Das System listet auf der Karteikarte Dokumente pro ausgewähltem Anmeldefall die gewöhnlich erforderlichen Dokumentarten auf. Diese werden als Checkliste automatisch angezeigt.

Ist die Anzeige der Checkliste nicht gewünscht, kann diese durch den Anwender auch eingeklappt werden.

Sie haben nach Hochladen der Dokumentendatei die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Datei bereits einen Beglaubigungsvermerk enthält, so aktivieren Sie die Checkbox "Dokument enthält bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen Beglaubigungsvermerk anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll direkt ein Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung der Registeranmeldung berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Das Dokument soll nach PDF/A 1b konvertiert werden".
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

Sie haben nach Hochladen der Dokumente die Möglichkeit folgende Kriterien für die Weiterverwendung festzulegen:

• Falls die Dokumente bereits jeweils einen Beglaubigungsvermerk enthalten, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokumente enthalten jeweils bereits einen Beglaubigungsvermerk".
• Wenn Sie unmittelbar im Anschluss systemseitig einen identischen Beglaubigungsvermerk an alle Dokumente anfügen wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Nach dem Speichern soll an alle Dokumente ein identischer Beglaubigungsvermerk angefügt werden." Bei systemseitigen Anfügen eines Beglaubigungsvermerks wird auch dies als Information in den Dateiauswahldialog "nachgetragen". Die Information wird später bei der Validierung der Registeranmeldung berücksichtigt.
• Wenn Sie hochgeladene PDF-Dateien, die nicht PDF/A-1b-konform sind, in das Dateiformat PDF/A-1b konvertieren wollen, so aktivieren Sie die Checkbox "Alle Dokument sollen nach PDF/A 1b konvertiert werden".
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". 

Folgende Variante sind nun möglich:

• Haben Sie sich dafür entschieden nicht unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument wurde nun in der Registeranmeldung gespeichert.
• Haben Sie sich dafür entschieden unmittelbar einen Beglaubigungsvermerk anzufügen: Das System öffnet nach Speichern den Dialog zur Auswahl eines Beglaubigungsvermerks (Beglaubigungsvermerk erstellen). Dort können Sie einen Beglaubigungsvermerk auswählen und anfügen. Mit Anfügen bestätigen Sie die Auswahl. Das System schließt den Dialog und überträgt die erfassten Informationen auf die Seite. Das Dokument und der Beglaubigungsvermerk wurden nun in der Registeranmeldung gespeichert.
• Haben Sie sich dafür entschieden das Format der hochgeladenen Datei in PDF/A-1b zu konvertieren: Mit Speichern erfolgt die Konvertierung. Achtung: Bei signierten Dateien wird im Rahmen der Konvertierung die Signatur entfernt.
• Für alle Varianten gilt: Es werden die Optionen "Bearbeiten", "PDF bearbeiten" und "Entfernen" ergänzt bzw. freigeschaltet. Hiermit können Sie nachträglich sowohl die Metadaten des Dokuments (Bearbeiten) oder das Dokument an sich (PDF bearbeiten) nachträglich ändern/ergänzen.

Sie können die Dokumentendaten jeweils direkt auf der Karteikarte "Dokumente" über die vorhandenen Eingabefelder bearbeiten.

• Sämtliche Änderungen an den Dokumentendaten werden bei allen Aktionen außer "Schließen gespeichert.
• Dokumententitel: Der Dokumententitel wird systemseitig mit dem Dateinamen belegt, wobei Sonder- und Leerzeichen durch Platzhalter ersetzt werden. Eine nachträgliche ANpassung ist in der Regel nicht erforderlich.
• Dokumentenzeichen: Geben Sie hier die UVZ-Nummer oder ein Ähnliches Dokumentenzeichen an.
• Dokumentendatum: Geben Sie hier bitte das Datum an, zu dem die Dokumente errichtet wurden (z. B. Tag der Beglaubigung oder Beurkundung).
• Beschreibung: Bei Bedarf können Sie hier eine ergänzende Beschreibung zum Dokument angeben.

• Nach Hochladen der Dokumentdatei über den Dateiauswahldialog und entsprechendem Speichern - mit oder ohne Anfügen eines Beglaubigungsvermerks - wird das Dokument mit den entsprechenden Dokumenteigentschaften auf der Karteikarte angezeigt.
• Solange keine Dokumentart ausgewählt ist, wird der Dokumentbereich mit dem Dateinamen betitelt. Sobald eine oder mehrere Dokumentarten gewählt sind, werden diese nach dem Dateinamen ergänzt.
• Eine im hochgeladenen Dokument etwa vorhandene Signatur erkennt die Anwendung selbständig. Das System überprüft bei Übernahme, ob in dem gleichen Ordner, in dem sich die Datei auf Ihrem Rechner befindet, eine gleichnamige Signaturdatei vorhanden ist. Falls ja, wird diese automatisch mitgeladen. Das System zeigt auf der Karteikarte im Bereich Signatur dann einen entsprechenden Hinweis "Signatur vorhanden" an.

• Der Anwender bestimmt nach Hochladen der Dokumentdatei die Dokumentart/en und Validierungsvorgaben (Beglaubigungsvermerk notwendig/nicht notwendig, Signatur notwendig/nicht notwendig):
  • Wählen Sie aus den Vorgaben innerhalb des Dokumentbereichs die Dokumentarten durch Auswahl über die Checkbox aus.
  • Wählen Sie, ob das Erfordernis eines Beglaubigungsvermerks/einer Signatur durch Auswahl über die Checkbox aus. Diese Vorgaben sind jeweils für die Validierung maßgeblich.
• Ein erneutes Bearbeiten der Dokumenteigenschaften ist mit Klick auf den Button "Bearbeiten" möglich.
• Ein Bearbeiten des Dokuments ist mit Klick auf den Button "PDF bearbeiten" möglich.

1. Verknüpfen Sie zunächst die UVZ-Einträge, welche die von Ihnen benötigten Dokumente enthalten, ähnlich wie beim UVZ-Import von Beteiligten.

2. Auf der Karteikarte Dokumente klicken Sie nun den Button "UVZ-Import". Es öffnet sich der Dialog zum Importieren von Dokumenten aus dem UVZ.

3. Es werden Ihnen sämtliche verknüpften UVZ-Einträge und die jeweiligen Dokumente angezeigt.

4. Wählen Sie das gewünschte Dokument per Checkbox an und klicken den Button "Zuordnung hinzufügen". Es erscheinen zwei Eingabefelder mit denen Sie das Dokument einem Anmeldefall und einer Verwendung (Dokumentenart) zuordnen können. Es ist möglich einem Dokumente mehrere Zuordnungen hinzuzufügen.

5. Klicken Sie nun auf den Button "Importieren". Das (mit signiertem Übereinstimmungsvermerk versehene) Dokument nebst gewählter Zuordnung wurde nun dem Vorgang hinzugefügt.

6. Sollte der signierte Übereinstimmungsvermerk aus dem UVZ übernommen worden sein, sehen Sie am jeweiligen Dokument den Hinweis "Signatur vorhanden". Wenn ausschließlich bereits im UVZ signierte Dokumente übernommen worden sein, kann der Vorgang direkt versendet werden.

• Klicken Sie in dem Auswahlelement "Dokument hinzufügen" auf Anschreiben.

• Es wird ein weiterer Bereich auf der Karteikarte Dokumente ergänzt, der es ermöglicht
  • über Klick auf den Button "Neu" eine Dokumentdatei hochzuladen, wie oben beschrieben.
  • über Klick auf den Button "Anschreiben erstellen" ein Anschreiben über die Anwendung zu generieren:
  • Klicken Sie auf "Anschreiben erstellen".

• Das System öffnet einen Dialog. Auf der rechten Seite sehen Sie eine (nicht editierbare) Vorschau des generierten Anschreibens.
• Wählen Sie unter "Vorlage auswählen" die Vorlage aus, die für das Anschreiben verwendet werden soll. Ohne andere Angaben wird automatisch die "Standardvorlage" verwendet.

• Sie können in dem Textfeld "Anschreiben editieren" den Anschreibentext selbst verfassen und/oder Textbausteine über die Auswahlliste "Textvorlage auswählen" zur Hilfe nehmen. Immer wenn Sie einen Textbaustein wählen, wird dieser unter dem bisherigen Text im Textfeld angefügt.
• Das System aktualisiert regelmäßig die Vorschau des Anschreibens. 
• Speichern Sie das Anschreiben über "Anfügen" in ihre Registeranmeldung

• Nach Hochladen einer Dokumentdatei oder systemseitiges generieren eines Anschreibens können die entsprechenden Validierungsvorgaben (Beglaubigungsvermerk/Signatur) auch für das Anschreiben, wie oben beschrieben, festgelegt werden.