Erstellen individueller Vorlagen und Beglaubigungsvermerke

08.06.2023

Inhalte

XNotar

Die Standardvorlagen aus der Anwendung für individuelle Anschreiben/Beglaubigungsvermerk finden Sie auch hier zum Download

Erstellen individueller Vorlagen für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke

Die Module von XNotar stellen Ihnen jeweils für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke Textvorlagen (Textbausteine) (Kapitel 1 dieser Seite) zur Verfügung, die Sie bei der Vorbereitung von Vorgängen verwenden können. Diese anwendungsseitig zur Verfügung gestellten Vorlagentexte können Sie über Grundeinstellungen (Büro) individuell anpassen und für alle Arbeitsplätze des Notarbüros speichern. Hinsichtlich der Anschreiben stehen Ihnen zusätzlich zehn weitere freie Textfelder zur Verfügung, die Sie individuell befüllen können.

Falls diese Standard-Vorlagentexte sowie die Möglichkeit der Anpassung bzw. Erstellung von weiteren Textbausteinen nicht ausreichen bzw. nicht der Praxis des Notarbüros entsprechen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit eigene Vorlagen (Kapitel 2 dieser Seite) für komplette Anschreiben und eigene Beglaubigungsvermerke zu erstellen und diese für die Verwendung in den Modulen hinzuzufügen.

Inhalte dieser Seite
1. Systemseite Textvorlagen (Textbausteine) anpassen und eigene Textbausteine hinterlegen
Textvorlagen (Textbausteine) für Anschreiben
Textvorlagen (Textbausteine) für Beglaubigungsvermerke

2. Eigene Vorlagen für individuelle Anschreiben und Beglaubigungsvermerke erstellen
Standardvorlage für ein Anschreiben herunterladen
Standardvorlage für einen Beglaubigungsvermerk herunterladen
Standardvorlage verwenden: Individuelle Bearbeitung der Vorlage
Erstellte individuelle Vorlage im XNP-Datenordner hinterlegen
Hinterlegte Vorlage eines individuellen Anschreibens verwenden
Hinterlegte Vorlage eines individuellen Beglaubigungsvermerks verwenden

1. Systemseitige Textvorlagen (Textbausteine) anpassen und eigene Textbausteine hinterlegen

Die systemseitig zur Verfügung gestellten Textbausteine für das Notarbüro erreichen Sie über die Grundeinstellungen (Büro). Dort können Sie

die hinterlegten Textbausteine für Anschreiben und Beglaubigungsvermerke anpassen (ändern, ergänzen),
für Anschreiben zehn weitere freie Textfelder befüllen und damit weitere Textbausteine komplett individuell anlegen, und
diese anschließend über den entsprechenden Editor "Beglaubigungsvermerk anfügen" oder "Anschreiben erstellen" auf der Karteikarte Dokumente im dem jeweiligen Modul auswählen und verwenden.

Nur der Amtstätigkeitsinhaber kann die zuvor beschreibenen Bearbeitungen der Textvorlagen vornehmen, der Mitarbeiter nicht. Dies dient der Sicherstellung der Einheitlichkeit in Notarbüro und der Verantwortlichkeit durch den Amtstätigkeitsinhaber.

Nachfolgend werden diese Möglichkeiten sowohl für Anschreiben als auch für Beglaubigungsvermerke einzeln beschrieben:

Textvorlagen (Textbausteine) für Anschreiben

Die Textvorlagen (Textbausteine) für Anschreiben in den jeweiligen Modulen erreichen Sie über die Einstellungen in Ihrem Benutzermenü:

Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.

Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte des gewünschten Moduls, z. B. Handelsregister.

In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Anschreiben zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen. Zusätzlich werden zehn weitere freie Textfelder für individuelle Anschreibentexte zur Verfügung gestellt.

Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.

Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor „Anschreiben erstellen“ im jeweiligen Modul und können dort ausgewählt werden.

Textvorlagen (Textbausteine) für Beglaubigungsvermerke

Die Textvorlagen (Textbausteine) für Beglaubigungsvermerke im jeweiligen Modul erreichen Sie über die Einstellungen in Ihrem Benutzermenü:

Öffnen Sie Ihr Benutzermenü und klicken Sie auf Einstellungen.

Klicken Sie in den Button „Grundeinstellungen“ und dann auf die Karteikarte Dokumente.

In dieser Ansicht Dokumente haben Sie die Möglichkeit die systemseitig hinterlegten Vorlagentexte für Beglaubigungsvermerke zu überarbeiten. Standardmäßig werden in den Textfeldern die diversen Textbausteine angezeigt, die systemseitig zur Verfügung gestellt werden. Sie können diese nach den Bedürfnissen für Ihr Notarbüro anpassen.

Änderungen an den Textfeldern werden nach Verlassen der Textfelder direkt wirksam.

Nachdem Sie die Einstellung vorgenommen haben, erscheinen die überarbeiteten Textvorlagen bzw. zusätzlich erstellten Textvorlagen im Editor "Beglaubigungsvermerk erstellen" im jeweiligen Modul und können dort ausgewählt werden.

2. Eigene Vorlagen für individuelle Anschreiben und Beglaubigungsvermerke erstellen

Eigene Vorlagen für das Notarbüro können Sie erstellen, indem Sie

die Standardvorlage aus der Onlinehilfe (gleich nachfolgend auf dieser Seite) oder dem Dialog, auf den das jeweilige Modul zugreift, herunterladen,
dann diese unter Berücksichtigung der Platzhalter anpassen,
- z. B. mit Briefköpfen und Grafiken versehen,
- gewünschte Inhalte hinzufügen, die unverändert bleiben aber nachträglich widerum jederzeit über die Textvorlagen (Textbausteine) (Kapitel 1) ergänzt werden können.
anschließend im XNP-Datenordner hinterlegen.

Nachfolgend werden diese Schritte sowohl für Anschreiben als auch für Beglaubigungsvermerke einzeln beschrieben.

Standardvorlagen für individuelle Anschreiben-/Vermerkerstellung zum Download

Hier stellen wir Ihnen die aktuellen Systemvorlagen für Anschreiben pro Modul und den Beglaubigungsvermerk zum Download bereit:

Wie Sie diese auch jederzeit direkt aus der Anwendung herunterladen können beschreiben wir im Nachfolgenden zusätzlich.

Standardvorlage für ein Anschreiben in der Anwendung herunterladen

Die Standardvorlage für Anschreiben im jeweiligen Modul erreichen Sie über Anschreiben erstellen im Akkordeonsbereich Anschreiben eines Vorgangs auf der Karteikarte Dokumente:

Öffnen Sie einen Vorgang im Bearbeitungsmodus.

Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.

Klicken Sie im Dokumenteneintrag des Anschreibens auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.

Das System öffnet den Dialog zum Erstellen eines Anschreibens.

Klicken Sie unten auf den Schriftzug Vorlage für die Erstellung von individuellen Anschreiben.

Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können.

Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Standardvorlage für einen Beglaubigungsvermerk in der Anwendung herunterladen

Öffnen Sie einen Vorgang im jeweiligen Modul im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte "Dokumente".

Klicken Sie im Akkordeonsbereich einer hochgeladenen Dokumentdatei auf die Schaltfläche PDF bearbeiten.

Das System öffnet den PDF-Viewer.

Wählen Sie die Aktion Beglaubigungsvermerk erstellen in der Aktionsleiste des PDF-Viewer.

Es öffnet sich der Dialog in dem Sie dem Dokument einen Beglaubigungsvermerk anfügen können.

Klicken Sie in dem Dialog auf den Schriftzug "Vorlage für die Erstellung von individuellen Beglaubigungsvermerken".

Das System leitet Sie in Ihr lokales Dateisystem, in dem Sie den Speicherort für die Vorlage auswählen können.

Das System speichert die Vorlage am ausgewählten Speicherort.

Standardvorlage verwenden: Individuelle Bearbeitung der Vorlage

Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage in einem Textbearbeitungsprogramm.

Führen Sie nun die Bearbeitung durch.

Sie können beispielsweise freien Text - beispielsweise auch einen Briefkopf Ihres Notarbüros - ergänzen.

Sie können auch die Position der Platzhalter, markiert durch {{TEXT}}, beliebig verändern.

Speichern Sie Ihre Änderungen und geben Sie der Datei einen neuen Namen.

Schließen Sie das Textbearbeitungsprogamm.

Standardvorlage für einen Beglaubigungsvermerk

Platzhalter
Beachten Sie dabei, dass die Platzhalter nicht gelöscht werden dürfen, andernfalls kann es zu Fehlern kommen.

Erstellte individuelle Vorlage im XNP-Datenordner hinterlegen

Individuell erstellte Vorlagen müssen Sie Ihrem Netzwerkspeicher hinzufügen, damit diese zur Verwendung im jeweiligen Modul an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen.

Wo finde ich den XNP-Datenordner?

Den Netzwerkspeicherort finden Sie wie folgt:

Öffnen Sie Ihre Einstellungen.

Wählen Sie dort die Auswahl Geräteeinstellungen (PC).

Dort finden Sie den Pfand zum von Ihnen festgelegten, gemeinsam genutzten Netzwerkspeicher.

Um die Vorlage zum Netzwerkspeicher hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den XNP-Datenordner in Ihrem lokalen Dateisystem.

Öffnen Sie den im XNP-Datenordner befindlichen Ordner Ihrer Amtstätigkeit.

Um eine Anschreiben-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad, je nach gewünschter Verwendung z. B. Grundbuchanträge→ Vorlagen → Anschreiben.

Um eine Beglaubigungsvermerk-Vorlage hinzuzufügen, folgen Sie dem Pfad Dokumente → Vorlagen → Beglaubigungsvermerk.

Speichern Sie Ihre Vorlage im jeweiligen Ordner.

Die Vorlage steht Ihnen nun im entsprechenden Modul zur Verfügung.

Hinzufügen eines individuell erstellten Anschreibens zum XNP-Datenordner zur späteren Verwendung im Modul Handelsregister

Hinterlegte Vorlage eines individuellen Anschreibens verwenden

Öffnen Sie einen Vorgang in dem Modul, in dem Sie die Vorlage verwenden möchten, im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente.

Klicken Sie im Dokumenteneintrag für das Anschreiben auf die Schaltfläche Anschreiben erstellen.

Das System öffnet den Dialog Anschreiben erstellen.

Wählen Sie in dem Auswahlfeld Vorlage auswählen die Vorlage, die Sie zuvor hinterlegt haben.

Fügen Sie ggf. noch weitere Textbausteine aus der Auswahl Textvorlage zu Anschreibentext hinzufügen hinzu.

Klicken Sie auf Anfügen.

Das System generiert das Anschreiben und fügt es dem Vorgang hinzu.

Hinterlegte Vorlage eines individuellen Beglaubigungsvermerks verwenden

Öffnen Sie einen einen Vorgang in dem Modul, in dem Sie die Vorlage verwenden möchten, im Bearbeitungsmodus und wechseln Sie zur Karteikarte Dokumente.