Jede Eintragung einer Amtstätigkeit oder Notarvertreterbestellung ins Notarverzeichnis ist qualifiziert elektronisch zu signieren. Dies dient einerseits dazu, die Datenqualität im Notarverzeichnis zu erhöhen. Im Hinblick auf alle Amtstätigkeiten hat dies aber auch einen signaturrechtlichen Hintergrund. Die qualifiziert elektronisch signierte Eintragung einer Amtstätigkeit im Notarverzeichnis dient der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer als Bestätigung im Sinn von § 12 Abs. 1 Satz 3 VDG, dass in ein qualifiziertes Zertifikat eine amtsbezogene Angabe aufgenommen werden darf. Die Eintragung der Beendigung einer Amtstätigkeit bzw. einer vorläufigen Amtsenthebung ins Notarverzeichnis ist zugleich Widerrufsverlangen im Sinn von § 14 Abs. 2 Nr. 2 VDG, ein ausgestelltes Zertifikat zu widerrufen. Dies ergibt sich unter anderem aus den Verwaltungsvereinbarungen, die jede Notarkammer mit der Bundesnotarkammer abgeschlossen hat.

Solange eine signaturpflichtige Eintragung nicht qualifiziert elektronisch signiert wurde, wird diese als nicht final angesehen und steht damit für alle IT-Anwendungen der Bundesnotarkammer nicht zur Verfügung. Die unterlassene Signatur einer Eintragung kann daher weitreichende Folgen haben. 

Nur wenn eine neu erfasste Amtstätigkeit qualifiziert elektronisch signiert wurde,

• darf die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer grundsätzlich ein Fernsignaturzertifikat mit Berufsattribut für die Amtstätigkeit ausstellen,
• kann ein besonderes elektronisches Postfach für die Amtstätigkeit eingerichtet werden,
• erhält der Notar/die Notarin oder Notariatsverwalter/Notariatsverwalterin Zugang zum Zentralen Testamentsregister und zum Zentralen Vorsorgeregister sowie den XNP-Fachanwendungen,
• wird der Notar/die Notarin oder Notariatsverwalter/Notariatsverwalterin in der Notarauskunft der Bundesnotarkammer ausgewiesen,
• erhält der Notarvertreter/die Notarvertreterin Zugriff auf die Anwendungen der vertretenden Amtstätigkeit,
• kann ein Fernsignaturzertifikat mit Notarvertreterattribut beantragt werden.

Nur wenn die Beendigung einer Amtstätigkeit bzw. die Eintragung einer vorläufigen Amtsenthebung qualifiziert elektronisch signiert wurde, wird 

• das Fernsignaturzertifikat des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin widerrufen (es sei denn, es liegt ein anderweitiges Widerrufsverlangen vor)
• die Zugangsberechtigung des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin zu dem besonderen elektronischen Postfach aufgehoben
• der Zugang des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin zum Zentralen Testamentsregister und zum Zentralen Vorsorgeregister sowie den XNP-Fachanwendungen gesperrt
• der Notar bzw. die Notarin im Rahmen der Notarsuche nicht mehr gefunden oder - im Fall der vorläufigen Amtsenthebung - wird darauf hingewiesen, dass der Notar/die Notarin an der persönlichen Amtsausübung derzeit verhindert ist.

Um qualifiziert elektronisch zu signieren, müssen die zuständigen Kammermitarbeitenden neben der neuen qeS-Karte über die entsprechende Karten-PIN sowie ein Fernsignaturzertifikat der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer verfügen. Zusätzlich werden anfangs auch noch die Kennungsdaten (Benutzername und Kennwort) für das NVZ benötigt.
Eintragungen können einzeln signiert werden. Es ist aber auch möglich, bis zu 100 Eintragungen in einem Signaturvorgang über eine sog. Massensignatur zu signieren. Voraussetzung hierfür ist, dass eine Signaturkarte im Einsatz ist, die diese Möglichkeit unterstützt. 

Vollintegration des NVZ in XNP
Nunmehr können neben der Anbringung der Fernsignatur auch alle weiteren Eintragungen über die Anwendung XNP unter dem Menüpunkt Notarverzeichnis vorgenommen werden. Die Anmeldung ist sowohl mit qeS-Karte und PIN als auch mit Benutzername und Passwort möglich.
Das Signieren im NVZ ist jedoch weiterhin ausschließlich nach Anmeldung mittels qeS-Karte und PIN möglich, hier gilt ein erhöhtes Anmeldeniveau.
Das Notarverzeichnis als Browseranwendung steht über https://nvz.bnotk.de weiterhin für die Vornahme von Eintragungen zur Verfügung.

Bitte öffnen Sie XNP und melden Sie sich mit Ihrer persönlichen qeS-Karte samt PIN an. Bitte nutzen Sie nicht die Anmeldung per Nutzername und Passwort, da ansonsten keine Fernsignatur erzeugt werden kann.

Es erscheint nunmehr die Übersicht der ausgewählten Datei(en) zum Signieren.
 

Die Signaturanwendungskomponente ist aufgrund der Anmeldung über XNP schon bereit; ein gesondertes Starten der lokalen Signaturanwendungskomponente ist nicht mehr erforderlich und wird auch nicht mehr unterstützt.

Klicken Sie zum Signieren bitte unten rechts auf den Button „Signieren“

NEU: Es öffnet sich ein neues Fenster „Signatur erstellen“. Dort wird Ihnen angezeigt, welche Fernsignaturzertifikate Ihnen zur Verfügung stehen. Wählen Sie das entsprechende Zertifikat aus.
 

Zu jeder ausgegebenen qeS-Karte wurde ein Fernsignaturzertifikat ausgestellt. Sollten Sie weitere Fernsignaturzertifikate (bspw. mit weiteren Berufsattributen) bei der Zertifizierungsstelle bestellt haben, werden Ihnen auch mehrere zur Auswahl angeboten. Achten Sie in diesem Fall darauf, das richtige Zertifikat auszuwählen.

Bitte beachten Sie nun die Anzeige auf Ihrem Kartenleser und geben Ihre PIN ein.