10.03.2022

1. Eingang eines Vorgangs beim Online-Verfahren

Nachdem Sie das Modul Online-Verfahren in der linken Menüleiste ausgewählt haben, öffnet sich ein neuer Reiter Online-Verfahren mit der Übersicht aller eingegangenen Vorgänge.

Die Anzahl der neu eingegangenen Vorgänge wird oben über einen orangefarbenen Punkt neben dem Reiter Vorgänge angezeigt.

Nähere Informationen erhalten Sie unter Eingang eines Vorgangs.

2. Bearbeitung eines Vorgangs

Mit Auswahl des Vorgangs durch Markieren des Kontrollkästchens wird die Schaltfläche Bearbeiten in der rechten Aktionsleiste aktiviert.

Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.

Es öffnet sich eine neue Registerkarte zu den Grunddaten, den Unternehmensdaten und dem Bürgeranliegen des ausgewählten Vorgangs.

Sollten die einzelnen Abschnitte noch nicht aufgeklappt sein, so können Sie über die spitze Klammer des Akkordeons geöffnet werden. Die darin enthaltenen Angaben sind vor Annahme des Vorgangs nicht editierbar.

Haben Sie sich die Vorgangsdaten angesehen, können Sie durch Auswahl der Aktion Personen im Vorgang die beteiligten Personen zum Vorgang aufrufen.

Weitere Informationen zum Inhalt der Akkordeons Grunddaten, Unternehmensdaten und Bürgeranliegen finden Sie unter Bearbeiten eines Vorgangs vor Annahme/Ablehnung.

Personen im Vorgang

Indem Sie in der Aktionsleiste die Schaltfläche Personen im Vorgang auswählen, können Sie sich nun die beteiligten Personen im Vorgang ansehen.

Es öffnet sich ein neuer Reiter mit einer Übersicht zu den Personen, die an diesem Vorgang beteiligt sind.

Im Bereich weitere Personen werden die Personen angezeigt, deren Daten nach Angabe des anmeldenden Beteiligten für die Prüfung der notariellen Zuständigkeit relevant sind. Darunter im Bereich Videokonferenzteilnehmer werden sämtliche Personen angezeigt, die an der Videokonferenz teilnehmen sollen (dieselbe Person kann also in beiden Kategorien angezeigt werden).

Im Bereich ausstehende Einladungen werden die Personen angezeigt, die dem Vorgang noch nicht beigetreten sind.

Über die Schaltfläche Personen hinzufügen besteht die Möglichkeit, weitere Personen zum Vorgang per Einladungslink einzuladen.

Informationen zur Schaltfläche Personen hinzufügen erhalten Sie unter Personen im Vorgang.

 

 

Schließen Sie den Reiter mit einem Klick auf das X und kehren Sie zur Vorgangsübersicht zurück.

Vorgang ablehnen

Jede Notarin oder Notar ist verpflichtet, notarielle Online-Verfahren durchzuführen, soweit diese beurkundungsrechtlich zulässig sind und die Notarin oder der Notar für das Urkundsgeschäft örtlich zuständig ist.

Liegen in Bezug auf einen Vorgang Gründe vor, die eine Ablehnung rechtfertigen, können Sie einen Ablehnungsgrund formulieren, der den beteiligten Personen automatisch übermittelt wird.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang ablehnen.

Vorgang annehmen

Die Vorgangsübersicht bietet die Möglichkeit den Vorgang anzunehmen, indem Sie die Schaltfläche Vorgang annehmen in der Aktionsleiste auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, welches die Annahme des Vorgangs bestätigt.

Mit der Auswahl der Schaltfläche Vorgang annehmen, wird der Vorgang angenommen und alle Funktionen für den weiteren Austausch mit der Bürgerseite (Chat-Funktion etc.) werden automatisch freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgang annehmen.

Bearbeitung eines Vorgangs nach Annahme

Nach Annahme des Vorgangs stehen Ihnen nachfolgende Schaltflächen in der Aktionsleiste vollständig zur Verfügung:

Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten eines Vorgangs nach Annahme.

Vorgang einem Sachbearbeitenden zuweisen

Nachdem der Vorgang angenommen wurde, kann der Vorgang über die Schaltfläche Sachbearbeiter zuweisen in der Aktionsleiste, dem Sachbearbeitenden zugewiesen werden.

Im sich öffnenden Dialogfenster erscheint eine Liste der Mitarbeitenden der Notarin oder des Notars, aus der eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter mittels Kontrollkästchens ausgewählt werden kann. Die Zuweisung des Vorgangs an die Sachbearbeitenden erfolgt über die Schaltfläche Weiter.

Die Listenansicht der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Dialogfenster kann bei Bedarf dem Namen und der Bearbeitung nach über den Doppelpfeil im Listenkopf geordnet angezeigt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Sachbearbeiter zuweisen.

Exportmöglichkeiten in die Notarsoftware

Über die Schaltfläche Exportieren in der Aktionsleiste, haben Sie die Möglichkeit, im sich neu öffnenden Reiter Export, alle bisher eingegangenen Daten des Vorgangs aus dem Online-Verfahren heraus zu exportieren und lokal zu speichern.

Als Speicherformat kann dabei zwischen dem PDF-Format und dem JSON-Format gewählt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Export.

Dokumente verwalten

Den beteiligten Personen eines Vorgangs steht die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zum Vorgang hochzuladen. Die Verwaltung dieser hochgeladenen Dokumente erfolgt nach Annahme des Vorgangs über die Schaltfläche Dokumente verwalten in der Aktionsleiste.

Ebenfalls können über die Schaltfläche Dokumente verwalten die hochgeladenen Dokumente des Vorgangs exportiert, d.h. zur weiteren Verwendung lokal abgespeichert werden.

    Nach dem Aufruf der Schaltfläche Dokumente verwalten gliedert sich die Vorgangsübersicht im neuen Reiter Dokumente in zwei Bereiche:

    • Akkordeon Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente
    • Akkordeon In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

    Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente

    Im Akkordeon Mit dem Bürger ausgetauschte Dokumente erscheinen die mit den Beteiligten im Vorgang ausgetauschten Dokumente. Das heißt, dass hier sowohl die bürgerseitig hochgeladenen Dokumente zu sehen sind als auch die notarseitig eingestellten (Entwurfs-)Dokumente.

    Die hier hochgeladenen Dokumente sind für alle Personen, die mit dem Vorgang verknüpft sind, uneingeschränkt einsehbar.

    Nachfolgende Dateiformate sind hier für die Dokumente zugelassen:

    •  für Textdokumente: *pdf, *docx, *.doc
    •  für Bilddateien: *.png, *.jpg, *.jpeg, *.tiff, *.tif

    Der Beteiligte erhält darüber dann eine Benachrichtigung und kann das Dokument im Onlineportal herunterladen.

    Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Dokumente verwalten.

    In der Videokonferenz zu signierende Dokumente

    Im unteren Bereich haben Sie unter in der Videokonferenz zu signierende Dokumente die Möglichkeit, die Dokumente für die Videokonferenz hochzuladen.  

    Im Akkordeon In der Videokonferenz zu signierende Dokumente ist nur das PDF-Format als Dateiformat für hochzuladene Dokumente möglich.

    In beiden Bereichen ist das Hochladen von Excel-Dateien aus Sicherheitsgründen ausgeschlossen.

    Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung erhalten Sie unter Dokumente verwalten.

    Das optionale Schließen des Reiters Dokumente, führt Sie im Anschluss zurück zur Vorgangsübersicht.

    Termin vereinbaren und ändern

    Termin erstellen

    Aus der Vorgangsübersicht können Sie über die rechte Aktionsleiste Termin erstellen auswählen.

    Sie können auswählen, ob es sich bei dem zu vereinbarenden Termin um einen Beratungs- oder Beurkundungstermin handelt.

    Betätigen Sie die Schaltfläche Termin hinzufügen.

    Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Hier können Sie das Datum des Termins und den Terminbeginn als auch das Terminende eintragen. Sie können die Uhrzeiten mit den Pfeiltasten oder direkt per Tastatur eintragen. Im Textfeld Kommentar können Sie den Beteiligten ergänzende Hinweise zu dem Termin übermitteln.

    Sie können mehrere Terminvorschläge erstellen, indem Sie wieder auf die Schaltfläche Termin hinzufügen klicken.

    Haben Sie alle gewünschten Daten eingetragen, betätigen Sie die Schaltfläche Übernehmen.

    Die soeben erstellten Terminvorschläge erscheinen in der Vorgangsübersicht im Abschnitt Termine. Der Beteiligte erhält eine Benachrichtigung, dass ein Terminvorschlag erstellt worden ist.

    Ein Terminvorschlag muss vom Beteiligten zwingend bestätigt werden, damit eine Videokonferenz erfolgen kann.

     

    Termin ändern und absagen

    Ebenfalls besteht die Möglichkeit Terminvorschläge und Termine zu ändern oder abzusagen. Auch darüber wird der Beteiligte jeweils informiert.

    Weitere Informationen zur Terminerstellung sowie Informationen zum Ändern oder Absagen eines Termins finden Sie unter Termine.

    3. Videokonferenz

    Vorbereitung der Videokonferenz

    Hat eine beteiligten Personen (hier der Administrator des Vorgangs) den Termin für die Videokonferenz bestätigt, so erscheint 60 Minuten vor Beginn des Termins im Abschnitt Termine in der Vorgangsübersicht die Schaltfläche Teilnehmen.

    Termin zur Videokonferenz aufrufen - „Warteraum“

    Über die Schaltfläche Teilnehmen gelangen Sie in einen Reiter mit der Bezeichnung Beratungstermin oder Beurkundungstermin, je nach Art des zuvor bei der Terminvergabe festgelegten Anlasses der Videokonferenz.

    Sie können hier überprüfen, ob alle für die Beurkundung notwendigen Beteiligten anwesend sind.

    Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereitung Videokonferenz.

    Dokumente für die Videokonferenz bereitstellen

    Um Dokumente für die Videokonferenz vorab hochzuladen, können Sie in der Aktionsleiste des geöffneten Vorgangs auf die Schaltfläche Dokumente verwalten klicken.

    Hier können Sie im Bereich In der Videokonferenz zu signierende Dokumente den Urkundenentwurf hochladen. Zu beachten ist, dass hier nur PDF-Dokumente hochgeladen werden können. Das PDF-Dokument wird dann automatisch in eine signierfähige PDF-Version umgewandelt.

    Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente verwalten.

    Technische Einstellungen vor Start der Videokonferenz prüfen

    Bevor Sie die Konferenz starten, haben Sie über die Schaltfläche Einstellungen prüfen die Möglichkeit zu testen, ob eine ausreichende Internetverbindung besteht, die Auflösung der Kamera ausreichend ist und das Mikrofon funktioniert. Wird bei jeder Prüfung angezeigt, dass diese ausreichend sind, können Sie durch Schließen des Reiters den Bereich Einstellungen prüfen verlassen. Sie kehren dann in den Bereich "Warteraum" zurück.

    Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen prüfen.

    Durchführung der Videokonferenz

    Nach den oben genannten Vorbereitungen der Videokonferenz starten Sie zum Beginn des Termins die Videokonferenz über die Schaltfläche Konferenz beitreten.

    Zunächst öffnet sich der Reiter für weitere technische Einstellungen bezüglich der Tonausgabe, der Kamera und des Mikrofons. Die technischen Voreinstellungen hier entsprechen der zuletzt durchgeführten Videokonferenz. Sie können hier aber noch einmal Ihre Einstellungen bezüglich Kamera und Mikrofon anpassen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Durchführung Videokonferenz.

    Die Videokonferenz mit den Teilnehmern ist damit eröffnet.

    Sie sehen jetzt das Livebild Ihrer eigenen Kamera während der Konferenz, sowie die Livebilder der anwesenden Personen. Die Kamera muss während der Videokonferenz stets angeschaltet bleiben, damit Sie von den Videokonferenzteilnehmern gesehen werden können.

    Über die Schaltflächen Mikrofon aus und Kamera aus können Sie Ihr eigenes Mikrofon und Ihre eigene Kamera an- und ausschalten. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Videokonferenzteilnehmer über das kleine Mikrofonsymbol rechts neben dem Namen stumm zu schalten.

    Im rechten Bereich finden Sie drei spezifisch für das notarielle Online-Verfahren entwickelte Funktionen:

    Der Start und die Vorbereitung der Videokonferenz kann auch von einem Mitarbeitenden durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Rolle des Mitarbeitenden vor und in der Videokonferenz.

    eID und Lichtbild

    Zunächst betätigen Sie die Schaltfläche eID und Lichtbild. Es öffnet sich ein Bereich, in dem der Status der Identifizierung der Videokonferenzteilnehmer angezeigt wird. Bei Personen, die in der Rolle "Signierender" an der Videokonferenz teilnehmen, wird die eID vor dem Eintritt in die Videokonferenz ausgelesen. Die eID-Daten sind daher bereits im System hinterlegt.  

    Wählen Sie die Beteiligten aus, deren Lichtbild Sie für die Identifizierung benötigen, indem Sie einen Haken in dem jeweiligen Kontrollkästchen setzen. Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche Lichtbild anfordern, um die Beteiligten dazu aufzufordern, das Lichtbild aus einem geeigneten Ausweisdokument auszulesen.

    Der Mitarbeitende kann ebenfalls an der Videokonferenz teilnehmen und die Beteiligten zum Auslesen des Lichtbildes auffordern.

    Um die Beteiligten dann anhand der ausgelesenen Daten zu identifizieren, klicken Sie neben dem Namen der jeweiligen Person auf Identifizieren. Sie bekommen dann die ausgelesenen eID-Daten und ggf. das ausgelesen Lichtbild angezeigt und können die Identität der Erschienenen so kontrollieren.

    Weitere Informationen finden Sie unter eID und Lichtbild.

    Dokumente während der Videokonferenz hochladen, anzeigen und zusammenführen

    Dokumente hochladen

    Haben Sie die Beteiligten identifiziert, gelangen Sie über die Schaltfläche Dokumente hochladen zu den zu beurkundenden Dokumenten.

    Im Reiter Dokumente hochladen werden Ihnen – sofern vorhanden - die zuvor zum Termin bereitgestellten Dokumente bereits aufgelistet.

    Möchten Sie ein weiteres Dokument während der laufenden Videokonferenz erstmals hochladen oder den gelisteten Dokumenten hinzufügen, wählen Sie die untere Schaltfläche Dokument hochladen aus.

    Dokumente anzeigen

    Das Anzeigen der Dokumente für alle Teilnehmer der Videokonferenz erfolgt durch Markieren des Kontrollkästchens zum Dokument und dem anschließenden betätigen der Schaltfläche Anzeigen im unteren Bereich des Reiters.

    Dokument zusammenführen

    Sie haben ebenfalls die Möglichkeit zwei PDF-Dokumente zusammenzuführen.

    Wählen Sie dazu beide Dokumente aus und betätigen Sie die Schaltfläche Zusammenführen. Vergeben Sie im nächsten Schritt einen neuen Dateinamen für das Dokument und klicken Sie erneut auf Zusammenführen. Das Dokument erscheint nun im Bereich Zusammengeführte Dokumente.

    Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente anzeigen und zusammenführen.

    Beurkundungsvorgang

    Nachdem Sie die Identifizierung der Beteiligten vorgenommen haben und das zu beurkundende PDF-Dokument ausgewählt ist, können Sie wie gewohnt mit dem Beurkundungsvorgang beginnen.

    Stellen Sie während der Beurkundung fest, dass Änderungen an dem zu beurkundenden Dokument vorzunehmen sind, nehmen Sie diese Änderungen im Entwurfsdokument (Word-Datei) der betreffenden Urkunde außerhalb von XNP vor und speichern es dort erneut als PDF-Datei.

    Anschließend kann diese geänderte neue Version des PDF-Dokuments in der Videokonferenz neu hochgeladen und angezeigt werden.

    Änderungen an einem Dokument können dabei auch durch einen Mitarbeitenden durchgeführt werden, welcher anschließend das geänderte Dokument als PDF-Datei erneut der Videokonferenz zur Verfügung stellt.


    Wichtiger Hinweis:

    Das Teilen (Hochladen) eines Dokuments mit den Teilnehmern während der Videokonferenz kann nicht aufgehoben (zurückgenommen) werden. Dies gilt auch für Dokumente, in denen nachträglich Änderungen während der Beurkundung vorgenommen werden müssen. Das geänderte Dokument muss dann erneut hochgeladen und angezeigt werden.

    Die Änderung des Dokuments können Sie auch durch einen Mitarbeitenden in der Notarsoftware in Word vornehmen lassen. Dieser kann dann das angepasste Dokument in PDF umwandeln und wieder in der Videokonferenz hochladen.

    Hybride Beurkundung

    Sie haben auch die Möglichkeit eine hybride Beurkundung/Beglaubigung durchzuführen, indem ein Teil der Videokonferenzteilnehmer bei Ihnen im Büro anwesend ist und ein Teil per Videokonferenz zugeschaltet wird. Hierfür können Sie zwei Niederschriften errichten. Eine Niederschrift im Präsensverfahren und eine elektronische Niederschrift. Die jeweiligen Beteiligten würden dann ihr Exemplar der Urkunde unterschreiben bzw. elektronisch signieren.

    Weitere Informationen finden Sie unter Beurkundungsvorgang und hybride Beurkundung.

    Die Beteiligten zur Signatur auffordern

    Sie können den Signiervorgang starten, indem Sie in der Videokonferenz die Schaltfläche Signatur auswählen. Es öffnet sich der Bereich für das elektronische Signieren. Dort werden alle Dokumente angezeigt, die für die Videokonferenz vorbereitet worden sind. Das zu signierende Dokument können Sie per Mausklick auswählen.

    Dann können Sie die Personen aus der Liste auswählen, die zur Signatur aufgefordert werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Zur Signatur auffordern klicken. Der Beteiligte erhält nun systemseitig die Möglichkeit eine TAN anzufordern. Diese wird per SMS auf das registrierte Smartphone des Beteiligten geschickt.

    Sobald der Beteiligte die TAN eingegeben hat und auf Signieren klickt, wird automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur erzeugt und an dem elektronischen Dokument angebracht.

    Haben die aufgeforderten Personen signiert, so erscheint im Bereich Signaturfreigaben ebenfalls eine Liste dieser Personen. Neben den Namen der Personen erscheint dann ein grüner Haken in der Spalte Signiert.

    Prüfprotokoll

    Über die Schaltfläche Signaturstatus kann ein Prüfprotokoll der Bürgersignatur angezeigt und gespeichert werden. Eine Signaturprüfung ist nach § 40a Abs. 3 BeurkG k. F. bei einer Beglaubigung mittels Videokommunikation ebenso wie bei einer Online-Beurkundung aber grundsätzlich nicht erforderlich.

    Weitere Informationen finden Sie unter Signatur.

    Als Notarin oder Notar signieren

    Sobald alle Beteiligten eine qualifizierte elektronische Signatur an dem elektronischen Dokument angebracht haben, können Sie den notarseitigen Signiervorgang starten, in dem Sie auf die Schaltfläche als Notar/-in signieren klicken.

    Weitere Informationen finden Sie unter Signatur.

    4. Einstellen in die Elektronische Urkundensammlung

    Das Urkundsgeschäft ist im Urkundenverzeichnis zu erfassen und die elektronische Urkunde in der Elektronischen Urkundensammlung zu archivieren.

    Dies ist vor allem für den Fall relevant, dass in den ersten Wochen nach dem Livegang der notariellen Online-Verfahren noch kein direkter Export aus dem XNP-Modul für die notariellen Online-Verfahren in das Elektronische Urkundenarchiv möglich sein wird. In diesem Fall lässt sich die lokal gespeicherte elektronische Niederschrift händisch in das Elektronische Urkundenarchiv einstellen.

    Weitere Hinweise finden Sie demnächst unter Onlinehilfe USL.

    Exportmöglichkeiten

    Zu dem nachfolgenden Ablauf besteht – wie bei Dokumenten aus Präsenzverfahren – die Möglichkeit, die Vorgangsdaten aus einer Notarsoftware in das Elektronische Urkundenarchiv zu exportieren.
    Weitere Informationen finden Sie unter Export.