10.03.2022

Weitere Exportfunktionen

Dokumente in die Urkundensammlung einstellen

Elektronische Dokumente sind gemäß § 34 Abs. 3 NotAktVV in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Ein beglaubigter oder einfacher Ausdruck des elektronischen Dokuments ist je nach Urkunde zur (Papier-)Urkundensammlung zu nehmen (§ 31 Abs. 1 Nr. 3 und 5 NotAktVV).

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie Ihre elektronischen Dokumente in die elektronische Urkundensammlung überführen können.

Mit Einführung des XNP-Moduls Online-Verfahren steht noch keine Möglichkeit zur Verfügung, die elektronischen Dokumente direkt in die elektronische Urkundensammlung zu exportieren. Wir arbeiten bereits an der Umsetzung einer solchen Exportfunktion.

Alternativ zu dem nachfolgenden Ablauf besteht selbstverständlich die Möglichkeit, aus einer Notarsoftware in das Elektronische Urkundenarchiv zu exportieren, sofern die von Ihnen verwendete Notarsoftware über die erforderlichen Schnittstellen verfügt.

Weiter empfehlen wir Ihnen einen einheitlichen lokalen Ordner anzulegen, von dem aus Sie nach Beurkundung/Beglaubigung die Dokumente mit den Signaturen lokal ablegen können.
Diesen lokal angelegten Dokumentenordner können Sie auch jederzeit nachträglich ändern, wie Sie hier beschrieben finden.

Dieser Ordner sollte für alle Mitarbeiter erreichbar sein, die mit der Pflege der USL und/oder der Bedienung der Online-Verfahren betraut sind.

Dieser im Rahmen des Moduls Online-Verfahren lokal angelegte Ordner zum Hochladen von Dokumenten ist nicht mit dem XNP-Datenordner zu verwechseln. Wir bitten Sie, diesen auch nicht innerhalb des XNP-Datenordners anzulegen.

Dokumente zum UVZ-Eintragung hinzufügen

Legen Sie aus der Übersicht des Urkundenverzeichnisses einen neuen UVZ-Eintrag an oder wählen Sie einen bereits erfassten Eintrag aus. Nähere Informationen zum XNP-Modul Urkundenverzeichnis finden Sie in der Onlinehilfe des Urkundenverzeichnisses.

Dokument hinzufügen

Wechseln Sie auf die Karteikarte Dokumente. Betätigen Sie die Schaltfläche Dokument hinzufügen.

Sonstige Dokumente können Sie im unteren Bereich ebenfalls über die dort eingeblendete Schaltfläche Dokument hinzufügen hochladen

Datei auswählen und Signaturprüfung

Anschließend können Sie auf Datei auswählen klicken, um die lokal gespeicherte elektronische Niederschrift auszuwählen. Die elektronische Niederschrift können Sie dann an ihrem Speicherort auswählen und dann anschließend auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Es erfolgt eine automatische Signaturprüfung.

Die elektronische Niederschrift ist nun bereits hochgeladen.

Dokumententyp auswählen

Wählen Sie sodann den Dokumententyp aus.

Im Falle einer elektronischen Niederschrift, die mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer im Sinne des § 16b BeurkG erstellt worden ist, handelt es sich um den Dokumententyp elektronisches Original.

Haben Sie alle eintragungsrelevanten Daten des UVZ-Eintrags erfasst, betätigen Sie die Aktion Eintragen in der Aktionsleiste. Mit Eintragung des UVZ-Eintrags wird auch das elektronische Dokument direkt in der elektronischen Urkundensammlung archiviert.

Umgang mit gemischten Urkunden in der USL

Neben der reinen Online-Beurkundung besteht auch die Möglichkeit eine hybride Beurkundung durchzuführen, bei der ein Teil der Beteiligten in Präsenz aus dem Büro und ein Teil per Videokonferenz an der Verhandlung teilnimmt.

Insbesondere für Mischbeurkundungen mit Präsenzanteil benötigen Notare ein Videokonferenzsystem aus Kamera und offenem Raummikrofron. Als Kamera wird eine PTZ (pan,tilt,zoom) empfohlen, um den Fokus bei Bedarf auf einzelne Personen zu legen und die Installation im Raum flexibel zu halten. Als Raummikrofon wird ein nahempfindliches (dynamisches) Standmikrofon empfohlen. 

Hierbei ist zusätzlich zu der elektronischen Niederschrift mit der bei der Notarin oder dem Notar körperlich anwesenden Beteiligten eine inhaltsgleiche „analoge" Niederschrift nach § 8 BeurkG aufzunehmen. Die elektronische Niederschrift wird von den per Videokonferenz teilnehmenden Beteiligten und der Notarin oder dem Notar signiert. Die analoge Niederschrift wird von den in Präsenz anwesenden Beteiligten und der Notarin oder dem Notar unterschrieben.

Wenn auch zwei Dokumente, eines auf Papier und eines in elektronischer Form, aus einer Hybridbeurkundung hervorgehen, handelt es sich doch um ein Urkundsgeschäft, so dass beide Dokumente auch mit derselben UVZ-Nummer zu versehen sind.

Empfehlung:

Es wird empfohlen, dass die elektronische Fassung der Niederschrift als Hauptdokument und die elektronische Fassung der Papierurkunde als sonstiges Dokument in die USL eingestellt werden. Mit einem geeigneten Vermerk sollen die beiden Urkunden textlich in Verbindung gebracht werden.

Ebenfalls wird empfohlen, als Spiegelung der elektronischen Urkundensammlung, zusätzlich zur Papierurkunde einen beglaubigten Ausdruck des elektronischen Dokuments gemäß § 31 Abs. 1 Ziffer 3 NotAktVV zur papiergebundenen Urkundensammlung zu nehmen.