Inhalt dieser Seite:
Daten überprüfen und Authentisierungsmittel ergänzen
Anlegen von Mitarbeitenden
Ändern und Generierung von Passwörtern
Benutzer teilen
Kartenverwaltung
Vergabe von Berechtigungen

Für Notarinnen und Notare sowie für Notarvertreterinnen und Notarvertreter werden die Benutzerkonten (im Folgenden auch vereinfacht Benutzer genannt) in der Benutzerverwaltung durch das Notarverzeichnis bzw. die zuständige Notarkammer angelegt.

Die Authentisierungsdaten sind für die Kommunikation zwingend notwendig. Sollten Sie beispielsweise Ihr Passwort vergessen haben, kann Ihnen der technische Support über die hinterlegte und verifizierte, persönliche E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer ein neues Passwort zusenden.

Mehr Informationen hierzu finden Sie im Bereich Pflege der eigenen Daten.

Aus Datenschutzgründen ist es nicht möglich, als Benutzer eines Notarbüros oder einer Notarkammer auf Benutzer anderer Notarbüros oder Notarkammern zuzugreifen.

Sie werden in drei Schritten durch die Neuanlage eines Benutzers geführt:

Für nachträgliche Änderungen der Angaben, insbesondere für die nachträgliche Einräumung oder Entfernung von Berechtigungen (Benutzertyp und/oder Profile), klicken Sie in der Navigationsleiste auf Benutzerverwaltung und dann in der tabellarischen Übersicht auf den betreffenden Benutzer. Es öffnet sich eine Detailansicht, in der Sie die Grunddaten zum Benutzer und die Berechtigungen nachträglich ändern können.

Wichtig: Sobald Sie das Minus-Icon (neben der Bezeichnung Ihrer Amtstätigkeit) betätigen, entfernen Sie den Benutzer aus Ihrer Organisationsgruppe und Sie können diesen Mitarbeiter nicht weiter verwalten. Sie können sich in einem solchen Fall an den Support der Bundesnotarkammer wenden (support@bnotk.de), um den Benutzer wieder Ihrer Organisationsgruppe hinzuzufügen.

Die Benutzerverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, das eigene Passwort zu ändern, ein Einmalpasswort für einen Mitarbeitenden zu generieren oder für einen Mitarbeitenden eine Passwortänderung anzustoßen.

Wenn Ihr Benutzer entsprechende Berechtigung hat, kann mit diesem Benutzer für einen ausgewählten Benutzer die Generierung und Versendung eines neuen Einmalpassworts angefordert werden. Das ist beispielsweise dann erforderlich, wenn das Passwort vergessen wurde.

Wählen Sie dazu den Benutzer aus und öffnen Sie in der Detailansicht den Reiter Konto. Klicken Sie auf Einmalpasswort generieren (künftig: Einmalpasswort versenden).

Hier muss beim nächsten Login erst das alte Passwort eingegeben werden, bevor das neue vergeben werden kann.

Benutzer von Mitarbeitenden können mehreren Organisationsgruppen zugeordnet sein. Das ist insbesondere in Sozietäten relevant, wenn Mitarbeitende für mehrere Notarinnen und Notare tätig sind.
Dies ist in der Benutzerverwaltung so umgesetzt, dass ein oder mehrere Benutzer mit weiteren Amtstätigkeiten geteilt werden können.

Das Teilen von Benutzern erfolgt in der Anwendung in zwei Schritten:

Öffnen Sie als teilende Notarin oder teilender Notar die Gesamtübersicht in der Benutzerverwaltung. Wählen Sie durch Setzen eines Häkchens in der jeweiligen Checkbox die Benutzer aus, die Sie mit einer weiteren Amtstätigkeit teilen möchten.
Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Benutzer teilen.

Haben Sie einen Benutzer für die Aufnahme in Ihre Organisationsgruppe ausgewählt, wird im Anschluss die Detailansicht dieses Benutzers geöffnet, sodass dem Benutzer  Benutzertyp und Profil zugeordnet werden kann. Eine Aufnahme eines für Sie freigegebenen Benutzers hat keinen Einfluss auf die bisherigen Gruppenzuordnungen des Benutzers. Er wird lediglich in eine weitere Organisationsgruppe aufgenommen. Ihnen werden keine Informationen über die Gruppenzugehörigkeit und Berechtigungen Ihrer Benutzer in anderen Organisationsgruppen angezeigt.

Ausgangssituation: Die Ihnen von der Zertifizierungsstelle zugesandten N-Karten haben Sie bereits über den E-Mail-Link bestätigt und den jeweiligen zugehörigen PIN-Brief erhalten.

Ändern Sie bitte die übersandte 6-stellige PIN in Ihre persönliche PIN (6 bis 15 Stellen). Gehen Sie wie folgt vor:

Installieren Sie Ihr Kartenlesegerät.
Stellen Sie sicher, dass die RFID-Funktion Ihres Kartenlesegerätes ausgeschaltet ist. Dies können Sie direkt am Kartenlesegerät (REINERSCT) einstellen durch Betätigung der Pfeiltasten, zunächst unter der 7 und dann unter der 9 und mit OK bestätigen (Hinweis: Nicht jede Version der Kartenlesegeräte von REINERSCT verfügt über eine RFID-Funktion). Die RFID-Funktion sollte auch nach der Änderung der PIN ausgeschaltet bleiben. Wird diese Funktion zum kontaktlosen Auslesen von Daten einmal benötigt, kann sie wieder aktiviert werden. Dies ist aber in keiner der Anwendungen der Bundesnotarkammer erforderlich.

Stecken Sie nun Ihre qeS-Karte in das Kartenlesegerät.

Melden Sie sich mit Ihrer Chipkarte und der im Brief genannten PIN in XNP an. Öffnen Sie die Kartenverwaltung. Es öffnet sich automatisch das Kartenmanagement.

Geben Sie zunächst die 6-stellige PIN des PIN- Briefs ein und folgen Sie anschließend den Anweisungen auf Ihrem Kartenlesegerät. Legen Sie Ihre persönliche PIN fest. Diese muss zweimal am Kartenlesegerät eingegeben werden. Die Kartenverwaltung gibt Ihnen eine entsprechende Meldung nach erfolgreicher PIN-Änderung aus.

Wenn Sie Ihre PIN mit einem Kartenlesegerät von Reiner SCT ändern und die Änderung angestoßen haben, warten Sie bitte grundsätzlich, bis die Worte "PIN Änderung" in der Anzeige des Kartenlesegerätes ausgeblendet werden. Erst wenn nur noch "PIN" zu lesen ist, gebe Sie Ihre PIN ein. Wenn "PIN Neu" angezeigt wird, geben Sie die neue PIN ein.

Die Verwahrung von elektronischen Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung erfolgt in virtuellen „Archivräumen“, auf die nur die für die Verwahrung zuständige Stelle mittels eines kryptographischen Schlüssels Zugriff hat. Für die initiale Erstellung der kryptographischen Schlüssel für Ihre Amtstätigkeit müssen Ihre N-Karten in einem ersten von zwei Prozessschritten aktiviert werden.

Hinweis: Jede N-Karte muss nur einmal aktiviert werden, auch wenn damit später mehrere Amtstätigkeiten initialisiert werden, d.h. die kryptographischen Schlüssel für mehrere Archivräume mehrerer Amtstätigkeiten auf der Karte gespeichert werden. Wenn eine N-Karte bereits aktiviert wurde, ist die entsprechende Schaltfläche in der Schlüsselverwaltung ausgegraut, sie kann nicht noch einmal aktiviert werden. In der ursprünglichen Version der Schlüsselverwaltung (Stand vor dem 15. Februar 2023) erfolgte die Aktivierung nicht separat, sondern zusammen mit der Initialisierung. Sofern eine Initialisierung in dieser ursprünglichen Version vorgenommen wurde, ist keine Aktivierung mehr erforderlich und möglich. Das gilt unter Umständen auch, wenn die (vollständige) Initialisierung mit der ursprünglichen Version gescheitert war, weil die Aktivierung unter Umständen gleichwohl erfolgt ist. Dies erkennen Sie an der ausgegrauten Schaltfläche zur Aktivierung.

Hinweis: In der Prozessauswahl können inaktive Prozesse (ausgegraut) nicht ausgewählt werden, da nicht die für den Prozess erforderlichen Karten in den Kartenlesegeräten stecken. Wenn die Schaltfläche N-Karte aktivieren ausgegraut ist, obwohl eine N-Karte steckt und ausgelesen werden konnte, ist diese N-Karte wahrscheinlich bereits aktiviert. Sie können dann mit der Initialisierung fortfahren. Sollten Prozesse wider Erwarten inaktiv sein, kann dies außerdem daran liegen, dass Sie nicht mit der richtigen Amtstätigkeit in XNP angemeldet sind. Die Amtstätigkeit, für die Sie angemeldet sind, wird Ihnen bei XNP oben rechts durch den Klammerzusatz angezeigt.

Mit der aktivierten N-Karte können Sie nun in einem zweiten Prozessschritt die Aktenverwahrung für die Amtstätigkeit, mit der Sie in XNP angemeldet sind, initialisieren, also den kryptographischen Schlüssel zur elektronischen Urkundensammlung für diese Amtstätigkeit erstellen. Die Amtstätigkeit, für die Sie angemeldet sind, wird Ihnen bei XNP oben rechts durch den Klammerzusatz angezeigt.
 

• Dafür muss eine aktivierte N-Karte im Kartenlesegerät stecken.
   
• Rufen Sie erneut die Prozessauswahl innerhalb der Schlüsselverwaltung auf (nach der Aktivierung einer N-Karte über die Schaltfläche Zur Prozessauswahl zurückkehren oder andernfalls über die Kartenverwaltung aus der linken Menüleiste und anschließend Schlüsselverwaltung in der rechten Aktionsleiste.

Hinweis: In der Prozessauswahl können inaktive Prozesse (ausgegraut) nicht ausgewählt werden, da nicht die für den Prozess erforderlichen Karten in den Kartenlesegeräten stecken. Wenn die Schaltfläche Amtstätigkeit initialisieren ausgegraut ist, obwohl eine N-Karte steckt und ausgelesen werden konnte, kann dies daran liegen, dass die N-Karte noch nicht aktiviert oder die Amtstätigkeit, für die Sie in XNP angemeldet sind, bereits initialisiert wurde. Die Amtstätigkeit, für die Sie angemeldet sind, wird Ihnen bei XNP oben rechts durch den Klammerzusatz angezeigt.

Nach der Einrichtung der N-Karte sollte der Schlüssel zur elektronischen Urkundensammlung direkt auf eine weitere N-Karte übertragen werden. Diese dient als Ersatzschlüssel zu Ihrem virtuellen Archivraum, falls Sie die erste N-Karte verlieren.

• Für die Übertragung des Schlüssels auf eine weitere N-Karte müssen Sie ein zweites Kartenlesegerät an Ihren PC anschließen. In einem Kartenlesegerät muss die aktivierte und initialisierte N-Karte, in dem anderen Kartenlesegerät die weitere, bereits aktivierte N-Karte eingesteckt sein.

• Rufen Sie erneut die Prozessauswahl innerhalb der Schlüsselverwaltung auf (nach der Initialisierung Ihrer Amtstätigkeit über die Schaltfläche Zur Prozessauswahl zurückkehren oder andernfalls über die Kartenverwaltung aus der linken Menüleiste und anschließend Schlüsselverwaltung in der rechten Aktionsleiste).

• In der Prozessauswahl werden Ihnen die beiden ausgelesenen N-Karten mit ihrem jeweiligen Kartenstatus angezeigt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Karten über Karte(n) und Lesegerät(e) neu einlesen neu einlesen.

Hinweis: In der Prozessauswahl können inaktive Prozesse (ausgegraut) nicht ausgewählt werden, da nicht die für den Prozess erforderlichen Karten in den Kartenlesegeräten stecken. Wenn die
Schaltfläche Schlüssel übertragen ausgegraut ist, obwohl zwei N-Karten stecken und ausgelesen werden konnten, kann dies daran liegen, dass eine der N-Karten noch nicht aktiviert oder
noch keine Amtstätigkeit initialisiert wurde.

Damit auch Ihre Mitarbeitenden die in der elektronischen Urkundensammlung archivierten Dokumente abrufen können, benötigen diese jeweils eine personalisierte Mitarbeiterkarte (MKarte) mit dem kryptographischen Schlüssel der Amtstätigkeit. Dazu müssen Sie zunächst die erforderlichen M-Karten bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer bestellt und erhalten haben.

Hinweis: In Sozietäten und Bürogemeinschaften müssen die M-Karten eines Mitarbeitenden für
alle Amtsträger personalisiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die während der ersten
Personalisierung vergebene PUK (dazu sogleich) auch bei den weiteren Personalisierungen durch
die weiteren Amtsträger identisch einzugeben ist. Auch die PIN wird hier nicht noch einmal neu
generiert, der Mitarbeitende hat im Ergebnis nur eine Karte mit einer PIN. Bei einem Zurücksetzen
der M-Karte wird diese vollständig bereinigt: Auf der zurückgesetzten M-Karte geht damit das
Schlüsselmaterial aller Amtsträger verloren. Die PUK bleibt allerdings erhalten.

Hinweis: Auch Notarvertretungen, wie z. B. Assessoren oder Justiziare, die außerhalb Ihrer
Vertretungszeiten wie Mitarbeitende uneingeschränkt auf alle Anwendungen zugreifen können
sollen, benötigen ein in der Benutzerverwaltung angelegtes Benutzerkonto als Mitarbeitende und eine personalisierte M-Karte.

• Für die Personalisierung der M-Karten müssen Sie ein zweites Kartenlesegerät an Ihren PC anschließen. In einem Kartenlesegerät muss eine aktivierte und initialisierte N-Karte, in dem anderen Kartenlesegerät eine M-Karte eingesteckt sein.

• Rufen Sie erneut die Prozessauswahl innerhalb der Schlüsselverwaltung auf (nach der Initialisierung Ihrer Amtstätigkeit oder der Übertragung der Schlüssel auf eine weitere N-Karte über die Schaltfläche Zur Prozessauswahl zurückkehren oder andernfalls über die Kartenverwaltung aus der linken Menüleiste und anschließend Schlüsselverwaltung in der rechten Aktionsleiste).
   
• In der Prozessauswahl werden Ihnen die beiden ausgelesenen Karten mit ihrem jeweiligen Kartenstatus angezeigt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Karten über Karte(n) und Lesegerät(e) neu einlesen neu einlesen.

Hinweis: In der Prozessauswahl können inaktive Prozesse (ausgegraut) nicht ausgewählt werden,
da nicht die für den Prozess erforderlichen Karten in den Kartenlesegeräten stecken. Wenn die
Schaltfläche M-Karte verwalten ausgegraut ist, obwohl eine N-Karte und eine M-Karte stecken
und ausgelesen werden konnten, kann dies daran liegen, dass die N-Karte noch nicht aktiviert
oder die aktuelle Amtstätigkeit noch nicht initialisiert wurde.

Hinweis: Fehlt der Mitarbeitende, wechseln Sie bitte zunächst wieder in die Benutzerverwaltung
und legen den Mitarbeitenden erstmalig an. Falls der Mitarbeitende bereits in
der Benutzerverwaltung Ihrer Sozia oder Ihres Sozius angelegt ist, können Sie auch die Funktion
„Benutzer freigeben“ nutzen. Starten Sie danach den Prozess M-Karte verwalten neu, damit die
dort hinterlegte Liste der Benutzer aktualisiert wird.

Hinweis: Falls die M-Karte bereits durch Ihre Sozia oder Ihren Sozius personalisiert worden ist,
wird an dieser Stelle keine Liste der Mitarbeitenden angezeigt, sondern von vornherein lediglich
der Name der Person, deren M-Karte bereits durch Ihre Sozia oder Ihren Sozius personalisiert
worden ist und für welche ein weiterer Schlüssel auf die M-Karte geschrieben werden soll.

• Während des Prozesses vergeben Sie eine PUK, die Sie nicht an den Mitarbeitenden weitergeben und die zum Zurücksetzen der Karte verwendet werden kann. Die PUK muss 8-stellig vergeben werden, andernfalls kann es zu technischen Problemen kommen. Die PUK ist unbedingt durchSie zu dokumentieren! Ist die PUK nicht mehr in Erinnerung oder auffindbar, kann die M-Karte nicht mehr zurückgesetzt und damit nicht wiederverwendet werden.
   

Hinweis: Sofern Sie in einer Sozietät oder Bürogemeinschaft eine M-Karte personalisieren, die
bereits durch Ihre Sozia oder Ihren Sozius personalisiert wurde, muss hier die ursprünglich bei
der ersten Personalisierung vergebene PUK eingegeben werden.

• Die Anwendung generiert zudem eine PIN. Bitte notieren Sie sich auch diese PIN sofort, nachdem sie generiert wurde. Erst am Ende des Prozesses wird eine Übersicht angezeigt, die die PUK und die PIN noch einmal auflistet; diese Übersicht kann aber weder gespeichert noch gedruckt werden.

Hinweis: Sofern Sie in einer Sozietät oder Bürogemeinschaft eine M-Karte personalisieren, die
bereits durch Ihre Sozia oder Ihren Sozius personalisiert wurde, wird keine neue PIN generiert,
die bereits vergebene PIN bleibt für diese M-Karte erhalten.

• An dem Kartenlesegerät, in dem die M-Karte eingesteckt ist, müssen Sie die PIN der M-Karte eingeben und an dem anderen Kartenlesegerät die PIN Ihrer dort eingesteckten N-Karte. Die M-Karte wird nun personalisiert.
   
• Die Karte ist nach erfolgreicher Durchführung sofort einsetzbar. Geben Sie die M-Karte und die PIN hierfür an den Mitarbeitenden weiter. Der Mitarbeitende sollte sich aus Sicherheitsgründen im Anschluss eine eigene PIN vergeben.

Durch das Zurücksetzen einer M-Karte können Sie deren Personalisierung, also die Zuordnung zu einem bestimmten Mitarbeitenden, aufheben. Danach kann die M-Karte für einen anderen Mitarbeitenden personalisiert werden. Das Zurücksetzen ist beispielsweise relevant, wenn ein Mitarbeitender ausscheidet.

• Melden Sie sich in XNP mit Ihrer N-Karte und PIN an.

• Für das Zurücksetzen einer M-Karte müssen Sie ein zweites Kartenlesegerät an Ihren PC anschließen. In das zweite Kartenlesegerät müssen Sie die zurückzusetzende M-Karte einstecken.
   
• Öffnen Sie aus der linken Menüleiste die Kartenverwaltung. Wählen Sie anschließend in der rechten Aktionsleiste die Funktionalität Schlüsselverwaltung aus.

Die Notarkammern haben gemäß § 67 Abs. 3 Nr. 4 BNotO die gesetzliche Aufgabe, die technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Urkundenarchiv zu verwalten. Das wird beispielsweise dann relevant, wenn eine Notarin oder ein Notar verstirbt und die Zugangsberechtigung zum individuellen Archivraum an die Amtsnachfolge durch die Notarkammer übergeleitet werden muss, § 58 Abs. 5 NotAktVV. Deshalb müssen die N-Karten in
die sog. KeyDomain der zuständigen Notarkammer aufgenommen werden, damit die Notarkammern ihre Verwaltungsaufgaben technisch wahrnehmen können.

Notarinnen und Notare, die außerhalb ihres ursprünglichen Kammerbezirks tätig werden (beispielsweise im Rahmen einer Notariatsverwaltung außerhalb des eigenen Kammerbezirks oder bei einem Wechsel des Kammerbezirks) oder Notarvertretungen, die in weiteren als dem ursprünglichen Kammerbezirk Vertretungen übernehmen (erst relevant, sobald eine Schlüsselübergabe an Notarvertretungen stattfindet), können in der Schlüsselverwaltung den
Beitritt zu einer weiteren Notarkammer beantragen.

Voraussetzung für den Antrag zum Beitritt zu einer weiteren Notarkammer ist die Eintragung im Notarverzeichnis von Amtstätigkeiten und/oder Notarvertretungen, die unterschiedlichen Kammerbezirken zugeordnet sind z. B. Notariatsverwaltung in Brandenburg, Notarvertretung in Sachsen). Ist dies nicht der Fall steht Ihnen der Prozess Weiterer Notarkammer beitreten nicht zur Verfügung.

• Melden Sie sich mit Ihrer aktivierten N-Karte und PIN in XNP an.
   
• Öffnen Sie aus der linken Menüleiste die Kartenverwaltung. Wählen Sie anschließend in der rechten Aktionsleiste die Funktionalität Schlüsselverwaltung aus.

• Die Statusansicht aktualisiert sich: Jetzt werden die zu diesem Zeitpunkt noch offenen Beitrittsgesuche und der Status der bereits gestellten Anträge angezeigt.
   
• Ihr Beitrittsantrag wird nun von der Notarkammer geprüft. Anschließend wird Ihre N-Karte in die KeyDomain der Notarkammer aufgenommen: Sie ist aus kryptographischer Sicht bereit für eine Initialisierung der Amtstätigkeit in der neuen Notarkammer.

Die Benutzerverwaltung unterstützt Sie bei der Anlage und Verwaltung von Benutzerkonten (Benutzern).

Hier erfahren Sie, welche Benutzertypen und Profile es für Ihr Notarbüro gibt.