18.09.2023
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Notarverzeichnis

Erfassen einer Notarvertreterbestellung

Nachfolgend wird beschrieben, wie die Eintragung einer Notarvertreterbestellung zu einer Person erfolgt.

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Notarvertreterbestellung erfassen
Notarvertreterbestellung abschließen

Notarvertreterbestellung erfassen

  • Wählen Sie im Menüpunkt Notarvertreterbestellung die Schaltfläche Erfassen aus.
  • Geben Sie zunächst Vorname(n) und/oder Nachnamen der Person im Suchfeld ein, deren Notarvertreterbestellung Sie im Notarverzeichnis eintragen möchten. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter Person suchen.
  • Haben Sie die gesuchte Person nicht gefunden, muss diese zunächst unter dem Menüpunkt Person Erfassen angelegt werden. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter Person Erfassen.
  • Haben Sie die gesuchte Person gefunden, wählen Sie den Eintrag aus der Ergebnisliste aus.
  • Betätigen Sie nun die Schaltfläche Weiter (ausgewählte Person), um die Notarvertreterbestellung zu erfassen.

Bitte achten Sie bei der Erfassung einer Notarvertretung auf die Auswahl der richtigen Person. Die ausgewählte Person erhält in dem erfassten Zeitraum vollen Zugriff auf sämtliche Funktionalitäten und Daten der vertretenen Amtstätigkeit. Aufgrund dieser Eintragung im Notarverzeichnis erhält diese Person auf Antrag bei der Zertifizierungsstelle ein Fernsignaturzertifikat nebst Notarvertreterattribut für die vertretene Amtstätigkeit. Die Folgen bei einer Falscherfassung sind schwerwiegend und ihre Bereinigung ist für die Bundesnotarkammer mit sehr hohem Aufwand verbunden. Nutzen Sie bei mehreren infrage kommenden Personen zum Abgleich etwa die Geburtsdaten. Auch die unterschiedliche Anzahl von Vornamen kann einen Hinweis darauf geben, ob es sich um die korrekte Person handelt. Des Weiteren kann bei Unsicherheit auch die angezeigte Person-ID herangezogen werden. Hiermit können Sie vorab eine Suche über „Person einsehen und erfassen“ anstoßen, um weitere Tätigkeiten einzusehen, die Ihnen dabei behilflich sein können die richtige Person zu identifizieren.

  • Es erscheint eine Maske zur Eingabe von Funktion, vertretener Amtstätigkeit und Bestellungszeitraum.
  • Alle rot markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.
  • Im Datenfeld Funktion können Sie zwischen Notarvertreter und Notarvertreterin wählen.
  • Die zu vertretene Amtstätigkeit kann durch Eingabe der Amtstätigkeits-ID (AT-ID) oder über die Schaltfläche Vertretene AT suchen erfasst werden.
  • Geben Sie den Bestellungszeitraum ein und betätigen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Sollten Ihnen schon mehrere Bestellungszeiträume bekannt sein, kann das Hinzufügen beliebig oft wiederholt werden.
  • Nach Eingabe des Bestellungszeitraumes wird dieser ausgewiesen und kann ggf. über das Mülleimer-Symbol entfernt und neu eingegeben werden.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie die Schaltfläche Weiter aktivieren. Sie werden auf die Abschlussseite navigiert.

Sollte die Bestellungsurkunde aufeinanderfolgende Tage einzeln ausweisen, achten Sie stehts darauf diese zusammenfassend als einen Vertretungszeitraum einzutragen! (bspw. vom 1.2.2022 bis 3.2.2022)

Notarvertreterbestellung abschließen

  • Sie können jederzeit während des Anlegens der Notarvertreterbestellung durch Betätigen der Schaltfläche Zurück zu den Eingabefeldern der vorherigen Ansicht(en) zurückkehren.
  • Am Ende des Vorgangs erhalten Sie eine zusammenfassende Ansicht, in der Sie die eingegebenen Daten noch einmal überprüfen können. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
  • Der angelegte Datensatz muss im Anschluss signiert werden.