Sehr geehrte Damen und Herren,
gemäß § 78n Abs. 1 BNotO richtet die Bundesnotarkammer zum 1. Januar 2018 für jeden Notar und jeden Notariatsverwalter ein „besonderes elektronisches Notarpostfach“ (beN) ein. Da Ende des Jahres 2017 Sicherheitsprobleme beim „besonderen elektronischen Anwaltspostfach“ (beA) bekannt wurden, hat sich die Bundesnotarkammer trotz grundlegender Unterschiede des beN zum beA in der IT-Architektur rein vorsorglich dazu entschlossen, das beN vor der Inbetriebnahme nochmals sicherheitstechnisch von einem externen Fachdienstleister überprüfen zu lassen. Kleinere Anpassungen, deren Notwendigkeit sich im Zuge der Überprüfung ergeben hat, wurden zwischenzeitlich vorgenommen, sodass die Bereitstellung des beN nun beginnen kann.
1. Hintergrund
Das beN wird in Zukunft die bestehenden EGVP-Postfächer der Notare ablösen. Für die praktische Arbeit im Notariat hat der Wechsel zum beN jedoch nur geringe Auswirkungen, da die Bedienung des beN ebenso wie die des EGVP in der Regel über die bereits bekannte Benutzeroberfläche des Programms XNotar der NotarNet GmbH oder einer anderen Notariatssoftware erfolgt.
2. Inbetriebnahme des beN
Bei der Inbetriebnahme ist zwischen der Einrichtung und der Aktivierung des beN zu unterscheiden. Die Einrichtung des beN ist durch alle Notare ab dem 23. Februar 2018 unverzüglich, spätestens aber bis zum 9. März 2018 zu veranlassen. Die Aktivierung des beN erfolgt zunächst nur durch die angemeldeten „Pilotnotare“ (mehr dazu sogleich).
Im Einzelnen:
a) Einrichtung des beN (alle Notare)
- Notare, die das Programm XNotar der NotarNet GmbH nutzen, müssen zunächst ein Update auf die Version 3.7.21 vornehmen. Dieses Update wird ab dem 23. Februar 2018 beim Start von XNotar automatisch angeboten und erfolgt ab dem 9. März 2018 zwingend.
- Notare, die zum Nachrichtenversand eine andere Software benutzen, wenden sich bitte kurzfristig an ihren Softwareanbieter.
- Jeder Notar muss ab dem 23. Februar 2018 unverzüglich, spätestens aber bis zum 9. März 2018 unter https://sdv.bnotk.de ein sog. beN-Postfachzertifikat generieren. Eine Anleitung, die Sie ggf. Ihrem IT-Spezialisten bzw. Systembetreuer geben können, finden Sie hier: http://www.xnotar.de/elrv/software/BeschreibungSDVbeNVorbereitung.pdf. Weitere Informationen sind hier abrufbar: http://www.xnotar.de/elrv/software/Administrationshandbuch_3-7.pdf.
b) Aktivierung des beN (zunächst nur „Pilotnotare“)
- Die Aktivierung des beN erfolgt durch jeden Notar persönlich mithilfe seiner Signaturkarte mit Notarattribut. Eine spezielle Zugangskarte wie beim beA ist hierfür nicht erforderlich.
- Die Aktivierung ist zunächst nur von den „Pilotnotaren“ unter Anleitung der BNotK vorzunehmen. Interessenten für die Pilotierung können sich unter beN@bnotk.de melden. Notare, die sich bereits für den Pilotbetrieb gemeldet haben, müssen dies nicht erneut tun.
Notare, die nicht am Pilotbetrieb teilnehmen, können nach der Einrichtung des beN wie gewohnt weiterarbeiten. Das beN funktioniert bis zu seiner Aktivierung genau wie das bisherige EGVP-Postfach. Erst nach Abschluss des Pilotbetriebs ist die Aktivierung des beN durch alle Notare vorzunehmen. Hierüber wird die Bundesnotarkammer zu gegebener Zeit informieren.
Weitere Fragen können Sie an beN@bnotk.de und unter 0800 5 660669 stellen.