12.04.2024

Hinweise zum Online-Verfahren für Systemadministratoren

Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Informationen zur Verfügung, um Sie bei der Einrichtung und Nutzung des Moduls Online-Verfahren zu unterstützen. Bitte stellen Sie grundsätzlich sicher, dass am Arbeitsplatz die aktuelle XNP-Version installiert ist. Die Versionsnummer wird Ihnen im XNP-Anmeldebildschirm unten links angezeigt. Die aktuelle XNP-Version finden Sie immer hier: https://www.xnotar.de/xnp/download/setup-latest-win64

Grundvoraussetzungen XNP-Anwendung

Für die Nutzung vom Online-Verfahren wird die XNP-Anwendung benötigt. Detaillierte Informationen rund um XNP finden Sie hier.

Allgemeine Voraussetzungen für die Online-Verfahren

Die allgemeinen Voraussetzungen für die Nutzung der notariellen Online-Verfahren haben wir für Sie in unserer Onlinehilfe bereitgestellt. Sie finden diese hier.

Anforderungen und Empfehlungen zur Hardware

Für die Durchführung von Beurkundungen und Beglaubigungen über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer wird notarseitig – neben N-Karte und Kartenleser – die für die Teilnahme an Videokonferenzen übliche Standard-Hardware benötigt. Erforderlich sind:

  • ein Computer oder Laptop (Empfehlung: 2 GHz oder schneller, 64-Bit (x86-64) Prozessor, Vier-Kerne, 4MB Cache oder besser),
  • ein oder zwei Monitore mit einer empfohlenen Auflösung von mindestens 1080p und einer empfohlenen Größe von mindestens 22 Zoll,
  • eine Webcam (Empfehlung: Auflösung von mindestens 1080p), sowie
  • Tonausgabe und ein Mikrofon.

Sofern Mitarbeitende von ihrem Arbeitsplatz aus bei der Vorbereitung und Durchführung der Videokonferenz unterstützen sollen, ist deren Arbeitsplatz entsprechend auszustatten.

Eine ausreichend schnelle Internetverbindung (idealerweise >100 Mbit/s) ist zwingend erforderlich, da die Bandbreite pro Stream in einer Videokonferenz ca. 1000 kbit/s beträgt und entsprechend der Teilnehmerzahl in der Videokonferenz ansteigt.

Leistungsschwächere Notebooks bspw. mit älteren Atom- oder Celeron-CPUs bieten keine moderne Hardwareunterstützung zur Verarbeitung für Audio/Videostreams, wodurch Probleme in der Videokonferenz auftreten können. Je größer die Anzahl der Videostreams ist, umso mehr Rechenleistung wird benötigt und beansprucht.

Webcams im Online-Verfahren

Wir empfehlen Webcams mit einer Auflösung von mindestens 1080p. Aufgrund der Größe des Marktes in diesem Bereich können wir keine Modelle direkt empfehlen. Aus dem gleichen Grund kann nicht ausgeschlossen werden, dass bestimmte Modelle nicht voll umfänglich genutzt werden können.

Bitte stellen Sie vor Beginn einer Videokonferenz daher unbedingt sicher, dass die Webcam am betreffenden Computer funktionstüchtig ist. Prüfen Sie ggf. bitte vorab die Einstellungen in den Datenschutzoptionen von Windows unter "Datenschutz" im Reiter "Kamera" und ob das Bild der Webcam in der Windows-eigenen Kamera-App (muss ggf. im Microsoft Store kostenlos heruntergeladen werden) angezeigt wird.

Monitore im Online-Verfahren

Für die Nutzung des Online-Verfahrens empfehlen wir einen Monitor von mindestens 22 Zoll und einer Auflösung von mindestens 1080p, da im Rahmen der Durchführung einer Videokonferenz mehrere Teilnehmer (bis zu 20 Personen) zugeschaltet sein können. Wird von der Notarin / dem Notar ein Laptop verwendet, empfehlen wir die Nutzung eines externen Monitors mit der empfohlenen Bildgröße.

Mehr als neun Personen sollten regelmäßig nur teilnehmen, wenn die Notarin oder der Notar über einen besonders großen und gut auflösenden Monitor (Empfehlung: Größe von mindestens 36 Zoll) oder eine Videokonferenzanlage verfügt, sodass die Bilder der Beteiligten für eine ordnungsgemäße Verfahrensleitung hinreichend groß angezeigt werden.

Das Kartenlesegerät im Online-Verfahren

Für die Nutzung der XNP-Anwendung und für den Signiervorgang innerhalb der Anwendung benötigt der Notar / Notariatsverwalter / Notariatsvertreter ein Kartenlesegerät. Informationen zu kompatiblen und von uns empfohlenen Kartenlesegeräten finden Sie hier.

Benutzerberechtigungen in den Online-Verfahren

Die Teilnahme an den Online-Verfahren über XNP setzt die Benutzerberechtigung "Online-Verfahren" voraus.

  • Notare haben diese Berechtigung bereits in ihrem Grundprofil (Rolle: OVGR-Notar).
  • Notariatsmitarbeiter des Benutzertyps "Administrator" haben diese Berechtigung bereits über das Profil Administrator.
  • Anderen Notariatsmitarbeitenden kann die OVGR-Berechtigung in ihrem XNP-Benutzerkonto über die Schaltfläche Weiteres Profil hinzufügen zugewiesen werden (Profil: Online-Verfahren).

Erläuterungen zum Thema "Benutzerverwaltung für die notariellen Online-Verfahren" finden Sie hier.

Unsere ausführliche Onlinehilfe zur "Benutzerverwaltung" finden Sie hier.

Erforderliche Freigaben für die Durchführung von Videokonferenzen (Firewall-Einstellungen)

Wollen Sie als Bürgerin oder Bürger an einem Online-Verfahren teilnehmen, müssen vom teilnehmenden PC, die in der Tabelle genannten Dienste ausgehend erreichbar sein:

URL

IP-Adresse

Protokoll

Port

Proxy-Ausnahme

online-verfahren.notar.de

77.76.214.142

TCP

443

nicht notwendig

coturn-3.notar.de

77.76.214.169

TCP
UDP

443
443

nicht notwendig

videokonferenz.notar.de

77.76.215.168

TCP

443

nicht notwendig

 

TCP/UDP 443 dient dabei der Darstellung der Web-Oberfläche und dem Management der Videokonferenz.

Auf Notarseite werden für die Nutzung der XNP-Anwendung und somit auch für die Online-Verfahren werden verschiedene Dienste / Systeme der Bundesnotarkammer genutzt. Hierfür müssen ggf. entsprechende Freigaben erteilt werden. Die erforderlichen Freigaben haben wir für Sie im Bereich "Von XNP genutzte Systeme und deren Adressen" aufgeführt.

Nutzung einer Terminalserverumgebung

Derzeit unterstützt die Bundesnotarkammer die Installation von XNP und damit auch die Online-Verfahren auf Terminalserverumgebungen nicht explizit, d.h. wir können Ihnen leider derzeit keine Unterstützung bei der Installation oder bei Fehlersituationen auf Terminalservern anbieten. Unserer Kenntnis nach ist jedoch ein Betrieb von XNP und damit auch der Online-Verfahren auf Windows Servern und Citrix-Umgebungen grundsätzlich möglich. Für einen störungsfreien Betrieb übernimmt die Bundesnotarkammer keine Gewährleistung, da die jeweilige Situation vor Ort maßgeblich entscheidend ist.

Die Bundesnotarkammer arbeitet derzeit am Aufbau einer Referenz-Terminalserver-Umgebung. Im Rahmen dieser Referenz-Umgebung beabsichtigen wir einen entsprechenden Support für XNP und auch für die Online-Verfahren anzubieten.

Videokonferenz im Online-Verfahren aus technischer Sicht

Als System für die Videokonferenz im Online-Verfahren kommt innerhalb der XNP-Anwendung Jitsi-Meet zum Einsatz. Technisch erlaubt dieses Videokonferenzsystem die gleichzeitige Teilnahme von zwanzig Personen, einschließlich Notarin oder Notar.

Erläuterungen

  • OVGR Web-Client: TCP Port 443. Frontend und Einstiegspunkt für jeden XNP-Benutzer.
  • XMPP CoLiBri: Erweiterung zum Konferenzaufbau, mittels XMPP-Nachrichten über das BOSH Transportprotokoll.
  • Jitsi Conference Focus: Dient der Verwaltung von Mediensitzungen zwischen jedem Teilnehmer und der Videobrücke.
  • Prosody: Ein XMPP-Server, der zum Erstellen von Mehrbenutzerkonferenzen (MUCs) verwendet wird.
  • JVB - Jitsi Video Bridge: UDP Port 10000. Eine XMPP-Serverkomponente, die eine Mehrbenutzer-Videokommunikation ermöglicht. Die Videobridge ist auch für die Verteilung der WebRTC Streams verantwortlich.
  • Coturn: Ein NAT-Traversal-Server und Gateway für VoIP- und WebRTC Traffic. Coturn leitet hierbei den Datenverkehr zwischen den Peers weiter. TCP Ports 3478/5349 für indirekten Zugang zur Jitsi Video Bridge, über das STUN/TURN Protokoll und verschlüsselte TSL Layer.

Hinweise zur Internetverbindung

Aufgrund der unterschiedlichen Hard- und Software und der vorliegenden Internetanbindung / Netzwerkkonfiguration auf Bürger- und Notarseite können Fehlerbilder im Rahmen der Videokonferenz nicht komplett ausgeschlossen werden. Als erste Maßnahme wird empfohlen, die Videokonferenz zu beenden und dann erneut zu starten und die gewünschte Aktion zu wiederholen.

  • Eine Verbindung per WLAN auf Bürger- oder Notarseite sollte aufgrund möglicher Leistungseinschränkungen oder Verbindungsabbrüchen vermieden werden.
  • Die Zahl der Teilnehmer erhöht immer die Anforderungen an die Netzwerkleistung und Qualität.

Leistungsproblemen entgegenwirken

Während der Konferenz die Mikrofone der Teilnehmer stumm schalten, wenn diese nicht sprechen (kein Audiostream).

  • Die Videoauflösung hat den größten Einfluss auf die Netzlast: Bitte verringern Sie daher bei Bedarf die Auflösung der Webcam bei den Teilnehmern der Konferenz (unter Berücksichtigung der Anforderungen an die benötigte Bildqualität (s.o.)).

Eine ausführliche Anleitung zur Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz finden Sie hier.

Hardwaretest vor Beginn der Videokonferenz

XNP (Notarseitig)

Dem XNP-Anwender stehen verschiedene Testmöglichkeiten zu den Video- und Audiokomponenten sowie zur Internetverbindung zur Verfügung. Dazu kann z.B. in einem aktiven Vorgang und bei einem durch den Bürger bestätigten Termin auf die Schaltfläche "Teilnehmen" (60 Minunten vor Beginn der Videokonferenz verfügbar) und nachfolgend in der rechten Aktionsleiste auf "Einstellung prüfen" geklickt werden. Es können nun die Internetverbindung, die Auflösungsqualität der Kamera und das Mikrofon geprüft werden.

Alternativ können über den Menüpunkt "Konferenz betreten" die Einstellungen für die Videokonferenz bezüglich der Tonausgabe, der Kamera und des Mikrofons noch einmal geprüft und ggf. angepasst werden.

Der Notar hat darüber hinaus die Möglichkeit, einen eigenen Testvorgang anzulegen und einen Testtermin zu erstellen, um seine Hardware- und Internetverbindung ohne Mandanten und unabhängig von einem bestehenden Vorgang zu überprüfen. Sobald innerhalb des Testvorganges ein Testtermin angelegt wurde (Häkchen setzen bei "Der Termin ist bereits mit dem Bürger vereinbart worden."), gelangt man über die oben beschriebenen Wege zur den Einstellungsprüfungen. Der Terminbeginn sollte dabei nicht mehr als 60 Minuten in der Zukunft liegen, um die Teilnehmen-Schaltfläche angezeigt zu bekommen.

Web-Portal (Bürgerseitig)

Auf Bürgerseite kann ein Test zur Netzwerkverbindung und den angeschlossenen Video- und Audiokomponenten durchgeführt werden. Klicken Sie hier.

Dokumente im Online-Verfahren

Nachfolgende Dateiformate sind zum Hochgeladen in der Videokonferenz zugelassen:

  • für Textdokumente: *pdf, *docx, *.doc
  • für Bilddateien: *.png, *.jpg, *.jpeg, *.tiff, *.tif

PDF-Dokumente für das Online-Verfahren werden - wenn erforderlich - beim Hochladen in das von XNP erwartete Format PDF/A-1b konvertiert. Die Durchsuchbarkeit der Dokumente bleibt dabei erhalten.

Bitte beachten Sie, dass nur PDF-Dokumente signiert werden können.

Der Speicherort der Dokumente kann auf Wunsch in XNP frei gewählt werden. Der gewählte Dokumentenpfad gilt immer für alle Vorgänge im Online-Verfahren. Dokumente für die Videokonferenz können nur von demjenigen gelöscht werden, der das Dokument auch lokal hochgeladen hat.

Stellen Sie sicher, dass ein gemeinsamer Ordner für die Dokumente existiert, auf den sowohl der Mitarbeitende als auch die Notarin oder der Notar Zugriff haben.

Ausführliche Informationen zur Verwaltung von Dokumenten finden Sie hier.

Signiervorgang im Online-Verfahren

Die notarseitige Anmeldung und der Signiervorgang innerhalb der XNP-Anwendung im Online-Verfahren erfolgen über die N-Karte der Notarin / des Notars. Bei der Erstellung der qualifizierten elektronischen Signaturen wird das sogenannte Fernsignaturverfahren verwendet.

Ausführliche Informationen zur Fernsignatur finden Sie hier.

SEPA-Lastschriftmandat im Stammdatenverzeichnis

Eine ausführliche Anleitung zum Hinterlegen der Bankverbindung und des SEPA-Mandats für die Online-Verfahren finden Sie hier.

Kontaktmöglichkeit

Notarseitiger Support

Den notarseitigen Support bei Fragen rund um das Online-Verfahren in der XNP-Anwendung erreichen Sie gebührenfrei montags bis freitags von 08:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer: 0800-3550-300.

Per E-Mail steht Ihnen der Support unter online-verfahren@bnotk.de zur Verfügung.

Bürgerseitiger Support

Den bürgerseitigen Support zu allen Fragen rund um das Thema Notar-App und Web-Portal erreichen Sie montags bis freitags von 08:00 bis 17:00 Uhr kostenlos unter der Telefonnummer: 00800-3550-9000.

Per E-Mail steht Ihnen der Support unter support-online-verfahren@bnotk.de zur Verfügung.