Bürger, die einem Vorgang erst nach Start der Videobeurkundung beigetreten sind, können nun ebenfalls problemlos zur Signatur aufgefordert werden.
Die Vorgangsübersicht folgt nun der Logik gängiger E-Mail-Programme. Vorgänge sind somit bspw. standardmäßig nach Eingangs- bzw. Erstellungsdatum sortiert und noch nicht geöffnete Vorgänge fett markiert.
Bitte beachten Sie das mit Einführung des neuen Features zunächst alle Vorgänge fett markiert sind.
Notarinnen und Notaren ist es nun möglich einzelne Seiten im Modul Online-Verfahren per "Aktualisieren"-Button neu zu laden. Ein Schließen der entsprechenden Reiter ist somit nicht mehr nötig, um Änderungen darzustellen.
Ab sofort müssen Nutzer bei der Anmeldung im Bürgerportal eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchlaufen. Neben Benutzername/E-Mail und Passwort ist nun zusätzlich die Eingabe einer per SMS übersendeten TAN erforderlich.
Ab sofort ist es als Notarin / Notar nicht mehr möglich ein Dokument innerhalb des Moduls Online-Verfahren mehrfach zu signieren.
Ab sofort ist es als Notarin / Notar möglich die Videokonferenz zu verlassen und erneut zu betreten ohne die laufende Sitzung zu beenden.
Beim Hochladen von in der Videokonferenz zu teilenden Urkunden und Urkundsentwürfen wird der Nutzer ab sofort darauf hingewiesen zu prüfen, ob das Dokument eine UVZ-Nummer enthält oder enthalten sollte.
Ab sofort enthält die E-Mail-Benachrichtigung zum Eingang eines neuen Vorgangs den Namen der vom Bürger gewählten Notarin / des gewählten Notars.
Das sogenannte eID-Tutorial, das den Bürger bei Bedarf durch die Beantragung des PIN-Rücksetzbriefs für die Online-Ausweis-Funktion sowie die anschließende Einrichtung der neuen Ausweis-PIN führt, wurde aufgrund der sofortigen Einstellung des PIN-Rücksetzbriefs deaktiviert. Der Bürger muss seine Ausweis-PIN ab sofort in seinem lokalen Bürgeramt einrichten bzw. zurücksetzen lassen.
Ab dem 1. Januar 2024 können nun auch Eintragungen im Gesellschaftsregister für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) online beglaubigt werden. Dies folgt aus dem Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPEG).
Ab sofort ist beim Erstellen eines neuen Vorgangs neben der Auswahl der Unternehmensform die "Art des Vorhabens" anzugeben:
Die Einladung von Personen zu einem Vorgang erfolgt nun automatisch über E-Mail nach Eingabe des Namens sowie der E-Mail-Adresse der einzuladenden Personen.
Über Beteiligte ohne gültige eID bzw. gültiges Signaturzertifikat informieren ab sofort gesonderte Hinweise innerhalb eines Vorgangs:
Ab sofort können eingetragene Vereine (e.V.) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Dies folgt aus der Umsetzung des Gesetzes zur Ergänzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG).
Ab sofort können eingetragene Genossenschaften (e.G.) und Partnerschaftsgesellschaften (PartG) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Eine Abbildung dieser über die Auswahlmöglichkeit Sonstige Rechtsform ist somit nicht mehr notwendig.
Ist eine Notarin oder ein Notar aus dem Amt ausgeschieden bzw. kurz davor, besteht nun die Möglichkeit alle offenen sowie abgeschlossenen Vorgänge an eine oder mehrere Nachfolgerinnen oder Nachfolger zu übergeben. Die Amtsübergabe sollte noch vor Beendigung der Amtstätigkeit erfolgen, sobald ein Amtsnachfolger im Notarverzeichnis hinterlegt ist.
Eine Beschreibung des Vorgehens finden Sie hier.
Über Erfolg der notarseitigen Signatur während der Videokonferenz informiert ab sofort eine entsprechende Meldung (Fly-In) in der oberen linken Ecke der XNP-Anwendung.
Die Funktion Fenster freigeben während der Videokonferenz ist nun auch zwischen der Notarin / dem Notar sowie an der Videokonferenz teilnehmenden Mitarbeitenden problemlos möglich.
Ob ein Bürger über ein gültiges Signaturzertifikat verfügt und damit in der Beurkundung qualifiziert elektronisch signieren kann, können Sie fortan in der Personenübersicht eines Vorgangs sowie vor Eröffnung der Videokonferenz in der Terminansicht sehen.
Ab sofort unterstützen die Online-Verfahren alle gängigen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari) in jeweils aktueller Version für die Durchführung von Videokonferenzen. Entsprechende Hinweise für die Bürger wurden entfernt oder angepasst.
Die Durchführung von Videokonferenzen ist ab sofort ausschließlich mit der aktuellen Version des XNP-Clients möglich, welche seit dem 15. Februar bereitgestellt wird. Weitere Informationen siehe hier.
Innerhalb des XNP-Moduls Online-Verfahren finden Sie ab sofort direkte Verlinkungen zu den entsprechenden Seiten der Onlinehilfe. Gekennzeichnet sind diese durch ein Fragezeichen-Symbol.
Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden nun die korrekten E-Mail-Benachrichtigungen an die zuvor ausgewählten sowie neuen Notarinnen und Notare versendet.
Notarvertretungen ist es ab sofort möglich Dokumente notarseitig zu signieren. Die Funktion steht in der Videokonferenz (Beurkundungstermin) sowie der Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ zur Verfügung.
Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist nun auch ein anschließender Export der Vorgangsdaten möglich.
Eingeladene Dritte haben ab sofort Zugang zu Vorgängen ohne vorher durch einen eID-Nutzer aus demselben Vorgang freigeschaltet werden zu müssen.
Sollen bereits signierte Dokumente aus der Dokumentenverwaltung eines Vorgangs entfernt werden, ist fortan eine Bestätigung des Löschvorgangs nötig.
Durch den Bürger nicht bestätigte Terminvorschläge werden ab sofort nicht mehr nach 48h automatisch gelöscht.
Wenn beim Hochladen von Urkundsentwürfen technische Probleme erkannt werden, dann wird auf diese technischen Probleme (z.B. Vorhandensein versteckter Elemente) lediglich hingewiesen, und das Hochladen wird nicht mehr automatisch unterbunden. Das Teilen von Dokumenten kann anschließend in gewohnter Form fortgesetzt werden.
Das Feature "Fenster freigeben" wurde weiter verbessert. So werden nun unter anderem die Datei- und Programmnamen sowie Programm-Icons zur besseren Unterscheidung der auswählbaren Fenster dargestellt.
Signierte Dokumente können nun auch von Notarmitarbeitenden heruntergeladen werden.
Die Spalte "Bürger/Ansprechpartner" entfällt aus der Vorgangsübersicht im Modul Online-Verfahren.
Einladungslinks, die unter "Personen im Vorgang"dargestellt werden, können ab sofort auch über Markieren und die Tastenkombination Strg+c kopiert werden.
In der Videokonferenz wird der Status der bürgerseitigen Signatur in der Ansicht Signatur nun korrekt angezeigt.
Die neue Funktion „Fenster freigeben“ ermöglicht es in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Word-Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein Word-Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, keine vertraulichen Inhalte mit unbefugten Beteiligten zu teilen.
Es ist nun möglich Termine zu erstellen, die keiner Bestätigung durch die Bürgerseite bedürfen.
Beteiligte mit eID können Beurkundungstermine nur noch betreten, wenn ein gültiges Signaturzertifikat vorliegt.
Vorgangs-Beteiligte mit eID können ab sofort Beratungstermine betreten ohne die Identifizierung mit eID durchlaufen zu müssen. Die Funktionen zur Durchführung einer Signatur in der Videokonferenz entfallen in den Beratungsterminen.
Ab sofort verfügen alle Bürger über die Rechte, die bislang unter "Admin-Rechte" zusammengefasst waren. Diese können weder durch die Notarin / den Notar noch die Beteiligten eines Vorgangs entzogen oder vergeben werden.
Die Notarin bzw. der Notar haben nun die Möglichkeit einzelnen Beteiligten eines Vorgangs das Recht zum Verschicken von Einladungen zu entziehen oder zu vergeben.
Das Recht einzelne Personen aus einem Vorgang zu entfernen liegt nun ausschließlich bei der Notarin / dem Notar.
Dokumente, die von den Bürgern hochgeladen wurden, können nur noch von der Notarin / dem Notar gelöscht werden sobald der entsprechende Vorgang bei diesen eingegangen ist.
Geht bei der Notarin / dem Notar ein neuer Vorgang ein, so erhält diese/r fortan eine E-Mail-Benachrichtigung sofern eine entsprechende E-Mail-Adresse im NVZ hinterlegt ist.
Personen, die sich ohne eID in den Online-Verfahren registrieren (sog. Dritte oder Berater) können nun ebenfalls eine Mobilfunknummer hinterlegen, die die Notarin / der Notar unter Personen im Vorgang nebst weiteren personenbezogenen Angaben einsehen können.
Sofern ein Vorgang noch nicht durch die Notarin / den Notar angenommen wurde, können fortan folgende Aktionen nicht mehr vorab durch die Notarin / den Notar durchgeführt werden:
Der Bürger hat 96 Stunden nach einer Notarauswahl die Möglichkeit, die Notarin bzw. den Notar zu wechseln. Die neue Notarin bzw. der neue Notar erhält sofort direkt Zugriff auf den betreffenden Vorgang. Die vorige Notarin bzw. der vorige Notar verliert den Zugriff auf den Vorgang mit sofortiger Wirkung.
Bitte nehmen Sie die folgenden bekannten Einschränkungen und Anwenderhinweise zur Kenntnis. An der Beseitigung dieser wird bereits gearbeitet und zeitnah in einer der folgenden Versionen für Sie zur Verfügung gestellt.
Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden noch keine Benachrichtigungen an die zuvor gewählte Notarin bzw. den Notar verschickt. Die neu ausgewählte Notarin bzw. der neu ausgewählte Notar erhält statt der korrekten E-Mail-Benachrichtigung fälschlicherweise die E-Mail, die an den Bürger gerichtet ist.
Beim Herunterladen der Personendaten nach erfolgreichem Auslesen des Lichtbilds kann es aus technischen Gründen zu einem Fehler kommen.
Für Notarvertretungen fehlt derzeit noch die Möglichkeit Dokumente notarseitig zu signieren. Dies ist weder in der Videokonferenz noch über die Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ möglich.
Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist ein anschließender Export der Vorgangsdaten nicht mehr möglich.