Das Online-Verfahren wird automatisch ab dem 01.08.2022 in XNP als Modul bereitgestellt und ist für alle Notarinnen und Notare nutzbar. Mitarbeiter erhalten das Modul Online-Verfahren, wenn Sie von der Notarin oder dem Notar in der Benutzerverwaltung für das Profil Online-Verfahren berechtigt wurden.

Der Zugang der Notarinnen und Notare zum Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer wird automatisch über die bereits etablierte Software XNP erfolgen. Notarinnen und Notare können das Videokommunikationssystem über das neue Modul „Online-Verfahren“ nutzen, das ab 1. August 2022 automatisch in XNP erscheinen wird. Technisch wird auf Seiten der Notarinnen und Notare nichts weiter erforderlich sein als eine ausreichende Internetverbindung (idealerweise >100 Mbit/s) sowie ein Computerarbeitsplatz mit einem oder zwei Monitoren (Empfehlung: Auflösung von mindestens 1080p und Größe von mindestens 22 Zoll), einer Webcam (Empfehlung: Auflösung von mindestens 1080p) und einem Mikrofon. Daneben sind ein Notarnetzzugang erforderlich sowie – für die abschließende notarielle Signatur – Karte und Kartenleser. Die Notarinnen und Notare werden also die meist ohnehin bereits vorhandene Standard-Hardware für die notariellen Online-Verfahren verwenden können. Das Videokonferenzsystem erlaubt technisch die gleichzeitige Teilnahme von zwanzig Personen, einschließlich Notarin oder Notar. Mehr als neun Personen sollten aber regelmäßig nur teilnehmen, wenn die Notarin oder der Notar über einen besonders großen und gut auflösenden Monitor (Empfehlung: Größe 36 Zoll) oder eine Videokonferenzanlage verfügt, sodass die Bilder der Beteiligten für eine ordnungsgemäße Verfahrensleitung hinreichend groß angezeigt werden.

Auf Bürgerseite ist es das Ziel der notariellen Online-Verfahren, den rechtsuchenden Bürgerinnen und Bürgern eine Teilnahme an den notariellen Online-Verfahren so einfach wie möglich zu machen und zugleich die für ein notarielles Verfahren unerlässlichen hohen Sicherheitsstandards umfassend zu gewährleisten. Die Bürgerinnen und Bürger werden über eine Internetplattform der Bundesnotarkammer an den notariellen Online-Verfahren teilnehmen können (https://online-verfahren.notar.de/ ) und müssen sich dort zunächst registrieren. Für die Teilnahme am Online-Verfahren ist auf Bürgerseite notwendig ein Computer, Laptop, eine Webcam (Auflösung mindestens 480p), Ton und ein Mikrofon, sowie eine Internetverbindung (mindestens 6 MBit/s). Daneben wird ein Smartphone mit Mobilfunkempfang, NFC-Schnittstelle und der ab 1. August 2022 kostenlos verfügbaren Notar-App benötigt. NFC-Schnittstellen sind in den meisten Smartphones seit 2015 standardmäßig verbaut. Eine Liste geeigneter Smartphones findet sich unter https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete.

Für die mit dem Bürger ausgetauschten Dokumente sind folgende Dateiformate für Dokumente zugelassen:

• für Textdokumente: *pdf, *docx, *.doc
• für Bilddateien: *.png, *.jpg, *.jpeg, *.tiff, *.tif

Für den Bereich in der Videokonferenz zu signierende Dokumente ist nur das PDF-Format als Dateiformat zugelassen.

Für beide Bereiche ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe unter Dokumente verwalten.

Aus der Urkundsgewährungspflicht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 BNotO) folgt für alle Notarinnen und Notare grundsätzlich die Amtspflicht, notarielle Online-Verfahren innerhalb der beurkundungsrechtlichen Grenzen durchzuführen. Im Anwendungsbereich der Online-Verfahren haben Urkundsbeteiligte eine Wahlmöglichkeit und können entscheiden, ob sie ein Präsenzverfahren, ein Online-Verfahren oder eine gemischte Beurkundung (§ 16e BeurkG k. F.) wünschen, bei der ein Teil der Beteiligten in Präsenz, ein anderer Teil mittels des Videokommunikationssystems an der Beurkundung teilnimmt.

Von dieser grundsätzlichen Wahlmöglichkeit der Beteiligten unberührt bleibt die Verfahrenshoheit und die Verantwortung der Notarin oder des Notars für die Erfüllung der Amtspflichten. Die notariellen Amtspflichten – etwa im Hinblick auf die Feststellung der Beteiligten und ihrer Geschäftsfähigkeit oder die Prüfungs- und Belehrungspflichten – gelten uneingeschränkt auch für das Online-Verfahren. Das Online-Verfahren kann und muss daher abgelehnt und die Beteiligten müssen auf das Präsenzverfahren verwiesen werden, wenn die notariellen Amtspflichten über die Videokonferenz nicht ordnungsgemäß erfüllt werden können. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Identifizierung einer oder eines Beteiligten anhand des in der Videokonferenz angezeigten Live-Bildes trotz wiederholten Versuchs nicht möglich ist. Dies gilt außerdem, wenn die Übertragungsqualität aufgrund technischer Schwierigkeiten (etwa aufgrund schlechter Internetverbindung) der Erfüllung der notariellen Amtspflichten entgegensteht. Auch kann es Verhandlungssituationen geben, die in einer Videokonferenz schlechterdings nicht beherrschbar sind. Ein laufendes Online-Verfahren ist dann abzubrechen und die Beteiligten sind auf das Präsenzverfahren zu verweisen.

Informationen zu technischen Störungen finden Sie unter Störung, Information und Wartung.

Technische Informationen für Systembetreuer erhalten Sie hier.

Unseren technischen Support erreichen Sie außerdem unter:

E-Mail:      online-verfahren(@)bnotk.de

Telefon:    0800 35 50 - 300

                  Mo-Fr, 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Für die Verwendung von Terminalservern verweisen wir auf die Systemvoraussetzungen zu XNP.