15.11.2021
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Notare und Notariatsverwalter

Umzug einer notariellen Urkunde

Der Umzug einer notariell beurkundeten erbfolgerelevanten Urkunde aus der notariellen Verwahrung erfolgt unter „Registrierungen → Umzug einer notariellen Urkunde“.

Praktische Anwendungsfälle

Praktische Anwendungsfälle für den Umzug einer notariellen erbfolgerelevanten Urkunde sind:

  • Auf Wunsch des Erblassers soll ein sich bisher in notarieller Verwahrung befindlicher Erbvertrag in die besondere amtliche Verwahrung eines Gerichts verbracht werden (nachträgliche besondere amtliche Verwahrung).
  • Ein sich in notarieller Verwahrung befindlicher Erbvertrag ist nach § 351 FamFG wegen Ablauf der 30jährigen Frist an das  Nachlassgericht zur Eröffnung abzuliefern.

Wie registrieren Sie einen Umzug?

Die Urkunde ist bereits im Zentralen Testamentsregister registriert

Soll der Umzug einer Urkunde erfolgen, für die bereits eine Registrierung besteht, so muss diese aus der vom Zentralen Testamentsregister zur Verfügung gestellten Liste ausgewählt werden. Um Ladezeiten zu verkürzen, wird die Liste der umzugsfähigen Urkunden nicht automatisch eingeblendet. Vielmehr muss der Anwender anhand der Filterkriterien nach einer vorhandenen Registrierung suchen:

Wird die gewünschte Urkunde nach Eingabe der Suchkriterien angezeigt, so gelangt man durch einen Doppelklick in den Bereich der Dateneingabe:

Hier sind das Datum des Umzugs sowie die (neue) Verwahrstelle zu vermerken. Die neue Verwahrstelle ist aus dem zur Verfügung gestellten Katalog auszuwählen.

Mit dem Button "Weiter" gelangt man in den Bereich der Datenprüfung. Hier wird mit dem Button "Umzug bestätigen" der Registrierungsvorgang abgeschlossen.

Die Urkunde ist im Rahmen der Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt.

Bei Registrierungen, die über die Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt sind, gibt es folgende Besonderheiten:

  • Erblasserdaten

Mitunter sind nur die Daten eines Erblassers registriert. Das Zentrale Testamentsregister fordert dann zur Eingabe der Daten des weiteren Erblassers auf.

Ist kein weiterer Erblasser vorhanden (z.B. bei einem einseitigen Erbvertrag ), so kann dieser durch Klick auf das Minussymbol am rechten oberen Rand entfernt werden. Sofern bei der Registrierung des Umzugs eines Erbvertrags die Eingabe weiterer Erblasser erforderlich ist, können diese nach Klick auf den Button ergänzt werden

  • Berichtigen der Urkundenart/der Erblasserdaten

Bei Registrierungen der Testamentsverzeichnisüberführung sind zudem manchmal die Urkundenart und die Erblasserdaten nicht zuverlässig auf der Verwahrnachricht erkennbar gewesen.

Über den Button "Urkunde berichtigen" können die richtige Urkundenart aus dem zur Verfügung gestellten Katalog ausgewählt und die Daten des registrierten Erblassers geändert werden. Liegt eine Registrierung aufgrund der Testamentsverzeichnisüberführung mit der Urkundenart "Allgemeine Urkunde" vor, so ist die vorherige Berichtigung der Urkundenart zwingend.

Durch Klick auf den Button "Speichern und Umzug fortsetzen" kann nach Änderung der Registrierungsdaten der Umzug fortgesetzt werden. Mit dem Button „Weiter“ gelangt man zur Datenprüfung. Hier wird mit dem Button der Registrierungsvorgang abgeschlossen.

Die Urkunde ist nicht im Zentralen Testamentsregister registriert

Ist die Urkunde noch nicht im Zentralen Testamentsregister registriert, kann die Registrierung des Umzugs durch Klick auf den Button "Umzug einer Urkunde, für die noch keine Registrierung besteht" erfolgen.

Es erscheint nebenstehende Warnmeldung:

Die manuelle Eingabe der Urkunde soll nur erfolgen, wenn noch keine Registrierung zu dieser Urkunde im Zentralen Testamentsregister enthalten ist. Da eine Registrierung auch über die Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt sein kann, ist vor einer manuellen Eingabe einer Urkunde stets eine Suche für jeden beteiligten Erblasser durchzuführen.

Bei der manuellen Eingabe der Urkunde sind neben dem Datum des Umzugs Angaben zur Urkunde (Art der Urkunde, Datum der Urkunde, beurkundender Notar und Urkundenrollennummer), zur neuen Verwahrstelle und zum Erblasser entsprechend einer Neuregistrierung  zu machen.

Welche Dokumente werden erzeugt?

Nach Abschluss der Registrierung eines Umzugs werden folgende Dokumente zum Druck bereit gestellt: