01.12.2023
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Modul Grundbuch: Importieren von Beteiligtendaten

Das Modul Grundbuch stellt nachfolgende Funktionen bereit, um im Urkundenverzeichnis (UVZ) bestehende Beteiligtendaten (natürlich Personen, Organisationen) aus einem oder mehreren UVZ-Einträgen in einen Vorgang im Modul Grundbuch zu übernehmen:

  • Such-/Eingabefeld, um bestehende UVZ-Einträge zu suchen und mit deren Auswahl die Verknüpfung des GB-Vorgangs mit einem oder mehreren UVZ-Einträgen herzustellen.
  • Einstiegspunkt zur Dialogauswahl und Auswahldialog auf der Karteikarte Beteiligte, um bestehende Beteiligtendaten aus dem UVZ zum Importieren auszuwählen.

Alles was Sie zur Nutzung der Funktionen wissen müssen, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst:

Praxisorientierte Informationen und konkrete Änderungen
-> Erweiterung/Änderung der Nutzeroberfläche im Modul Grundbuch
-> Nutzerführung in der Anwendung im Bereich Grunddaten
-> Anwendungsdialog zum Import von Beteiligtendaten auf der Karteikarte Beteiligte
Schritt-für-Schritt Anleitung zum Import von Beteiligtendaten (mit Beispielvideo)
-> Beispielvideo
-> Karteikarte Grunddaten
-> Karteikarte Grundstücke, Anträge und Beteiligte

Praxisorientierte Informationen und konkrete Änderungen im Modul Grundbuch

Voraussetzung für einen erfolgreichen Import aus den verknüpften UVZ-Einträgen ist die Vollständigkeit der Personendaten. Es können nur Beteiligtendaten importiert werden, die im UVZ vorhanden sind.
Der Status des UVZ-Eintrags ist hierfür unerheblich. Auch Beteiligtendaten eines UVZ-Eintrags, der sich im Status "In Vorbereitung" befindet, können aus dem UVZ importiert werden.

Erweiterung/Änderung der Nutzeroberfläche im Modul Grundbuch

AnwendungsbereichErweiterung/Änderung

Karteikarte Grunddaten

Über dem Eingabefeld Aktenzeichen/UVZ-Nummer befindet sich nun ein neues Such-/Eingabefeld UVZ-Verbindungen.
In dem Such-/Eingabefeld können Sie mit Eingabe einer UVZ-Nummer nach vorhandenen UVZ-Einträgen suchen und diese durch Bestätigen mit dem derzeitigen Vorgang verbinden können.

Weitere Informationen haben wir für Sie hier auf dieser Seite der Onlinehilfe und im Bereich  Grunddaten erfassen ergänzt.

Karteikarte Beteiligte

Neben dem Auswahlbereich "Beteiligte hinzufügen" wurde ein weiterer Button UVZ-Import platziert. Über diesen Button UVZ-Import haben Sie die Möglichkeit Beteiligtendaten zu natürlichen Personen und Organisationen direkt aus den verknüpften UVZ-Einträgen über einen Dialog zu importieren.
In diesem Dialog können Sie auch unmittelbar die Anrede und Beteiligtenrollen zu den Beteiligten auswählen. Ein Nachbearbeiten auf der Karteikarte Beteiligte ist daher nur mehr in Einzefällen erforderlich.

Es wurde neben dem bereits vorhanden Button Alle einklappen ein weiterer Button Alle ausklappen bereitgestellt, um auch hier wiederholende Mehrfachaktionen zu vermeiden.

Weitere Informationen haben wir für Sie hier auf dieser Seite der Onlinehilfe und im Bereich  Beteiligte erfassen ergänzt.

Nutzerführung in der Anwendung im Bereich Grunddaten

Nachdem im Suchfeld die gewünschte UVZ-Nummer eingegeben wurde kann diese ausgewählt und somit mit dem Vorgang verknüpft werden.

Verknüpfte UVZ-Einträge erscheinen unter dem Suchfeld. Bestehende Verknüpfungen können mit Klick auf das "X" wieder gelöst werden. Falls der gewünschte UVZ-Eintrag noch nicht angelegt ist, wird eine Warnung angezeigt UVZ-Eintrag ist nicht vorhanden!

Bereits verknüpfte UVZ-Einträge werden grau dargestellt und können nicht erneut ausgewählt werden.

Anwendungsdialog zum Import von Beteiligtendaten auf der Karteikarte Beteiligte

Auf der Karteikarte Beteiligte befindet sich neben dem Button Beteiligte hinzufügen nun der Button UVZ-Import. Dieser Button ist ohne vorhandene UVZ-Verbindung inaktiv und nicht anwählbar.

Nach Klick auf den Button UVZ-Import öffnet sich der Anwendungsdialog zum Import der Beteiligtendaten aus den verbundenen UVZ-Einträgen und Auswahl der Anrede (nur bei natürlichen Personen) und der Beteiligtenrolle. Die zu importierenden Beteiligten können nun per Checkbox angewählt werden. Mittels Auswahlelementen rechts neben den Beteiligten kann die Anrede und die die jeweilige Beteiligtenrolle vergeben werden.

Anschließend können die ausgewählen Beteiligten über den Button Importieren in den Vorgang übernommen werden.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Import von Beteiligtendaten

Beispielvideo

Karteikarte Grunddaten

  1. Mit Öffnen eines Vorgangs bzw. eines Vorgangs, der aus der Notarsoftware exportiert wurde, befindet sich der Fokus weiterhin auf dem Datenfeld Aktenzeichen/UVZ-Nummer. Geben Sie also weiterhin hier wie gewohnt das vorgangskennzeichnende Aktenzeichen und/oder die UVZ-Nummer ein.
  2. Wenn Sie eine UVZ-Verbindung verknüpfen wollen, so gehen Sie wie folgt vor:
  • Wechseln Sie in das Such-/Eingabefeld UVZ-Verbindung. Hier können Sie vorhandene UVZ-Einträge suchen und auswählen.
  • Die Suche wird ab einer Zeichenzahl von 3 Zeichen erkannt. Wenn Sie UVZ-Nummern mit nur 2-Zeichen suchen, dann geben Sie am besten einen Schrägstrich und die Jahreszahl bei der Suche mit an.
  • Sie können einen UVZ-Eintrag als Verknüpfung auswählen oder mehrere UVZ-Einträge.
  • Die Verknüpfungsfunktion dient ausschließlich dem Import der Beteiligtendaten aus dem Urkundenverzeichnis. Eine Mitgabe der UVZ-Nummern im XJustiz-Datensatz an den Empfänger auf Justizseite erfolgt nicht. Hierfür ist weiterhin die Eingabe im Datenfeld Aktenzeichen/UVZ-Nummer  maßgeblich.

3. Befüllen Sie im Anschluss weitere Datenfelder wie gewohnt und wechseln Sie zur Karteikarte Grundstücke.

 

Karteikarte Grundstücke, Anträge und Beteiligte

  1. Befüllen und Ergänzen Sie die Datenfelder auf den Karteikarten Grundstücke und Anträge wie gewohnt und wechseln Sie auf die Karteikarte Beteiligte.
  2. Klicken Sie auf den neuen Button UVZ-Import oben rechts neben dem Button Beteiligte hinzufügen.
  3. Es öffnet sich ein Dialog
  • Der Dialog bietet Ihnen alle in dem oder den verknüpften UVZ-Einträgen vorhanden Beteiligten mit deren Daten zur Auswahl an.
  • Benötigen Sie nicht alle Beteiligten aus den UVZ-Einträgen so deaktivieren Sie die Checkbox Alle Auswählen und wählen Sie die gewünschten Beteiligten manuell aus.
  • Es ist möglich, dass Beteiligte mehrfach angezeigt werden, da sie in mehreren UVZ-Einträgen vorkommen. Wählen Sie jeden Beteiligten, den Sie importieren wollen, bitte nur einmal aus.
  • Wählen Sie zu dem oder den gewählten Beteiligte/n bitte die Anrede und die Beteiligtenrolle aus.
  • Bestätigen Sie den Dialog mit Importieren unten rechts und die ausgewählten Beteiligten werden mit den im UVZ vorhandenen Daten auf die Karteikarte Beteiligte übernommen.
  • Zurück auf der Karteikarte Beteiligte werden die Akkordeonsbereich zugeklappt dargestellt. Durch Übernahme der Daten aus dem UVZ zusammen mit der ergänzten Anrede/Beteiligtenrolle ist im Normalfall keine Nachbearbeitung mehr erforderlich. Mit dem neuen Button Alle aufklappen können Sie dennoch die Beteiligtenbereiche bei Bedarf prüfen und ggf. ergänzen/ändern.

3. Wechseln Sie im Anschluss wie gewohnt zur Karteikarte Dokumente.

Weitere Ergänzungen der Onlinehilfe

Die bestehenden Seiten der Onlinehilfe zu Grunddaten erfassen und Beteiligte erfassen haben wir bezüglich der neuen Funktionen zum Import von Beteiligtendaten aus dem UVZ ebenfalls entsprechend ergänzt.