Nachdem Sie das Modul Online-Verfahren in der linken Menüleiste ausgewählt haben, öffnet sich ein neuer Reiter Online-Verfahren mit der Übersicht aller eingegangenen Vorgänge.

Die Anzahl der neu eingegangenen Vorgänge wird oben über einen orangefarbenen Punkt neben dem Reiter Vorgänge angezeigt.

Nähere Informationen erhalten Sie unter Eingang eines Vorgangs.

Mit Auswahl des Vorgangs durch Markieren des Kontrollkästchens wird die Schaltfläche Bearbeiten in der rechten Aktionsleiste aktiviert.

Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich eine neue Registerkarte zu den Grunddaten, den Unternehmensdaten und dem Bürgeranliegen des ausgewählten Vorgangs.

Sollten die einzelnen Abschnitte noch nicht aufgeklappt sein, so können Sie über die spitze Klammer des Akkordeons geöffnet werden. Die darin enthaltenen Angaben sind vor Annahme des Vorgangs nicht editierbar.

Haben Sie sich die Vorgangsdaten angesehen, können Sie durch Auswahl der Aktion Personen im Vorgang die beteiligten Personen zum Vorgang aufrufen.

Weitere Informationen zum Inhalt der Akkordeons Grunddaten, Unternehmensdaten und Bürgeranliegen finden Sie unter Bearbeiten eines Vorgangs vor Annahme/Ablehnung.

Indem Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Personen im Vorgang auswählen, können Sie sich nun die beteiligten Personen im Vorgang ansehen.

Es öffnet sich ein neuer Reiter mit einer Übersicht zu den Personen, die an diesem Vorgang beteiligt sind.

Schließen Sie den Reiter mit einem Klick auf das X und kehren Sie zur Vorgangsübersicht zurück.

Jede Notarin oder Notar ist verpflichtet, notarielle Online-Verfahren durchzuführen, soweit diese beurkundungsrechtlich zulässig sind und die Notarin oder der Notar für das Urkundsgeschäft örtlich zuständig ist.

Liegen in Bezug auf einen Vorgang Gründe vor, die eine Ablehnung rechtfertigen, können Sie einen Ablehnungsgrund formulieren, der den beteiligten Personen automatisch übermittelt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang ablehnen.

Die Vorgangsübersicht bietet die Möglichkeit den Vorgang anzunehmen, indem Sie die Schaltfläche Vorgang annehmen in der Aktionsleiste auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches die Annahme des Vorgangs bestätigt.

Mit der Auswahl der Schaltfläche Vorgang annehmen, wird der Vorgang angenommen und alle Funktionen für den weiteren Austausch mit der Bürgerseite (Chat-Funktion etc.) werden automatisch freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang annehmen.

Nach Annahme des Vorgangs stehen Ihnen nachfolgende Schaltflächen in der Aktionsleiste vollständig zur Verfügung:

• Speichern
• Vorgangschat mit den beteiligten Personen
• Aktivitäten
• Personen im Vorgang
• Termin erstellen
• Dokumente verwalten
• Exportieren
• Sachbearbeiter zuweisen
• Vorgang abschließen
• Vorgang entknüpfen

Nachdem der Vorgang angenommen wurde, kann der Vorgang über die Schaltfläche Sachbearbeiter zuweisen in der Aktionsleiste dem Sachbearbeitenden zugewiesen werden.

Im sich öffnenden Dialogfenster erscheint eine Liste der Mitarbeitenden der Notarin oder des Notars, aus der eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter mittels Kontrollkästchens ausgewählt werden kann. Die Zuweisung des Vorgangs an die Sachbearbeitenden erfolgt über die Schaltfläche Weiter.

Über die Schaltfläche Exportieren in der Aktionsleiste, haben Sie die Möglichkeit, im sich neu öffnenden Reiter Export, alle bisher eingegangenen Daten des Vorgangs aus dem Online-Verfahren heraus zu exportieren und lokal zu speichern.

Als Speicherformat kann dabei zwischen dem PDF-Format und dem JSON-Format gewählt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Export.

Den beteiligten Personen eines Vorgangs steht die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Vorgang hochzuladen. Die Verwaltung dieser hochgeladenen Dokumente erfolgt nach Annahme des Vorgangs über die Schaltfläche Dokumente verwalten in der Aktionsleiste.

Ebenfalls können über die Schaltfläche Dokumente verwalten die hochgeladenen Dokumente des Vorgangs exportiert, d.h. zur weiteren Verwendung lokal abgespeichert werden.

Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente

Im Akkordeon Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente erscheinen die mit den Beteiligten im Vorgang ausgetauschten Dokumente. Das heißt, dass hier sowohl die bürgerseitig hochgeladenen Dokumente zu sehen sind als auch die notarseitig eingestellten (Entwurfs-)Dokumente.

Die hier hochgeladenen Dokumente sind für alle Personen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, uneingeschränkt einsehbar.

In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

Im unteren Bereich haben Sie unter In der Videokonferenz zu signierende Dokumente die Möglichkeit, die Dokumente für die Videokonferenz hochzuladen. Hier ist nur das PDF-Format als Dateiformat für hochzuladene Dokumente möglich.

In beiden Bereichen ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung erhalten Sie unter Dokumente verwalten.

Das optionale Schließen des Reiters Dokumente, führt Sie im Anschluss zurück zur Vorgangsübersicht.

Termin erstellen

Aus der Vorgangsübersicht können Sie über die rechte Aktionsleiste Termin erstellen auswählen.

Sie können auswählen, ob es sich bei dem zu vereinbarenden Termin um einen Beratungs- oder Beurkundungstermin handelt.

Betätigen Sie die Schaltfläche Termin hinzufügen.

Die soeben erstellten Terminvorschläge erscheinen in der Vorgangsübersicht im Abschnitt Termine. Der Beteiligte erhält eine Benachrichtigung, dass ein Terminvorschlag erstellt worden ist.

Möchten Sie einen Termin erstellen, bei welchem die Beteiligten sich kurzfristig in eine Videokonferenz einwählen können sollen, so setzen Sie bitte den Haken in dem Kontrollkästchen "Der Termin ist bereits mit dem Bürger vereinbart worden. Ist dieser Haken nicht gesetzt, wird nur ein Terminvorschlag erzeugt."

Damit muss dieser Termin nicht mehr durch die Beteiligten bestätigt werden. Die Schaltfläche Teilnehmen erscheint im Bereich Termine. Sie können dann ohne Bestätigung die Videokonferenz eröffnen.

Vorbereitung der Videokonferenz

60 Minuten vor Beginn des Termins erscheint im Abschnitt Termine in der Vorgangsübersicht die Schaltfläche Teilnehmen.

Um Dokumente für die Videokonferenz vorab hochzuladen, können Sie in der Aktionsleiste des geöffneten Vorgangs auf die Schaltfläche Dokumente verwalten klicken.

Hier können Sie im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente den Urkundenentwurf hochladen. Zu beachten ist, dass hier nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können. Das PDF-Dokument wird dann automatisch in eine signierfähige PDF-Version umgewandelt.

Bevor Sie die Konferenz starten, haben Sie über die Schaltfläche Einstellungen prüfen die Möglichkeit zu testen, ob eine ausreichende Internetverbindung besteht, die Auflösung der Kamera ausreichend ist und das Mikrofon funktioniert. Wird bei jeder Prüfung angezeigt, dass diese ausreichend sind, können Sie durch Schließen des Reiters den Bereich Einstellungen prüfen verlassen. Sie kehren dann in den Bereich "Warteraum" zurück.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen prüfen.

Nach den oben genannten Vorbereitungen der Videokonferenz starten Sie zum Beginn des Termins die Videokonferenz über die Schaltfläche Konferenz beitreten.

Zunächst öffnet sich der Reiter für weitere technische Einstellungen bezüglich der Tonausgabe, der Kamera und des Mikrofons. Die technischen Voreinstellungen hier entsprechen der zuletzt durchgeführten Videokonferenz. Sie können hier aber noch einmal Ihre Einstellungen bezüglich Kamera und Mikrofon anpassen.

Gehen Sie dann auf die Schaltfläche Videokonferenz starten.

Weitere Informationen finden Sie unter Durchführung Videokonferenz.

Die Videokonferenz mit den Teilnehmern ist damit eröffnet.

Sie sehen jetzt das Livebild Ihrer eigenen Kamera während der Konferenz, sowie die Livebilder der anwesenden Personen. Die Kamera muss während der Videokonferenz stets angeschaltet bleiben, damit Sie von den Videokonferenzteilnehmern gesehen werden können.

Über die Schaltflächen Mikrofon aus und Kamera aus können Sie Ihr eigenes Mikrofon und Ihre eigene Kamera an- und ausschalten. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Videokonferenzteilnehmer über das kleine Mikrofonsymbol rechts neben dem Namen stumm zu schalten.

Im rechten Bereich finden Sie vier spezifisch für das notarielle Online-Verfahren entwickelte Funktionen:

• eID und Lichtbild
• Dokumente hochladen
• Signatur
• Fenster freigeben

In der Beurkundung betätigen Sie zunächst die Schaltfläche eID und Lichtbild. Es öffnet sich ein Bereich, in dem der Status der Identifizierung der Videokonferenzteilnehmer angezeigt wird. Bei Personen, die in der Rolle "Signierender" an der Videokonferenz teilnehmen, wird die eID vor dem Eintritt in die Videokonferenz ausgelesen. Die eID-Daten sind daher bereits im System hinterlegt.  

Wählen Sie die Beteiligten aus, deren Lichtbild Sie für die Identifizierung benötigen, indem Sie einen Haken in dem jeweiligen Kontrollkästchen setzen. Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche Lichtbild anfordern, um die Beteiligten dazu aufzufordern, das Lichtbild aus einem geeigneten Ausweisdokument auszulesen.

Der Mitarbeitende kann ebenfalls an der Videokonferenz teilnehmen und die Beteiligten zum Auslesen des Lichtbildes auffordern.

Um die Beteiligten dann anhand der ausgelesenen Daten zu identifizieren, klicken Sie neben dem Namen der jeweiligen Person auf Identifizieren. Sie bekommen dann die ausgelesenen eID-Daten und ggf. das ausgelesen Lichtbild angezeigt und können die Identität der Erschienenen so kontrollieren.

Weitere Informationen finden Sie unter eID und Lichtbild.

Dokumente hochladen

Haben Sie die Beteiligten identifiziert, gelangen Sie über die Schaltfläche Dokumente hochladen zu den zu beurkundenden Dokumenten.

Im Reiter Dokumente hochladen werden Ihnen – sofern vorhanden - die zuvor zum Termin bereitgestellten Dokumente bereits aufgelistet.

Möchten Sie ein weiteres Dokument während der laufenden Videokonferenz erstmals hochladen oder den gelisteten Dokumenten hinzufügen, wählen Sie die untere Schaltfläche Dokument hochladen aus.

Dokumente anzeigen

Das Anzeigen der Dokumente für alle Teilnehmer der Videokonferenz erfolgt durch Markieren des Kontrollkästchens zum Dokument und dem anschließenden betätigen der Schaltfläche Anzeigen im unteren Bereich des Reiters.

Dokument zusammenführen

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit zwei PDF-Dokumente zusammenzuführen.

Wählen Sie dazu beide Dokumente aus und betätigen Sie die Schaltfläche Zusammenführen. Vergeben Sie im nächsten Schritt einen neuen Dateinamen für das Dokument und klicken Sie erneut auf Zusammenführen. Das Dokument erscheint nun im Bereich Zusammengeführte Dokumente.

Die Funktion Fenster freigeben ermöglicht es, in der Videokonferenz ein Anwendungsfenster (z.B. Word) zu teilen. Damit können Sie ein Dokument in der Videokonferenz anzeigen und darin „live“ vor den Augen der Beteiligten Änderungen vornehmen. Da ein solches Dokument nicht signiert werden kann, müssen Sie es abschließend in ein PDF-Dokument umwandeln, um dieses in die Videokonferenz hochzuladen und zu signieren.

Um die neue Funktion zu nutzen, müssen Sie zunächst das freizugebende Fenster bzw. Software-Programm geöffnet haben, damit dieses korrekt angezeigt werden kann. Das Fenster darf nicht minimiert sein, da es ansonsten nicht als freizugebendes Fenster zur Auswahl steht.

Gehen Sie anschließend auf die Schaltfläche Fenster freigeben, wählen Sie das gewünschte Anwendungsfenster aus und klicken Sie dann auf Teilen. Das ausgewählte Anwendungsfenster wird nun allen Videokonferenzteilnehmern angezeigt.

Indem Sie die Schaltfläche Übertragung beenden auswählen, heben Sie die Freigabe des ausgewählten Anwendungsfensters wieder auf. 

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente in der Videokonferenz.

Nachdem Sie die Identifizierung der Beteiligten vorgenommen haben und das zu beurkundende PDF-Dokument ausgewählt ist, können Sie wie gewohnt mit dem Beurkundungsvorgang beginnen.

Stellen Sie während der Beurkundung fest, dass Änderungen an dem zu beurkundenden Dokument vorzunehmen sind, so können Sie die Funktion Fenster freigeben nutzen wie oben bereits beschrieben.

Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz die Schaltfläche Signatur auswählen. Es öffnet sich der Bereich für das elektronische Signieren. Dort werden alle Dokumente angezeigt, die für die Videokonferenz vorbereitet worden sind. Das zu signierende Dokument können Sie per Mausklick auswählen.

Dann können Sie die Personen aus der Liste auswählen, die zur Signatur aufgefordert werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Zur Signatur auffordern klicken. Der Beteiligte erhält nun systemseitig die Möglichkeit eine TAN anzufordern. Diese wird per SMS auf das registrierte Smartphone des Beteiligten geschickt.

Sobald alle Beteiligten eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Dokument angebracht haben, können Sie den notarseitigen Signiervorgang starten, in dem Sie auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren klicken.

Haben Sie nun im Signaturmodul Ihre Signatur aufgebracht, so wird Ihnen dann im Online-Verfahren im Bereich Signaturfreigaben ein Hinweis angezeigt: Der Notar hat das Dokument bereits signiert. Sollte Ihnen dieser Hinweis nicht sofort angezeigt werden, so ist der Bereich Signaturfreigaben zu schließen und wieder zu öffnen. Dann sollte der Hinweis sichtbar sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Signatur.

Das Urkundsgeschäft ist im Urkundenverzeichnis zu erfassen und die elektronische Urkunde in der Elektronischen Urkundensammlung zu archivieren.

Dies ist vor allem für den Fall relevant, dass in den ersten Wochen nach dem Livegang der notariellen Online-Verfahren noch kein direkter Export aus dem XNP-Modul für die notariellen Online-Verfahren in das Elektronische Urkundenarchiv möglich sein wird. In diesem Fall lässt sich die lokal gespeicherte elektronische Niederschrift händisch in das Elektronische Urkundenarchiv einstellen.

Weitere Hinweise finden Sie unter Onlinehilfe USL.