Der Begriff der Amtstätigkeit spielt für die IT-Systeme der Bundesnotarkammer eine zentrale Rolle. Für jede Amtsperson, die ein eigenes Urkundenverzeichnis/Verwahrungsverzeichnis  an einem bestimmten Amtssitz führt, ist eine eigene Amtstätigkeit anzulegen. An den Begriff der Amtstätigkeit knüpft sich die Vergabe eines beN sowie der Zugang zu den Fachanwendungen der Bundesnotarkammer.

Notarkammern haben Eintragungen ins Notarverzeichnis gemäß § 78l Abs. 1 Satz 3 BNotO unverzüglich nach der Benachrichtigung durch die Landesjustizverwaltung vorzunehmen. Falls keine Benachrichtigung durch die Landesjustizverwaltung erfolgt, empfehlen wir, dass Sie sich unverzüglich mit dieser in Verbindung setzen. Ohne rechtzeitige Eintragung einer Amtstätigkeit ins Notarverzeichnis ist nicht gewährleistet, dass Notare und Notariatsverwalter rechtzeitig Zugriff auf die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellten IT-Anwendungen erhalten.

Notarkammern haben Eintragungen ins Notarverzeichnis gemäß § 78l Abs. 1 Satz 3 BNotO unverzüglich nach der Benachrichtigung durch die Landesjustizverwaltung vorzunehmen. Sobald also die Notarkammer über eine Amtssitzverlegung, das Erlöschen des Amtes oder die Beendigung der Notariatsverwalterbestellung von der Landesjustizverwaltung informiert wurde, muss die jeweilige Amtstätigkeit im Notarverzeichnis beendet werden. Die rechtzeitige Eintragung ist insbesondere auch deshalb von Bedeutung, damit das Berufsattribut zum Signaturzertifikat von der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer rechtzeitig gesperrt wird.

Im Fall der Amtssitzverlegung ist die bisherige Amtstätigkeit des Notars unter Angabe der nunmehr zuständigen Verwahrstelle für die Akten des Notars und etwaiger Vorgänger zu beenden. Zugleich ist eine neue Amtstätigkeit für den Notar anzulegen, die den neuen Amtssitz des Notars ausweist. Hierbei sind insbesondere die folgenden zwei Fehler zu vermeiden: Die bisherige Amtstätigkeit ist zu beenden. Falsch wäre es, lediglich die Angabe des Amtssitzes zu ändern. Bei Anlage der neuen Amtstätigkeit ist darauf zu achten, dass keine neue Person im Notarverzeichnis angelegt wird, sondern an die bereits bestehenden Personendaten des Notars angeknüpft wird.

Im Notarverzeichnis ist streng zwischen der Änderung und der Korrektur des Namens zu differenzieren: Bei der Korrektur handelt es sich um die Berichtigung von Schreibfehlern. Mit der Änderung werden hingegen Namensänderungen etwa aufgrund von Heirat oder Scheidung berücksichtigt. Der Unterschied ist deshalb wichtig, weil die Korrektur zu einer Löschung des bisherigen Namens führt, während bei Namensänderungen der frühere Name weiterhin in den Systemen der BNotK gespeichert und auch beauskunftet wird. So wird eine Namensänderung im Rahmmen der Urkundensuche etwa wie folgt ausgewiesen: Herr Notar Max Mustermann (früher Schmidt). Korrektur und Änderung des Namens sind möglich, indem man bei den Personendaten die jeweils gleichnamige Schaltfläche aktiviert.

Die vorläufige Amtsenthebung ist verpflichtend im Notarverzeichnis einzutragen. Hierfür ist die jeweilige Amtstätigkeit des Notars aufzurufen, der seines Amtes vorläufig enthoben wird. Nähere Hinweise finden Sie unter Vorläufige Amtsenthebung.

Das kommt darauf an, welche organisatorischen Maßnahmen hierzu durch die Landesjustizverwaltung veranlasst wurden. Wenn für den betroffenen Notar ein Notariatsverwalter bestellt wurde, ist die jeweilige Amtstätigkeit zu beenden. Wird hingegen ein Notarvertreter bestellt, bleibt die Amtstätigkeit weiterhin bestehen.