15.11.2021
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Gerichte

Umzug einer Urkunde

Der Umzug einer erbfolgerelevanten Urkunde an ein anderes Gericht erfolgt unter „Verwahrung – Umzug einer Urkunde“.

Anwendungsfälle

Praktische Anwendungsfälle für den Umzug einer Urkunde sind:

  • Auf Wunsch des Erblassers soll die sich bisher in besonderer amtlicher Verwahrung befindliche erbfolgerelevante Urkunde bei einem anderen Gericht in besondere amtliche Verwahrung verbracht werden.
  • Es wird festgestellt, dass bei einer mehrseitigen erbfolgerelevanten Urkunde, die über die Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt ist, nur ein Erblasser registriert ist. Der zweite, ebenfalls noch lebende Erblasser, kann unter "2. Erblasser" hinzugefügt werden. Dies geht jedoch nur bei einer Urkunde, die grundsätzlich umzugsfähig ist.
  • Ein Gericht, das Akten eines Notars nach § 51 BNotO in Verwahrung übernimmt, stellt fest, dass der Notar keine Benachrichtigung an das Geburtsstandesamt des Erblassers versandt hat. Eine Benachrichtigung des Geburtsstandesamtes hat heute nicht mehr zu erfolgen, stattdessen erfolgt die Registrierung der erbfolgerelevanten Urkunde im Zentralen Testamentsregister über den Menüpunkt „Umzug“ (sog. Nachregistrierung durch ein Gericht).
  • Eine sich in besonderer amtlicher Verwahrung befindliche erbfolgerelevante Urkunde ist nach § 351 FamFG wegen Ablauf der 30jährigen Frist an das Nachlassgericht zur Eröffnung abzuliefern.

Wie registrieren Sie einen Umzug?

Die Urkunde ist bereits im Zentralen Testamentsregister registriert

Soll der Umzug einer Urkunde erfolgen, für die bereits eine Registrierung besteht, so muss diese aus der vom Zentralen Testamentsregister zur Verfügung gestellten Liste ausgewählt werden. Um Ladezeiten zu verkürzen wird – anders als bei der Wiederverwahrung – die Liste der umzugsfähigen Urkunden nicht automatisch eingeblendet. Vielmehr muss der Anwender anhand der Filterkriterien nach einer vorhandenen Registrierung suchen.

Wird die gewünschte Urkunde nach Eingabe der Suchkriterien angezeigt, so gelangt man durch einen Doppelklick in den Bereich der Dateneingabe.

Hier sind das Datum des Umzugs, sowie die (neue) Verwahrstelle zu vermerken. Die neue Verwahrstelle ist aus dem zur Verfügung gestellten Katalog auszuwählen. Mit dem Button „Weiter“ gelangt man in den Bereich der Datenprüfung. Hier wird mit dem Button  der Registrierungsvorgang abgeschlossen. 

Die Urkunde ist im Rahmen der Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt

Bei Registrierungen, die über die Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt sind, gibt es folgende Besonderheiten

Erblasserdaten

Mitunter sind nur die Daten eines Erblassers registriert. Das Zentrale Testamentsregister fordert dann bei gemeinschaftlichen Urkunden zur Eingabe der Daten des weiteren Erblassers auf.

Ist kein weiterer Erblasser vorhanden (z.B. bei einem einseitigen Erbvertrag), so kann dieser durch Klick auf das Minus-Symbol am rechten oberen Rand entfernt werden. Sofern bei der Registrierung des Umzugs eines Erbvertrags die Eingabe weiterer Erblasser erforderlich ist, können diese nach Klick auf den Button  ergänzt werden. 

Berichtigen der Urkundenart/der Erblasserdaten

Bei Registrierungen der Testamentsverzeichnisüberführung sind zudem manchmal die Urkundenart und die  Erblasserdaten nicht zuverlässig auf der Verwahrungsnachricht erkennbar gewesen.  Über den Button  können die richtige Urkundenart aus dem zur Verfügung gestellten Katalog ausgewählt und die Daten des registrierten Erblassers geändert werden. Liegt eine Registrierung aufgrund der Testamentsverzeichnisüberführung mit der Urkundenart „Allgemeine Urkunde“ vor, so ist die vorherige Berichtigung der Urkundenart zwingend. Hierauf wird der Anwender durch nebenstehenden Hinweis hingewiesen. Durch Klick auf den Button  kann nach Änderung der Registrierungsdaten der Umzug fortgesetzt werden.

Die Urkunde ist nicht im Zentralen Testamentsregister registriert

Ist die Urkunde im Zentralen Testamentsregister noch nicht registriert, kann die Registrierung des Umzugs durch Klick auf den Button  erfolgen. Es erscheint nebenstehende Warnmeldung.

Die manuelle Eingabe der Urkunde soll nur erfolgen, wenn noch keine Registrierung zu dieser Urkunde im Zentralen Testamentsregister enthalten ist. Da eine Registrierung auch über die Testamentsverzeichnisüberführung in das Zentrale Testamentsregister gelangt sein kann, ist vor einer manuellen Eingabe einer Urkunde stets eine Suche für jeden beteiligten Erblasser durchzuführen.

Bei der manuellen Eingabe der Urkunde sind neben dem Datum des Umzugs Angaben zur Urkunde (Art der Urkunde, Datum der Urkunde, ggf. Notar und Urkundenrollennummer), zur neuen Verwahrstelle einschließlich deren Aktenzeichen und zum Erblasser entsprechend einer Neuregistrierung zu machen.

Welche Dokumente werden erzeugt?

Nach Abschluss der Registrierung eines Umzugs werden folgende Dokumente zum Druck bereitgestellt:

  • Anschreiben Verwahrgericht (Umzug)
  • Eintragungsbestätigung