Im Eingabefeld „Geburtsname“ ist der Geburtsname anzugeben, im Falle einer Namensänderung oder Adoption der aktuelle Geburtsname. Der Geburtsname vor Namensänderung oder Adoption kann zusätzlich im Bemerkungsfeld angegeben werden.

Ändert sich der Geburtsname, nachdem eine Registrierung im Zentralen Testamentsregister erfolgt ist, ist eine Berichtigung der Registrierung notwendig.

In das Feld Vorname(n) sind alle Vornamen einzugeben. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle. Ein Rufname ist nicht besonders hervorzuheben.

Ist das Geburtsdatum nicht oder nur unvollständig bekannt, ist als Ersatzwert der 01.01.1800 einzutragen. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Geburtsdatum nur unvollständig bekannt ist. Eine Eingabe von 01.01.1950, wenn nur das Geburtsjahr 1950 bekannt ist, sollte nicht erfolgen. Unvollständige Daten können dem Zentralen Testamentsregister nicht gemeldet werden.

In diesem Eingabefeld ist der inländische Geburtsort anzugeben. Dabei ist grundsätzlich auf die vorhandenen Vorschlagswerte aus der Werteliste zurückzugreifen.

Wird im Ausnahmefall ein freier Wert als Geburtsort eingetragen, erscheint nebenstehende Warnmeldung.

Die Eingabe des Geburtslandes ist bei einem inländischen Geburtsort nicht notwendig, als Geburtsland wird hier Deutschland vorgeschlagen.

Maßgeblich für die Bewertung, ob es sich um eine inländische oder ausländische Geburt handelt, ist der Zeitpunkt der Geburt. Lag das Geburtsstandesamt im Inland oder einem von Deutschland verwalteten Gebiet und erfolgte die Beurkundung der Geburt von einem deutschen Standesbeamten nach deutschen Rechtsvorschriften, handelt es sich um eine inländische Geburt und nicht um einen Auslandsfall.

Die Eingabe des Geburtsortes hat dann ebenfalls unter Ort der Geburt zu erfolgen. Zusätzlich ist als Geburtsland die Region (Bsp. Pommern, Schlesien, Ostpreußen) anzugeben, was seitens des Zentralen Tenstamentsregisters als "Deutschland" interpretiert wird; hilfsweise wäre also auch Deutschland möglich. Die Angabe Geburtsland „Polen“ trifft in diesen Fällen nicht zu.

Erblasser, die in der ehemaligen DDR geboren wurden, sind für die Zwecke des Zentralen Testamentsregisters als in Deutschland geboren zu registrieren.

Historische Ortsnamen sind mit ihrer zum relevanten Zeitpunkt (Geburt) üblichen Bezeichnung zu registrieren (z.B. Karl-Marx-Stadt anstatt Chemnitz).

Wurde eine Geburt im Ausland oder in einem ehemaligen ostdeutschen Gebiet von einem deutschen Standesamt nachbeurkundet, handelt es sich ebenfalls um eine inländische Geburt und ist als solche zu registrieren. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn eine Geburtsurkunde in ehemaligen deutschen Reichsgebieten erteilt war, diese aber durch Kriegswirren verloren ging und nachfolgend eine Nachbeurkundung der Geburt für den Vertriebenen durch ein deutsches Standesamt erfolgte.

Aus den Angaben zum Geburtsdatum und einem inländischen Geburtsort werden Vorschlagswerte zum Geburtsstandesamt ermittelt. Sind diese eindeutig, wird der vorgeschlagene Wert bereits in das Feld „Geburtsstandesamt“ eingetragen. Werden mehrere mögliche Geburtsstandesämter ermittelt, können diese aus der sich unter dem Feld „Geburtsstandesamt“ befindlichen Werteliste ausgewählt werden.

Ist das Geburtsstandesamt nicht bekannt, muss ein Haken bei „Geburt nicht im Inland beurkundet“ gesetzt werden. Damit entfällt die Pflichtangabe des Geburtsstandesamts.

Die Angabe der Geburtenregisternummer ist bei einer inländischen Geburt zwingend erforderlich. Bei einer Geburt im Ausland kann eine Geburtenregisternummer angegeben werden, wenn sie bekannt ist. Die Angabe der Geburtenregisternummer hat so zu erfolgen, wie sie vom Geburtsstandesamt vergeben wurde. Hierfür können 10 Zeichen und eine vierstellige Jahreszahl nach dem Querstrich in das Eintragungsfeld eingegeben werden. In jedem Fall muss die Registrierung sofort erfolgen und darf nicht auf den Zeitpunkt der Ermittlung der Geburtenregisternummer verschoben werden. Die Geburtenregisternummer kann auch noch im Nachhinein unter dem Menüpunkt "Geburtenregisternummer ergänzen" eingegeben werden.

Allgemein wird empfohlen, dass der Notar sich eine Geburtsurkunde vorlegen lässt.