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Wenn Sie in den Übersichten der Module in XNP (Notarvertreterverwaltung, Handelsregister, Grundbuch, Dokumente) einen oder mehrere Vorgänge durch Klick auf die Checkbox auswählen, werden alle darin enthaltenen, zu signierenden Dokumente zusammengestellt und in einem Dialog "Signaturmappe" geöffnet.

In diesem Dialog können alle Dokumente vom Signierenden nacheinander gesichtet und signiert werden.

Wird während der Sichtung feststellt, dass ein Dokument noch nicht signiert werden soll, so besteht die Möglichkeit dieses Dokument innerhalb des Dialogs von der Signatur auszuschließen.


Erklärvideo: Die Signatur in XNotar

Nutzen Sie auch unser hilfreiches Erklärvideo zum Thema Signatur in XNotar.


Konvertierungsdialog vor dem Öffnen der Signaturmappe

Haben Sie sich im Bereich der Module von XNotar (Handelsregister und Grundbuch) entschieden, hochgeladene Dokumente nicht in das Format PDF/A-1b zu konvertieren oder haben Sie im Modul Dokumente nicht PDF/A-1b-konforme Dokumente hochgeladen, so werden Sie beim Öffnen der Signaturmappe hierauf durch einen Dialog hingewiesen.

Erneut haben Sie die Möglichkeiten

  • mit Überspringen das Ursprungsformat beizubehalten
  • durch Konvertieren das Ursprungsformat in das Format PDF/A-1b zu konvertieren.

Im Rahmen der Nutzung von XNP und im Elektronischen Rechtsverkehr gibt es derzeit keine Anwendungsfälle, die ein Konvertieren von PDF-Dokumenten in PDF/A-1b zwingend erfordern. Es obliegt daher Ihrem eigenen Ermessen, zu konvertieren oder nicht. TIFF-Dokumente, die Sie nicht durch Bearbeiten (Anfügen eines Vermerks oder weitere Bearbeitung in Form von Seiten löschen, einfügen etc.) verändert haben, behalten auch in der Signaturmappe das TIFF-Format.


Navigation durch die Dokumente in der Signaturmappe

Folgende Bereiche stehen dem Signierenden in dem geöffneten Dialog "Signaturmappe" zur Verfügung:

  1. Im linken Bereich der Signaturmappe stehen Ihnen eine Seitenvorschau aller Seiten des in der Signaturmappe ausgewählten Dokuments zur Verfügung. Bei Klick auf eine der Seiten des Dokuments öffnet sich diese in der Hauptansicht des Dialogs.

  2. Im Bereich überhalb der als Hauptansicht geöffneten Dokumentseite befinden sich Navigationspfeile, mit denen Sie von Dokument zu Dokument navigieren können.

  3. Im Bereich unterhalb der als Hauptansicht geöffneten Dokumentseite befinde sich Navigationspfeile, mit denen Sie von Seite zu Seite innerhalb eines Dokuments navigieren können.

  4. In der Aktionsleiste stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung: Ausschließen, Alle Signieren und Abbrechen.

Beispiel Registeranmeldung:




Dokument/e von der Signatur ausschließen


Wenn die Signaturmappe mehr als ein Dokument enthält, wird die Aktion Ausschließen in der Aktionsleiste angezeigt. Wenn Sie ein Dokument in der Signaturmappe sichten und beispielsweise feststellen, dass es einen Fehler enthält, können Sie es aus dem Signaturvorgang ausschließen. Es wird dann aus der Signaturmappe entfernt und bei der anschließenden Signatur nicht mehr berücksichtigt




Alle Signieren


Sobald Sie alle Dokumente gesichtet haben, können Sie die Signatur durchführen:

  1. Klicken Sie dafür in der Aktionsleiste auf Signieren.
  2. Es öffnet sich der Dialog der Signaturanwendungskomponente (SAK).
  3. Da die Dokumente in der Signaturmappe bereits geprüft und gesichtet wurden klicken Sie hier bitte auf OK.
  4. Es erscheint ein Dialog, der Sie darauf hinweist, Ihre Signaturpin über das angeschlossene Kartenlesegerät einzugeben.
  5. Nach Abschluss des Signaturprozesses wird in den Modulen von XNotar eine Zusammenfassung angezeigt, der Sie entnehmen können, ob und für wieviele Dokumente die Signatur erfolgreich war.
  6. Nach Bestätigung des Dialogs über "Schließen" schließt sich die Signaturmappe.
  7. Sie sind zurück auf der Übersicht des Moduls.