Teilen Signierter Dokumente mit dem Bürger

Es ist den Notarinnen und Notaren nun möglich die signierten Dokumente innerhalb des Vorgangs direkt mit dem Bürger zu teilen. Dazu können neben den bereits bekannten Formaten zusätzlich Dateien in den Formaten .p7s, .pkcs7, .zip und .rar im Bereich Dokumente verwalten hochgeladen werden.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Export in das Urkundenverzeichnis

Es ist den Notarinnen und Notaren nun möglich Ihre Urkunden direkt aus dem Modul Online-Verfahren heraus in das Urkundenverzeichnis zu exportieren.

Weitere Informationen, insbesondere hinsichtlich zu beachtender Besonderheiten, finden Sie hier.

Bürgerseitiger Verbindungstest für die Videokonferenz

Den Bürgern steht nun ein optionaler „Verbindungstest Videokonferenz“  zur Verfügung, mit dem sie prüfen können, ob das Videokonferenzsystem problemlos erreicht werden kann. Das Ergebnis des Tests wird auch im XNP-Modul (im Bereich Personen im Vorgang sowie vor Zutritt zur Videokonferenz) angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Optimierung Videokonferenz

Ab sofort steht Ihnen unsere optimierte Version der Videokonferenz zur Verfügung.

Eine ausführliche Beschreibung der Videokonferenz finden Sie hier.

Dokumente herunterladen in der Videokonferenz

Ab sofort können Sie alle in der Videokonferenz signierten Dokumente inkl. Signaturdatei und Prüfprotokoll separat oder als ZIP-Datei herunterladen. Die Downloadoptionen sind im letzten Schritt im Reiter Signatur zu finden.

Vorgangsexport (inkl. Lichtbild) in der Videokonferenz

Es ist nun möglich während der laufenden Videokonferenz einen Vorgangsexport durchzuführen. Dieser enthält neben allen (signierten) Dokumenten, Prüfprotokolle, die eID- und Lichtbilddaten (inkl. des ausgelesenen Lichtbildes) sowie sämtliche Vorgangsdaten. Die Downloadoptionen sind im letzten Schritt im Reiter Signatur zu finden.

Bildschirmfreigabe

Neben der Freigabe einzelner Anwendungsfenster ist es ab sofort möglich auch den gesamten Bildschirm freizugeben.

Bitte nehmen Sie die folgenden bekannten Einschränkungen und Anwenderhinweise zur Kenntnis. An der Beseitigung dieser wird bereits gearbeitet und zeitnah in einer der folgenden Versionen für Sie zur Verfügung gestellt.

Sonderfall: Mögliche Einschränkungen bei Signaturaufforderungen, nach Verlassen eines Vorgangs durch einen signierenden Bürger

Es kann zu Problemen bei der Aufforderung zur Signatur kommen, wenn ein Dokument zuvor von einem Bürger signiert wurde, der den Vorgang anschließend verlassen hat. Bereits erfolgte Signaturen werden in diesem Fall auch unter Dokumente verwalten nicht angezeigt und der Download des Dokuments erfolgt an dieser Stelle ohne die bürgerseitige Signatur. Bereits erfolgte Signaturen können jedoch über den Vorgangsexport heruntergeladen werden.

Fehlermeldungen in der Videokonferenz mit gleichzeitiger Notar- und Mitarbeitendenbeteiligung

Wenn ein Notar und ein Mitarbeitender sich zeitgleich in einer Videokonferenz befinden, kann es im Zusammenhang mit der Dokumentenanzeige derzeit ggf. zu Fehlermeldungen kommen. Weiterhin kann es passieren, dass in der Folge keine weiteren Benachrichtigungen über (Miss-)Erfolge eingeblendet werden.

Die Funktionalitäten der Videokonferenz sind jedoch in keiner Weise eingeschränkt.

Hinweis auf Wartungsfenster bei der Terminvergabe

Ab sofort erscheint während der Terminvergabe ein Hinweis, wenn es zu einer zeitlichen Überschneidung eines Videokonferenztermins mit dem XNP-Wartungsfenster (mittwochs zwischen 12:00 - 14:00 Uhr) kommen könnte.

MEHRFACHUPLOAD VON DOKUMENTEN

Ab sofort können unter Dokumente verwalten mehrere Dokumente gleichzeitig in den Vorgang hochgeladen werden. Dies gilt sowohl für die mit den Bürgern geteilten als auch die für die Videokonferenz hochgeladenen Dokumente.

LICHTBILDTEST FÜR DEN BÜRGER

Beteiligten mit eID ist es ab sofort möglich vor Stattfinden des Beurkundungstermins einen Lichtbildtest durchzuführen. Die Notarin / der Notar erhält in der Personenansicht sowie der Terminansicht vor Start des Beurkundungstermins jeweils eine entsprechende Information zu Erfolg oder Misserfolg des bürgerseitigen Tests.

BÜRGERSIGNATUR

Bürger, die einem Vorgang erst nach Start der Videobeurkundung beigetreten sind, können nun ebenfalls problemlos zur Signatur aufgefordert werden.

AKTUALISIERUNG VORGANGSÜBERSICHT

Die Vorgangsübersicht folgt nun der Logik gängiger E-Mail-Programme. Vorgänge sind somit bspw. standardmäßig nach Eingangs- bzw. Erstellungsdatum sortiert und noch nicht geöffnete Vorgänge fett markiert.
Bitte beachten Sie das mit Einführung des neuen Features zunächst alle Vorgänge fett markiert sind.

AKTUALISIEREN-BUTTON

Notarinnen und Notaren ist es nun möglich einzelne Seiten im Modul Online-Verfahren per "Aktualisieren"-Button neu zu laden. Ein Schließen der entsprechenden Reiter ist somit nicht mehr nötig, um Änderungen darzustellen.

ZWEI-FAKTOR-AUTHENTIFIZIERUNG FÜR DIE BÜRGER

Ab sofort müssen Nutzer bei der Anmeldung im Bürgerportal eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchlaufen. Neben Benutzername/E-Mail und Passwort ist nun zusätzlich die Eingabe einer per SMS übersendeten TAN erforderlich.

NOTARSEITIGE MEHRFACHSIGNATUR NICHT MEHR MÖGLICH

Ab sofort ist es als Notarin / Notar nicht mehr möglich ein Dokument innerhalb des Moduls Online-Verfahren mehrfach zu signieren.

Verlassen der Videokonferenz

Ab sofort ist es als Notarin / Notar möglich die Videokonferenz zu verlassen und erneut zu betreten ohne die laufende Sitzung zu beenden.

HINWEIS ZUR UVZ-NUMMER BEIM HOCHLADEN VON Urkunden und URKUNDSENTWÜRFEN

Beim Hochladen von in der Videokonferenz zu teilenden Urkunden und Urkundsentwürfen wird der Nutzer ab sofort darauf hingewiesen zu prüfen, ob das Dokument eine UVZ-Nummer enthält oder enthalten sollte.

ANPASSUNG E-MAIL-BENACHRICHTIGUNG "VORGANG ERHALTEN"

Ab sofort enthält die E-Mail-Benachrichtigung zum Eingang eines neuen Vorgangs den Namen der vom Bürger gewählten Notarin / des gewählten Notars.

DEAKTIVIERUNG DES EID-TUTORIALS IN DER BÜRGERSEITIGEN ANWENDUNG

Das sogenannte eID-Tutorial, das den Bürger bei Bedarf durch die Beantragung des PIN-Rücksetzbriefs für die Online-Ausweis-Funktion sowie die anschließende Einrichtung der neuen Ausweis-PIN führt, wurde aufgrund der sofortigen Einstellung des PIN-Rücksetzbriefs deaktiviert. Der Bürger muss seine Ausweis-PIN ab sofort in seinem lokalen Bürgeramt einrichten bzw. zurücksetzen lassen.

EINTRAGUNGEN IM GESELLSCHAFTSREGISTER DIGITAL MÖGLICH

Ab dem 1. Januar 2024 können nun auch Eintragungen im Gesellschaftsregister für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) online beglaubigt werden. Dies folgt aus dem Gesetz zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPEG).

NEU AUSZUWÄHLEN: "ART DES VORHABENS"

Ab sofort ist beim Erstellen eines neuen Vorgangs neben der Auswahl der Unternehmensform die "Art des Vorhabens" anzugeben:

• Gründung und Gründungsvollmacht GmbH / UG
• Einstimmiger Gesellschafterbeschluss GmbH / UG
• Anmeldung zum Handelsregister
• Anmeldung zum Vereinsregister
• Anmeldung zum Partnerschaftsregister
• Anmeldung zum Genossenschaftsregister

EINLADUNG VON PERSONEN PER E-MAIL

Die Einladung von Personen zu einem Vorgang erfolgt nun automatisch über E-Mail nach Eingabe des Namens sowie der E-Mail-Adresse der einzuladenden Personen.

HINWEISE AUF BETEILGTE OHNE EID IM VORGANG

Über Beteiligte ohne gültige eID bzw. gültiges Signaturzertifikat informieren ab sofort gesonderte Hinweise innerhalb eines Vorgangs:

• nach Annahme eines Vorgangs,
• bei Verschicken eines Termins,
• bei Verschicken mehrerer Terminvorschläge, wenn mindestens ein Termin in den Zeitraum fällt, zu dem ein Beteiligter über kein gültiges Zertifikat verfügen wird.

Folgende Felder und Schaltflächen wurden entfernt:

• Eingabefeld "Handelsregisternummer"
• Eingabefeld "Registergericht"
• Eingabefeld "Status - Mitteilung an die Bürger"
• Schaltfläche "Aktivitäten" in der rechten Aktionsleiste

NEUE UNTERNEHMENSFORM AUSWÄHLBAR

Ab sofort können eingetragene Vereine (e.V.) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Dies folgt aus der Umsetzung des Gesetzes zur Ergänzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG).

NEUE UNTERNEHMENSFORMEN AUSWÄHLBAR

Ab sofort können eingetragene Genossenschaften (e.G.) und Partnerschaftsgesellschaften (PartG) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Eine Abbildung dieser über die Auswahlmöglichkeit Sonstige Rechtsform ist somit nicht mehr notwendig.

AMTSÜBERGABE

Ist eine Notarin oder ein Notar aus dem Amt ausgeschieden bzw. kurz davor, besteht nun die Möglichkeit alle offenen sowie abgeschlossenen Vorgänge an eine oder mehrere Nachfolgerinnen oder Nachfolger zu übergeben. Die Amtsübergabe sollte noch vor Beendigung der Amtstätigkeit erfolgen, sobald ein Amtsnachfolger im Notarverzeichnis hinterlegt ist.

Eine Beschreibung des Vorgehens finden Sie hier.

BESTÄTIGUNG NOTARSEITIGER SIGNATUR WÄHREND DER VIDEOKONFERENZ

Über Erfolg der notarseitigen Signatur während der Videokonferenz informiert ab sofort eine entsprechende Meldung (Fly-In) in der oberen linken Ecke der XNP-Anwendung.

FENSTER FREIGEBEN ZWISCHEN NOTARIN / NOTAR UND MITARBEITENDEN

Die Funktion Fenster freigeben während der Videokonferenz ist nun auch zwischen der Notarin / dem Notar sowie an der Videokonferenz teilnehmenden Mitarbeitenden problemlos möglich.

SIGNATURSTATUS BÜRGER

Ob ein Bürger über ein gültiges Signaturzertifikat verfügt und damit in der Beurkundung qualifiziert elektronisch signieren kann, können Sie fortan in der Personenübersicht eines Vorgangs sowie vor Eröffnung der Videokonferenz in der Terminansicht sehen.

Zulässige Browser für bürgerseitigen Zugang zur Videokonferenz

Ab sofort unterstützen die Online-Verfahren alle gängigen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari) in jeweils aktueller Version für die Durchführung von Videokonferenzen. Entsprechende Hinweise für die Bürger wurden entfernt oder angepasst.

Die Durchführung von Videokonferenzen ist ab sofort ausschließlich mit der aktuellen Version des XNP-Clients möglich, welche seit dem 15. Februar bereitgestellt wird. Weitere Informationen siehe hier.

ONLINEHILFE IN XNP

Innerhalb des XNP-Moduls Online-Verfahren finden Sie ab sofort direkte Verlinkungen zu den entsprechenden Seiten der Onlinehilfe. Gekennzeichnet sind diese durch ein Fragezeichen-Symbol. 

E-MAIL-BENACHRICHTIGUNGEN BEI EINGANG EINES NEUEN VORGANGS NACH BÜRGERSEITIGEM NOTARWECHSEL

Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden nun die korrekten E-Mail-Benachrichtigungen an die zuvor ausgewählten sowie neuen Notarinnen und Notare versendet.

SIGNATURFUNKTION FÜR NOTARVERTRETER

Notarvertretungen ist es ab sofort möglich Dokumente notarseitig zu signieren. Die Funktion steht in der Videokonferenz (Beurkundungstermin) sowie der Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ zur Verfügung.

VORGANGSEXPORT NACH ABSCHLUSS EINES VORGANGS

Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist nun auch ein anschließender Export der Vorgangsdaten möglich.

VORGANGSBEITRITT FÜR BERATER OHNE VORHERIGE ZULASSUNG

Eingeladene Dritte haben ab sofort Zugang zu Vorgängen ohne vorher durch einen eID-Nutzer aus demselben Vorgang freigeschaltet werden zu müssen.

LÖSCHEN SIGNIERTER DOKUMENTE

Sollen bereits signierte Dokumente aus der Dokumentenverwaltung eines Vorgangs entfernt werden, ist fortan eine Bestätigung des Löschvorgangs nötig.

ERLÖSCHEN VON TERMINVORSCHLÄGEN

Durch den Bürger nicht bestätigte Terminvorschläge werden ab sofort nicht mehr nach 48h automatisch gelöscht.

HOCHLADEN VON DOKUMENTEN MIT PROBLEMATISCHER FORMATIERUNG IN DER VIDEOKONFERENZ

Wenn beim Hochladen von Urkundsentwürfen technische Probleme erkannt werden, dann wird auf diese technischen Probleme (z.B. Vorhandensein versteckter Elemente) lediglich hingewiesen, und das Hochladen wird nicht mehr automatisch unterbunden. Das Teilen von Dokumenten kann anschließend in gewohnter Form fortgesetzt werden.

VERBESSERUNGEN BEI FEATURE "FENSTER FREIGEBEN"

Das Feature "Fenster freigeben" wurde weiter verbessert. So werden nun unter anderem die Datei- und Programmnamen sowie Programm-Icons zur besseren Unterscheidung der auswählbaren Fenster dargestellt.

DOWNLOAD SIGNIERTER DOKUMENTE DURCH NOTARMITARBEITENDE

Signierte Dokumente können nun auch von Notarmitarbeitenden heruntergeladen werden.

VORGANGSÜBERSICHT: SPALTE "BÜRGER/ANSPRECHPARTNER" ENTFÄLLT

Die Spalte "Bürger/Ansprechpartner" entfällt aus der Vorgangsübersicht im Modul Online-Verfahren.

KOPIEREN VON EINLADUNGSLINKS

Einladungslinks, die unter "Personen im Vorgang"dargestellt werden, können ab sofort auch über Markieren und die Tastenkombination Strg+c kopiert werden.

STATUS BÜRGERSIGNATUR

In der Videokonferenz wird der Status der bürgerseitigen Signatur in der Ansicht Signatur nun korrekt angezeigt.

Neue funktion "fenster freigeben"

Die neue Funktion „Fenster freigeben“ ermöglicht es in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Word-Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein Word-Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, keine vertraulichen Inhalte mit unbefugten Beteiligten zu teilen.

Termin ohne bestätigung

Es ist nun möglich Termine zu erstellen, die keiner Bestätigung durch die Bürgerseite bedürfen.

Beurkundungstermine für eid-nutzer nur noch mit gültigem signaturzertifikat

Beteiligte mit eID können Beurkundungstermine nur noch betreten, wenn ein gültiges Signaturzertifikat vorliegt.

Videokonferenz als beratungstermin

Vorgangs-Beteiligte mit eID können ab sofort Beratungstermine betreten ohne die Identifizierung mit eID durchlaufen zu müssen. Die Funktionen zur Durchführung einer Signatur in der Videokonferenz entfallen in den Beratungsterminen.

aDmin-rechte für den Bürger entfallen

Ab sofort verfügen alle Bürger über die Rechte, die bislang unter "Admin-Rechte" zusammengefasst waren. Diese können weder durch die Notarin / den Notar noch die Beteiligten eines Vorgangs entzogen oder vergeben werden.

Einladungsrecht

Die Notarin bzw. der Notar haben nun die Möglichkeit einzelnen Beteiligten eines Vorgangs das Recht zum Verschicken von Einladungen zu entziehen oder zu vergeben.

Entfernen von Personen aus einem vorgang

Das Recht einzelne Personen aus einem Vorgang zu entfernen liegt nun ausschließlich bei der Notarin / dem Notar.

löschen von Dokumenten

Dokumente, die von den Bürgern hochgeladen wurden, können nur noch von der Notarin / dem Notar gelöscht werden sobald der entsprechende Vorgang bei diesen eingegangen ist.

E-Mail-Benachrichtigung bei Eingang eines neuen Vorgangs

Geht bei der Notarin / dem Notar ein neuer Vorgang ein, so erhält diese/r fortan eine E-Mail-Benachrichtigung sofern eine entsprechende E-Mail-Adresse im NVZ hinterlegt ist.

weitere Kontaktdaten für Berater

Personen, die sich ohne eID in den Online-Verfahren registrieren (sog. Dritte oder Berater) können nun ebenfalls eine Mobilfunknummer hinterlegen, die die Notarin / der Notar unter Personen im Vorgang nebst weiteren personenbezogenen Angaben einsehen können.

keine bearbeitung von personen vor annahme des Vorgangs

Sofern ein Vorgang noch nicht durch die Notarin / den Notar angenommen wurde, können fortan folgende Aktionen nicht mehr vorab durch die Notarin / den Notar durchgeführt werden:

• Personen hinzufügen
• Einladungslink kopieren
• Einladung löschen

Neue Notarauswahl durch den bürger

Der Bürger hat 96 Stunden nach einer Notarauswahl die Möglichkeit, die Notarin bzw. den Notar zu wechseln. Die neue Notarin bzw. der neue Notar erhält sofort direkt Zugriff auf den betreffenden Vorgang. Die vorige Notarin bzw. der vorige Notar verliert den Zugriff auf den Vorgang mit sofortiger Wirkung.

Bitte nehmen Sie die folgenden bekannten Einschränkungen und Anwenderhinweise zur Kenntnis. An der Beseitigung dieser wird bereits gearbeitet und zeitnah in einer der folgenden Versionen für Sie zur Verfügung gestellt.

E-Mail-Benachrichtigungen bei Eingang eines neuen Vorgangs nach bürgerseitigem Notarwechsel

Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden noch keine Benachrichtigungen an die zuvor gewählte Notarin bzw. den Notar verschickt. Die neu ausgewählte Notarin bzw. der neu ausgewählte Notar erhält statt der korrekten E-Mail-Benachrichtigung fälschlicherweise die E-Mail, die an den Bürger gerichtet ist.

Fehler beim Exportieren von Lichtbilddaten

Beim Herunterladen der Personendaten nach erfolgreichem Auslesen des Lichtbilds kann es aus technischen Gründen zu einem Fehler kommen.

Fehlender Signaturbutton für Notarvertreter

Für Notarvertretungen fehlt derzeit noch die Möglichkeit Dokumente notarseitig zu signieren. Dies ist weder in der Videokonferenz noch über die Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ möglich.

Vorgangsexport nach Abschluss eines Vorgangs

Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist ein anschließender Export der Vorgangsdaten nicht mehr möglich.