Erfassung der Zuständigkeit für notarielle Online-Verfahren im Notarverzeichnis
Schritt-für-Schritt Anleitung
Vorbemerkung
Wenn ein Bürger im Internetportal für notarielle Online-Verfahren eine Notarin oder einen Notar auswählen möchte und hierzu einen örtlichen Anknüpfungspunkt angibt (z. B. Sitz einer Gesellschaft, Wohnsitz eines Gesellschafters oder Geschäftsführers), dann werden ihm die Notarinnen und Notare angezeigt, für die im NVZ eine notarielle Zuständigkeit für den jeweiligen Ort hinterlegt ist. Diese Anleitung erläutert Schritt für Schritt, wie die in die Zuständigkeit einer Notarin oder eines Notars fallenden Orte im NVZ erfasst werden können.
Diese Anleitung bezieht sich auf die Erfassung der Zuständigkeitsbereiche von Notarinnen und Notaren für notarielle Online-Verfahren. Im Hinblick auf Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter ist die Rechtslage nicht ganz eindeutig, ob deren Zuständigkeiten für notarielle Online-Verfahren im NVZ zu erfassen sind.1 Dies dürfte Raum lassen für eine kammerspezifische Verwaltungspraxis, die sich an den lokalen Bedürfnissen orientiert.2
1 § 57 Abs. 1 BNotO und § 3 Abs. 1 Nr. 2 NotVPV sprechen dafür, § 9 Abs. 5 NotVPV spricht dagegen, die örtliche Zuständigkeit von Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern für notarielle Online-Verfahren im NVZ zu erfassen. Auch § 8 Abs. 2 Nr. 1 und § 13 Abs. 3 NotViKoV enthalten zu dieser Frage keine eindeutige Aussage.
2 Im Bereich des Anwaltsnotariats werden Notariatsverwaltungen häufig durch Notarinnen und Notare wahrgenommen. In diesen Fällen sollte eine Erfassung der Online-Zuständigkeiten von Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern für alle Orte unterbleiben, für die diese bereits als Notarinnen oder Notare als zuständig in das NVZ eingetragen sind. Sonst würden diese Personen im Internetportal für notarielle Online-Verfahren doppelt in der Liste der für den jeweiligen Ort zuständigen Notare aufgeführt – einmal als Notar und zusätzlich einmal als Notariatsverwalter. Für Bürger könnte eine solche Doppelung aussehen wie ein unbeabsichtigter Systemfehler.
Erfassung des Amtsgerichts am Amtssitz
- Wählen Sie in der linken Menüleiste Amtstätigkeit einsehen und bearbeiten.
- Tragen Sie in der Suchmaske den Namen der Amtsperson ein, die Sie bearbeiten möchten (hier beispielhaft dargestellt Harald Test).
- Betätigen Sie den Button Suchen.
- Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag aus der Ergebnisliste aus und betätigen Sie den Button Details anzeigen. Es werden Ihnen die Daten der Amtstätigkeit angezeigt.
- Öffnen Sie den Reiter Amtstätigkeit.
- Prüfen Sie, ob das richtige Gericht eingetragen ist. In der Regel ist hier das Amtsgericht zu erfassen, in dessen Gerichtsbezirk der Amtssitz der Notarin oder des Notars liegt.3 Sollte hier noch kein Gericht erfasst sein, so tragen Sie es bitte ein. Sollte ein falsches Gericht hinterlegt worden sein, so sollte dies korrigiert werden.
3 Das im NVZ hinterlegte Gericht wird seitens des Zentralen Testamentsregisters automatisch als bevorzugtes Verwahrgericht für Testamente und Erbverträge, die in die besondere amtliche Verwahrung zu verbringen sind, eingeordnet. Dies hat zur Folge, dass das hier hinterlegte Gericht in der Eingabemaske des Zentralen Testamentsregisters für die Registrierung grundsätzlich automatisch als „Verwahrstelle“ vorbelegt ist. Wenn ein hinterlegtes Gericht keine Nachlassabteilung hat, dann wird es – abweichend von diesem Grundsatz – bei der Registrierung nicht vorbelegt und die Hinterlegungsstelle ist händisch durch die Notarin oder den Notar einzugeben. Eine händische Anpassung ist auch dann notwendig, wenn ein falsches Gericht hinterlegt ist.
- Betätigen Sie den Button Bearbeiten, um das Datenfeld Gericht zu editieren. Das Gericht kann jetzt erfasst bzw. geändert werden. Bitte wählen Sie das zuständige Gericht aus der Liste der hier angebotenen Amtsgerichte aus.
- Speichern Sie dann den Eintrag/die Änderung.
Standardzuständigkeit einsehen und bearbeiten
- Öffnen Sie den Reiter Online-Verfahren.
- Prüfen Sie, ob die Gemeinden korrekt angezeigt werden.
Hier müssen alle Gemeinden angezeigt werden, für die eine Zuständigkeit einer Notarin oder eines Notars für notarielle Online-Verfahren besteht. Eine solche Zuständigkeit besteht für jede Gemeinde, die in den Amtsbereich einer Notarin oder eines Notars fällt.
Standard: Zuständigkeit für alle im Amtsgerichtsbezirk liegenden Gemeinden
Im Regelfall ist der notarielle Amtsbereich gemäß § 10a Abs. 1 Satz 1 BNotO identisch mit dem Amtsgerichtsbezirk, in dem der Notar seinen Amtssitz hat. Dieser gesetzlichen Regel folgen die meisten Kammerbezirke. Entsprechend sind im NVZ im Reiter Online-Verfahren standardmäßig automatisch alle Gemeinden hinterlegt, die in den Bezirk des im Reiter Amtstätigkeit angegebenen Amtsgerichts liegen.
Besondere Standardzuständigkeiten in Baden-Württemberg, Berlin und Hamburg
Im Kammerbezirk der Notarkammer Baden-Württemberg besteht eine Gleichsetzung des notariellen Amtsbereichs mit dem Landgerichtsbezirk. Daher sind im NVZ im Reiter Online-Verfahren als Standard automatisch alle Gemeinden hinterlegt, die im übergeordneten Landgerichtsbezirk des im Reiter Amtstätigkeit angegebenen Amtsgerichts liegen.
Im Kammerbezirk der Hamburgischen Notarkammer ist der Amtsbereich mit dem Oberlandesgerichtsbezirk gleichzusetzen.
Im Kammerbezirk der Notarkammer Berlin besteht eine Identität des Amtsbereichs mit dem Kammergerichtsbezirk. Entsprechend sind hier im Reiter Online-Verfahren als Orte einheitlich Berlin bzw. Hamburg im NVZ hinterlegt.
- Möchten Sie von der vorstehend genannten Standardzuständigkeit abweichen und die Gemeindeliste bearbeiten, klicken Sie bitte auf den Button Zuständigkeit bearbeiten.
Sie haben nun folgende Möglichkeiten einer Bearbeitung:
► Nach Gemeinden filtern
(Diese Option ist nützlich, um bei vielen Einträgen in der Gemeindeliste eine Gemeinde schneller zu finden.)
► Teilweise Zuständigkeit für die Gemeinde festlegen
(Dazu bitte das Häkchen in der Zeile der entsprechenden Gemeinde setzen)
In einigen Kammerbezirken gibt es stadt- oder ortsteilbezogene Besonderheiten mit der Folge, dass einzelne notarielle Amtsbereiche nur einen Teil einer Gemeinde erfassen.4 Die Amtsbereichsgrenzen verlaufen hier unterhalb der Gemeindeebene.
Für diese Fälle steht die Funktion, eine teilweise Zuständigkeit für die Gemeinde festzulegen. Wenn hier ein Haken gesetzt wird, dann erhalten Bürgerinnen und Bürger im Internetportal für notarielle Online-Verfahren bei der Notarauswahl einen Hinweis, dass die Zuständigkeit für diesen Ort systemseitig nicht abschließend geklärt werden konnte und man im Notarbüro anrufen solle, um die Zuständigkeit zu klären. Die Notarinnen und Notare können und müssen dann selbst prüfen, ob beispielsweise die Wohnsitzadresse eines Gesellschafters oder Geschäftsführers in ihrem Amtsbereich liegt.
► Gemeinde löschen
(Klicken Sie bitte auf das Mülleimer-Symbol, um einen Eintrag zu löschen)
In einigen Kammerbezirken, in denen der notarielle Amtsbereich dem Amtsgerichtsbezirk entspricht, gibt es gemeindebezogene Besonderheiten. Teilweise sind einzelne Gemeinden, die in einen Amtsgerichtsbezirk fallen, vom Amtsbereich einer Notarin oder eines Notars ausgenommen, und/oder Gemeinden, die nicht in den Amtsgerichtsbezirk fallen, dem Amtsbereich einer Notarin oder eines Notars zusätzlich zugeordnet.5
Für diese Fälle stehen die Funktion Gemeinde löschen und die nachstehend erläuterte Funktion Gemeinde hinzufügen zur Verfügung. Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, im NVZ eine Liste der Gemeinden zu erzeugen, für die die Notarin oder der Notar zuständig ist. Ist diese Liste richtig und vollständig, wird die Notarin oder der Notar im Internetportal für notarielle Online-Verfahren in einer Liste der für den jeweiligen Ort zuständigen Notare aufgeführt und kann so von Bürgerinnen und Bürgern ausgewählt werden.
► Gemeinde hinzufügen
(Wählen Sie die Gemeinde nach Eingabe der ersten Buchstaben aus, markieren diese und betätigen danach bitte den Button hinzufügen.)
► Speichern
Alle Änderungen sind zu speichern. Betätigen Sie dazu den Button Speichern. Alternativ können die Änderungen verworfen werden – betätigen Sie dafür den Button Abbrechen.
4 Amtsbereichsgrenzen unterhalb der Gemeindeebene gibt es insbesondere in den Kammerbezirken der Notarkammer Koblenz, der Notarkammer Pfalz, der Rheinischen Notarkammer und der Westfälischen Notarkammer.
5 Gemeindebezogene Amtsbereichsfestlegungen gibt es insbesondere in den Kammerbezirken der Landesnotarkammer Bayern, der Notarkammer Brandenburg, der Notarkammer Koblenz, der Notarkammer Mecklenburg-Vorpommern, der Notarkammer Pfalz, der Rheinischen Notarkammer, der Saarländischen Notarkammer, der Notarkammer Sachsen und der Notarkammer Sachsen-Anhalt.
- In seltenen Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein, die Orte auf die Standardzuständigkeit zurückzusetzen. Mit Klick auf dem Button Abweichende Zuständigkeit aufheben, stellen Sie die Standardzuständigkeit wieder her. Es werden dann alle Gemeinde angezeigt, die als Standard hinterlegt sind (siehe dazu unter Ziffer C.2.). Alle Besonderheiten (Markierungen aufgrund teilweiser Zuständigkeiten, gelöschte und hinzugefügte Gemeinden) entfallen. Dies bedeutet, dass teilweise Zuständigkeiten, Ergänzungen oder Löschungen bei Bedarf erneut händisch erfasst werden müssen.
