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Spezialfall: elektronisch beglaubigte Abschriften für die Banken für die Eröffnung eines Geschäftskontos
Speziell bei der Eröffnung eines Geschäftskontos haben die Banken meist Schwierigkeiten, die qualifiziert elektronische Signatur des Notars zu prüfen.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
a) Verweis auf die Signaturprüfungsanwendung der Bundesnotarkammer
b) Versand der elektronisch beglaubigten Abschrift über beN
c) Übersendung der elektronisch beglaubigten Abschrift mit Prüfvermerk
Möglichkeit der Signaturprüfung
Zunächst können Sie mit der Übersendung der elektronisch beglaubigten Abschrift des Gründungsprotokolls zur Eröffnung eines Geschäftskontos die Banken darauf hinweisen, dass Sie zur Prüfung der Signaturen die neue Anwendung der Bundesnotarkammer nutzen können.
Die Bundesnotarkammer hat eine Anwendung entwickelt, die es den Banken ermöglicht, Signaturen auf ihre Gültigkeit zu prüfen. Mit dieser Anwendung können auch die im Rahmen der Online-Verfahren erstellten Urkunden nebst der dazugehörigen Signaturen geprüft werden.
Die Anwendung können Sie erreichen unter
https://signaturpruefung.bnotk.de
Im ersten Schritt können Sie hier das zu prüfende Dokument als PDF hochladen. Im zweiten Schritt laden Sie die Signaturdatei hoch, die sog. Pkcs7-Datei. Anschließend können Sie die Signatur überprüfen lassen. Im Ergebnis erhalten Sie die Mitteilung, ob die Signaturen gültig sind.
Versendung des Gründungsprotokolls an die Banken über beN
Alternativ können Sie die elektronisch beglaubigte Abschrift zur Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer GmbH-Gründung auch per beN an das entsprechende Bürger- oder Behördenpostfach der jeweiligen Bank übermitteln, damit sich die Bank von der Legitimität der Urkunde überzeugen kann. Sie können hierfür das XNP-Modul SonA oder beN selbst nutzen. Das jeweilige Vorgehen sollte mit der jeweiligen Bank vorab geklärt werden.
Beglaubigte Abschrift erstellen mit Prüfvermerk
Sollte die Bank weder den Verweis auf die Signaturprüfungsanwendung noch die Übermittlung per beN akzeptieren, haben Sie noch die Möglichkeit, die elektronisch beglaubigte Abschrift mit einem gesonderten Prüfvermerk zu versehen, welcher die Gültigkeit der Notarsignatur nachweist.
Gehen Sie hierzu ins Urkundenverzeichnis. Erstellen Sie eine elektronisch beglaubigte Abschrift. Eine Anleitung finden Sie im Artikel Einstellen der elektronischen Urkunden in das UVZ.
Anschließend können Sie nach der Signatur der elektronisch beglaubigten Abschrift den Prüfvermerk herunterladen.
Gehen Sie hierzu in der rechten Aktionsleiste auf Signatur prüfen. Es öffnet sich das Dialogfenster Signaturprüfungsergebnis.
Es öffnet sich ein Beglaubigungsvermerk bezüglich der Signatur des Notars an der beglaubigten Abschrift.
Der Prüfvermerk gilt als Nachweis, dass Sie als Notar die beglaubigte Abschrift gültig signiert haben.
Laden Sie den Prüfvermerk herunter und gehen Sie anschließend auf Schließen.
Sie können dann beide Dokumente direkt an die Bank versenden oder dem Bürger zur Verfügung stellen.
Übersendung einer papiernen beglaubigten Abschrift an die Bank
Sollte die Bank keine der oben genannten Varianten für die Eröffnung eines Geschäftskontos akzeptieren, so können Sie von der originär elektronischen Niederschrift, die Sie bereits im UVZ gespeichert haben, eine (papierene) beglaubigte Abschrift erstellen.
Eine (papierene) beglaubigte Abschrift von einem originär elektronischen Dokument können Notarinnen und Notare sowie Mitarbeitende im XNP-Modul Urkundenverzeichnis erstellen. Wählen Sie dazu in der Übersicht Ihres Urkundenverzeichnisses den betreffenden UVZ-Eintrag aus und betätigen Sie in der Aktionsleiste, die Schaltfläche Abschrift erstellen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von beglaubigten Abschriften finden Sie in der Onlinehilfe im Bereich Urkundenverzeichnis unter Abschrift erstellen.
Diese können Sie dann dem Bürger wie gewohnt übersenden, damit dieser mit dem Dokument das Geschäftskonto bei der Bank eröffnen kann.
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