Die Umstellung des XJustiz-Formats auf die dann gültige Version 3.3.1 erfolgt zum 1. August 2022. Grundsätzlich ist das Modul Handelsregister systemseitig so vorbereitet, dass es hier zu keinem Fehlverhalten aufgrund der Umstellung kommen sollte.
Wir empfehlen Ihnen dennoch, soweit es Ihr notarieller Ablauf zulässt, Anmeldungen an das Handelsregister, die am Freitag, den 29. Juli 2022, vorbereitet werden, auch an diesem Tag fertigzustellen und zu versenden oder die Vorbereitung und Versendung insgesamt auf Montag, den 1. August 2022, zu legen.
Auch justizseitig haben uns bereits verschiedene Meldungen erreicht, dass am Freitag 29.07.2022 ggf. Wartungsarbeiten in den dortigen Systemen vorgenommen werden und es Einschränkungen in den Antragsbearbeitungen und der Beauskunftung von Registerauszügen geben kann. Informieren Sie sich ggf. auch selbständig bei Ihren örtlichen Gerichten, wie es dort im konkreten Fall ist.
Aktuelle Informationen zu ggf. bestehenden Einschränkungen finden Sie allgemein immer auch unter
- https://egvp.justiz.de/meldungen/index.php
- https://www.handelsregister.de/rp_web/aktstatushinweise.xhtml


Praxisorientierte Informationen und konkrete Änderungen im Modul Handelsregister

Änderungen bei Anmeldefällen im Modul Handelsregister

Aufgrund der XJustiz-Umstellung auf das Format 3.3.1 wird XNotar zum 1. August 2022 auf das neue Format umgestellt werden. In diesem Zuge sind drei bisher im Modul Handelsregister vorhandenen Anmeldefälle wegfallen und ein Anmeldefall umbenannt worden, um insgesamt den Anforderungen der XJustiz-Vorgaben zu entsprechen. Die konkreten Änderungen und praxisorientieten Informationen und Hinweise dazu entnehmen Sie bitte nachfolgender Tabelle:

tabellarische Übersicht der Änderungen mit XJustiz-Umstellung auf 3.3.1 im Modul Handelsregister

Anmeldefall

Art der Änderung

Ab 01.08.2022 zu verwendender Anmeldefall

Praxishinweis

Änderung des Gesellschaftsvertrages / der Satzung (VR)

Wegfall

Änderung des Gesellschaftsvertrages / der Satzung

 
  • XJusitz-konform gibt es künftig einen einheitlichen Anmeldefall für allgemeine Änderungen am Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut für alle Rechtsformen.
    Hinweis: Die spezifischen XJustiz-Anmeldefälle "Änderung der Firma" und "Sitzverlegung" stehen als Anmeldefälle aber weiterhin zur Verfügungund Es gibt künftig einen einheitlichen Anmeldefall zur Änderung von Satzung/Gesellschaftsvertrag/Statut für alle Rechtsformen.
  • Die ergänzenden Bearbeitungshinweise zum Anmeldefall auf der Karteikarte Anmeldefall wurden aktualisiert und erweitert.
  • unverändert: Angaben auf Karteikarte Anmeldefall sind nur anzugeben, wenn sich hier Änderungen ergaben; wenn nicht, keine Angabe erforderlich.
  • verändert: die angebotenen Dokumentarten auf der Karteikarte Dokumente:
    • Es werden nun die Kategorien "Beschluss" und "neuer Wortlaut" zweimal angeboten (jeweils mit den bisherigen Bezeichnungen aus den separaten Anmeldefällen); dies ermöglicht nun insbesondere einen variablen Umgang mit beurkundungspflichtigen und nicht beurkundungspflichtigen Dokumenten, insbesondere im Hinblick auf Erfordernis: Beglaubigungsvermerk und Signatur
  • Das Fehlen von einzelnen Dokumentarten, mit Ausnahme der Anmeldung, wird nicht mehr als Warnung angezeigt, um auch hier eine möglichst flexible und fallorientierte Ausgangsbasis zu haben.
 

Anmeldung Auflösung (AG)

Wegfall

Anmeldung Auflösung

 
  • Der Anmeldefall ist bis auf die wegfallende Bezeichnung ("AG" im Klammerzusatz) inhaltlich unverändert.
 

Ersteintragung einer GmbH mit Musterprotokoll

Wegfall

Ersteintragung einer GmbH

 
  • XJustiz-konform gibt es künftig einen einheitlichen Anmeldefall zur Ersteintragung von GmbHs (mit oder ohne Musterprotokoll).
  • Im Modul Handelsregister erscheint nach Auswahl des Anmeldefalls ein erweiterter Hinweis, insbesondere zur Auswahl der Dokumentarten in der Checkliste auf der Karteikarte Dokumente.
  • unverändert:
    • Angaben auf Karteikarte Anmeldefall.
    • Karteikarte Beteiligte: Grundsätzlich auch hier unverändert, aber 
      • es kann ein oder mehrere Geschäfsführer angefügt werden
      • die Vorgabe der Vertretungsregel "gemäß allgemeiner Vertretungsregelung" ist im XJustiz-Format 3.3.1 als Wert nicht mehr auswählbar; diese muss bei Bedarf manuell als "Freitext" eingegeben werden.
  • verändert: die angebotenen Dokumentarten auf der Karteikarte Dokumente:
    • es wird zusätzlich zu den bestehenden Dokumentarten für die Ersteintragung einer GmbH auch die Dokumentart "Musterprotokoll" angeboten (gleiche Validierung wie bisher).
    • die Validierungsvorgaben zu unbedingtem Erfordernis der Dokumentarten "Gesellschaftsvertrag" und "Protokoll/Beschluss" wurden geändert.
    • Das Fehlen von einzelnen Dokumentarten, mit Ausnahme der Anmeldung, wird nicht mehr als Warnung angezeigt, um auch hier eine möglichst flexible und fallorientierte Ausgangsbasis zu haben.
 

Bestellung eines(r) Prokuristen (Prokuristin)

Änderung der Bezeichnung

Bestellung eines Prokuristen (einer Prokuristin)

XJustiz-konform wurde die Bezeichnung des Anmeldefalls geändert. Ansonsten unverändert.

Importieren von Anmeldungen aus der Notarsoftware in das Modul Handelsregister

Im Zuge des Imports von Anträgen aus Ihrer Notarsoftware sollte es zu keinem Fehlverhalten kommen. Der Import im bisherigen XJustiz-Format 1.18.1 wird weiterhin zugelassen. Über in diesem Zusammenhang erforderliche Änderungen und über alle im Rahmen des neuen XJustiz-Formats erforderlichen Änderungen/Umstellungen wurden die Notarsoftwarehersteller über das Technik-Wiki fortlaufend informiert.

Sollte es beim Import von Anträgen aus Ihrer Notarsoftware in das Modul Handelsregister dennoch zu einem Fehlverhalten kommen, das vor dem 01.08.2022 in der Weise nicht aufgetreten ist, so bitten wir Sie uns unter xnp@bnotk.de zu kontaktieren. Gerne teilen Sie uns in diesem Fall bereits bei Kontaktieren des Supports mit, um welchen Anmeldefall es sich handelt und fügen, wenn möglich, einen Testdatensatz bei. Vielen Dank!


Allgemeine Informationen und Hinweise zur XJustiz-Umstellung

Was ist XJustiz und warum hat es eine Auswirkung auf XNotar?

  • XJustiz ist ein zur Realisierung des elektronischen Rechtsverkehrs entwickelter Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten, IHKs) und den Gerichten enthält.
  • XJustiz bildet die Grundlage für den Austausch von Verfahrensdaten in Justizverfahren. Es besteht aus einer Reihe von XML-Schemata, d. h. fest definierten Datenfeldern im XML-Format. Ein Grundmodul mit allgemein benötigten Daten (z. B. Gerichtsbezeichnung, Aktenzeichen) wird durch Fachmodule mit fachspezifischen Daten (z. B. Strafverfahren, Mahnverfahren, Register) und Wertelisten (z. B. Bezeichnung von Staaten) ergänzt.
  • Enthält das XJustiz-Format, das veröffentlicht werden soll, Änderungen/Ergänzungen/Erweiterungen für das Fachverfahren Register, so müssen sowohl an der die Anmeldungen erstellenden Anwendung (in diesem Fall konkret das Produkt XNotar, Modul Handelsregister), als auch bei der Anwendung, die die Anmeldungen empfängt (Justiz) dies Änderungen/Ergänzungen/Erweiterungen abgestimmt werden und im Anschluss einheitlich umgesetzt, um den Anforderungen des neuen XJustiz-Datenformats gerecht zu werden.
  • Die Erstellung des XJustiz-Datensatzes erfolgt systemseitig mit Auslösen der Aktion "Versenden" im Modul XNotar im Rahmen der Übergabe der vorbereiteten Anmeldung an das Modul beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) und wird als xjustiz_nachricht.xml an den Empfänger übergeben.

Warum erfolgt eine Umstellung zum 01.08.?

Einmal jährlich wird eine neue XJustiz-Version gültig. Im Regelfall erfolgt dies zum 01.11. eines jeden Jahres. Sie löst die bis dahin gültige Version ab. Die auf das XJustiz-Schema aufbauenden Anwendungen müssen daraufhin prüfen, ob Änderungen/Ergänzungen/Erweiterungen erforderlich sind.

Aufgrund der durchgeführten Prüfung und Abstimmung findet 2022 in den Fachverfahren "Register" und somit auch im XNotar-Modul Handelsregister eine Umstellung statt. Diese Umstellung erfolgt aus Gründen der Abhängigkeit zu weiteren gesetzlichen Grundlagen bereits am 01.08.2022  (anstelle 01.11.2022).