Spezialfall Erbausschlagung
Seit der Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung können notariell beurkundete oder beglaubigte Erbausschlagungserklärungen auch elektronisch errichtet werden.
Für den Fall, dass Notarinnen und Notare die Übermittlung der Erbausschlagungserklärung an die Nachlassgerichte übernehmen, ist derzeit nicht abschließend geklärt, ob § 14b Abs. 1 FamFG der papierförmigen Übermittlung entgegensteht (vgl. Rundschreiben 4/2025 der Bundesnotarkammer, S. 7). Fest steht hingegen, dass Notarinnen und Notare die Erklärung elektronisch übermitteln können. Wenn der Notar die Übermittlung übernimmt, dürfte die notarielle Vorsicht damit für eine elektronische Übermittlung sprechen. Im Folgenden findet sich eine Anleitung für die elektronische Übermittlung der Erbausschlagungserklärung durch die Notarinnen und Notare an die Nachlassgerichte.
Hinweis: Weiterhin möglich bleibt es, dass die Notarin oder der Notar die Erbausschlagungserklärung nicht an das Nachlassgericht übermittelt, sondern den Beteiligten für die Übermittlung aushändigt. In diesem Fall bietet sich die Errichtung in Papierform für den Einwurf im Fristenbriefkasten an. Bei einem solchen Vorgehen haben die nachfolgenden Ausführungen keine Relevanz.
Form der Errichtung und Übermittlung
Elektronische Errichtung
Im Falle der Errichtung als elektronische Unterschriftsbeglaubigung können Vervielfältigungen dieser Datei direkt an das Nachlassgericht übersandt werden.
Im Falle der Errichtung als elektronische Niederschrift können elektronische beglaubigte Abschriften der in der Urkundensammlung verwahrten Urkunde (elektronische Urschrift) an das Nachlassgericht übersandt werden.
Papierförmige Errichtung
Im Falle der Errichtung als papierförmige Unterschriftsbeglaubigung können elektronische beglaubigte Abschriften der Urschrift an das Nachlassgericht übersandt werden.
Im Falle der Errichtung als papierförmige Niederschrift können elektronische beglaubigte Abschriften der Urschrift an das Nachlassgericht übersandt werden. Auch eine Vervielfältigung der elektronischen Fassung der Urschrift gemäß § 45 Abs. 2 BeurkG kann übersandt werden.
Elektronische Übermittlung an das Nachlassgericht
Für die Übermittlung eine Vervielfältigung einer elektronischen Vermerkurkunde oder einer elektronischen beglaubigten Abschrift einer Erbausschlagung wird das XNP-Modul Sonstige Anträge (SonA) empfohlen.
Hinweis: Die Übermittlung über das Modul SonA ist gegenüber der Übermittlung per beN vorzugswürdig. Denn im Rahmen des Modul SonA kann das "Sachgebiet" angegeben werden, welches zu einer verlässlicheren Weiterleitung innerhalb der IT-Infrastruktur der Justiz führt (hier: Nachlasssachen).
Es besteht in den XNotar-Modulen, so auch bei den sonstigen Anträgen (SonA) die Möglichkeit, Dokumente (und ggf. Beteiligtendaten) aus dem UVZ zu importieren. Sie können sowohl die signierten Dateien versenden als auch elektronische beglaubigte Abschriften der elektronischen Urkunden erstellen. Dies ist in der Onlinehilfe auch näher beschrieben unter https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/notarnet/xnotar/einstiegshilfen/xnotar/urkundenverzeichnis-uvz-import-von-beteiligtendaten-und-dokumenten.html
Dabei ist zwischen
- elektronischen Niederschriften und
- elektronischen Vermerkurkunden (z. B. Unterschriftsbeglaubigungen)
zu unterscheiden.
Die elektronischen Niederschriften sowie deren Vervielfältigungen dürfen nicht in den Rechtsverkehr gegeben werden, § 45b Abs. 1 BeurkG. Deshalb ist die Erstellung einer elektronischen beglaubigten Abschrift bei elektronischen Niederschriften notwendig. Vervielfältigungen von elektronischen Fassungen der Urschrift gemäß § 45 Abs. 2 BeurkG können in den Rechtsverkehr gegeben werden, da es sich dabei um eine besondere Form der elektronischen beglaubigten Abschrift handelt.
Von elektronischen Vermerkurkunden können Vervielfältigungen in den Rechtsverkehr gegeben werden, vgl. auch § 45b Abs. 2 BeurkG. Hier ist die Erstellung einer elektronischen beglaubigten Abschrift mithin nicht notwendig.
Anleitung
Wir oben beschrieben, empfehlen wir den Versand über das XNP-Modul Sonstige Anträge und nicht über das beN-Postfach.
Im Unterschied zu einer einfachen beN-Nachricht ist es bei den Sonstigen Anträgen erforderlich, ein „Sachgebiet“ (hier Nachlassachen) und zusätzlich als Empfänger das zuständige Nachlassgericht (Amtsgericht xy) anzugeben.
Über das justizinterne Routing kann sichergestellt werden, dass die Erbausschlagungserklärung zeitnah und direkt beim zuständigen Nachlassgericht und dem entsprechenden Referat eingeht.
Nachdem der Empfänger eingegeben wurde, muss das Dokument beigefügt werden. Sie können auch über den UVZ-Import das Dokument in das Modul importieren.
Voraussetzung für einen erfolgreichen Import aus den verknüpften UVZ-Einträgen ist ein signiertes Hauptdokument. Es können allerdings auch unsignierte Dokumente importiert werden. Um diese im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) nutzen zu können, müssen diese mit einem zusätzlichen Beglaubigungsvermerk versehen werden. Der Status des UVZ-Eintrags ist hierfür unerheblich. Auch Dokumente eines UVZ-Eintrags, der sich im Status "In Vorbereitung" befindet, können aus dem UVZ importiert werden.
So können Sie mit Anhaken der Checkbox jetzt das zu importierende Dokument auswählen. Es wird automatisch bei Beglaubigungsvermerk anfügen ebenfalls ein Häkchen gesetzt.
Ob der Beglaubigungsvermerk erforderlich ist, hängt von der Art des importierten Dokuments ab (dazu sogleich). Wenn kein Beglaubigungsvermerk erforderlich ist, muss der Haken entfernt werden.
Elektronische Errichtung
Im Falle der Errichtung als elektronische Unterschriftbeglaubigung können Vervielfältigungen dieser Datei direkt an das Nachlassgericht übersandt werden. Daher sollte der Haken bei Beglaubigungsvermerk entfernt werden, da eine Beglaubigung nicht erforderlich ist.
Im Falle der Errichtung als elektronische Niederschrift können elektronische beglaubigte Abschriften der in der Urkundensammlung verwahrten Urkunde (elektronische Urschrift) an das Nachlassgericht übersandt werden. In diesem Falle müsste hier der Haken bei Beglaubigungsvermerk stehen bleiben. Sie können von dem importierten Dokument direkt eine elektronisch beglaubigte Abschrift erstellen.
Papierförmige Errichtung
Im Falle der Errichtung als papierförmige Unterschriftsbeglaubigung oder im Falle der Errichtung als papierförmige Niederschrift können elektronische beglaubigte Abschriften der Urschrift an das Nachlassgericht übersandt werden. Sie können ebenfalls den UVZ-Import nutzen, sofern dieses Dokument schon in das UVZ eingestellt wurde.
Dokumente, die im UVZ bereits mit einem Übereinstimmungsvermerk (elektronische Fassung der Urschrift) und einer Signatur versehen wurden, sind für den elektronischen Rechtsverkehr geeignet und können daher direkt weitergenutzt werden. Ein manuelles Hinzufügen eines Beglaubigungsvermerks und eine erneute Signatur durch den Notar entfällt hierbei.
Ob Sie ein Dokument aus dem UVZ direkt für den elektronischen Rechtsverkehr verwenden können, erkennen Sie bereits im Dialog beim Import aus dem UVZ an der Hinweiskombination "Signatur vorhanden" und "Beglaubigungsvermerk im Dokument enthalten".
Erstellen einer elektronisch beglaubigten Abschrift
Für die Erstellung einer elektronischen beglaubigten Abschrift gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir beschränken uns hier auf die Erstellung einer beglaubigten Abschrift im Modul Sonstige Anträge durch Hochladen der signierten Datei oder durch UVZ-Import.
Mitarbeitende können elektronisch beglaubigte Abschriften im XNP-Modul Sonstige Anträge so weit vorbereiten, dass die Notarin oder der Notar nur noch die Signatur aufbringen muss.
a) Hochladen der signierten Datei
Klicken Sie im Modul SonA im Reiter Dokumente auf den Button Dokumente.
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem entsprechenden Dokument. Wählen Sie das entsprechende Dokument aus. Dieses wird hochgeladen. Zugleich findet eine Signaturprüfung statt. Das Dokument wird in der Übersicht angezeigt.
b) UVZ-Import
Wie oben beschrieben, können Sie das signierte Dokument auch über den UVZ-Import im Reiter Dokumente hochladen.
c) Beglaubigungsvermerk
Sowohl nach dem UVZ-Import als auch nach dem Hochladen des signierten Dokuments können Sie wie folgt eine beglaubigte Abschrift erstellen:
Gehen Sie auf PDF bearbeiten. Es öffnet sich der PDF-Viewer. Gehen Sie hier auf Beglaubigungsvermerk in der rechten Aktionsleiste.
Es öffnet sich der Dialog zum Anfügen eines Beglaubigungsvermerks. Bitte wählen Sie den korrekten Vermerk aus. XNP stellt standardmäßig einen Vermerk für die elektronisch beglaubigte Abschrift der elektronischen Urschrift zur Verfügung:
Hiermit beglaubige ich die inhaltliche Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (elektronische Abschrift) zur UVZ.-Nr. [eingeben, wenn nicht vorhanden] mit der elektronischen Urschrift. Die Prüfung der notariellen qualifizierten elektronischen Signatur war erfolgreich."
Die Originalsignaturen der Notarin oder des Notars an dem importierten/hochgeladenen Dokument werden beim Anfügen des Beglaubigungsvermerks entfernt, die Unterschriften der Beteiligten bleiben in der Urkunde jedoch erhalten. Sollen Reinschriften ohne Unterschriften der Beteiligten erstellt werden, so können Sie die Weißen-Funktion des PDF-Viewers nutzen, um die Unterschriftenfelder zu Weißen und durch "gez" oder "sig" zu ersetzen.
Haben Sie den Beglaubigungsvermerk erstellt gehen Sie auf Anfügen.
Das Dialogfenster schließt sich und Sie sind wieder im Reiter Dokumente.
Sie können sich das Dokument ansehen, indem Sie auf den Button PDF bearbeiten klicken. Es öffnet sich der PDF-Viewer und Ihr Dokument wird mit dem Beglaubigungsvermerk angezeigt.
Das gesamte Dokument ist im Anschluss durch die Notarin oder den Notar zu signieren.
Hat die Notarin oder der Notar den Antrag signiert, kann dieser an das Nachlassgericht versandt werden.
Nachweis über den Zugang der Erklärung beim Nachlassgericht
Als Nachweis des Eingangs dient das Sendeprotokoll von beN, welches den maßgeblichen Eingang der Nachricht auf dem Intermediär der Justiz enthält. Dieses ist auch in den XNotar-Modulen abrufbar (https://onlinehilfe.bnotk.de/einrichtungen/notarnet/xnotar/einstiegshilfen/schritt-fuer-schritt-anleitungen/nach-dem-versand-empfohlener-workflow-zur-dokumentation-durch-den-gesamtueberblick#c19655 ) so auch bei den sonstigen Anträgen.
In der Vorgangsübersicht können Sie den bereits versendeten Antrag öffnen, indem Sie die Schaltfläche Öffnen auswählen.
Sie können das Protokoll abrufen in der Übersicht unter beN-Nachrichten Eingangsbestätigung.
Wenn Sie auf den Betreff klicken, können Sie die Zusammenfassung der eingegebenen Daten und der angehängten Dateien aufrufen. Hier werden Ihnen alle Dokumente und Versandinformationen angezeigt, unter anderem auch wann die Nachricht vom Empfänger abgerufen wurde.
Sämtliche Daten können auch exportiert werden. Dies könnte sich für die Dokumentation in der Nebenakte anbieten.
