NEU AUSZUWÄHLEN: "ART DES VORHABENS"

Ab sofort ist beim Erstellen eines neuen Vorgangs neben der Auswahl der Unternehmensform die "Art des Vorhabens" anzugeben:

• Gründung und Gründungsvollmacht GmbH / UG
• Einstimmiger Gesellschafterbeschluss GmbH / UG
• Anmeldung zum Handelsregister
• Anmeldung zum Vereinsregister
• Anmeldung zum Partnerschaftsregister
• Anmeldung zum Genossenschaftsregister

EINLADUNG VON PERSONEN PER E-MAIL

Die Einladung von Personen zu einem Vorgang erfolgt nun automatisch über E-Mail nach Eingabe des Namens sowie der E-Mail-Adresse der einzuladenden Personen.

HINWEISE AUF BETEILGTE OHNE EID IM VORGANG

Über Beteiligte ohne gültige eID bzw. gültiges Signaturzertifikat informieren ab sofort gesonderte Hinweise innerhalb eines Vorgangs:

• nach Annahme eines Vorgangs,
• bei Verschicken eines Termins,
• bei Verschicken mehrerer Terminvorschläge, wenn mindestens ein Termin in den Zeitraum fällt, zu dem ein Beteiligter über kein gültiges Zertifikat verfügen wird.

Folgende Felder und Schaltflächen wurden entfernt:

• Eingabefeld "Handelsregisternummer"
• Eingabefeld "Registergericht"
• Eingabefeld "Status - Mitteilung an die Bürger"
• Schaltfläche "Aktivitäten" in der rechten Aktionsleiste

NEUE UNTERNEHMENSFORM AUSWÄHLBAR

Ab sofort können eingetragene Vereine (e.V.) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Dies folgt aus der Umsetzung des Gesetzes zur Ergänzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG).

NEUE UNTERNEHMENSFORMEN AUSWÄHLBAR

Ab sofort können eingetragene Genossenschaften (e.G.) und Partnerschaftsgesellschaften (PartG) als Unternehmensform in den Online-Verfahren ausgewählt werden. Eine Abbildung dieser über die Auswahlmöglichkeit Sonstige Rechtsform ist somit nicht mehr notwendig.

AMTSÜBERGABE

Ist eine Notarin oder ein Notar aus dem Amt ausgeschieden bzw. kurz davor, besteht nun die Möglichkeit alle offenen sowie abgeschlossenen Vorgänge an eine oder mehrere Nachfolgerinnen oder Nachfolger zu übergeben. Die Amtsübergabe sollte noch vor Beendigung der Amtstätigkeit erfolgen, sobald ein Amtsnachfolger im Notarverzeichnis hinterlegt ist.

Eine Beschreibung des Vorgehens finden Sie hier.

BESTÄTIGUNG NOTARSEITIGER SIGNATUR WÄHREND DER VIDEOKONFERENZ

Über Erfolg der notarseitigen Signatur während der Videokonferenz informiert ab sofort eine entsprechende Meldung (Fly-In) in der oberen linken Ecke der XNP-Anwendung.

FENSTER FREIGEBEN ZWISCHEN NOTARIN / NOTAR UND MITARBEITENDEN

Die Funktion Fenster freigeben während der Videokonferenz ist nun auch zwischen der Notarin / dem Notar sowie an der Videokonferenz teilnehmenden Mitarbeitenden problemlos möglich.

SIGNATURSTATUS BÜRGER

Ob ein Bürger über ein gültiges Signaturzertifikat verfügt und damit in der Beurkundung qualifiziert elektronisch signieren kann, können Sie fortan in der Personenübersicht eines Vorgangs sowie vor Eröffnung der Videokonferenz in der Terminansicht sehen.

Zulässige Browser für bürgerseitigen Zugang zur Videokonferenz

Ab sofort unterstützen die Online-Verfahren alle gängigen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Opera, Safari) in jeweils aktueller Version für die Durchführung von Videokonferenzen. Entsprechende Hinweise für die Bürger wurden entfernt oder angepasst.

Die Durchführung von Videokonferenzen ist ab sofort ausschließlich mit der aktuellen Version des XNP-Clients möglich, welche seit dem 15. Februar bereitgestellt wird. Weitere Informationen siehe hier.

ONLINEHILFE IN XNP

Innerhalb des XNP-Moduls Online-Verfahren finden Sie ab sofort direkte Verlinkungen zu den entsprechenden Seiten der Onlinehilfe. Gekennzeichnet sind diese durch ein Fragezeichen-Symbol. 

E-MAIL-BENACHRICHTIGUNGEN BEI EINGANG EINES NEUEN VORGANGS NACH BÜRGERSEITIGEM NOTARWECHSEL

Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden nun die korrekten E-Mail-Benachrichtigungen an die zuvor ausgewählten sowie neuen Notarinnen und Notare versendet.

SIGNATURFUNKTION FÜR NOTARVERTRETER

Notarvertretungen ist es ab sofort möglich Dokumente notarseitig zu signieren. Die Funktion steht in der Videokonferenz (Beurkundungstermin) sowie der Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ zur Verfügung.

VORGANGSEXPORT NACH ABSCHLUSS EINES VORGANGS

Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist nun auch ein anschließender Export der Vorgangsdaten möglich.

VORGANGSBEITRITT FÜR BERATER OHNE VORHERIGE ZULASSUNG

Eingeladene Dritte haben ab sofort Zugang zu Vorgängen ohne vorher durch einen eID-Nutzer aus demselben Vorgang freigeschaltet werden zu müssen.

LÖSCHEN SIGNIERTER DOKUMENTE

Sollen bereits signierte Dokumente aus der Dokumentenverwaltung eines Vorgangs entfernt werden, ist fortan eine Bestätigung des Löschvorgangs nötig.

ERLÖSCHEN VON TERMINVORSCHLÄGEN

Durch den Bürger nicht bestätigte Terminvorschläge werden ab sofort nicht mehr nach 48h automatisch gelöscht.

HOCHLADEN VON DOKUMENTEN MIT PROBLEMATISCHER FORMATIERUNG IN DER VIDEOKONFERENZ

Wenn beim Hochladen von Urkundsentwürfen technische Probleme erkannt werden, dann wird auf diese technischen Probleme (z.B. Vorhandensein versteckter Elemente) lediglich hingewiesen, und das Hochladen wird nicht mehr automatisch unterbunden. Das Teilen von Dokumenten kann anschließend in gewohnter Form fortgesetzt werden.

VERBESSERUNGEN BEI FEATURE "FENSTER FREIGEBEN"

Das Feature "Fenster freigeben" wurde weiter verbessert. So werden nun unter anderem die Datei- und Programmnamen sowie Programm-Icons zur besseren Unterscheidung der auswählbaren Fenster dargestellt.

DOWNLOAD SIGNIERTER DOKUMENTE DURCH NOTARMITARBEITENDE

Signierte Dokumente können nun auch von Notarmitarbeitenden heruntergeladen werden.

VORGANGSÜBERSICHT: SPALTE "BÜRGER/ANSPRECHPARTNER" ENTFÄLLT

Die Spalte "Bürger/Ansprechpartner" entfällt aus der Vorgangsübersicht im Modul Online-Verfahren.

KOPIEREN VON EINLADUNGSLINKS

Einladungslinks, die unter "Personen im Vorgang"dargestellt werden, können ab sofort auch über Markieren und die Tastenkombination Strg+c kopiert werden.

STATUS BÜRGERSIGNATUR

In der Videokonferenz wird der Status der bürgerseitigen Signatur in der Ansicht Signatur nun korrekt angezeigt.

Neue funktion "fenster freigeben"

Die neue Funktion „Fenster freigeben“ ermöglicht es in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Word-Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein Word-Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren. Bitte achten Sie sorgfältig darauf, keine vertraulichen Inhalte mit unbefugten Beteiligten zu teilen.

Termin ohne bestätigung

Es ist nun möglich Termine zu erstellen, die keiner Bestätigung durch die Bürgerseite bedürfen.

Beurkundungstermine für eid-nutzer nur noch mit gültigem signaturzertifikat

Beteiligte mit eID können Beurkundungstermine nur noch betreten, wenn ein gültiges Signaturzertifikat vorliegt.

Videokonferenz als beratungstermin

Vorgangs-Beteiligte mit eID können ab sofort Beratungstermine betreten ohne die Identifizierung mit eID durchlaufen zu müssen. Die Funktionen zur Durchführung einer Signatur in der Videokonferenz entfallen in den Beratungsterminen.

aDmin-rechte für den Bürger entfallen

Ab sofort verfügen alle Bürger über die Rechte, die bislang unter "Admin-Rechte" zusammengefasst waren. Diese können weder durch die Notarin / den Notar noch die Beteiligten eines Vorgangs entzogen oder vergeben werden.

Einladungsrecht

Die Notarin bzw. der Notar haben nun die Möglichkeit einzelnen Beteiligten eines Vorgangs das Recht zum Verschicken von Einladungen zu entziehen oder zu vergeben.

Entfernen von Personen aus einem vorgang

Das Recht einzelne Personen aus einem Vorgang zu entfernen liegt nun ausschließlich bei der Notarin / dem Notar.

löschen von Dokumenten

Dokumente, die von den Bürgern hochgeladen wurden, können nur noch von der Notarin / dem Notar gelöscht werden sobald der entsprechende Vorgang bei diesen eingegangen ist.

E-Mail-Benachrichtigung bei Eingang eines neuen Vorgangs

Geht bei der Notarin / dem Notar ein neuer Vorgang ein, so erhält diese/r fortan eine E-Mail-Benachrichtigung sofern eine entsprechende E-Mail-Adresse im NVZ hinterlegt ist.

weitere Kontaktdaten für Berater

Personen, die sich ohne eID in den Online-Verfahren registrieren (sog. Dritte oder Berater) können nun ebenfalls eine Mobilfunknummer hinterlegen, die die Notarin / der Notar unter Personen im Vorgang nebst weiteren personenbezogenen Angaben einsehen können.

keine bearbeitung von personen vor annahme des Vorgangs

Sofern ein Vorgang noch nicht durch die Notarin / den Notar angenommen wurde, können fortan folgende Aktionen nicht mehr vorab durch die Notarin / den Notar durchgeführt werden:

• Personen hinzufügen
• Einladungslink kopieren
• Einladung löschen

Neue Notarauswahl durch den bürger

Der Bürger hat 96 Stunden nach einer Notarauswahl die Möglichkeit, die Notarin bzw. den Notar zu wechseln. Die neue Notarin bzw. der neue Notar erhält sofort direkt Zugriff auf den betreffenden Vorgang. Die vorige Notarin bzw. der vorige Notar verliert den Zugriff auf den Vorgang mit sofortiger Wirkung.

Bitte nehmen Sie die folgenden bekannten Einschränkungen und Anwenderhinweise zur Kenntnis. An der Beseitigung dieser wird bereits gearbeitet und zeitnah in einer der folgenden Versionen für Sie zur Verfügung gestellt.

E-Mail-Benachrichtigungen bei Eingang eines neuen Vorgangs nach bürgerseitigem Notarwechsel

Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden noch keine Benachrichtigungen an die zuvor gewählte Notarin bzw. den Notar verschickt. Die neu ausgewählte Notarin bzw. der neu ausgewählte Notar erhält statt der korrekten E-Mail-Benachrichtigung fälschlicherweise die E-Mail, die an den Bürger gerichtet ist.

Fehler beim Exportieren von Lichtbilddaten

Beim Herunterladen der Personendaten nach erfolgreichem Auslesen des Lichtbilds kann es aus technischen Gründen zu einem Fehler kommen.

Fehlender Signaturbutton für Notarvertreter

Für Notarvertretungen fehlt derzeit noch die Möglichkeit Dokumente notarseitig zu signieren. Dies ist weder in der Videokonferenz noch über die Dokumentenübersicht unter „Dokumente verwalten“ möglich.

Vorgangsexport nach Abschluss eines Vorgangs

Wird ein Vorgang abgeschlossen („Vorgang abschließen“), so ist ein anschließender Export der Vorgangsdaten nicht mehr möglich.