28.02.2024
Inhalte
Aktionen vor der Videokonferenz

Erklärfilm Eingang eines Vorgangs und Annahme

In diesem Video zeigen wir Ihnen wie Sie einen eingangenen Vorgang bearbeiten und annehmen können.

Die Notarin oder der Notar soll für jeden neu eingegangenen Vorgang eine E-Mail-Benachrichtigung an die im Notarverzeichnis hinterlegte Adresse erhalten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse in diesem hinterlegt haben. Vollzieht der Bürger einen Notarwechsel, so werden ebenfalls Benachrichtigungen an die zuvor gewählte Notarin bzw. den Notar verschickt. Die neu ausgewählte Notarin bzw. der neu ausgewählte Notar erhält eine E-Mail, dass ein neuer Vorgang eingegangen ist.

Eingang eines Vorgangs

Nachdem Sie das Modul Online-Verfahren in der linken Menüleiste ausgewählt haben, öffnet sich der neuer Reiter Online-Verfahren mit der Übersicht aller eingegangenen Vorgänge, die für ein Urkundsgeschäft mittels Videokonferenz vorgesehen sind.

Die Anzahl der neu eingegangenen Vorgänge wird oben über einen orangefarbenen Punkt bei Vorgänge angezeigt.

Die Vorgangsübersicht folgt der Logik gängiger E-Mail-Programme. Vorgänge sind somit bspw. standardmäßig nach Eingangs- bzw. Erstellungsdatum sortiert und noch nicht geöffnete Vorgänge fett markiert.

Bereits gelesene bzw. bearbeitete Vorgänge können, wie bei Outlook auch, über den Button "als ungelesen markieren" in der rechten Aktionsleiste als ungelesen markiert werden.

Die Funktion gilt übergreifend sowohl für Notarinnen und Notare als auch für Mitarbeitende. Wurde der Vorgang einmal bearbeitet, so wird dieser nicht mehr fett formatiert.

Notarinnen und Notaren ist es jetzt möglich, einzelne Seiten im Modul Online-Verfahren per "Aktualisieren"-Button neu zu laden. Ein Schließen der entsprechenden Reiter ist somit nicht mehr nötig, um Änderungen darzustellen.

Anzeigen der Spalten

Folgende Informationen über den Vorgang erhalten Sie:

  • die Bezeichnung des Vorgangs
  • Datum, zu dem der bürgerseitig erstellte Vorgang eingegangen bzw. zu dem der Vorgang notarseitig erstellt worden ist
  • den Status des Vorgangs

Statusanzeige

Folgende Status des Vorgangs können Ihnen angezeigt werden:

  • Neu
  • In Bearbeitung
  • Abgeschlossen
  • Abgebrochen

Jeder Vorgang, der bei Ihnen aktuell eingegangen ist, wird mit dem Status Neu gekennzeichnet.

Von der Notarin oder dem Notar bereits angenommene Vorgänge werden mit dem Status In Bearbeitung angezeigt.

Vorgänge, die bereits beurkundet/beglaubigt und ggf. im Register eingetragen sind und für die keine weiteren Aktionen benötigt werden, sollen mit dem Status Abgeschlossen gekennzeichnet werden.

Als Abgebrochen werden solche Vorgänge gekennzeichnet, die von den Beteiligten gelöscht wurden.

Von der Notarin oder dem Notar angelegte Vorgänge ohne Beteiligte können sofort gelöscht werden und erscheinen nun nicht mehr in der Übersicht.

Suchfunktion

Oberhalb der Liste stehen Ihnen verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Die Übersicht bietet eine Schnellsuche. Hier können Sie in allen Bereichen der Vorgangsübersicht suchen.

Auswahl anzuzeigender Vorgänge

Sie haben die Möglichkeit, in der Vorgangsübersicht alle Vorgänge über den Filter Alle anzeigen zu lassen. Sie können sich aber auch einen nur Ihnen zugewiesenen Vorgang über den Filter mir zugewiesene Vorgänge anzeigen lassen.

Spalteninhalte sortieren

Über einen Klick in den jeweiligen Spaltenkopf können Sie die Sortierung der Übersicht nach einer bestimmten Spalte auf- oder absteigend vornehmen.

Begrenzung der Vorgänge bei den Beteiligten

Ein Beteiligter kann nicht mehr als 100 Vorgänge anlegen. Nur gelöschte Vorgänge räumen den Platz frei und der Beteiligte kann wieder neue Vorgänge anlegen. Hierzu können die Vorgänge von den Beteiligten manuell gelöscht werden. Inaktive und abgeschlossene Vorgänge werden notarseitig erst nach einer Frist von zwei Jahren automatisch gelöscht.