Erste Informationen zur Einführung von beN

Sehr geehrte Damen und Herren,

gemäß § 78n BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und Notariatsverwalter ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) ein. Nachfolgend möchten wir Ihnen als Hersteller von Notariatssoftware einige Informationen zum Hintergrund sowie zum geplanten Ablauf der Einrichtung und Inbetriebnahme des beN geben.

Das beN ist der Nachfolger des bislang für die elektronische Kommunikation mit Gerichten genutzten EGVP-Postfachs und stellt zukünftig einen „sicheren Übermittlungsweg“ für das Einreichen elektronischer Dokumente bei Gerichten dar (§ 130a Absatz 4 Nr. 2 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung). Es kann in bestimmten Fällen zum schriftformersetzenden Versand von Dokumenten verwendet werden, ohne dass es dabei einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars bedarf. Voraussetzung dafür ist, dass sich der Notar persönlich mit seiner Signaturkarte am Postfach anmeldet und die Nachricht selbst versendet. Für den Einsatz in Register- oder Grundbuchverfahren ist dies allerdings nicht vorgesehen, sodass es hier wie bisher beim Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars bleibt und der Versand auch von Mitarbeitern des Notars vorgenommen werden kann.

Einführungsplan

Das beN kann ab Januar 2018 mit Hilfe einer im Webshop der NotarNet GmbH (https://shop.notarnet.de) zur Verfügung gestellten Anwendung aktiviert werden. Die Integration von beN in XNotar erfolgt zunächst in einer Pilotierungsphase, um einen stabilen Flächenbetrieb zu gewährleisten. Interessierte Notarinnen und Notaren können am Pilotbetrieb der neuen XNotar-Version 3.8 teilnehmen, wenn diese sich per E-Mail an ben@bnotk.de wenden.

Für XNotar-Nutzer, die an der Pilotierungsphase nicht teilnehmen möchten, empfehlen wir, bis zum Abschluss der Pilotierungsphase mit der Einrichtung des beN zu warten und weiterhin ihr derzeit bestehendes notarielles EGVP-Postfach zu nutzen. Im Gegensatz zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) ist es nicht erforderlich, für das beN eine zusätzliche Zugangskarte zu beantragen. Außerdem wird das beN von der Bundesnotarkammer nicht empfangsbereit eingerichtet, d.h., dass in dem neuen Postfach keine Nachrichten eingehen können, bevor der Notar das Postfach aktiviert hat. Neu bestellten Notaren haben wir empfohlen, sich ebenfalls zunächst ein EGVP-Postfach mit beN-Adresse einzurichten.

Sobald die Pilotierungsphase abgeschlossen ist und der Flächenbetrieb beginnt, werden wir hierzu weitere Informationen sowie eine ausführliche Anleitung zur Aktivierung des Postfachs bereitstellen. Den Notaren, die den EGVP-Versand bislang nicht mit XNotar, sondern direkt aus einer Notariatssoftware heraus vornehmen, haben wir empfohlen, vor der Aktivierung des beN Kontakt zu ihrem Softwarehersteller aufzunehmen, um die Verfügbarkeit der beN-Funktionalität zu überprüfen.
Die Aktivierung des Postfachs muss einmalig durch den Notar persönlich mithilfe seiner Signaturkarte erfolgen. Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung ist nur noch ein lesender Zugriff auf das bisherige EGVP-Postfach des Notars möglich und dieses ist auch nicht mehr adressierbar. Der Notar ist daher nach der Aktivierung seines beN ausschließlich über dieses neue Postfach elektronisch erreichbar.

Nutzung und Integration

Zugang zum und Nutzung des beN im notariellen Arbeitsalltag sind auf unterschiedlichen Wegen möglich. Einerseits kann hierfür nach der Aktivierung die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellte beN-Anwendung verwendet werden. Andererseits wird eine Bedienung des beN auch über die Software XNotar 3.8 der NotarNet GmbH möglich sein. Der Dokumentenversand in Register- und Grundbuchsachen kann daher auch zukünftig ähnlich wie bei der bisherigen Nutzung eines EGVP-Postfachs erfolgen. Zudem kann das Postfach in Zukunft auch über eine Notariatssoftware genutzt werden, vorausgesetzt, dass diese an die von der Bundesnotarkammer angebotenen Schnittstellen angebunden ist. Eine vollständige und stabile Schnittstellenbeschreibung sowie eine Testsystemumgebung werden im Januar von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt.
In allen Fällen ist die Verwendung von zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erforderlich (vgl. § 78n Abs. 2 Satz 1 BNotO). Der Zugang zum beN kann daher nur aus dem Notarnetz erfolgen. Zusätzlich muss sich der Nutzer mit Benutzername und Passwort authentifizieren. Notare können in bestimmten Fällen  auch ihre Signaturkarte mit der dazugehörigen PIN verwenden.

Kommunikation mit Gerichten

Mit dem beN können Gerichte zukünftig Notaren Dokumente gegen elektronisches Empfangsbekenntnis zustellen (§ 174 Abs. 4 ZPO in der ab 1. Januar 2018 geltenden Fassung).  Die beN-Anwendung, die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt werden wird, wird eine Funktion zur Rücksendung des Empfangsbekenntnisses in strukturierter maschinenlesbarer Form enthalten.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Bundesnotarkammer