Aus § 78l Abs. 3 BNotO ergibt sich, welche Eintragungen im Notarverzeichnis vorzunehmen sind. Einzutragen sind insbesondere die von der Landesjustizverwaltung nach § 67 Abs. 6 BNotO mitgeteilten Tatsachen, also

• die Bestellung von Notaren bzw. Notarinnen, Notariatsverwaltern bzw. Notariatsverwalterinnen und Notarvertretern bzw. Notarvertreterinnen,

• das Erlöschen des Amtes eines Notars bzw. einer Notarin oder Notariatsverwalters bzw. Notariatsverwalterin und der Widerruf der Bestellung eines Notarvertreters bzw. einer Notarvertreterin,

• eine vorläufige Amtsenthebung,

• die Verlegung eines Amtssitzes eines Notars bzw. einer Notarin und

• Änderungen der Verwahrzuständigkeit nach § 51 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 3 BNotO. 

Einzutragen sind daneben auch nachträgliche Änderungen der einzutragenden Angaben, beispielsweise Namens- und Adresssänderungen.

Die Eintragungen in das Notarverzeichnis werden grundsätzlich von der jeweiligen Notarkammer vorgenommen. Jede Notarkammer gibt die Daten zu den in ihr zusammengeschlossenen Notaren/Notarinnen und zu den in ihrem Bezirk bestellten Notariatsverwaltungen und Notarvertretungen in das Notarverzeichnis ein. Angesichts der überragenden Bedeutung des Notarverzeichnisses für den Zugang von Amtstätigkeiten, Notariatsverwaltungen und Notarvertretungen zu den Systemen der Bundesnotarkammer sind die Eintragungen im Notarverzeichnis mit größter Sorgfalt vorzunehmen und zu pflegen.

Die Bundesnotarkammer trägt nur die Bezeichnung des besonderen elektronischen Notarpostfachs, die Telekommunikationsdaten und die Sprachkenntnisse, die der Notar bzw. die Notarin mitteilt, ins Notarverzeichnis ein.

Eintragungen sind von den Notarkammern unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, vorzunehmen. Anknüpfungspunkt ist im Regelfall der Zeitpunkt, zu dem die Notarkammer von der Landesjustizverwaltung gemäß § 67 Abs. 6 BNotO benachrichtigt wurde. In den Fällen, in denen eine Eintragung nicht an die vorherige Benachrichtigung der Landesjustizverwaltung anknüpft (Bsp.: Namensänderung eines Notars bzw. einer Notarin), ist auf den Zeitpunkt der Kenntniserlangung der Notarkammer von den einzutragenden Tatsachen abzustellen. Falls die Landesjustizverwaltung eine Notarkammer nicht unverzüglich gemäß § 67 Abs. 6 BNotO benachrichtigt, sollte die Notarkammer umgehend mit der Landesjutizverwaltung Kontakt aufnehmen, um dieses Thema zu klären.

Mitarbeitende der Notarkammern, die den Benutzertyp Kammermitarbeiter Verwaltung innehaben, können über die Benutzerverwaltung die Mitarbeitenden der Notarkammer und deren Zugänge selbst verwalten. Alle Informationen zu den verschiedenen Benutzertypen finden Sie hier.

Die Benutzertypen Kammermitarbeiter Verwaltung und Kammermitarbeiter einfach enthalten alle erforderlichen Rollen, die zur Führung des Notarverzeichnisses notwendig sind.

Bei Fragen stehen wir Ihnen unter notarkammersupport@bnotk.de zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass ein Kennungsschreiben mit den Zugangsdaten nur dann versandt wird, wenn eine Person im Notarverzeichnis erfasst und signiert wird. Die Zugangsdaten sind auf die Person und nicht auf eine bestimmte Amts- oder Notarvertretertätigkeit bezogen. Liegt beispielsweise eine Amtssitzverlegung vor, so kann der Notar bzw. die Notarin die bisherigen Zugangsdaten demnach weiterhin benutzen. Auch eine Person, die bereits in der Vergangenheit als Notariatsverwalter bzw. Notariatsverwalterin tätig gewesen ist, kann die Zugangsdaten aus dieser früheren Tätigkeit bei Ernennung zum Notar bzw. zur Notarin oder bei einer weiteren Notariatsverwaltung weiterhin nutzen. In diesen Fällen werden daher keine neuen Kennungsschreiben erzeugt.

Damit die bestehenden Zugangsdaten weitergenutzt werden können, darf im Notarverzeichnis in den genannten Fällen keine „neue Person“ angelegt werden, sondern die zu einer Person bereits vorhandene Eintragung (unter einer bestimmten „Personen-ID“) bleibt identisch und es wird nur eine neue Amtstätigkeit (mit neuer „Amtstätigkeits-ID“ kurz „AT-ID“) und/oder Notarvertretertätigkeit zu der vorhandenen Person erfasst. 

Zur Erläuterung sollen folgende Beispiele dienen:

• Ein Notar/eine Notarin oder ein Notariatsverwalter/eine Notariatsverwalterin wird bestellt → Im Notarverzeichnis ist eine Amtstätigkeit für die betroffene Person zu erfassen;
• Das Amt einer Notarin/eines Notars oder eines Notariatsverwalters/einer Notariatsverwalterin erlischt → Die Amtstätigkeit ist im Notarverzeichnis zu beenden, indem ein Enddatum für deren Gültigkeit eingetragen wird;
• Der Amtssitz einer Notarin/eines Notars wird verlegt → Die bisherige Amtsätigkeit des Notars/der Notarin ist zu beenden, zugleich ist eine neue Amtstätigkeit für den Notar/die Notarin im Notarverzeichnis zu erfassen;
• Ein Notar/eine Notarin wird vorläufig des Amtes enthoben → Zu der Amtstätigkeit des betroffenen Notars/der Notarin ist die vorläufige Amtsenthebung einzutragen und im Falle der Bestellung einer Notariatsverwaltung ist die Aktenverwahrung entsprechend zu erfassen;
• Der Notarin/dem Notar ist eine Nebentätigkeit gem. § 8 Abs. 1 Satz 2 BNotO bewilligt worden → Zu der Amtstätigkeit des betroffenen Notars/der betroffenen Notarin ist eine Ausnahmebewilligung gem. § 8 Abs. 1 Satz 2 BNotO einzutragen und ggfs. im Anschluss eine Aktenverwahrung zu erfassen.

Jede Eintragung einer Amtstätigkeit ins Notarverzeichnis ist qualifiziert elektronisch zu signieren. Dies dient einerseits dazu, die Datenqualität im Notarverzeichnis zu erhöhen. Im Hinblick auf alle Amtstätigkeiten hat dies aber auch einen signaturrechtlichen Hintergrund. Die qualifiziert elektronisch signierte Eintragung im Notarverzeichnis dient der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer als Bestätigung, dass in ein qualifiziertes Zertifikat eine amtsbezogene Angabe aufgenommen werden darf. Zugleich kann die Eintragung im Notarverzeichnis auch das Widerrufsverlangen bzgl. eines ausgestellten Zertifikats darstellen, so etwa bei Beendigung einer Amtstätigkeit oder Eintragung einer vorläufigen Amtsenthebung. 

Die Eintragung einer Person im Notarverzeichnis bewirkt

• die Erzeugung eines Benutzerkontos sowie
• die Berechtigung zur Beantragung eines N-Pakets bei der Zertifizierungsstelle

Die Erfassung einer Amtstätigkeit ist notwendige Bedingung dafür, dass der Notar bzw. die Notarin oder der Notariatsverwalter bzw. die Notariatsverwalterin

• ein Fernsignaturzertifikat mit Berufsattribut bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer beantragen kann,

• ein besonderes elektronisches Postfach einrichten kann,

• Zugang zum Zentralen Testamentsregister und zum Zentralen Vorsorgeregister erhält,
• Zugang zu den XNP-Fachanwendungen (Urkundenverzeichnis samt Elektronischer Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis, Kartenverwaltung, Benutzerverwaltung, XNotar und weitere sowie Online-Verfahren) erhält und
• in der Notarauskunft der Bundesnotarkammer (notar.de) ausgewiesen wird.

Die Erfassung von Notarvertretungen zu einer Person im Notarverzeichnis ist notwendige Bedingung, um

• ein Fernsignaturzertifikat mit Notarvertreterattribut bei der Zertifizierungsstelle beantragen zu können und
• als Notarvertreter bzw. Notarvertreterin Zugriff auf die Anwendungen der vertretenden Amtstätigkeit zu erlangen.

Die Eintragung der Beendigung der Amtstätigkeit sowie einer vorläufigen Amtsenthebung führen dazu, dass

• das Fernsignaturzertifikat des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin widerrufen wird,
• die Zugangsberechtigung des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin zu dem besonderen elektronischen Postfach aufgehoben wird,
• der Zugang des Notars/der Notarin oder Notariatsverwalters/Notariatsverwalterin zum Zentralen Testamentsregister und zum Zentralen Vorsorgeregister sowie den XNP-Fachanwendungen gesperrt wird,
• der Notar bzw. die Notarin im Rahmen der Notarsuche nicht mehr gefunden wird.

Die Eintragung der Aktenverwahrung sowie deren Änderungen haben Einfluss auf

• die Möglichkeit Amtsübergaben gem. § 51,§58 BNotO in den Verzeichnissen (Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis) vornehmen zu können sowie
• die Urkundensuche im Rahmen der deutschen Notarauskunft und
• die Ermittlung der zuständigen Verwahrstelle von erbfolgerelevanten Urkunden im Zentralen Testamentsregister.