03.04.2024
Inhalte
Vorbereitung und Durchführung der Videokonferenz

Dokumente in der Videokonferenz

Sie können in der Videokonferenz die Schaltfläche Dokumente hochladen auswählen, um zu den Dokumenten zu gelangen, die zuvor bei Dokumente verwalten hochgeladen und in Vorbereitung der Videokonferenz im XNP-Dokumentenmodul abgelegt worden sind.

Dokumente hochladen

Über die Schaltfläche Dokumente hochladen, gelangen Sie zu den zu beurkundenden Dokumenten.

Im diesem Reiter werden Ihnen - sofern vorhanden - die zuvor für den Termin vorbereiteten Dokumente aufgelistet.

 

Beim Hochladen von in der Videokonferenz zu teilenden Urkunden und Urkundsentwürfen werden Sie zunächst darauf hingewiesen zu prüfen, ob das Dokument eine UVZ-Nummer enthält oder enthalten sollte.

Bei einer Beglaubigung einer Registeranmeldung ist es ratsam, die Anmeldung und den Beglaubigungsvermerk bereits zusammen als Entwurf für die Videokonferenz hochzuladen. Nachdem die Signaturen der Beteiligten erfolgt sind, gibt es keine Möglichkeit mehr einen Vermerk anzufügen.

Wenn beim Hochladen von Urkundsentwürfen technische Probleme (z.B. Vorhandensein versteckter Elemente) erkannt werden, dann wird auf diese hingewiesen. Das Teilen von Dokumenten kann anschließend in gewohnter Form fortgesetzt werden.

Ist ein Dokument während der Konferenz nachzureichen oder hat es während der Videokonferenz Änderungen an einem Dokument gegeben, sodass ein hochgeladen werden muss, kann man hierfür die Schaltfläche Dokument hochladen auswählen. Das neue Dokument erscheint dann in der Liste der für die Videokonferenz vorbereiteten Dokumente. Beachten Sie, dass hier nur das PDF-Format zulässig ist.

Dokument anzeigen

Sie können den Reiter Dokumente hochladen auswählen, um das zu beurkundende Dokument anzeigen zu lassen.

Es erscheint eine Liste der Dokumente, die in XNP in Vorbereitung auf die Videokonferenz abgelegt worden sind.

Das Anzeigen der Dokumente für alle Teilnehmer der Videokonferenz erfolgt durch Markieren des Kontrollkästchens zum Dokument und dem anschließenden Betätigen der Schaltfläche Anzeigen im unteren Bereich des Fensters.

Das ausgewählte Dokument erscheint dann in der Videokonferenz und ist damit für alle an der Videokonferenz teilnehmenden Personen sichtbar.

Die Beteiligten haben die Möglichkeit, das Dokument mitzulesen und der Beurkundung zu folgen. Das Teilen des Dokuments können Sie beenden, indem Sie auf das X rechts oben klicken.

 

Dokument zusammenführen

Über die Schaltfläche Zusammenführen können Sie mehrere oder alle hochgeladenen PDF-Dokumente während der Videokonferenz zu einem einzigen neuen PDF-Ausgabedokument zusammenführen. Die Auswahl der dazu bestimmten Dokumente erfolgt über das jeweilige Kontrollkästchen.

Beachten Sie dabei, dass die Dateigröße der jeweiligen Dokumente nicht mehr als 20 MB beträgt, damit eine zügige Umsetzung möglich ist.

Zum Beispiel können Sie hier bei einer Registeranmeldung die Anmeldung und den Beglaubigungsvermerk zusammenfügen, damit diese dann von den Beteiligten und der Notarin bzw. dem Notar signiert werden können.

Nach der Auswahl der zusammenzuführenden Dokumente öffnet sich über die Schaltfläche Zusammenführen das Fenster Name und Reihenfolge. Hierin müssen Sie einen Dokumentennamen für das neu zu erstellende Dokument vergeben.

Über den jeweils rechts befindlichen Doppelpfeil lässt sich durch Verschieben, die Position jedes einzelnen Dokuments im neu zu erzeugenden Dokument festlegen.

Nach Eingabe des neuen Dokumentennamens und Festlegen der Reihenfolge der Einzeldokumente, wird über die Schaltfläche Zusammenführen das neue Dokument gemäß seiner Benennung aus den Einzeldokumenten erstellt und in der Listenansicht Zusammengeführte Dokumente des Reiters Dokumente hochladen angezeigt.

Die Anzeige des neuen Dokuments erfolgt dort ebenso über die Schaltfläche Anzeigen, nach Aktivierung des entsprechenden Kontrollkästchens.

Es empfiehlt sich, dieses Dokument sicherheitshalber zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass sich in dem Prozess des Zusammenführens keine ungewollten inhaltlichen oder optischen Änderungen ergeben haben.

Sie haben nun die Möglichkeit, weitere Dokumente hochzuladen, wie bereits oben unter Dokumente hochladen beschrieben.

Fenster freigeben

Die Funktion Fenster freigeben ermöglicht es, in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein solches Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren.

Bitte achten Sie darauf, keine vertraulichen Inhalte zu teilen, die nicht für die Teilnehmenden an der Videokonferenz bestimmt sind. Insbesondere ist darauf zu achten, dass beim Teilen eines Anwendungsfensters keine vertraulichen Dateinamen aus anderen Mandaten angezeigt werden.

Um ein Fenster freigeben zu können, müssen Sie zunächst das entsprechende Software-Programm geöffnet haben. Das Fenster darf nicht minimiert sein, da es ansonsten nicht als freizugebendes Fenster zur Auswahl steht.

Wählen Sie anschließend im Reiter Fenster freigeben das gewünschte Anwendungsfenster aus und klicken Sie dann auf Teilen. Es wird nun allen Videokonferenzteilnehmenden angezeigt.

 

Wenn Sie die Größe des Anwendungsfensters anpassen oder innerhalb des Dokumentes zoomen, so verändert sich entsprechend die Ansicht des geteilten Fensters bei den Teilnehmenden der Videokonferenz. Die Notarin oder der Notar sollte mit den Beteiligten abklären, ob das Anwendungsfenster ggf. noch einmal angepasst werden muss, damit alle Änderungen von den Beteiligten problemlos nachvollzogen werden können.

Indem Sie die Schaltfläche Übertragung beenden auswählen, heben Sie die Freigabe des ausgewählten Anwendungsfensters wieder auf.