Registrierung einer Vorsorgeverfügung
Der folgende Artikel erläutert, wie Notarinnen und Notare bzw. Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter die Registrierung einer Vorsorgeverfügung im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer vornehmen können.
Für die Registrierung einer Vorsorgeverfügung erhebt das Zentrale Vorsorgeregister Gebühren. Die Gebührensatzung des Zentralen Vorsorgeregisters (ZVRGebS) stellen wir auf unserer Webseite zur Verfügung.
Vorsorgeangelegenheit auswählen
Wählen Sie links im Menü den Menüpunkt Neue Registrierung und die Eingabemaske zum Erfassen einer neuen Registrierung öffnet sich.
Es stehen folgende Vorsorgeangelegenheiten zur Auswahl (Mehrfachauswahl ist möglich):
Vorsorgevollmacht,
Betreuungsverfügung,
Patientenverfügung,
Ehegattenwiderspruch.
Betätigen Sie nach Auswahl der Vorsorgeangelegenheit die Schaltfläche Weiter. Sie werden auf die Dateneingabeseite geleitet.
Veraltete Browser Lesezeichen erzeugen ab sofort eine Fehlermeldung, die Sie darauf hinweist mindestens eine Vorsorgeangelegenheit anzugeben.
Durch die Einführung des neuen Registrierungsworkflows im Januar 2023, hat sich die Ziel-URL verändert. Wenn Sie sich bisher in Ihrem Browser ein Lesezeichen (Bookmark) angelegt haben, aktualisieren Sie dieses, um direkt auf die Startseite des Zentralen Vorsorgeregisters weiteregeleitet zu werden. Hierdurch vermeiden Sie einen unnötigen Schritt in der Anwendung, um per Klick auf Zurück auf die Seite Vorsorgeangelegenheiten zu gelangen.
Falls sie doch noch ein älteres Lesezeichen nutzen, erscheint folgende Fehlermeldung bei Ihnen im Browser:
Ihre Registrierung muss mindestens eine Vorsorgeverfügung enthalten. Bitte passen Sie ihre Auswahl an.
Dateneingabe
Je nach zuvor gewählter Vorsorgeangelegenheit variiert der Inhalt der Dateneingabeseite. Es werden nur die Abschnitte angezeigt, die für die jeweilige Vorsorgeangelegenheit von Bedeutung sind.
Für isolierte Betreuungs- oder Patientenverfügungen ist der Abschnitt Inhalt der Vorsorgevollmacht nicht zu befüllen und wird nicht angezeigt. Ebenso verhält es sich für einen isolierten Ehegattenwiderspruch mit den Abschnitten Inhalt der Vorsorgevollmacht sowie Vertrauenspersonen (Bevollmächtige/ vorgeschlagene Betreuer).
Daten der Vorsorgeverfügung
Füllen Sie die Felder der zu registrierenden Vorsorgeverfügung aus. Die mit einem Asterisk * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und für die Speicherung der Registrierung zwingend notwendig.
- Datum der Vorsorgeurkunde: Hier ist anzugeben, wann die Vorsorgeurkunde errichtet wurde. Es handelt sich um ein Datumsfeld, das im Datumsformat TT.MM.JJJJ zu befüllen ist. Die Eingabe von Daten in der Zukunft ist nicht möglich.
- Geben Sie die Form der Vorsorgeurkunde ein: "notariell beurkundet", "notariell beglaubigt" oder "öffentlich beglaubigt".
- Urkundenverzeichnisnummer: Hier ist die Urkundenverzeichnisnummer einzugeben, damit eine eindeutige Zuordnung der Registrierung zur Urkunde vorgenommen werden kann. Alternativ haben Sie für ältere Urkunden die Möglichkeit, statt der Urkundenverzeichnisnummer, die Urkundenrollennummer auszuwählen.
- Notar: Wählen Sie hier aus, welche Notarin bzw. welcher Notar die Vorsorgeverfügung beurkundet hat. Voreingestellt ist die Amtsperson, für die Sie aktuell im Zentralen Vorsorgeregister angemeldet sind. Über das Drop-Down-Menü können auch Amtsvorgänger ausgewählt werden.
Inhalt der Vorsorgevollmacht
Dieser Abschnitt ist nur für die Vorsorgeangelegenheit Vorsorgevollmacht zu befüllen.
Bitte wählen Sie die Angelegenheiten, die mit der Vorsorgeverfügung geregelt wurden (Mehrfachauswahl ist möglich). Auf unserer Internetseite stehen nähere Informationen zum Inhalt einer Vorsorgevollmacht zur Verfügung.
Aufbewahrungsort der Vorsorgeverfügung
Bitte geben Sie in diesem Abschnitt an, an welchem Ort die Vorsorgeverfügung aufbewahrt wird, damit die Urkunde im Ernstfall aufgefunden wird.
Daten des Vorsorgenden
Erfassen Sie im Abschnitt Daten des Vorsorgenden die Angaben der verfügenden Person.
Bitte beachten Sie, dass jede Information zum Vorsorgenden im Falle der Einsicht durch das Betreuungsgericht oder einen Arzt hilft, die Registrierung im Register aufzufinden und den Vorsorgewillen der verfügenden Person zu berücksichtigen.
Bevollmächtigte/ vorgeschlagene Betreuer
Zur Registrierung sollten auch die vom Vorsorgenden benannten Bevollmächtigten bzw. vorgeschlagene Betreuer (nachfolgend auch Vertrauensperson genannt) erfasst werden, damit Betreuungsgerichte und Ärzte nach Einsichtnahme den Kontakt aufnehmen können. Sie können mehrere Vertrauenspersonen hinzufügen.
Bevollmächtigte und vorgeschlagene Betreuer werden nach Abschluss der Registierung automatisch vom Zentralen Vorsorgeregister über ihre Eintragung und Speicherung ihrer Daten benachrichtigt.
Die erste Vertrauensperson ist gebührenfrei, für jede weitere Vertrauensperson erhöht sich die Eintragungsgebühr um 4 EUR. Wird keine Vertrauensperson erfasst (bspw. im Falle einer isolierten Patientenverfügung), verringert sich die Eintragungsgebühr um 3,50 EUR. Die Gebühren bestimmen sich im Einzelnen durch die Gebührensatzung des Zentralen Vorsorgeregisters (ZVRGebS).
Um die Daten eines Bevollmächtigten bzw. vorgeschlagenen Betreuers (nachfolgend auch Vertrauensperson genannt) zu erfassen, betätigen Sie zunächst die Schaltfläche Bevollmächtigte hinzufügen.
Es öffnet sich ein Dateneingabefenster, in dem Sie zunächst den Personentyp "Privatperson" oder "Juristische Person/Personengesellschaft" auswählen können. Bei der Auswahl der Option "Privatperson" haben Sie außerdem die Möglichkeit festzulegen, ob es sich um einen Bevollmächtigten und/oder vorgeschlagenen Betreuer handelt. Hat der Vorsorgende mehrere Personen als Bevollmächtigte benannt, besteht zudem die Möglichkeit, das Verhältnis der Bevollmächtigten untereinander anzugeben (Einzel- oder Gesamtvertretungsmacht).
Bitte erfassen Sie im Dateneingabefester nur eine Vertrauensperson. Weitere Vertrauenspersonen können im Anschluss hinzugefügt werden.
Im Falle der Auswahl von "Juristische Person/Personengesellschaft" passt sich die Maske entsprechend an, und die Checkbox für "vorgeschlagene Betreuer" wird ausgegraut.
Jede Angabe hilft im Falle einer Einsichtnahme durch das Betreuungsgericht oder einen Arzt, die gewünschte Vertrauensperson im Register zu finden und sodann zu kontaktieren. Vorname, Name und - sofern angegeben - Telefonnummer der ersten und zweiten Vertrauensperson werden zudem nach Eintragung der Registrierung in dem Ihnen zur Verfügung gestellten ZVR-Ausweis angegeben, damit diese im Ernstfall schnell kontaktiert werden können.
Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die Schaltfläche Speichern betätigen. Die hinzugefügte Vertrauensperson wird Ihnen im Anschluss auf der Dateneingabeseite angezeigt.
Möchten Sie weitere Vertrauenspersonen erfassen, betätigen Sie erneut die Schaltfläche Bevollmächtigte hinzufügen und wiederholen Sie die vorstehenden Schritte.
Zahlungsoptionen
Im Abschnitt Zahlungsoptionen ist anzugeben, bei wem die für die Eintragung der Registrierung anfallende Gebühr zu erheben ist.
Wählen Sie Vielmelder, wird Ihnen - je nach den von Ihnen gewählten Abrechnungseinstellungen - die Rechnung nach Abschluss der Registrierung zur Verfügung gestellt (Einzelabrechnung) oder in der nächsten Sammelabrechnung berücksichtigt.
Alternativ können Sie auswählen, dass die Gebühren beim Vorsorgenden selbst erhoben werden. In diesem Fall wird nach Abschluss der Registrierung zunächst eine Rechnung an den Vorsorgenden übersandt.
Bitte beachten Sie, dass im Falle der Gebührenerhebung beim Vorsorgenden, die Eintragung der Registrierung erst mit Zahlungseingang erfolgt. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Registrierung nicht für Betreuungsgerichte und Ärzte sichtbar. Zudem wird die Registrierung ohne weitere Ankündigung aus dem Register gelöscht, sollten die Gebühren nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen werden.
Dateneingabe abschließen
Sind alle Daten der Vorsorgeverfügung erfasst, werden Sie über Schaltfläche Weiter zum nächsten Schritt weitergeleitet.
Zahlungsweise
Haben Sie auf der Dateneingabeseite im Abschnitt Zahlungsoptionen Vielmelder ausgewählt, wird dieser Schritt übersprungen und Sie gelangen sofort zur Datenprüfung.
Sind die Gebühren beim Vorsorgenden zu erheben, können Sie auf der Seite Zahlungsweise auswählen, ob per Überweisung oder Lastschrift gezahlt wird. Im Falle der Überweisung sind keine weiteren Daten zu erfassen. Bei einer Zahlung im Lastschriftverfahren verringert sich die Gesamtgebühr um 2,50 EUR. Bitte geben Sie hierfür die IBAN des Zahlungspflichtigen sowie den Kontoinhaber an und erteilen Sie Ihr Einverständnis zum Lastschrifteinzug.
Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie auf die Datenprüfungsseite.
Datenprüfung
Auf der Datenprüfungsseite werden Ihnen alle erfassten Daten angezeigt. Bitte prüfen Sie die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Ist eine Korrektur erforderlich, können Sie diese für jeden Abschnitt über die Schaltfläche Daten korrigieren vornehmen.
Registrierung abschließen
Sind alle Daten der Vorsorgeverfügung vollständig und richtig erfasst, schließen Sie die Registrierung über die Schaltfläche Registrierung abschließen ab.
Über die Schaltfläche Zurück gelangen Sie zum vorhergehenden Registrierungsschritt zurück.
Mit Abbrechen können Sie die Registrierung verwerfen.
Eingangsbestätigung und Dokumente
Auf der Folgeseite wird der Eingang bestätigt und die Nummer der Registrierung angezeigt. Je nach zuvor ausgewählter Zahlungsoption werden folgende Dokumente erzeugt:
Zahlungsoption Vielmelder mit Sammelabrechnung
Der Gebührenbetrag wird mit der nächsten Sammelabrechnung erhoben.
Sie haben die Möglichkeit, Eintragungsbestätigung (für Ihre Unterlagen) und -mitteilung (für den Vorsorgenden) sowie den ZVR-Ausweis herunterzuladen. Der ZVR-Ausweis wird Ihnen nur dann zum Download angeboten, wenn Sie dies in Ihren Einstellungen festgelegt haben. Nähere Informationen dazu finden Sie im Artikel ZVR-Ausweis erstellen.
Zahlungsoption Vielmelder mit Einzelabrechnung
Die Gebühren werden per Einzelrechnung gegenüber dem Vielmelder erhoben und die Rechnung zum Download angeboten.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, Eintragungsbestätigung (für Ihre Unterlagen) und -mitteilung (für den Vorsorgenden) sowie den ZVR-Ausweis herunterzuladen. Der ZVR-Ausweis wird Ihnen nur dann zum Download angeboten, wenn Sie dies in Ihren Einstellungen festgelegt haben. Nähere Informationen dazu finden Sie im Artikel ZVR-Ausweis erstellen.
Zahlungsoption Vorsorgender
Die Rechnung über die Eintragungsgebühr wird direkt an den Vorsorgenden übersandt. Die Registrierung hat zunächst den Status Beantragt und wird erst in das Zentrale Vorsorgeregister eingetragen, sobald die Zahlung eingegangen ist. Ebenso werden Eingangsbestätigung und -mitteilung sowie der ZVR-Ausweis erst nach Zahlungseingang versandt.
Bitte beachten Sie, dass die Registrierung bis zur Eintragung (nach Zahlung) nicht für Betreuungsgericht und Ärzte sichtbar ist. Bei Nichtzahlung innerhalb der Zahlungsfrist, wird die Registrierung ohne weitere Ankündigung automatisch gelöscht.
Vertrauenspersonbenachrichtigung
Neben der Eintragungsbestätigung und -mitteilung versendet das Zentrale Vorsorgeregister automatisch eine Benachrichtigung gemäß Art. 13, 14 DSGVO an den/die benannten Bevollmächtigten/ vorgeschlagenen Betreuer.
Weitere Optionen
Im Anschluss können Sie über die jeweilige Schaltfläche eine Neue Registrierung anlegen, eine Registrierung mit vertauschten Rollen anlegen oder die soeben erfasste Registrierung aufrufen.
Die Funktion Registrierung mit vertauschten Rollen bietet die Möglichkeit eine neue Registrierung unter Mitnahme der soeben erfassten Daten anzulegen. In diesem Fall werden die Daten der zuvor als Vorsorgender und als Vertrauenspersonen erfassten Personen zur Übernahme als Vorsorgender bzw. Vertrauensperson angeboten.
Über die Schaltfläche Bestätigen starten Sie die Anlage einer neuen Registrierung mit den ausgewählten Daten.
