Das Mandantenportal stellt mehr als 20 Online-Formulare aus verschiedenen Rechtsgebieten zur Verfügung, mit deren Hilfe die für die Urkundenvorbereitung erforderlichen Beteiligten- und Vorgangsdaten digital erfasst werden können. Die Formulare sind praxisnah, orientieren sich an den wichtigsten Fragestellungen des jeweiligen notariellen Vorgangs und wurden gemeinsam mit Notarinnen und Notaren entwickelt. Im Artikel Aufbau der Formulare finden Sie Informationen rund um die inhaltliche Gestaltung der Formulare.
Dieser Übersicht können Sie die bereitgestellten Formulare entnehmen. Weitere Formulare befinden sich in der Erstellung und werden demnächst bereitgestellt. Für einige, sehr umfangreiche Formulare werden zudem Kurzversionen zur Verfügung gestellt.
Durch Integration der Online-Formulare in Ihre Webseite geben Sie Mandantinnen und Mandanten die Möglichkeit, Ihnen jederzeit (ohne Bindung an Büro- oder Telefonsprechzeiten) Anfragen für neue Anliegen zu übermitteln und dabei bereits zu Beginn die wichtigsten Daten und Dokumente digital zu erfassen. Nach Übermittlung des neuen Vorgangs steht Ihnen dieser zur weiteren Bearbeitung im XNP-Modul zur Verfügung. Dort können Sie die erfassten Daten und Dokumente einsehen, ggf. vervollständigen und zwecks Vorbereitung der Urkunde exportieren.
Sie können die Formulare insgesamt in eine eigens dafür bereitgestellte Seite Ihres Webauftritts integrieren oder aber auch einzelne Formulare themenspezifisch anbieten.
Wie Sie die Formulare in Ihre Webseite einbinden können, beschreibt der Artikel Integration in die Webseite.
Die Online-Formulare eigenen sich zudem für den Versand an Ihre Mandantinnen und Mandanten bei konkreten Anliegen. Haben Sie bspw. eine Anfrage bzgl. einer Vereinsregisteranmeldung erhalten, können Sie dem/der Anfragenden das Online-Formular Vereinsregisteranmeldung als Link zur Verfügung stellen und darum bitten, die zur Vorbereitung der Anmeldung erforderlichen Daten und Dokumente zu erfassen. Einerseits können die Mandantinnen und Mandanten die Fragen in Ruhe von zu Haus beantworten und alle notwendigen Unterlagen zusammenstellen. Andererseits spart dieser kompakte Vorgangseingang im Notarbüro Zeit und steigert die Effektivität enorm.
Wie Sie den Link zu einem Formular können Sie ganz einfach im XNP-Modul Ihres Mandantenportals generieren. Das beschreiben wir im Artikel Online-Formulare versenden.
Auch im Rahmen von Besprechungen lassen sich die Formulare hervorragend nutzen, indem Sie diese wie einen Besprechungsleitfaden oder eine Checkliste verwenden.
Legen Sie dafür im XNP-Modul einfach einen neuen Vorgang an und erfassen Sie die relevanten Daten noch während der Besprechung mit Ihrer Mandantin oder Ihrem Mandanten. So lassen sich handschriftliche Notizen minimieren und die spätere Übertragung entfällt. Fehlende Dokumente oder Informationen können jederzeit später zum Vorgang ergänzt werden.
Die Anlage eines Vorgangs beschreiben wir im Artikel Vorgang anlegen.
Vor der ersten Nutzung der Formulare sollten Sie diese Konfigurationen vornehmen, die wir in den jeweils verlinkten Artikeln beschreiben:
Wir freuen uns über Ihr Feedback zu den Online-Formularen. Mit Hilfe Ihrer Unterstützung können wir diese weiterentwickeln und optimieren. Bitte senden Sie uns Kritik oder Anpassungswünsche an mandantenportal@bnotk.de. Vielen Dank!
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