Zum Start des Mandantenportals stehen mehr als 20 Formulare aus den Rechtgebieten

• Erbrecht

• Familienrecht

• Gesellschaftsrecht

• Immobilienrecht

• Sonstiges

zur Verfügung. Weitere Online-Formularen befinden sich noch in der Erstellung.

Die Online-Formulare können auf verschiedenen Wegen genutzt werden.

1. Integration auf der Webseite des Notarbüros - jederzeitige Verfügbarkeit

Durch Integration auf Ihrer Webseite stehen die Formulare Ihren Mandantinnen und Mandanten jederzeit zur Verfügung. Sie können selbst entscheiden, welche Online-Formulare Sie auf der Webseite bereitstellen möchten.

2. Formular (als Link) versenden - individuelle Verfügbarkeit

Sie können Ihren Mandantinnen und Mandanten, beispielsweise nach einem Erstgespräch, den Link auf ein passendes Online-Formular per Email zusenden. Damit können die Mandantinnen und Mandanten die Daten erfassen, wann immer es sich zeitlich für sie einrichten lässt.

3. Gesprächsleitfaden - effektive, zielgerichtete Arbeitsweise

Im Rahmen eines Besprechungstermins mit Mandantinnen und Mandanten können Sie die Online-Formulare als Gesprächsleitfaden nutzen und während der Erfassung selbst einen neuen Vorgang Im XNP-Modul Mandantenportal anlegen.

Das ist nicht möglich. Sie können uns jedoch jederzeit Feedback zu den mehr als 20 bestehenden Online-Formularen geben und Bedarf an weiteren Formularen melden. Die Feedbackmöglichkeit finden Sie im XNP-Mandantenportal unter Einstellungen → Formulare → Notarielle Angelegenheiten → Feedback zu Online-Formularen.

Die Online-Formulare ermöglichen zum großen Teil die strukturierte Erfassung von Beteiligten- und Vorgangsdaten. Derzeit ist noch keine direkte Weiternutzung in anderen XNP-Modulen möglich. Perspektivisch sollen Ihnen die erfassten Daten auch in den Modulen von XNP zur Verfügung stehen.

Das Mandantenportal kann als Sozietät genutzt werden. Jede/r beigetretene Sozietätspartner/in kann das Portal im eigenen XNP einsehen. 

Die Formulare sehen auf der Abschlussseite vor, dass die Mandantinnen und Mandanten angeben können, welche Notarin/welchen Notar sie für Ihr Anliegen wünschen. Darüberhinaus können neben sonstigen Mitteilungen auch Terminwünsche übermittelt werden. 

In der ersten Ausbaustufe des Mandantenportals stehen die Online-Formulare in deutscher Sprache zur Verfügung. Nach dem Start der Anwendung wird diese, abhängig vom Feedback der Nutzenden, weiterentwickelt.

Mandantinnen und Mandanten benötigen keinen Account. Zugang zu den Online-Formularen erhalten sie über die Webseite des Notarbüros, Integration der Formulare vorausgesetzt, oder über einen vom Notarbüro an die Mandantinnen und Mandanten per Email verschickten Link. 

Einige hilfreiche Hinweise sind bereits in den Online-Formularen selbst enthalten. Eine weiterführende Unterstützung der Mandantinnen und Mandanten werden wir bedarfsabhängig aufbauen. Bitte melden Sie uns diesen Bedarf gerne über die Feedback-Funktion im XNP-Modul (Einstellungen → Formulare → Notarielle Angelegenheiten → Feedback zu Online-Formularen) oder per Email an mandantenportal@bnotk.de. 

Ja, die Software versendet nach erfolgreicher Übermittlung der Anfrage eine Bestätigung per Email an die im Formular angegebene Kontaktperson.

Voraussetzung für die Nutzung des Mandantenportals ist der Erwerb einer Lizenz durch die Notarin bzw. den Notar über das Self-Service-Portal der Bundesnotarkammer. Nach Zugangsaktivierung kann das Portal von Mitarbeitenden sowie Notarvertretungen der Notarin bzw. des Notars genutzt werden.

Das XNP-Modul ermöglicht es, dass sich Sozietätspartnerinnen und -partner zur gemeinsamen Nutzung des Mandantenportals einladen. Voraussetzung dafür ist, dass jede Sozieätspartnerin bzw. jeder Sozietätspartner eine eigene Lizenz für das Mandantenportal erwirbt. 

In der ersten Ausbaustufe des Mandantenportals steht für die Weiterverarbeitung der Beteiligten- und Vorgangsdaten eine Exportfunktion zur Verfügung. Je Vorgang kann eine ZIP-Datei erstellt werden, die die Daten in einer Word- und einer xml-Datei zusammenfasst und die von Mandantinnen und Mandanten eingereichten Dokumente enthält.

Die Nummerierung der Vorgänge erfolgt in der ersten Ausbaustufe fortlaufend nach Eingang der Anfragen, ohne Synchronisation mit der Notarsoftware.

Nähere Informationen zur Nutzung von ChatGPT im Mandantenportal erhalten Sie in unserem Onlinehilfeartikel ChatGPT.