• Einstellen der elektronischen Urkunden in das UVZ
• Export aus dem Online-Verfahren
• Umgang mit gemischten Urkunden in der USL
• Erstellen einer beglaubigten Abschrift
• Spezialfall: elektronisch beglaubigte Abschrift an die Bank

Sie haben die Möglichkeit, das signierte Dokument sowohl in der Videokonferenz im Reiter Signaturen als auch nach der Videokonferenz im Reiter Dokumente verwalten im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente herunterzuladen. 

In der Videokonferenz selbst können Sie wählen, ob Sie lediglich die signierten Dokumente (bspw. als ZIP-Datei) oder den gesamten Vorgangs nebst den signierten Dokumenten herunterladen möchten.

Haben Sie die Dokumente als ZIP-Datei heruntergeladen, dann beachten Sie bitte, dass Sie die ZIP-Datei unbedingt entpacken müssen, bevor Sie die elektronische Niederschrift ins UVZ hochladen können.

Die Online-Verfahren bieten nun einen Export in das Urkundenverzeichnis (im Folgenden auch: UVZ-Export) an. Bei diesem Export können zum einen Metadaten (Vorgangsdaten und Beteiligtendaten) und zum anderen Dokumente aus den Online-Verfahren in das Urkundenverzeichnis übertragen werden. Dadurch entfällt das händische Eintragen der Metadaten und/oder Hochladen der Dokumente in das Urkundenverzeichnis. Wenn noch kein Eintrag im UVZ angelegt ist, wird durch den UVZ-Export ein Eintrag angelegt. 

Der nunmehr bestehende UVZ-Export aus den Online-Verfahren eignet sich für Anwenderinnen und Anwender, die
keine Notariatssoftware nutzen oder eine Notariatssoftware nutzen, aber aus der Notariatssoftware keinen UVZ-Export durchführen.
Eine ausführliche Anleitung und weitere Voraussetzungen finden Sie unter Export in das Urkundenverzeichnis.

Neben der reinen Online-Beurkundung besteht auch die Möglichkeit eine hybride Beurkundung durchzuführen, bei der ein Teil der Beteiligten in Präsenz aus dem Büro und ein Teil per Videokonferenz an der Verhandlung teilnimmt.

Insbesondere für Mischbeurkundungen mit Präsenzanteil benötigen Notare ein Videokonferenzsystem aus Kamera und offenem Raummikrofron. Als Kamera wird eine PTZ (pan,tilt,zoom) empfohlen, um den Fokus bei Bedarf auf einzelne Personen zu legen und die Installation im Raum flexibel zu halten. Als Raummikrofon wird ein nahempfindliches (dynamisches) Standmikrofon empfohlen. 

Hierbei ist zusätzlich zu der elektronischen Niederschrift mit der bei der Notarin oder dem Notar körperlich anwesenden Beteiligten eine inhaltsgleiche „analoge" Niederschrift nach § 8 BeurkG aufzunehmen. Die elektronische Niederschrift wird von den per Videokonferenz teilnehmenden Beteiligten und der Notarin oder dem Notar signiert. Die analoge Niederschrift wird von den in Präsenz anwesenden Beteiligten und der Notarin oder dem Notar unterschrieben.

Wenn auch zwei Dokumente, eines auf Papier und eines in elektronischer Form, aus einer Hybridbeurkundung hervorgehen, handelt es sich doch um ein Urkundsgeschäft, so dass beide Dokumente auch mit derselben UVZ-Nummer zu versehen sind.

Empfehlung:

Es wird empfohlen, dass das elektronische Original als Hauptdokument und die elektronische Fassung der Papierurkunde als sonstiges Dokument in die USL eingestellt werden. Mit einem geeigneten Vermerk sollen die beiden Urkunden textlich in Verbindung gebracht werden.

Es wird empfohlen, als Spiegelung der elektronischen Urkundensammlung, zusätzlich zur Papierurkunde einen beglaubigten Ausdruck des elektronischen Dokuments gemäß § 31 Abs. 1 Ziffer 3 NotAktVV zur papiergebundenen Urkundensammlung zu nehmen.

Bitte versenden Sie keine Dateien, die nur lokal gespeichert und mit einer .pkcs7-Signatur versehen sind. Dies sind keine Urkunden, die für den Rechtsverkehr vorgesehen sind.

Haben Sie die elektronische Abschrift erstellt, können Sie diese nun für den Rechtsverkehr verwenden.

Wie Sie die elektronisch beglaubigten Abschrift an die Banken übersenden können, finden Sie unter Signaturprüfung und Versendung an die Bank über beN.