Nachdem Sie das Modul Online-Verfahren in der linken Menüleiste ausgewählt haben, öffnet sich ein neuer Reiter Online-Verfahren mit der Übersicht aller eingegangenen Vorgänge.

Die Anzahl der neu eingegangenen Vorgänge wird oben über einen orangefarbenen Punkt neben dem Reiter Vorgänge angezeigt.

Die Vorgangsübersicht folgt der Logik gängiger E-Mail-Programme. Vorgänge sind somit bspw. standardmäßig nach Eingangs- bzw. Erstellungsdatum sortiert und noch nicht geöffnete Vorgänge fett formatiert.

Mit Auswahl des Vorgangs durch Markieren des Kontrollkästchens wird die Schaltfläche Bearbeiten in der rechten Aktionsleiste aktiviert.

Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich eine neue Registerkarte zu den Grunddaten, den Unternehmensdaten und dem Bürgeranliegen des ausgewählten Vorgangs.

Die darin enthaltenen Angaben sind vor Annahme des Vorgangs nicht editierbar.

Haben Sie sich die Vorgangsdaten angesehen, können Sie durch Auswahl der Aktion Personen im Vorgang die beteiligten Personen zum Vorgang aufrufen.

Weitere Informationen zu den Grunddaten, Unternehmensdaten und Bürgeranliegen finden Sie unter Bearbeiten eines Vorgangs vor Annahme/Ablehnung.

Indem Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Personen im Vorgang auswählen, können Sie sich nun die beteiligten Personen im Vorgang ansehen.

Es öffnet sich ein neuer Reiter mit einer Übersicht zu den Personen, die an diesem Vorgang beteiligt sind.

Beteiligten mit eID ist es möglich, vor Stattfinden des Beurkundungstermins einen Lichtbildtest durchzuführen. Die Notarin oder der Notar erhält in der Personenansicht sowie in der Terminansicht jeweils eine entsprechende Information zu Erfolg oder Misserfolg des bürgerseitigen Tests.

Des Weiteren können Sie sehen, ob die jeweiligen Personen signaturfähig sind. Ein gültiges Signaturzertifikat ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche elektronische Signatur in der Videokonferenz bei der Beurkundung des Dokuments. Hat die beteiligte Person kein Signaturzertifikat, so könnte es sich um einen Berater handeln, der an der Beurkundung nicht mitwirkt.

Sollte dies nicht der Fall sein, dann können Sie den Beteiligten daran erinnern, dass er noch ein Signaturzertifikat beantragen muss.

Schließen Sie den Reiter mit einem Klick auf das X und kehren Sie zur Vorgangsübersicht zurück.

Jede Notarin oder Notar ist verpflichtet, notarielle Online-Verfahren durchzuführen, soweit diese beurkundungsrechtlich zulässig sind und die Notarin oder der Notar für das Urkundsgeschäft örtlich zuständig ist.

Liegen in Bezug auf einen Vorgang Gründe vor, die eine Ablehnung rechtfertigen, können Sie einen Ablehnungsgrund formulieren, der den beteiligten Personen automatisch übermittelt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang ablehnen.

Die Vorgangsübersicht bietet die Möglichkeit den Vorgang anzunehmen, indem Sie die Schaltfläche Vorgang annehmen in der Aktionsleiste auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches die Annahme des Vorgangs bestätigt.

Mit der Auswahl der Schaltfläche Vorgang annehmen, wird der Vorgang angenommen und alle Funktionen für den weiteren Austausch mit der Bürgerseite (Chat-Funktion etc.) werden automatisch freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang annehmen.

Solange in dem Vorgang noch mindestens eine Person ohne gültige eID vorhanden ist, erhält die Notarin / der Notar einen Hinweis, dass hier ggf. eine Identifizierung und / oder ein aktives Signaturzertifikat ausstehen. Ohne eID und Signaturzertifikat ist eine Signatur durch den Beteiligten im Rahmen der Videokonferenz nicht möglich. Der Hinweis erscheint nach Annahme des Vorgangs.

Nach Annahme des Vorgangs stehen Ihnen nachfolgende Schaltflächen in der Aktionsleiste vollständig zur Verfügung:

• Aktualisieren
• Speichern
• Vorgangschat mit den beteiligten Personen
• Personen im Vorgang
• Termin erstellen
• Dokumente verwalten
• Exportieren
• Sachbearbeiter zuweisen
• Vorgang abschließen
• Vorgang entknüpfen

Nachdem der Vorgang angenommen wurde, kann der Vorgang über die Schaltfläche Sachbearbeiter zuweisen in der Aktionsleiste dem Sachbearbeitenden zugewiesen werden.

Im sich öffnenden Dialogfenster erscheint eine Liste der Mitarbeitenden der Notarin oder des Notars, aus der eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter mittels Kontrollkästchens ausgewählt werden kann. Die Zuweisung des Vorgangs an die Sachbearbeitenden erfolgt über die Schaltfläche Weiter.

Über die Schaltfläche Exportieren in der Aktionsleiste, haben Sie die Möglichkeit, im sich neu öffnenden Reiter Export, alle bisher eingegangenen Daten des Vorgangs aus dem Online-Verfahren heraus zu exportieren und lokal zu speichern.

Als Speicherformat kann dabei zwischen dem PDF-Format und dem JSON-Format gewählt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Export.

Den beteiligten Personen eines Vorgangs steht die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Vorgang hochzuladen. Die Verwaltung dieser hochgeladenen Dokumente erfolgt nach Annahme des Vorgangs über die Schaltfläche Dokumente verwalten in der Aktionsleiste.

Ebenfalls können über die Schaltfläche Dokumente verwalten, die hochgeladenen Dokumente des Vorgangs exportiert, d.h. zur weiteren Verwendung abgespeichert werden.

Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente

Im Akkordeon Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente erscheinen die mit den Beteiligten im Vorgang ausgetauschten Dokumente. Das heißt, dass hier sowohl die bürgerseitig hochgeladenen Dokumente zu sehen sind als auch die notarseitig eingestellten (Entwurfs-)Dokumente.

Die hier hochgeladenen Dokumente sind für alle Personen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, uneingeschränkt einsehbar.

In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

Im unteren Bereich haben Sie unter In der Videokonferenz zu signierende Dokumente die Möglichkeit, die Dokumente für die Videokonferenz hochzuladen. Hier ist nur das PDF-Format als Dateiformat für hochzuladene Dokumente möglich.

In beiden Bereichen ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung erhalten Sie unter Dokumente verwalten.

Das Schließen des Reiters Dokumente, führt Sie im Anschluss zurück zur Vorgangsübersicht.

Möchten Sie nun den Beteiligten einen Termin für die Videokonferenz vorschlagen, so wählen Sie in der Aktionsleiste der Vorgangsübersicht Termin erstellen.

Es öffnet sich das Dialogfenster "Termin erstellen".

Sie müssen im oberen Drop-Down auswählen, ob es sich um einen Termin für eine Beurkundung / Beglaubigung oder eine Beratung handelt. 

Bei einem Beratungstermin müssen sich die Beteiligten zu Beginn der Videokonferenz nicht mit ihrer eID identifizieren und die Beteiligten können kein Dokument signieren. Dieser Termin dient also zur Vorbesprechung.

Geben Sie nun das Datum, Terminbeginn sowie Terminende ein. Bitte beachten Sie, dass sich der Termin in der Zukunft befinden muss.

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen so gesetzt, dass ein verbindlicher Termin vereinbart wird.

Dies hat zur Folge, dass die Beteiligten den Termin nicht bestätigen müssen.
 

Wenn Sie lediglich einen Terminvorschlag oder einen Termin erstellen möchten, den die Beteiligten erst bestätigen müssen, entfernen Sie bitte das Häkchen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, optional einen Kommentar hinzuzufügen, beispielsweise dass zusätzlich zu der eID ein Reisepass für das Auslesen des Lichtbildes notwendig ist. Bei Terminvorschlägen haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere Terminvorschläge zu erstellen: Klicken Sie dazu auf "Termin hinzufügen".

Bitte beachten Sie, dass Sie keinen Termin innerhalb des Wartungsfensters (mittwochs von 12.00 bis 14:00 Uhr) erstellen. Hier erhalten Sie einen Hinweis, sollte Ihre Terminwahl genau dieses Wartungsfenster betreffen.

Hier haben Sie dann die Möglichkeit zu wählen, ob Sie den Termin ändern oder dies zur Kenntnis nehmen und den Termin trotzdem durchführen möchten.

Dadurch werden die Daten des Terminvorschlags bzw. des Termins in die Vorgangsübersicht unter der Überschrift Termine übernommen.

Die Schaltfläche Teilnehmen wird 60 Minuten vor Start der Videokonferenz eingeblendet.

Die Beteiligten erhalten nun eine entsprechende Benachrichtigung über den Termin bzw. Terminvorschlag.

Ebenfalls besteht die Möglichkeit Terminvorschläge und Termine zu ändern oder abzusagen. Auch darüber wird der Beteiligte jeweils informiert. Befindet sich der Beteiligte bereits im "Warteraum" und der Termin wird abgesagt, so erhält der Beteiligte die Information, dass die Videokonferenz beendet wurde.

Weitere Informationen zur Terminerstellung sowie Informationen zum Ändern oder Absagen eines Termins finden Sie unter Termine.

60 Minuten vor Beginn des Termins erscheint im Abschnitt Termine in der Vorgangsübersicht die Schaltfläche Teilnehmen. Über diese gelangen Sie in einen Reiter mit der Bezeichnung Beratungstermin oder Beurkundungstermin, je nach Art des zuvor bei der Terminvergabe festgelegten Anlasses der Videokonferenz.

Sie können hier überprüfen, ob alle für die Beurkundung notwendigen Beteiligten anwesend sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereitung Videokonferenz.

Beteiligten mit eID ist es möglich, vor Stattfinden des Beurkundungstermins einen Lichtbildtest durchzuführen. Die Notarin oder der Notar erhält in der Personenansicht sowie in der Terminansicht jeweils eine entsprechende Information zu Erfolg oder Misserfolg des bürgerseitigen Tests.

Um Dokumente für die Videokonferenz vorab hochzuladen, können Sie in der Aktionsleiste des geöffneten Vorgangs auf die Schaltfläche Dokumente verwalten klicken.

Hier können Sie im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente den Urkundenentwurf hochladen. Zu beachten ist, dass hier nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können. Das PDF-Dokument wird dann automatisch in eine signierfähige PDF-Version umgewandelt.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente verwalten.

Bevor Sie die Konferenz starten, haben Sie über die Schaltfläche Einstellungen prüfen die Möglichkeit zu testen, ob eine ausreichende Internetverbindung besteht, die Auflösung der Kamera ausreichend ist und das Mikrofon funktioniert. Wird bei jeder Prüfung angezeigt, dass diese ausreichend sind, können Sie durch Schließen des Reiters den Bereich Einstellungen prüfen verlassen. Sie kehren dann in die Terminansicht zurück.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen prüfen.

Nach den oben genannten Vorbereitungen starten Sie zum Beginn des Termins die Videokonferenz über die Schaltfläche Konferenz beitreten.

Zunächst öffnet sich der Reiter für weitere technische Einstellungen bezüglich der Tonausgabe, der Kamera und des Mikrofons. Die technischen Voreinstellungen hier entsprechen der zuletzt durchgeführten Videokonferenz. Sie können hier aber noch einmal Ihre Einstellungen bezüglich Kamera und Mikrofon anpassen.

Gehen Sie dann auf die Schaltfläche Videokonferenz starten.

Weitere Informationen finden Sie unter Durchführung der Videokonferenz.

Die Videokonferenz mit den Teilnehmenden ist damit eröffnet.

Sie sehen jetzt das Livebild Ihrer eigenen Kamera während der Konferenz, sowie die Livebilder der anwesenden Personen.

Über die Schaltflächen Ton und Kamera können Sie Ihr eigenes Mikrofon und Ihre eigene Kamera an- und ausschalten. Die Kamera sollte während der Videokonferenz stets angeschaltet bleiben, damit Sie von den Teilnehmenden gesehen werden können. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Videokonferenzteilnehmenden über das kleine Mikrofonsymbol rechts neben dem Namen stumm zu schalten.

Im rechten Bereich finden Sie vier spezifisch für das notarielle Online-Verfahren entwickelte Funktionen:

• Identifizierung
• Bildschirmfreigabe
• Dokumente
• Signatur

Diese Funktionen stehen Ihnen für die Beurkundungstermine zur Verfügung.

Bei den Beratungsterminen sehen Sie nur die Reiter Dokumente und Bildschirmfreigabe.

Der Start und die Vorbereitung der Videokonferenz kann auch von einem Mitarbeitenden durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Rolle des Mitarbeitenden vor und in der Videokonferenz.

Haben Sie die Videokonferenz gestartet, sind Sie bereits im Bereich Identifizieren. Es wird der Status der Identifizierung der Videokonferenzteilnehmer angezeigt. Bei Personen, die in der Rolle "Signierender" an der Videokonferenz teilnehmen, wird die eID vor dem Eintritt in die Videokonferenz ausgelesen. Die eID-Daten sind daher bereits im System hinterlegt.  

Es werden Ihnen im oberen Bereich die Namen aller Beteiligten aufgelistet, die mit einer gültigen eID an der Videokonferenz teilnehmen. Soweit auch Teilnehmende ohne eID an der Videokonferenz teilnehmen, so werden diese im unteren Bereich unter Weitere Teilnehmende (ohne eID) angezeigt.

Der Mitarbeitende kann ebenfalls an der Videokonferenz teilnehmen und die Beteiligten zum Auslesen des Lichtbildes auffordern.

Um die Beteiligten dann anhand der ausgelesenen Daten zu identifizieren, klicken Sie  auf Personendaten anzeigen. Sie bekommen dann die ausgelesenen eID-Daten und ggf. das ausgelesene Lichtbild angezeigt und können die Identität der Erschienenen so kontrollieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Identifizierung.

Sie haben nun die Möglichkeit, im Reiter Bildschirmfreigabe Inhalte zu teilen, indem Sie ein ausgewähltes Anwendungsfenster oder den gesamten Bildschirm teilen wollen. 

Sowohl die Funktion Anwendungsfenster freigeben als auch gesamten Bildschirm freigeben ermöglicht es, in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster bzw. den gesamten Bildschirm (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein solches Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren.

Um die Funktion Anwendungsfenster freigeben zu nutzen, müssen Sie zunächst das freizugebende Fenster bzw. Software-Programm geöffnet haben, damit dieses korrekt angezeigt werden kann. Das Fenster darf nicht minimiert sein, da es ansonsten nicht als freizugebendes Fenster zur Auswahl steht.

Gehen Sie anschließend auf die Schaltfläche Anwendungsfenster freigeben,... 

...wählen Sie das gewünschte Anwendungsfenster aus und klicken Sie dann auf Teilen. Das ausgewählte Anwendungsfenster wird nun allen Videokonferenzteilnehmern angezeigt.

Indem Sie die Schaltfläche Freigabe beenden auswählen, heben Sie die Freigabe des ausgewählten Anwendungsfensters wieder auf. 

Weitere Informationen finden Sie unter Bildschirmfreigabe.

Wollen Sie den gesamten Bildschirm teilen, gehen Sie auf die Schaltfläche Gesamten Bildschirm freigeben, wählen den Bildschirm aus und klicken dann anschließend auf Freigeben.

Indem Sie die Schaltfläche Freigabe beenden auswählen, heben Sie die Freigabe des gesamten Bildschirms wieder auf. 

Weitere Informationen finden Sie unter Bildschirmfreigabe.

Haben Sie die Beteiligten identifiziert, gelangen Sie über die Schaltfläche Dokumente zu den zu beurkundenden Dokumenten.

Im Reiter Dokumente werden Ihnen – sofern vorhanden - die zuvor zum Termin bereitgestellten Dokumente bereits aufgelistet.

Möchten Sie ein weiteres Dokument während der laufenden Videokonferenz erstmals hochladen oder den gelisteten Dokumenten hinzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Hochladen aus.

Beim Hochladen von in der Videokonferenz zu teilenden Urkunden und Urkundenentwürfen werden Sie darauf hingewiesen zu prüfen, ob das Dokument eine UVZ-Nummer enthält oder enthalten sollte.

Das Anzeigen der Dokumente für alle Teilnehmer der Videokonferenz erfolgt durch Markieren des Kontrollkästchens zum Dokument und dem anschließenden Betätigen der Schaltfläche Anzeigen. Haben Sie kein Dokument ausgewählt, bleibt die Schaltfläche Anzeigen ausgegraut.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, zwei oder mehr PDF-Dokumente zusammenzuführen.

Wählen Sie dazu die entsprechenden Dokumente aus und betätigen Sie die Schaltfläche Zusammenführen. Vergeben Sie im nächsten Schritt einen neuen Dateinamen für das Dokument und klicken Sie erneut auf Zusammenführen. Das Dokument erscheint nun im Bereich Zusammengeführte Dokumente.

Nachdem Sie die Identifizierung der Beteiligten vorgenommen haben und das zu beurkundende PDF-Dokument ausgewählt ist, können Sie wie gewohnt mit dem Beurkundungsvorgang beginnen.

Stellen Sie während der Beurkundung fest, dass Änderungen an dem zu beurkundenden Dokument vorzunehmen sind, so können Sie die Funktion Bildschirmfreigabe nutzen wie oben bereits beschrieben.

Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz die Schaltfläche Signatur auswählen. Es öffnet sich der Bereich für das elektronische Signieren.

Dort werden alle Dokumente angezeigt, die für die Videokonferenz vorbereitet worden sind.

Das zu signierende Dokument können Sie per Mausklick auswählen.

Es öffnet sich das Akkordeon. Es werden die Personen angezeigt, die mit einem gültigen Signaturzertifikat an der Videokonferenz teilnehmen. 

Standardmäßig werden alle Beteiligten mit eID / Signaturzertifikat zur Signatur aufgefordert. Entfernen Sie bei Bedarf das Häkchen bei den Personen, die keine SIgnaturaufforderung erhalten sollen.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zur Signatur auffordern. Die Beteiligten erhalten nun systemseitig die Möglichkeit eine TAN anzufordern. Diese wird per SMS auf die im Nutzerkonto des Bürgers hinterlegte Mobilfunknummer geschickt.

Haben die aufgeforderten Personen signiert, so erscheint neben dem Namen der Personen dann ein grüner Haken.

Sollte eine Bürgersignatur nicht erfolgreich gewesen sein, so erhalten Sie neben dem Namen ein Ausrufezeichen in einem Dreieck. Die Notarin / der Notar kann diese Signatur dann erneut anfordern. 

Haben alle erforderlichen Personen erfolgreich das Dokument signiert, wird die Schaltfläche Zur Signatur auffordern ausgegraut. 

Wenn alle Beteiligten eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Dokument angebracht haben und alle Dokumente signiert wurden, können Sie den notarseitigen Signiervorgang starten, in dem Sie auf die Schaltfläche Als Notar/-in signieren klicken.

Weitere Informationen finden Sie unter Signatur.

Es erscheint dann automatisch eine Abfragemaske, in der Sie angeben müssen, ob es sich um eine Beurkundung oder eine Beglaubigung handelt.

Diese Angabe ist maßgeblich für die Abrechnung der fallbezogenen Gebühren, die 25 Euro pro Beurkundung und 8 Euro pro Beglaubigung mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer betragen und der Höhe nach den bürgerseitig zu entrichtenden Auslagenpauschalen entsprechen. Diese fallbezogene Gebühr ist auch dann in voller Höhe zu entrichten, wenn eine Notarin oder Notar eine qualifizierte elektronische Signatur mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer einmal zu Testzwecken auslöst.

Anschließend können Sie auf Signieren klicken, um mit dem notarseitigen Signiervorgang fortzufahren.

Haben Sie als Notarin / Notar erfolgreich signiert, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung oben rechts. 

Im Akkordeon des entsprechenden Dokuments werden Ihnen nebst grünem Haken unter Signatur angebracht von die vorhandenen Bürgersignaturen und unter Notarsignatur angebracht von der Name der signierenden Notarin / des signierenden Notars angezeigt.

Sind alle Dokumente von den Bürgern und der Notarin / dem Notar signiert, so können Sie diese anschließend herunterladen. Klicken Sie hierzu unten auf Weiter zum Herunterladen.

Sie haben auch die Möglichkeit, das signierte Dokument direkt herunterzuladen, indem Sie die Schaltfläche Dokument herunterladen auswählen. Sie können das Dokument mit den Signaturen der Beteiligten direkt lokal speichern.

Sie können wählen, ob Sie die Dokumente als ZIP-Datei oder als PDF-Dokumente nebst Signaturen herunterladen wollen.

Neben dem Herunterladen der signierten Dokumente können Sie ebenfalls einen vollständigen Vorgangsexport als PDF durchführen. In diesem Vorgangsexport sind alle Vorgangs- und Beteiligtendaten enthalten, einschließlich der eID-Daten, der Lichtbilddaten und des Lichtbildes. Anhand des Termins können Sie sehen, wer welche Dokumente in der Videokonferenz signiert hat und welche Lichtbild(er) ausgelesen wurden.

Wenn alle zu signierenden Dokumente bereits signiert worden sind, können Sie die Beteiligten verabschieden und auf die Schaltfläche Termin beenden angeklickt werden.

Das Urkundsgeschäft ist im Urkundenverzeichnis zu erfassen und die elektronische Urkunde in der Elektronischen Urkundensammlung zu archivieren.

Da bisher in den notariellen Online-Verfahren noch kein direkter Export aus dem XNP-Modul für die notariellen Online-Verfahren in das Elektronische Urkundenarchiv möglich ist, muss die lokal gespeicherte elektronische Niederschrift händisch in das Elektronische Urkundenarchiv eingestellt werden.

Wichtig: Bitte entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei, sofern Sie die Dateien nicht separat heruntergeladen haben.

Weitere Hinweise finden Sie unter Onlinehilfe USL.

Klicken Sie danach auf Signieren.

Nach erfolgter Signatur können Sie das Dokument herunterladen.

Betätigen Sie anschließend Signatur prüfen, um den Prüfvermerk zu generieren.

Klicken Sie auf Prüfvermerk generieren.

Laden Sie den Prüfvermerk herunter.

Gehen Sie anschließend auf Schließen.

Sollten Sie eine beglaubigte Abschrift an das Registergericht versenden, schicken Sie bitte sowohl die beglaubigte Abschrift als auch den Prüfvermerk mit. 

Wollen Sie der Bank eine beglaubigte Abschrift zur Verfügung stellen, so können Sie die beglaubigte Abschrift und den Prüfvermerk in einem ZIP-Ordner speichern und an die Bank übermitteln.