• Vorbereitung
• Dokumente aus der eBeurkundung in die Urkundensammlung einstellen
• Anleitung
• Dokument hinzufügen
• Datei auswählen und Signaturprüfung
• Dokumententyp auswählen
• Umgang mit gemischten Urkunden in der USL

Sie haben das Dokument mit den Signaturen der Beteiligten und Ihrer Notarsignatur direkt in dem voreingestellten Ordner gespeichert.   

Neben dem hier beschriebenen Einstellen der Urkunden in das UVZ gibt es die Möglichkeit, über den UVZ-Export die Urkunden in das UVZ einzustellen. 

Alternativ zu dem nachfolgenden Ablauf besteht selbstverständlich die Möglichkeit, aus einer Notarsoftware in das Elektronische Urkundenarchiv zu exportieren, sofern die von Ihnen verwendete Notarsoftware über die erforderlichen Schnittstellen verfügt.

Bitte stellen Sie sicher, dass sowohl die Notarin/der Notar als auch Mitarbeitende, die mit der Pflege der USL und/oder der Bedienung der Online-Verfahren bzw. der eBeurkundung betraut sind, auf einen gemeinsamen Netzwerk-Ordner zugreifen können.

Neben der elektronischen Präsenzbeurkundung besteht auch die Möglichkeit eine hybride Beurkundung durchzuführen, bei der ein Teil der Beteiligten in Präsenz aus dem Büro und ein Teil per Videokonferenz über das Online-Verfahren an der Verhandlung teilnimmt.

Insbesondere für Mischbeurkundungen mit Präsenzanteil benötigen Notare ein Videokonferenzsystem aus Kamera und offenem Raummikrofron. Als Kamera wird eine PTZ (pan,tilt,zoom) empfohlen, um den Fokus bei Bedarf auf einzelne Personen zu legen und die Installation im Raum flexibel zu halten. Als Raummikrofon wird ein nahempfindliches (dynamisches) Standmikrofon empfohlen. 

Hierbei ist zusätzlich zu der elektronischen Niederschrift mit der bei der Notarin oder dem Notar körperlich anwesenden Beteiligten eine inhaltsgleiche „analoge" Niederschrift nach § 8 BeurkG aufzunehmen. Die elektronische Niederschrift im Wege des Online-Verfahrens wird von den per Videokonferenz teilnehmenden Beteiligten und der Notarin oder dem Notar qualifiziert elektronisch signiert. Die elektronische Niederschrift wird von den in Präsenz anwesenden Beteiligten durch Signatur auf dem Unterschriftenpad unterschrieben und von der Notarin oder dem Notar ebenfalls qualifiziert elektronisch signiert.

Wenn auch zwei elektronische Dokumente aus einer Hybridbeurkundung hervorgehen, handelt es sich doch um ein Urkundsgeschäft, sodass beide Dokumente auch mit derselben UVZ-Nummer zu versehen sind.

Empfehlung:

Es wird empfohlen, dass das elektronische Original aus den Online-Verfahren als Hauptdokument und das elektronische Original aus der elektronischen Präsenzbeurkundung als sonstiges Dokument in die USL eingestellt werden. Mit einem geeigneten Vermerk sollen die beiden Urkunden textlich in Verbindung gebracht werden.

Ebenfalls wird empfohlen, als Spiegelung der elektronischen Urkundensammlung, zusätzlich jeweils einen beglaubigten Ausdruck der elektronischen Dokumente gemäß § 31 Abs. 1 Ziffer 3 NotAktVV zur papiergebundenen Urkundensammlung zu nehmen.