Bitte beachten Sie auch die Hinweise unter Aktenverwahrung .

• Öffnen Sie in der linken Menüleiste Amtstätigkeit Einsehen und bearbeiten. 

• Suchen Sie die betroffene Amtstätigkeit im angezeigten Suchfeld.

• Die Ergebnisse werden aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Amtstätigkeit aus.

• Wählen Sie nun in der oberen Leiste die Karteikarte Aktenverwahrung.
• Klicken Sie zur Erfassung einer neuen Verwahrstelle im oberen Teilbereich auf Hinzufügen.

• Es öffnet sich der Dialog Verwahrstelle der Akten der gewählten Amtstätigkeit festlegen.
• Um den Aktenbeginn und das Aktenende festzulegen, können Sie zum einen das Datum in das jeweilige Feld eingeben oder das Kalender-Symbol nutzen. Der Zeitraum ist grundsätzlich mit dem Amtstätigkeitszeitraum vorbefüllt und kann (bspw. für eine Gespaltene Verwahrung) überschrieben werden.
• Geben Sie bitte immer an, ob im zu übergebenden Aktenbestand Erbfolgerelevante Urkundenenthalten sind. Wählen Sie hierzu ja oder nein. Beachten Sie dabei, dass nur dann "nein" angegeben werden soll, wenn Sie positiv wissen, dass keine erbfolgerelevanten Urkunden in dem zu übergebenden Aktenbestand enthalten sind!
• Optional können Sie im Textfeld Hinweise für Urkundensuche weitere Details erfassen. Hierzu gibt es schon eine Muster-Vorlage zur Hilfe im Textfeld.

Wichtig zu wissen ist, dass diese Hinweise sowohl auf notar.de  als auch im Rahmen einer Amtsübergabe im Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis ausgegeben werden.

Tipp: Wollen Sie Hinweise erfassen, die nur intern für die Notarkammer sichtbar sein soll, erfassen Sie diese bitte unter der Karteikarte Bemerkungen in den Verwahrhinweisen.

• Bitte geben Sie jetzt an, durch wen die Akten verwahrt werden sollen.
• Wählen Sie hierzu einen der angezeigten Karteikarten Amtstätigkeit oder Notarkammer (alt: Gericht) aus. In den jeweiligen Rubriken gibt es Suchfelder, in denen nach der Amtstätigkeit oder der Notarkammer (alt: dem Gericht) gesucht werden kann. 
• Nunmehr ist es möglich die neu erfasste Verwahrstelle auch für alle Amtsvorgänger zu übernehmen. Betätigen Sie hierzu die Box rechts neben der Schaltfläche  Speichern.
• Speichern Sie schließlich den Vorgang ab. 

Jede Verwahrstelle ist zu erfassen!!! Es ist nicht zulässig eine Teilverwahrung mit wenigen Urkunden als Hinweis in einem Eintrag einer anderen Verwahrstelle (die den Großteil der Bestände verwahren soll) zu hinterlegen.

• Öffnen Sie in der linken Menüleiste Amtstätigkeit Einsehen und bearbeiten. 

• Suchen Sie die betroffene Amtstätigkeit im angezeigten Suchfeld.

• Die Ergebnisse werden aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Amtstätigkeit aus.

• Wählen Sie nun in der oberen Leiste die Karteikarte Aktenverwahrung.
• Klicken Sie zur Erfassung einer neuen Verwahrstelle im oberen Teilbereich auf Hinzufügen.

• Es öffnet sich der Dialog Verwahrstelle der Akten der gewählten Amtstätigkeit festlegen.
• Um den Aktenbeginn und das Aktenende festzulegen, können Sie zum einen das Datum in das jeweilige Feld eingeben oder das Kalender-Symbol nutzen. Der Zeitraum istgrundsätzlich mit dem Amtstätigkeitszeitraum vorbefüllt und muss nun für die Gespaltene Verwahrung dementsprechend überschrieben werden.
• Geben Sie bitte immer an, ob im zu übergebenden Aktenbestand Erbfolgerelevante Urkunden enthalten sind. Wählen Sie hierzu ja oder nein.
• Optional können Sie im Textfeld Hinweise für Urkundensuche weitere Details erfassen. Hierzu gibt es schon eine Muster-Vorlage zur Hilfe im Textfeld.

Hinweise für die Urkundensuche: Wichtig zu wissen ist, dass diese Hinweise bei der Funktionalität der Amtsübergabe im Urkunden- und Verwahrungsverezichnis sowie werden auf notar.de ausgegeben.

Tipp: Wollen Sie demnach Hinweise erfassen, die nur intern für die Notarkammer sichtbar sein soll, erfassen Sie diese bitte unter der Karteikarte Bemerkungen in den Verwahrhinweisen.

• Bitte geben Sie jetzt an, durch wen die Akten verwahrt werden sollen.
• Wählen Sie hierzu einen der angezeigten Karteikarten Amtstätigkeit oder Notarkammer (alt: Gericht) aus. In den jeweiligen Rubriken gibt es Suchfelder, in denen nach der Amtstätigkeit oder der Notarkammer (alt: dem Gericht) gesucht werden kann. 
• Nunmehr ist es möglich die neu erfasste Verwahrstelle auch für alle Amtsvorgänger zu übernehmen. Betätigen Sie hierzu die Box rechts neben der Schaltfläche  Speichern.
• Speichern Sie schließlich den Vorgang ab. 
• Wiederholen Sie die vorgenannten Schritte für alle weiteren Verwahrstellen.

• Öffnen Sie in der linken Menüleiste Amtstätigkeit Einsehen und bearbeiten. 

• Suchen Sie die betroffene Amtstätigkeit im angezeigten Suchfeld.

• Die Ergebnisse werden aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Amtstätigkeit aus.

• Wählen Sie nun in der oberen Leiste die Karteikarte Aktenverwahrung.

• Klicken Sie zur Bearbeitung der bereits erfassten Verwahrstelle im unteren Teilbereich auf das Symbol Gespaltene Verwahrung.
• Es öffnet sich der Dialog Verwahrstelle der Akten von <Amtstätigkeit>.
• Um den Aktenbeginn und das Aktenende festzulegen, können Sie zum einen das Datum in das jeweilige Feld eingeben oder das Kalender-Symbol nutzen. Der Zeitraum ist grundsätzlich vorbefüllt und muss ggfs. für die Gespaltene Verwahrung überschrieben werden.
• Geben Sie bitte immer an, ob in dem zu übergebenden Aktenbestand Erbfolgerelevante Urkunden enthalten sind. Wählen Sie hierzu ja oder nein.
• Zusätzlich wird Ihnen das Datumsfeld Beginn Aktenverwahrung angeboten. Bitte tragen Sie hier das Datum des Verwahrungsbeginns der neuen Verwahrstelle ein.
• Optional können Sie im Textfeld Hinweise für Urkundensuche weitere Details erfassen. Hierzu gibt es schon eine Muster-Vorlage zur Hilfe im Textfeld.

Hinweise für die Urkundensuche werden auf notar.de ausgegeben werden.

Tipp: Wollen Sie demnach Hinweise erfassen, die nur intern für die Notarkammer sichtbar sein soll, erfassen Sie diese bitte unter der Karteikarte Bemerkungen in den Verwahrhinweisen.

• Bitte geben Sie jetzt an, durch wen die Akten verwahrt werden sollen.
• Wählen Sie hierzu einen der angezeigten Karteikarten Amtstätigkeit oder Notarkammer (alt: Gericht) aus. In den jeweiligen Rubriken gibt es Suchfelder, in denen nach der Amtstätigkeit oder der Notarkammer (alt: dem Gericht) gesucht werden kann. 
• Speichern Sie schließlich den Vorgang ab. 
• Wiederholen Sie die vorgenannten Schritte für alle weiteren verwahrten Aktenbestände.