Muster-Verfahrensdokumentation

Der Scanprozess

Die Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs erfordert es, dass alle Urkunden, die im Notarbüro erstellt werden, in die elektronische Form übertragen werden. Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen für dieses Verfahren in § 56 Abs. 1 BeurkG-2022 festgeschrieben:

So muss durch geeignete Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sichergestellt werden, dass eine inhaltliche und bildliche Übereinstimmung zwischen dem elektronischen Dokument und dem Dokument in Papierform gegeben ist. Die Notarin oder der Notar muss diese Übereinstimmung in einem Vermerk bestätigen. Das elektronische Dokument und der Übereinstimmungsvermerk werden mit der qualifizierten elektronischen Signatur der Notarin oder des Notars versehen und anschließend in die elektronische Urkundensammlung eingestellt.

Die Bundesnotarkammer hat auf der Grundlage dieser Vorgaben eine Muster- Verfahrensdokumentation entworfen, die die Voraussetzungen des § 56 Abs. 1 BeurkG-2022, sämtliche Vorgaben der TR RESISCAN sowie die Besonderheiten notarieller Urkunden berücksichtigt. Dieser Entwurf ist nachfolgend veröffentlicht. Es handelt sich um eine vorläufige Version, da der Zertifizierungsprozess zum Scanverfahren andauert und sich einige Punkte bis zu dessen Abschluss noch ändern können.

Mit der frühen Veröffentlichung der Muster-Verfahrensdokumentation wird den Systembetreuern der Notarbüros die Gelegenheit gegeben, sich einen ersten Überblick zu verschaffen, welche technischen Vorbereitungen in den einzelnen Notariaten ggf. noch zu ergreifen sind.

Die Bundesnotarkammer ist für alle Anregungen und Hinweise zu diesem Dokument dankbar und steht ­auch für Rückfragen zur Verfügung. Alle Korrespondenz zu diesem Thema erreicht die zuständigen Mitarbeitenden am besten über die E-Mail-Adresse urkundenarchiv@bnotk.de. Die Bundesnotarkammer weist angesichts der Tatsache, dass es sich um einen Entwurf handelt, darauf hin, dass sie nicht in jedem Einzelfall ausführlich und zeitnah antworten kann und teilweise auf die Klärung mit der endgültigen Fassung wird verweisen müssen.