenerfassung abschließen.

  • Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter.
  • Sie werden zum nächsten Reiter Abschluss geführt, wo Ihnen die Daten zusammenfassend angezeigt werden. Hier können Sie alle eingegebenen Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen.
  • Wenn Sie einzelne Angaben korrigieren möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Zurück, so gelangen Sie zu den vorhergehenden Eingabemasken. Berichtigen Sie dort die jeweiligen Angaben.
  • Wenn alle Eingaben korrekt sind, aktivieren Sie die Schaltfläche Speichern. Der Datensatz wird nun gespeichert und muss signiert werden.

Haben Sie die gesuchte Person nicht gefunden, können Sie diese erfassen.

Person erfassen

Führt die Suche zu keinem (passenden) Treffer, ist die Person neu zu erfassen.

  • Betätigen Sie dazu die Schaltfläche Weiter (neue Person), um eine neue Person anzulegen.
  • Es erscheint eine Maske zur Eingabe von Nachname, Vorname, Titel (vor), Titel (nach), Geburtsdatum, Notarkammer sowie Adress- und Kontaktdaten (Zugangsdatenversand).
  • Alle rot markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen erfasst werden, um das Erfassen einer Person abzuschließen.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Betätigen der Schaltfläche Weiter.

Die verpflichtende Angabe der persönlichen Adressdaten ist erforderlich, um der neu erfassten Person die Zugangsdaten (Benutzername und Initialpasswort) zusenden zu können. Diese Adressdaten werden aus Datenschutzgründen nach einer gewissen Zeit automatisch und unwiderruflich wieder gelöscht.

Das Datenfeld „Titel (vor)“ ist ausschließlich für Titel vorgesehen, die in dieser Form im Ausweisdokument der Amtsperson geführt werden (können), beispielsweise der Titel „Dr.“.(Hintergrund ist, dass die Zertifizierungsstelle auf diese Personendaten zur Ausstellung von Zertifikaten zugreift, insbesondere zur Produktion der Fernsignatur nebst Berufsattribut. Weichen die Eintragungen im NVZ von denen im Ausweis ab, verhindert dies eine automatische Produktion der Fernsignaturzertifikate.)
Ein „Titel (nach)“ kann etwa der LL.M. sein.
Das Pflichtfeld zur Notarkammer ist entsprechend vorbefüllt und kann durch die Notarkammern nicht abgeändert werden.

Personenerfassung abschließen

  • Sie werden nun auf die Seite Abschluss weitergeleitet. Hier können Sie alle eingegebenen Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen.
  • Sie können jederzeit während der Anlage der Person mit der Schaltfläche Zurück zu der vorherigen Ansicht(en) zurückkehren, dabei gehen die bereits erfassten Daten nicht verloren.
  • Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Speichern.
  • Der Datensatz muss im Anschluss signiert werden.

Durch Anbringung der Signatur einer neu erfassten Person werden automatisch die Kennungsdaten (Benutzername und Initialpasswort) und entsprechende Schreiben an die von Ihnen erfasste Adresse erzeugt. Nach diesem Vorgang können die Adressdaten zwar noch korrigiert werden, ein Neuversand der Kennungsdaten kann jedoch nur durch die Bundesnotarkammer angestoßen werden. In diesen Fällen bitten wir um sofortige Kontaktaufnahme unter nvz@bnotk.de.